摘 要： 學(xué)校的教學(xué)和管理，需要檔案工作的支撐與保障。新建學(xué)校檔案工作一般分檔案業(yè)務(wù)管理工作和行政管理工作兩部分，文章提出了新建學(xué)校開(kāi)展檔案工作的方法，即建立檔案工作的管理體系，對(duì)檔案工作給予必要的投入，推進(jìn)檔案工作的制度化建設(shè)，制定必要的業(yè)務(wù)規(guī)范文件，積極采用以計(jì)算機(jī)為中心的現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行檔案管理，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案工作人員的培訓(xùn)、教育，從而更好地開(kāi)展檔案工作。
　　關(guān)鍵詞： 新建學(xué)校 檔案工作 內(nèi)容 方法
　　
　　學(xué)校檔案是學(xué)校改革與發(fā)展的真實(shí)記錄，是學(xué)校的重要資產(chǎn)和信息資源。學(xué)校的教學(xué)和管理，需要檔案工作的支撐與保障。維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益，必須有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案為依據(jù)。檔案的憑證和法律作用是其他材料不可取代的，沒(méi)有檔案，學(xué)校的基礎(chǔ)就不牢靠，學(xué)校的持續(xù)發(fā)展就會(huì)受到影響。建立檔案，對(duì)提升學(xué)校整體管理水平、維護(hù)自身利益、保持健康發(fā)展具有重要意義。
　　新建學(xué)校往往在初期因各項(xiàng)工作千頭萬(wàn)緒而忽視檔案工作，也因人員來(lái)自不同地方，工作方法和工作習(xí)慣不盡相同，工作后形成的文件千差萬(wàn)別，甚至造成文件材料的遺失，給學(xué)校造成不必要的損失。所以新建學(xué)校應(yīng)重視檔案工作。
　　檔案工作是一項(xiàng)具有專(zhuān)門(mén)內(nèi)容的基礎(chǔ)工作，它與學(xué)校的其他工作有著根本的區(qū)別，有著特定的性質(zhì)。檔案工作屬于學(xué)校的基礎(chǔ)管理范疇，但它又滲透于各項(xiàng)職能管理和其他基礎(chǔ)管理之中，是其他管理工作的基礎(chǔ)和條件。
　　一、檔案工作的內(nèi)容
　　檔案工作一般由兩部分組成，即檔案業(yè)務(wù)管理工作和行政管理工作。
　　1.檔案業(yè)務(wù)管理工作。
　　檔案業(yè)務(wù)管理工作是依據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案材料進(jìn)行多環(huán)節(jié)的加工、控制、使用等業(yè)務(wù)處理的過(guò)程。這是學(xué)校檔案工作的主體部分，它的具體對(duì)象是學(xué)校的檔案實(shí)體。主要內(nèi)容包括以下幾個(gè)部分。
　?。?）檔案的搜集。通過(guò)搜集檔案，學(xué)校各項(xiàng)工作和活動(dòng)中產(chǎn)生和形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案分別向檔案部門(mén)集中，由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理，為學(xué)?？茖W(xué)地管理和有效地利用檔案信息資源提供物質(zhì)基礎(chǔ)。
　?。?）檔案的整理。包括對(duì)學(xué)校檔案全宗進(jìn)行劃分，對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)和排架。通過(guò)檔案整理，實(shí)現(xiàn)檔案材料管理的有序化。
　?。?）檔案的保管。通過(guò)嚴(yán)格的檔案管理和采取相關(guān)的保護(hù)技術(shù)，保護(hù)檔案的完整與安全，防止或減少檔案的損壞，延長(zhǎng)檔案的壽命；維護(hù)學(xué)校的自身秘密，確保學(xué)校信息安全。
　　（4）檔案的鑒定。通過(guò)嚴(yán)格的程序和方法，對(duì)學(xué)校檔案的保存價(jià)值和保管期限作出評(píng)價(jià)和進(jìn)行劃分，確保具有保存價(jià)值的檔案，妥善處理沒(méi)有保存價(jià)值的檔案。
　　（5）檔案的檢索。通過(guò)對(duì)學(xué)校檔案文件進(jìn)行著錄與標(biāo)引，建立檔案檢索體系，逐步實(shí)現(xiàn)檔案檢索自動(dòng)化，提高檔案檢索的速度和準(zhǔn)確性。
　?。?）檔案的編研。通過(guò)對(duì)檔案信息進(jìn)行加工處理，形成各種檔案參考資料，滿(mǎn)足學(xué)校各項(xiàng)工作和活動(dòng)中人們利用檔案的需要。
　?。?）檔案的利用。通過(guò)采用各種手段和方式，提供檔案信息服務(wù)，滿(mǎn)足學(xué)校對(duì)檔案的利用需求，保證各項(xiàng)工作和活動(dòng)的順利開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)檔案應(yīng)有的價(jià)值，體現(xiàn)檔案工作的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。
　?。?）檔案的統(tǒng)計(jì)。實(shí)質(zhì)是檔案工作的統(tǒng)計(jì)，通過(guò)確定具體的統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目和學(xué)校，建立科學(xué)、適用的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系，對(duì)檔案工作各方面的情況進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和匯總分析，為規(guī)劃和管理學(xué)校的檔案工作提供依據(jù)。
　　2.檔案行政管理工作。
　　檔案行政管理工作是按照有關(guān)政策、法規(guī)和制度要求，對(duì)學(xué)校檔案業(yè)務(wù)管理工作進(jìn)行相應(yīng)的管理和控制。檔案行政管理工作是以學(xué)校檔案工作為主要對(duì)象的。主要內(nèi)容有以下幾個(gè)方面：
　?。?）統(tǒng)籌規(guī)劃。按照黨和國(guó)家有關(guān)方針政策和法律法規(guī)的要求，從學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的實(shí)際需要出發(fā)，對(duì)整個(gè)學(xué)校檔案工作進(jìn)行總體規(guī)劃，確定中長(zhǎng)期發(fā)展的方向和近期工作計(jì)劃，保證檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。
　　（2）統(tǒng)一制度。依據(jù)黨和國(guó)家的有關(guān)方針政策和法律法規(guī)，考慮到學(xué)校的性質(zhì)、職能和運(yùn)營(yíng)方式，從學(xué)校自身的規(guī)律和特點(diǎn)出發(fā)，制定和實(shí)施學(xué)校檔案工作的規(guī)章制度，對(duì)檔案工作的內(nèi)容、要求、程序和方法等作出統(tǒng)一、具體的規(guī)定，實(shí)現(xiàn)檔案工作的制度化和規(guī)范化。
　?。?）組織協(xié)調(diào)。通過(guò)對(duì)檔案工作方面的各種內(nèi)外部關(guān)系的整合處理，正確處理宏觀與微觀的關(guān)系，“塊塊”與“條條”的關(guān)系，局部與整體的關(guān)系，內(nèi)部建設(shè)與外部環(huán)境的關(guān)系，為學(xué)校檔案工作的順利開(kāi)展?fàn)I造良好的內(nèi)部秩序和外部環(huán)境。
　　（4）實(shí)施監(jiān)督。由檔案工作部門(mén)依法履行職責(zé)，通過(guò)開(kāi)展執(zhí)法檢查等形式，對(duì)學(xué)校內(nèi)部各部門(mén)及有關(guān)人員貫徹執(zhí)行檔案工作的方針政策、法律法規(guī)和規(guī)章制度的情況實(shí)施監(jiān)督，查處并督促解決存在的問(wèn)題。
　?。?）業(yè)務(wù)指導(dǎo)。由檔案工作部門(mén)的業(yè)務(wù)人員通過(guò)多種方式，對(duì)本學(xué)校各部門(mén)及有關(guān)人員進(jìn)行文件材料與檔案管理方面業(yè)務(wù)問(wèn)題的具體指導(dǎo)。
　　二、新建學(xué)校開(kāi)展檔案工作的一般方法
　　學(xué)校檔案工作一般應(yīng)實(shí)行綜合管理，就是將學(xué)校形成的各種門(mén)類(lèi)、各種載體的檔案由專(zhuān)門(mén)設(shè)立的綜合檔案工作機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔保存、分類(lèi)整理和開(kāi)發(fā)利用。綜合管理作為我國(guó)學(xué)校檔案工作的基本經(jīng)驗(yàn)之一，已經(jīng)成為我國(guó)提倡的一種管理模式。綜合管理并不代表集中保管，而是指集中學(xué)校內(nèi)部檔案工作的各項(xiàng)管理職能；統(tǒng)一制定學(xué)校檔案管理規(guī)章制度，納入考核，使之成為共同執(zhí)行的基本制度；把學(xué)校檔案作為一個(gè)整體，統(tǒng)一檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范和要求。開(kāi)展此項(xiàng)工作的一般方法如下。
　　1.建立檔案工作的管理體系。
　　是指學(xué)校內(nèi)部檔案工作的管理體制，涉及學(xué)校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、學(xué)校檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)置及其職責(zé)、學(xué)校檔案工作人員的配備等方面的問(wèn)題。主要包括以下方面的工作。
　?。?）確定分管檔案工作的學(xué)校負(fù)責(zé)人。檔案工作涉及學(xué)校黨、政、群各個(gè)部門(mén)和各個(gè)方面，需要協(xié)調(diào)各種問(wèn)題，因此每個(gè)學(xué)校都應(yīng)由一位學(xué)校行政領(lǐng)導(dǎo)具體分管檔案工作，并將檔案工作方面的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任列入其職責(zé)范圍，作為考核其政績(jī)的一方面內(nèi)容。確定一位學(xué)校行政領(lǐng)導(dǎo)具體分管檔案工作，是學(xué)校加強(qiáng)對(duì)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)的具體表現(xiàn)。
　?。?）確定檔案工作的發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃。依據(jù)上級(jí)有關(guān)學(xué)校檔案工作的發(fā)展規(guī)劃，結(jié)合本學(xué)校的實(shí)際，制訂檔案工作發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃，并且列入本學(xué)校的總體發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃之中，有效地加以組織實(shí)施，使之與本學(xué)校其他各項(xiàng)工作和活動(dòng)保持同步協(xié)調(diào)發(fā)展，更好地為本學(xué)校各項(xiàng)工作和活動(dòng)服務(wù)。
　　（3）設(shè)置適宜的檔案工作機(jī)構(gòu)。按照集中統(tǒng)一管理的要求，設(shè)置適合本學(xué)校實(shí)際的檔案工作機(jī)構(gòu)，明確檔案工作機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職責(zé)范圍，使之成為整個(gè)學(xué)校檔案資料的儲(chǔ)存基地和利用中心，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織和管理本學(xué)校的全部檔案工作。
　?。?）建立檔案工作隊(duì)伍。根據(jù)檔案工作機(jī)構(gòu)的職能和任務(wù)，配備一支精干高效、數(shù)量適度、結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍。同時(shí)在各個(gè)部門(mén)、各個(gè)下屬學(xué)校設(shè)立專(zhuān)兼職人員，在檔案工作部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)下開(kāi)展工作，搞好所在部門(mén)文件材料和檔案的管理，形成一個(gè)覆蓋整個(gè)學(xué)校的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。
　　2.對(duì)檔案工作給予必要的投入。
　　針對(duì)新建學(xué)校普遍存在的檔案用房緊張的情況，要加大對(duì)檔案工作的投入力度，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案工作用房或?qū)ｉT(mén)的櫥柜，并配備必要的設(shè)施設(shè)備，以達(dá)到檔案保管要求，確保檔案安全。
　　3.推進(jìn)檔案工作的制度化建設(shè)，制定必要的業(yè)務(wù)規(guī)范文件。
　　制定和修訂檔案工作規(guī)章制度，形成一整套規(guī)章制度。把檔案管理方面的有關(guān)要求，作為本學(xué)校基礎(chǔ)管理制度的內(nèi)容，納入本學(xué)校各有關(guān)工作制度和要求中。對(duì)于各種檔案工作制度都要有效地加以組織實(shí)施，還要對(duì)實(shí)施的情況進(jìn)行考核，與經(jīng)濟(jì)責(zé)任制掛鉤，使檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循，有條不紊，逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。新建學(xué)校必須首先制定的規(guī)章制度與業(yè)務(wù)規(guī)范文件主要有以下三個(gè)，其他的可逐步完善。
　?。?）檔案管理規(guī)定。主要包括總則（包括制訂的依據(jù)、本學(xué)校檔案、檔案工作的內(nèi)容、檔案工作的基本原則等）；檔案管理體制及其職責(zé)；文件材料的形成與歸檔；檔案的管理（包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等規(guī)定）；獎(jiǎng)勵(lì)與處罰。
　?。?）文件材料歸檔制度。檔案工作能否做好，關(guān)鍵在于歸檔制度是否健全和完善。歸檔制度既是學(xué)校職能部門(mén)開(kāi)展歸檔工作的基本規(guī)范，又是學(xué)校檔案部門(mén)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查文件材料歸檔工作的依據(jù)，還是做好檔案收集工作的依據(jù)。建立、健全文件材料歸檔制度的意義在于從根本上保證檔案的質(zhì)量。歸檔制度的內(nèi)容包括：歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔份數(shù)、歸檔要求和歸檔手續(xù)等。
　　（3）檔案分類(lèi)編號(hào)方案及保管期限表。這是我們開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)。主要包括檔案分類(lèi)的原則和方法，案卷類(lèi)目標(biāo)識(shí)及檔號(hào)的編制，檔案分類(lèi)大綱，案卷排架，各類(lèi)文件的保管期限，等等。
　　4.積極采用以計(jì)算機(jī)為中心的現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行檔案管理。
　　提高檔案工作的專(zhuān)業(yè)化程度，提高效率，減少重復(fù)勞動(dòng)，全面提高學(xué)校檔案工作質(zhì)量。
　　5.加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案工作人員的培訓(xùn)、教育。
　　更新檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)本學(xué)校檔案工作的開(kāi)展需要。
　　
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