龍仲平

探索會(huì)計(jì)電算化中輔助核算應(yīng)用的學(xué)習(xí)方法

龍仲平

一、會(huì)計(jì)電算化輔助核算類型與輔助核算應(yīng)用特點(diǎn)

（一）會(huì)計(jì)電算化輔助核算類型

目前，許多財(cái)務(wù)軟件所提供的輔助核算類型不盡相同，主要有以下三種基本類型：一是擴(kuò)展明細(xì)核算功能類型，主要表現(xiàn)在客戶往來核算、供應(yīng)商往來核算、個(gè)人往來核算、部門核算和項(xiàng)目核算方面。二是擴(kuò)充系統(tǒng)功能類型，主要表現(xiàn)在銀行結(jié)算方式管理、數(shù)量核算管理和外幣設(shè)置與核算管理方面。三是便捷操作手段功能類型，主要表現(xiàn)在期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證設(shè)置與使用、期末損益自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置與使用等方面。在這里主要介紹擴(kuò)展明細(xì)核算功能類型的輔助核算，即典型的輔助核算類型：

1.客戶往來核算。在建立了客戶分類體系基礎(chǔ)上，設(shè)置和編制客戶檔案，將會(huì)計(jì)科目設(shè)置為客戶往來核算，使會(huì)計(jì)科目在核算和管理上反映不同的客戶信息情況。

2.供應(yīng)商往來核算。在建立了供應(yīng)商分類體系基礎(chǔ)上，設(shè)置和編制供應(yīng)商檔案，將會(huì)計(jì)科目設(shè)置為供應(yīng)商往來核算，使得會(huì)計(jì)科目在核算和管理上反映出不同的供應(yīng)商信息情況。

3.個(gè)人往來核算。在設(shè)置和編制職工個(gè)人檔案基礎(chǔ)上，將會(huì)計(jì)科目設(shè)置為個(gè)人往來核算，使會(huì)計(jì)科目在核算和管理上反映出企業(yè)與個(gè)人之間的資金往來信息情況。

4.部門核算。在設(shè)置和編制企業(yè)部門檔案基礎(chǔ)上，將會(huì)計(jì)科目設(shè)置為部門核算，使會(huì)計(jì)科目在核算和管理上反映出企業(yè)各個(gè)部門的業(yè)務(wù)完成和支出控制信息情況。

5.項(xiàng)目核算。在設(shè)置和編制企業(yè)項(xiàng)目檔案基礎(chǔ)上，將會(huì)計(jì)科目設(shè)置為項(xiàng)目輔助核算，使得會(huì)計(jì)科目在核算和管理上反映出企業(yè)各項(xiàng)資產(chǎn)庫存信息情況和各項(xiàng)工程支出、各項(xiàng)產(chǎn)品成本費(fèi)用信息情況。

（二）會(huì)計(jì)電算化輔助核算應(yīng)用特點(diǎn)

1.輔助核算項(xiàng)目在設(shè)置與運(yùn)用上比會(huì)計(jì)科目更具靈活性。由于科目體系直接影響會(huì)計(jì)主體信息，在財(cái)務(wù)軟件中一般會(huì)計(jì)規(guī)范了對科目的設(shè)計(jì)、使用和增刪操作都有較為嚴(yán)格的約束，而輔助核算項(xiàng)目相對獨(dú)立于基本會(huì)計(jì)賬簿體系，其操作與維護(hù)不受會(huì)計(jì)核算規(guī)范約束，會(huì)計(jì)軟件可根據(jù)其與基本賬簿體系關(guān)系靈活地定義項(xiàng)目操作的規(guī)程。

2.輔助核算項(xiàng)目共享特性打破會(huì)計(jì)科目的樹形結(jié)構(gòu)體系，構(gòu)筑起賬戶間交叉引用的網(wǎng)狀數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形式。由于一個(gè)輔助核算項(xiàng)目可任由不同的科目共同使用，實(shí)現(xiàn)了多個(gè)科目對同一輔助核算項(xiàng)目數(shù)據(jù)的共享，從而提供有關(guān)這個(gè)輔助核算項(xiàng)目的所有關(guān)聯(lián)資料。這種科目與輔助項(xiàng)目間的關(guān)聯(lián)操作成為基本賬簿體系的重要補(bǔ)充。

3.輔助核算功能的應(yīng)用，簡化了會(huì)計(jì)科目體系，保持了科目體系相對穩(wěn)定性。由于使用會(huì)計(jì)電算化輔助核算功能時(shí)，可用相關(guān)輔助檔案代替明細(xì)科目，從而達(dá)到簡化會(huì)計(jì)科目體系的作用。同時(shí)，在使用傳統(tǒng)明細(xì)科目核算時(shí)，如果相關(guān)信息發(fā)生變動(dòng)，會(huì)造成會(huì)計(jì)科目變動(dòng)，而使用會(huì)計(jì)電算化輔助核算時(shí)，由于不必建立或修改相關(guān)會(huì)計(jì)科目，當(dāng)發(fā)生信息變動(dòng)時(shí)不會(huì)影響到會(huì)計(jì)科目表，從而使科目體系保持相對穩(wěn)定。

二、會(huì)計(jì)電算化輔助核算應(yīng)用方法

（一）客戶往來與供應(yīng)商往來輔助核算應(yīng)用方法

客戶往來與供應(yīng)商往來是反映企業(yè)和客戶、供應(yīng)商之間發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。會(huì)計(jì)科目中的“應(yīng)收票據(jù)”、“應(yīng)收賬款”、“應(yīng)付賬款”、“應(yīng)付票據(jù)”等都是處理客戶、供應(yīng)商往來業(yè)務(wù)的賬戶。當(dāng)客戶往來業(yè)務(wù)比較頻繁，清理往來賬工作量大時(shí)，如果繼續(xù)使用手工方式設(shè)置科目：

1122應(yīng)收賬款

112201應(yīng)收賬款—廣東 112202應(yīng)收賬款—福建

11220101應(yīng)收賬款—廣東—A單位 11220201應(yīng)收賬款—福建—C單位

11220102應(yīng)收賬款—廣東—B單位 11220202應(yīng)收賬款—福建—D單位

…… ……

在此將地區(qū)、客戶單位作為往來科目的二級、三級科目的設(shè)置，造成科目體系龐大。因此，對于往來客戶較多，往來核算管理要求高的單位，可使用系統(tǒng)提供的客戶往來核算。在系統(tǒng)初始化中對上述科目重新設(shè)置，將應(yīng)收賬款賬戶的性質(zhì)定義為客戶往來核算，接著將具體的地區(qū)、客戶單位等二級、三級明細(xì)科目從科目體系中剝離出來，通過建立客戶分類體系和編制客戶檔案來完成客戶往來輔助核算。即：

將這些地區(qū)、客戶單位等信息錄入后，存放在客戶檔案文件中統(tǒng)一管理。在輸入憑證時(shí)，遇到科目性質(zhì)為客戶往來科目，系統(tǒng)自動(dòng)從客戶檔案文件中提取地區(qū)、客戶單位，供財(cái)會(huì)人員選擇。財(cái)務(wù)人員可以對應(yīng)收（或應(yīng)付）賬款從不同角度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)查詢，便于反映企業(yè)與客戶、供應(yīng)商之間的往來資金核算和管理情況。

（二）個(gè)人往來輔助核算應(yīng)用方法

個(gè)人往來是指企業(yè)與內(nèi)部職員之間發(fā)生的往來業(yè)務(wù)，如個(gè)人借款、差旅費(fèi)借款等。由于各單位的經(jīng)營性質(zhì)、經(jīng)營方法不同，有些單位個(gè)人往來業(yè)務(wù)很少，有些單位個(gè)人往來業(yè)務(wù)很多。對于后者，在進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)，可啟用賬務(wù)處理系統(tǒng)提供的個(gè)人往來核算。將個(gè)人往來業(yè)務(wù)的管理、清理工作納入個(gè)人往來輔助管理中，可減少清理工作量，有利于加強(qiáng)個(gè)人往來賬戶管理。個(gè)人往來核算的使用與客戶、供應(yīng)商往來核算的原理相同。假設(shè)手工方式下科目設(shè)置如下：

1221其他應(yīng)收款

122101其他應(yīng)收款—個(gè)人借款 122102其他應(yīng)收款—差旅費(fèi)借款

12210101其他應(yīng)收款—個(gè)人借款—張三12210201其他應(yīng)收款—差旅費(fèi)借款—張三

12210102其他應(yīng)收款—個(gè)人借款—李四12210202其他應(yīng)收款—差旅費(fèi)借款—李四

…… ……

要進(jìn)行個(gè)人往來核算，先對上述科目結(jié)構(gòu)進(jìn)行修改，并將二級科目“個(gè)人借款”、“差旅費(fèi)借款”性質(zhì)定義為個(gè)人往來核算。將具體的個(gè)人明細(xì)科目從原科目體系中剝離出來，把個(gè)人信息存放在個(gè)人檔案文件中統(tǒng)一管理，通過編制職員個(gè)人檔案來完成。即：

01張三 02李四 ……

在輸入憑證時(shí)，遇到科目性質(zhì)為個(gè)人往來核算科目時(shí)，系統(tǒng)要求用戶確定個(gè)人往來戶的名稱。記賬時(shí)，該筆業(yè)務(wù)發(fā)生額分別記入該科目總分類賬、明細(xì)分類賬、個(gè)人往來輔助賬。財(cái)務(wù)人員可以從科目、個(gè)人的角度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和查詢，以便反映企業(yè)與個(gè)人之間的資金往來核算和管理。

（三）部門輔助核算應(yīng)用方法

為了加強(qiáng)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益，許多企業(yè)單位都實(shí)行了部門核算，考核收入和費(fèi)用兩項(xiàng)指標(biāo)。如“管理費(fèi)用”科目下，除了要按費(fèi)用分成管理人員工資，辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等明細(xì)核算，還需要進(jìn)行對每個(gè)費(fèi)用在不同部門中進(jìn)行核算。如果一個(gè)單位有10個(gè)部門需要進(jìn)行部門考核核算，費(fèi)用項(xiàng)目有10個(gè)，那么在“管理費(fèi)用”科目下就應(yīng)設(shè)置100個(gè)明細(xì)科目。這種核算方式在手工條件下工作量是相當(dāng)大的，但利用系統(tǒng)提供的部門核算輔助功能，卻能輕而易舉地實(shí)現(xiàn)。下面以管理費(fèi)用為例介紹部門輔助核算功能的使用。首先，在系統(tǒng)初始化時(shí)設(shè)置會(huì)計(jì)科目為：

接著將部門從科目體系中剝離出來，在設(shè)置部門檔案為：

01一部 02二部 %03三部 ……

輸入憑證時(shí)，若輸入科目性質(zhì)為部門核算的科目，系統(tǒng)將自動(dòng)提示用戶輸入相應(yīng)的部門對照表供財(cái)務(wù)人員選擇部門。在記賬后系統(tǒng)將自動(dòng)形成部門核算與管理所需的各種數(shù)據(jù)。用戶可以查詢部門總賬與輔助賬，以便反映各個(gè)部門的收入完成與支出控制情況，有利于企業(yè)對各部門的考核與管理。

（四）項(xiàng)目輔助核算應(yīng)用方法

項(xiàng)目是專門的經(jīng)營對象，它可以是一項(xiàng)工程、一種產(chǎn)品等。實(shí)際會(huì)計(jì)核算時(shí)，經(jīng)常要求圍繞這些項(xiàng)目發(fā)生各項(xiàng)支出，按費(fèi)用類別設(shè)立專門明細(xì)賬，以便完成對每個(gè)項(xiàng)目費(fèi)用情況核算。在手工方式下按項(xiàng)目設(shè)立二級科目，在其下級設(shè)立費(fèi)用明細(xì)科目。例如：

5001生產(chǎn)成本

500101A產(chǎn)品 500102B產(chǎn)品

50010101直接材料 50010201直接材料

50010102直接人工 50010202直接人工

50010103制造費(fèi)用 50010203制造費(fèi)用

…… ……

在賬務(wù)處理系統(tǒng)中，應(yīng)用項(xiàng)目輔助核算可取代該核算方式。在進(jìn)行科目設(shè)置時(shí)，把生產(chǎn)成本賬戶的性質(zhì)定義為項(xiàng)目核算。如：

將具體項(xiàng)目從科目體系中剝離出來，在設(shè)置項(xiàng)目檔案為：

01產(chǎn)成品：101A產(chǎn)品 102B產(chǎn)品 ……

在日常業(yè)務(wù)處理中，錄入憑證時(shí)，當(dāng)輸入科目的性質(zhì)為項(xiàng)目核算時(shí)，系統(tǒng)要求財(cái)會(huì)人員錄入項(xiàng)目代碼。記賬后，即可在項(xiàng)目輔助核算模塊中查詢各種項(xiàng)目核算與管理所需的賬表，以及項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表和項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃報(bào)告。

綜上所述，在會(huì)計(jì)電算化中輔助核算能起到較好的核算和管理作用，使用輔助核算不但能簡化科目結(jié)構(gòu)、減少科目數(shù)量，而且能方便的對一些特殊的核算進(jìn)行橫向或縱向統(tǒng)計(jì)的分析，這一切工作并不需要用戶錄入額外或重復(fù)的數(shù)據(jù)就能實(shí)現(xiàn)。使用輔助核算在強(qiáng)化會(huì)計(jì)信息的管理和控制同時(shí)，還能為企業(yè)的預(yù)測、決策提供信息和依據(jù)。

（作者單位：黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院）