文陳燕

科技檔案編研工作是檔案利用的高層次服務(wù)形式，是檔案管理工作的一個重要環(huán)節(jié)。積極開展科技檔案編研工作，可以更好地開發(fā)檔案信息資源，實現(xiàn)資源共享，對有效使用人力、物力、財力，促進科研生產(chǎn)的發(fā)展，有十分重要的作用。對檔案工作本身而言，積極開展科技檔案的編研工作，不僅可以豐富館藏，促進檔案基礎(chǔ)工作建設(shè)，還可以提高檔案部門的地位和作用。所以科技檔案編研工作是實現(xiàn)新時期檔案工作目標的重要途徑之一。

檔案編研形式主要有三種——一次文獻編研、二次文獻編研和三次文獻編研。一次文獻編研是檔案信息原文的匯集，也就是作者按特定的題目收集有關(guān)檔案信息，經(jīng)過編輯加工、出版，成為某個特定的專題性檔案信息的匯編、文集、圖冊。二次文獻編研是作者根據(jù)不同需要，選擇檔案信息的某些特征，經(jīng)過加工整理、編排、出版，而滿足某些特定需要的編研成果，如文摘、簡介、年鑒、大事記、產(chǎn)品志、數(shù)據(jù)等。三次文獻編研是指編研成果的內(nèi)容已不是檔案信息原文的匯集，而是對其內(nèi)容特征全面深入、系統(tǒng)地研究之后的評述和創(chuàng)造。下面本文將對檔案三次編研的特點、選題的方法以及如何做好檔案三次編研工作作一些探討。

一

科技檔案三次編研成果是一種指導性、總結(jié)性和論述性為一體的檔案編研形式，其主要特點是：

1．成果的新穎性和先進性

市場經(jīng)濟的一個重要特點就是競爭。要在激烈的市場競爭中贏得主動，利于不敗之地，就必須優(yōu)化管理和依靠科技進步，不斷開發(fā)和研制技術(shù)先進的產(chǎn)品。科技檔案真實地記錄和反映了研究所的科研活動及代表國內(nèi)乃至國際先進水平的最新成果。面對日新月異的科技進步和新產(chǎn)品的快速升級換代，檔案三次文獻的編研的內(nèi)容越新穎，所介紹和報道的對象（型號、課題、設(shè)備）越先進，其應(yīng)用價值也越高。

2．成果的高度概括性

檔案三次文獻的編研要求將分散在檔案中的有關(guān)內(nèi)容經(jīng)過分析、研究、加工和提煉，編寫成專題性的系統(tǒng)化材料，是綜合性成果資料，內(nèi)容高度概括，可提供給科技人員參考及領(lǐng)導決策。

3．成果有鮮明的特點

述評是科技檔案三次編研成果的一種主要形式。編研成果的選題應(yīng)注意開拓性、決策性和技術(shù)性，注意收集前沿性、典型性、對比性與主題有關(guān)的檔案資料。論述既可采用前述后評的文體，也可采用邊述邊評的方法，對所剖析的問題提出鮮明的論點。這些觀點來自兩方面，一是將檔案原文作者的觀點分析、歸納、提煉或者擴展，二是由檔案編研人員提出見解、建議或方法。鑒于科技檔案是人們從事生產(chǎn)、科研等活動的歷史記載，檔案編研人員借助檔案中的豐富素材，在總結(jié)回歸過去的基礎(chǔ)上，針對具有普遍意義的問題，探索事物的發(fā)展規(guī)律，指點和展望未來，使檔案編研成果具有一定的咨詢功能。從這個角度說，科技檔案三次文獻編研成果也是依據(jù)檔案素材撰寫的論文。

二

檔案三次文獻的編研是智能化的創(chuàng)作活動，其中正確選題是整個編研活動的關(guān)鍵一步。選題必須有針對性和預(yù)見性，以檔案資料利用為本，從館藏實際和滿足各方面需要出發(fā)，主要有兩種選題方法。

1．以單項產(chǎn)品（產(chǎn)品科研課題）為對象進行選題

產(chǎn)品檔案和科研檔案是研究所科技檔案的主體，設(shè)備檔案也是研究所的寶貴財富。新產(chǎn)品開發(fā)研制和生產(chǎn)過程中形成的大量檔案為科技檔案的編研提供了豐富素材。檔案編研人員可通過對檔案原生信息的深入分析研究，汲取能反映該產(chǎn)品特點個具有普遍規(guī)律性的內(nèi)容，采用論文的體例撰寫成檔案編研材料，供本單位領(lǐng)導和有關(guān)部門參閱，并向外進行報導和交流。

某些有重大歷史價值或?qū)Ρ締挝坏纳婧桶l(fā)展有較大參考鑒定作用的先進產(chǎn)品技術(shù)管理方法可以從科技活動的開始到結(jié)束進行全面的總結(jié)和論述，編寫專題史。

2．按專題進行科技檔案三次編研

針對某個專題，可將分散在各個產(chǎn)品、課題中的有關(guān)科學技術(shù)信息，經(jīng)過分析研究、提煉、加工，使之成為系統(tǒng)性的專門材料。由于庫存檔案的內(nèi)容豐富多樣，在選題時往往無法入手。實踐表明，編研人員根據(jù)本單位的中心工作或科技人員關(guān)心的問題作為科技檔案編研的選題是一種較實用的選題方法。

采用兩種選題方法撰寫的科技檔案三次文獻編研成果材料都是圍繞某個項目或?qū)ｎ}把分散、原生的檔案信息轉(zhuǎn)化為集中、系統(tǒng)的科技信息，為科研生產(chǎn)提供服務(wù)。這就要求編研人員深入科研生產(chǎn)第一線，為研究所提供面廣、量大、密度高的有關(guān)信息，減少決策時間。編研人員還應(yīng)向科技人員和設(shè)計人員征求意見，同時為他們提供具有較強的專業(yè)性、具有一定深度的檔案信息，作為其科研設(shè)計工作的依據(jù)，使他們從中得到借鑒和啟發(fā)。在了解了普通利用需求的同時，要注意分析潛在的利用需求，及時選擇并確定有關(guān)部門的編研成果的主題。

三

科技檔案三次文獻編研不同于科技檔案一次文獻和二次文獻的編研。二次文獻的編研的形式，如常用的各種匯編、簡介等，只是按照一定的格式，把相關(guān)的檔案信息收集起來，經(jīng)過整理、分類、鑒定、編輯起來，對檔案編研人員要求也比較高?？萍紮n案三次文獻編研的主要形式為綜述和述評。綜述的編寫思想是“述而不評”，即不加評論地綜合介紹已有的科研成果，包括各種學術(shù)觀點和見解，只著重于客觀敘述，不提具體建議，也不進行評論。這種三次文獻的編寫，檔案部門可單獨編研，即由檔案室獨立完成編研課題。而述評的主要內(nèi)容是深入分析過去和現(xiàn)在的研究成果及未來的發(fā)展方向，依據(jù)分析和研究的結(jié)果，對其進行評論，提出自己的觀點、意見和建議，指出這些研究成果已達到的水平和存在的問題，以便利用者心中有數(shù)。對于專業(yè)性突出、技術(shù)難度比較大的選題，可采取聯(lián)合編研的形式，即由檔案編研人員和科技人員聯(lián)合完成，檔案人員根據(jù)工作需要進行選題，確定編寫格式，提供檔案資料，進行綜述，而建議等的提出由科技人員來完成。這樣完成的三次文獻編研成果既符合檔案編研工作的要求，又能深層次地提出建議、想法，提供給科技人員管理者參考，真正達到了開發(fā)科技檔案信息資源的目的。采用聯(lián)合編研在大型企事業(yè)單位比較實用，因為聯(lián)合編研是一種實用的編研組織形式。

四

檔案編研工作包括研究與編著，是體現(xiàn)檔案工作科學性的重要標志。從事編研工作的檔案工作者是檔案的研究人員，必須具有較高的政治、文化、業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握編研工作的基本知識和業(yè)務(wù)技能，必須努力學習，不斷提高自身的素質(zhì)，只有這樣才能編寫出高質(zhì)量、高水平的編研成果。檔案人員的素質(zhì)不能僅限于一些一次、二次文獻的編寫，應(yīng)全面掌握各種形式的編研成果。要完成以上任務(wù)，檔案人員必須具備以下素質(zhì)。

1．文化素質(zhì)的要求

檔案資料編研人員應(yīng)具有比較全面系統(tǒng)的文化知識，而且對相關(guān)知識的了解有一定的深度。從事編研工作需要文、史、哲、數(shù)、理、化等基礎(chǔ)文化知識，也需要現(xiàn)代科學技術(shù)、現(xiàn)代化管理知識，如系統(tǒng)論、信息論、控制論、計算機應(yīng)用技術(shù)等，還應(yīng)有較高的語言文字表達能力。編研人員既是從事編研工作的專家，也是知識的“雜家”。豐富的科技文化知識是編研人員準確表達檔案資料信息的必要條件。

2．專業(yè)素質(zhì)的要求

專業(yè)素質(zhì)主要是指編研人員的專業(yè)知識及業(yè)務(wù)能力。

（1）掌握專業(yè)知識。檔案編研人員的專業(yè)知識包括以下三個方面內(nèi)容：一是檔案管理學、檔案文獻編纂學、科技檔案編研學以及編輯學方面的知識，這是檔案編研業(yè)務(wù)知識；二是相關(guān)檔案內(nèi)容的專業(yè)知識，即檔案內(nèi)容涉及哪方面的知識，就應(yīng)對哪些知識有所了解；三是相關(guān)學科知識，主要有邏輯學情報學方志學目錄學知識。

在掌握以上這些知識的同時，編研人員還應(yīng)熟悉和了解本單位庫藏，同時對本單位檔案編研工作的需求情況也充分了解，這樣有利于編研工作有針對性地進行。

（2）專業(yè)能力。專業(yè)能力也有下列三方面的要求：一是對文獻價值的鑒別能力。具備這方面的能力需要具備一定的知識，還需要長期工作的實踐，積累一定的經(jīng)驗，不斷提高水平。檔案資料編研人員具有這樣的能力，就能較為準確地選題、選材，提高工作質(zhì)量。二是要有研究能力和文字加工能力。這是編研人員的基本功。因為檔案資料編研中直接從事文獻的研究、考訂、編纂加工和撰寫工作，因此要有一定的從事文獻研究能力和文字加工能力。三是具備組織活動能力。編研人員應(yīng)有組織業(yè)務(wù)工作能力，能獨立完成業(yè)務(wù)項目的任務(wù)，并能組織兼職人員及相關(guān)單位進行有關(guān)編研課題的工作。

總之，科技檔案三次文獻的編研更能體現(xiàn)科技檔案在現(xiàn)代信息社會的作用。它既是研究所發(fā)展建設(shè)的需要，也是企業(yè)檔案部門深化服務(wù)求發(fā)展的需要?？萍紮n案三次文獻的編研搞好了，檔案部門才能生機勃勃地向前發(fā)展。