董 鵬 陳樟文 郭 璞

1.卡萊(梅州)橡膠制品有限公司計(jì)劃部 514759 2.中國(guó)石化巴陵石化公司辦公室 414014 3.新課程研究編輯部 430014

1 引言

召開(kāi)會(huì)議是為了發(fā)布信息、科學(xué)決策、推動(dòng)工作、總結(jié)得失的重要方式。科學(xué)、規(guī)范、高質(zhì)量的會(huì)議對(duì)工作起著樞紐作用、指導(dǎo)作用和促進(jìn)作用。企業(yè)類(lèi)會(huì)議一般分為三類(lèi)：一是常規(guī)會(huì)議，如股東會(huì)、董事會(huì)、高層管理人員會(huì)議、員工大會(huì)等；二是特種會(huì)議，如見(jiàn)面會(huì)、談判會(huì)、慶典型會(huì)議、會(huì)展型會(huì)議等；三是專(zhuān)業(yè)會(huì)議，如生產(chǎn)會(huì)議、安全會(huì)議、質(zhì)量會(huì)議、研發(fā)會(huì)議等。本文就專(zhuān)業(yè)會(huì)議中的生產(chǎn)計(jì)劃會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行一些分析和設(shè)計(jì)，并展開(kāi)討論。會(huì)議內(nèi)容設(shè)計(jì)是籌劃會(huì)議的提前，它遵循一個(gè)過(guò)程，包括5W1H(內(nèi)容 what、人物 who、地點(diǎn) where、時(shí)間 when、原因why、方法how)等要素。其價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)主要由務(wù)實(shí)、規(guī)范、公正、公平、效率、針對(duì)性、推動(dòng)性等要素組成。

2 生產(chǎn)計(jì)劃會(huì)議的特點(diǎn)與作用

2.1 生產(chǎn)計(jì)劃會(huì)議的特點(diǎn)。一是專(zhuān)業(yè)性。生產(chǎn)計(jì)劃會(huì)議是圍繞生產(chǎn)計(jì)劃的制定、實(shí)施、檢查、管控等工作遇到問(wèn)題而召開(kāi)的會(huì)議，其會(huì)議議題不能偏離于這些工作。二是周期性。在企業(yè)中，由于生產(chǎn)計(jì)劃大多是分年度、季度、月度(周)等周期制定的，因而生產(chǎn)計(jì)劃會(huì)議的召開(kāi)隨之具有周期性，會(huì)議一般可分為年度、季度、月度(周)生產(chǎn)計(jì)劃會(huì)議。三是固定性。參加生產(chǎn)計(jì)劃會(huì)議的人員一般為企業(yè)內(nèi)部主管生產(chǎn)組織、計(jì)劃制定、工裝調(diào)整、質(zhì)量控制等人員，這些人員相對(duì)固定，是不能由其他人員代替的。四是復(fù)雜性。在實(shí)際工作中，企業(yè)可能遇到來(lái)自?xún)?nèi)部和外部的各種意料不到的情況，如產(chǎn)品不能按時(shí)交貨、設(shè)備出現(xiàn)故障、產(chǎn)品質(zhì)量達(dá)不到客戶(hù)的要求、市場(chǎng)變化及一些無(wú)法抗拒因素等，以致生產(chǎn)計(jì)劃會(huì)議具有一定的復(fù)雜性。

2.2 生產(chǎn)計(jì)劃會(huì)議的作用。通過(guò)召開(kāi)生產(chǎn)計(jì)劃會(huì)議，綜合考慮企業(yè)目標(biāo)、市場(chǎng)需求等因素，制定合理的生產(chǎn)計(jì)劃，保證交貨日期與生產(chǎn)客戶(hù)當(dāng)前需求的產(chǎn)品，使生產(chǎn)節(jié)拍能夠滿(mǎn)足客戶(hù)的需求節(jié)拍。通過(guò)會(huì)議，被人們所忽視的問(wèn)題有可能被發(fā)現(xiàn)，進(jìn)而認(rèn)真地加以研究和解決；會(huì)議交流的正式性也可以使每一位與會(huì)者產(chǎn)生責(zé)任感和約束力，會(huì)議還可以幫助營(yíng)造民主氣氛，給與會(huì)者提供共同參與和共同討論的機(jī)會(huì)，最終做出良好的決策。會(huì)議可以充分表現(xiàn)與會(huì)者在組織中的身份、地位和影響，使會(huì)議中的信息交流能在人們的心理上產(chǎn)生影響，可以使與會(huì)者產(chǎn)生一種共同的見(jiàn)解、價(jià)值觀、方向和行動(dòng)指南，密切相互之間的關(guān)系，可以幫助澄清誤會(huì)，處理各種沖突并利用他人的知識(shí)和技巧來(lái)解決問(wèn)題。同時(shí)也是為了形成或強(qiáng)化完成任務(wù)的能力。如：形成或增強(qiáng)整合力、智能支持力、判斷選擇力、協(xié)調(diào)力、創(chuàng)新力、潛力等。

2.3 生產(chǎn)計(jì)劃會(huì)議的重要性。生產(chǎn)計(jì)劃會(huì)議是企業(yè)生產(chǎn)調(diào)度員、生產(chǎn)負(fù)責(zé)人、設(shè)備負(fù)責(zé)人、物料負(fù)責(zé)人等，與生產(chǎn)工作密切相關(guān)的人員召集在一起，制定生產(chǎn)計(jì)劃、協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)計(jì)劃中遇到的問(wèn)題和制定改善對(duì)策，及調(diào)動(dòng)企業(yè)的人、財(cái)、物，滿(mǎn)足客戶(hù)的需求，其目的就是回顧過(guò)去，展望未來(lái)，對(duì)生產(chǎn)異常進(jìn)行分析及解決。就卡萊(梅州)橡膠制品有限公司而言，2010年公司生產(chǎn)計(jì)劃會(huì)議占總會(huì)議的55%以上。

3 生產(chǎn)計(jì)劃會(huì)議存在的問(wèn)題

3.1 會(huì)議主持人不善于組織會(huì)議。一個(gè)良好的生產(chǎn)計(jì)劃會(huì)議是發(fā)布信息、明確方向和解決問(wèn)題的有效方式，而會(huì)議主持人在此起著重要作用。會(huì)議主持人的職責(zé)是宣布會(huì)議開(kāi)始、提出會(huì)議議題、把握會(huì)議時(shí)間、執(zhí)行會(huì)議制度、總結(jié)會(huì)議內(nèi)容、跟蹤會(huì)議結(jié)果，主持人必須引導(dǎo)、闡明、控制、總結(jié)和評(píng)估會(huì)議結(jié)果。但實(shí)踐中，一些會(huì)議主持人對(duì)其作用認(rèn)識(shí)不足，發(fā)揮的作用不夠，以致會(huì)議效率不高，解決不了實(shí)際問(wèn)題，影響會(huì)議效果。

3.3 會(huì)議效率不高。NET MEETING公司針對(duì)全美4 000個(gè)公司白領(lǐng)所做的調(diào)研表明：57%的上班族在開(kāi)會(huì)前心情緊張，上班族普遍認(rèn)為平均一半的會(huì)議時(shí)間是浪費(fèi)的。造成這個(gè)問(wèn)題的原因很多：一是會(huì)議處理的不是大問(wèn)題，而是小事情，這些小事情可能是一個(gè)郵件、一個(gè)電話(huà)就可以解決；二是會(huì)議主題排序混亂，沒(méi)有突出主次，將一些非重要性的問(wèn)題排在前面并消耗過(guò)多時(shí)間，造成用80%的時(shí)間去解決20%的不重要問(wèn)題；三是會(huì)前沒(méi)有分發(fā)會(huì)議日程，導(dǎo)致與會(huì)者不熟悉會(huì)議任務(wù)、會(huì)議安排、會(huì)議時(shí)間等情況，不能有效掌控時(shí)間；三是很多會(huì)議由于事先準(zhǔn)備不充分、時(shí)間安排不合理、會(huì)議目的不明確等；四是經(jīng)常召集臨時(shí)會(huì)議，臨時(shí)會(huì)議比正式會(huì)議還多，但經(jīng)常無(wú)果而終，浪費(fèi)時(shí)間而不能作出決定。這些都是會(huì)議沒(méi)有解決問(wèn)題的具體表現(xiàn)。

3.4 會(huì)議沒(méi)有解決問(wèn)題。在實(shí)際工作中，要么是會(huì)而不議，要么是議而不決或決而不斷，或者決而不行。重復(fù)問(wèn)題，重復(fù)提出，重復(fù)討論；會(huì)議散了，問(wèn)題還在，無(wú)人跟蹤，原因到底是什么及解決對(duì)策不明？很多企業(yè)開(kāi)會(huì)，會(huì)上決定的事情很多，但是往往不當(dāng)場(chǎng)明確工作任務(wù)的完成時(shí)間，導(dǎo)致會(huì)后工作任務(wù)遲遲不能完成；對(duì)生產(chǎn)存在的問(wèn)題，沒(méi)有提出有效的解決方案，只是將問(wèn)題提交給會(huì)議研究辦法；議題缺乏針對(duì)性，問(wèn)題抓得不準(zhǔn)，目標(biāo)不具體。有的雖然問(wèn)題抓住了，但要達(dá)到什么要求、解決哪些問(wèn)題以及解決到什么程度不明確。

3.5 會(huì)議缺少必要的規(guī)則。由于會(huì)議組織者沒(méi)有提出相關(guān)規(guī)則和要求，以致會(huì)議中出現(xiàn)各種問(wèn)題，不能達(dá)到會(huì)議預(yù)期目標(biāo)。比如，開(kāi)會(huì)遲到早退，對(duì)會(huì)議目標(biāo)或討論主題不清楚；與會(huì)人員過(guò)度關(guān)心某些問(wèn)題，或基于某些原因而無(wú)意離題；會(huì)議中所涉及的某些問(wèn)題或意見(jiàn)觸發(fā)他們離題交談等；與會(huì)者之間發(fā)生爭(zhēng)論；少數(shù)人思考快速，善于表達(dá)，且對(duì)會(huì)議表現(xiàn)熱忱，甚至壟斷會(huì)議的發(fā)言；與會(huì)人員間交頭接耳，與會(huì)者顯露不安情緒并急于離席，與會(huì)者開(kāi)會(huì)打電話(huà)、離席抽煙；會(huì)議后未跟蹤落實(shí)。

3.6 與會(huì)者靜音。與會(huì)人員表現(xiàn)出安靜的原因是多方面的，比如，與會(huì)者怯場(chǎng)，擔(dān)心他們的意見(jiàn)會(huì)被人恥笑；害怕自己的觀點(diǎn)得罪他人；不喜歡會(huì)議組織者對(duì)待某些與會(huì)者的態(tài)度，因而不愿意發(fā)表意見(jiàn)；有些會(huì)議過(guò)于沉悶，與會(huì)者一走進(jìn)會(huì)場(chǎng)就感受到死氣沉沉的氛圍；一些與會(huì)者過(guò)于強(qiáng)勢(shì)，發(fā)言影響其他與會(huì)者，以致其他人選擇沉默。

因?yàn)檫@些問(wèn)題的存在，已經(jīng)有相當(dāng)數(shù)量的職場(chǎng)人士對(duì)開(kāi)會(huì)表現(xiàn)出不同程度的厭煩，認(rèn)為這些會(huì)議“只有一小部分值得開(kāi)”，這就需要引起企業(yè)的重視。實(shí)際上企業(yè)的會(huì)議往往是把“雙刃劍”，會(huì)議效率高，將會(huì)促進(jìn)企業(yè)內(nèi)外部溝通協(xié)調(diào)；而會(huì)議效率低下，則會(huì)消耗大量人力、物力、財(cái)力等資源，同時(shí)對(duì)公司的業(yè)務(wù)發(fā)展起不到的積極作用。

4 解決會(huì)議存在問(wèn)題的方法

有效的生產(chǎn)計(jì)劃會(huì)議管理發(fā)生在會(huì)議之前、會(huì)議期間和會(huì)議之后的統(tǒng)籌安排。因此，要對(duì)會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后分別做好詳盡的規(guī)劃和設(shè)計(jì)。

4.1 會(huì)議前

確定會(huì)議目標(biāo)，根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃工作需求和領(lǐng)導(dǎo)要求，明確會(huì)議要解決的具體問(wèn)題、預(yù)期目標(biāo)；盡早通知與會(huì)者會(huì)議的目標(biāo)、地點(diǎn)和時(shí)間，事先分發(fā)會(huì)議日程；列出要在會(huì)上涉及到的事項(xiàng)，并預(yù)演會(huì)上的發(fā)言。具體來(lái)說(shuō)，要考慮以下內(nèi)容：

（2）創(chuàng)新申報(bào)模式，突出工作“服務(wù)點(diǎn)”。昆明醫(yī)科大學(xué)第三附屬醫(yī)院積極探索開(kāi)展黨建與思想政治研究申報(bào)工作模式，建立黨建思想政治理論研究項(xiàng)目申報(bào)制度，在工作中突出黨委的指導(dǎo)及相關(guān)職能部門(mén)的服務(wù)。在項(xiàng)目申報(bào)全過(guò)程進(jìn)行指導(dǎo)、跟蹤、審核及問(wèn)效。根據(jù)高校附屬醫(yī)院病患多、職工工作繁忙的特點(diǎn)，對(duì)項(xiàng)目申報(bào)采取申報(bào)前、申報(bào)中、申報(bào)后的全過(guò)程服務(wù)。申報(bào)前，按照當(dāng)前黨中央政策及國(guó)家發(fā)展導(dǎo)向，結(jié)合申報(bào)指南對(duì)申報(bào)基層黨支部進(jìn)行廣泛性引導(dǎo)；申報(bào)中，針對(duì)申報(bào)選題及項(xiàng)目申報(bào)書(shū)召開(kāi)項(xiàng)目評(píng)審會(huì)，對(duì)項(xiàng)目組成員進(jìn)行針對(duì)性指導(dǎo)；立項(xiàng)后，對(duì)項(xiàng)目研究開(kāi)展中期檢查和結(jié)題要求提醒，對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行單獨(dú)性輔導(dǎo)。

（1）會(huì)議目的是什么？會(huì)議組織者應(yīng)該清楚會(huì)議目標(biāo)，并在會(huì)議一開(kāi)始就圍繞實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)做好相關(guān)準(zhǔn)備工作?！皶?huì)而備”?在“會(huì)而議，議而決，決而行，行而徹”[1]這句話(huà)前面其實(shí)要加上另外三個(gè)字，就是“備而會(huì)”。為了節(jié)省會(huì)議時(shí)間、提高會(huì)議效率，應(yīng)該將會(huì)議相關(guān)材料提前分發(fā)給與會(huì)者，以便讓與會(huì)者能有足夠的時(shí)間在會(huì)前閱讀和消化這些材料并形成自己的意見(jiàn)和結(jié)論。這樣，正式會(huì)議討論時(shí)，大家就能迅速、完整地將事先準(zhǔn)備好的意見(jiàn)和建議闡述出來(lái)，使與會(huì)者對(duì)議題有清楚的方向和目標(biāo)，從而加快會(huì)議的進(jìn)程，提高會(huì)議的效率。會(huì)議通知內(nèi)容里須寫(xiě)明會(huì)議時(shí)間，會(huì)議地點(diǎn)，與會(huì)者，會(huì)議討論主題，如果要求與會(huì)者攜帶或者匯報(bào)材料等，也必須在會(huì)議通知中備注說(shuō)明。同時(shí)，主持人要準(zhǔn)備別人可能會(huì)問(wèn)到的問(wèn)題，并準(zhǔn)備相關(guān)材料，其中準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)來(lái)源可靠嗎？數(shù)據(jù)有備注嗎？數(shù)據(jù)可對(duì)比分析嗎？等等，如此，與會(huì)者方可有備而來(lái)。關(guān)于PowerPoint的內(nèi)容和問(wèn)題設(shè)計(jì)對(duì)會(huì)議的結(jié)果產(chǎn)生重要影響，決定會(huì)議成功與否，另外PowerPoint要注意字體不能太小，背景顏色不能太深，風(fēng)格從頭到尾一致。

（2）誰(shuí)出席會(huì)議？會(huì)議主持人是誰(shuí)？確定誰(shuí)是一定要參加，并只邀請(qǐng)這些人員，與會(huì)議議題無(wú)關(guān)的人員無(wú)需參加會(huì)議。

（3）何時(shí)何地舉行會(huì)議？提前協(xié)調(diào)聯(lián)系會(huì)議場(chǎng)地，布置好會(huì)場(chǎng)座位、音響等設(shè)施，確保會(huì)議設(shè)施舒適方便。會(huì)議應(yīng)在真正需要的時(shí)候召開(kāi)，按時(shí)開(kāi)始和結(jié)束會(huì)議，如果沒(méi)有準(zhǔn)時(shí)參加，應(yīng)該采取一些處罰的措施，確保會(huì)議高效準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始。

（4）應(yīng)遵循哪些基本規(guī)則？所有會(huì)議需要有一定的基本規(guī)則。一是嚴(yán)禁擴(kuò)大范圍，如果議題超過(guò)三個(gè)且各項(xiàng)議題之間缺乏有機(jī)聯(lián)系，議題內(nèi)容過(guò)繁，目的不明，定位不清，會(huì)掩蓋主題，難以集中解決問(wèn)題。因此，各項(xiàng)議題之間要保持有機(jī)聯(lián)系，并按照議題解決的邏輯順序排列，主要的問(wèn)題往前排，相對(duì)次要的問(wèn)題往后排；時(shí)間緊迫的問(wèn)題往前排，時(shí)間余地大的問(wèn)題往后排；需要與會(huì)者高度集中討論的問(wèn)題往前排，與會(huì)者興趣較大、已經(jīng)掌握相關(guān)知識(shí)的問(wèn)題往后排。二是運(yùn)用強(qiáng)勢(shì)-弱勢(shì)-機(jī)會(huì)-威脅(SWOT）對(duì)生產(chǎn)計(jì)劃會(huì)議的外部環(huán)境和內(nèi)部條件進(jìn)行分析，明確生產(chǎn)會(huì)議可以利用的機(jī)會(huì)和可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)，并將這些機(jī)會(huì)和風(fēng)險(xiǎn)與會(huì)議的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)結(jié)合起來(lái)，以便引導(dǎo)和控制與會(huì)者對(duì)問(wèn)題的解決。三是企業(yè)的“會(huì)議管理”首先要明確什么樣的情況下才需要開(kāi)會(huì)，制定會(huì)議管理制度，并且嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間。在會(huì)議規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，解決緊要的問(wèn)題和一定的實(shí)際問(wèn)題，而不要過(guò)多涉及生產(chǎn)計(jì)劃中無(wú)關(guān)的事情，不然很容易出現(xiàn)部分人力資源在會(huì)議中被浪費(fèi)的情況。

4.2 會(huì)議中

會(huì)議中，鼓勵(lì)與會(huì)者的積極參與，發(fā)揚(yáng)民主，集思廣益；掌握和控制會(huì)議進(jìn)程，引導(dǎo)會(huì)議發(fā)言朝著結(jié)論進(jìn)行，避免會(huì)議跑題太遠(yuǎn)；如果議題討論變得復(fù)雜，出現(xiàn)各種不同見(jiàn)解時(shí)，會(huì)議主持人要根據(jù)自己的理解將各種觀點(diǎn)加以概括，民主集中，求同存異；確保會(huì)議中的發(fā)言切合會(huì)議主題，精簡(jiǎn)扼要地表述自身的觀點(diǎn)，這也是提高會(huì)議高效的關(guān)鍵所在[2]；會(huì)議不要超過(guò)1小時(shí)，避免冗長(zhǎng)的會(huì)議，在必須延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間時(shí)，應(yīng)征得大家的同意。如要按議程進(jìn)行、提高會(huì)議效率要從以下幾個(gè)方面切入。

（1）通過(guò)會(huì)議內(nèi)容的設(shè)計(jì)，能有效提高企業(yè)戰(zhàn)略決策、戰(zhàn)略執(zhí)行、戰(zhàn)略監(jiān)控的連貫性。提高高層管理者的會(huì)議決策效率，不能依靠個(gè)人層面的溝通技巧，而是將會(huì)議安排與管理流程、戰(zhàn)略決策、業(yè)務(wù)決策結(jié)合起來(lái)，形成企業(yè)有規(guī)律的決策節(jié)拍。企業(yè)決策需要考慮多方面因素，綜合各方面的意見(jiàn)和看法，并經(jīng)過(guò)認(rèn)真討論后才能作出決定，而這往往就是通過(guò)會(huì)議來(lái)實(shí)現(xiàn)的。因此，會(huì)議設(shè)計(jì)可以說(shuō)是企業(yè)決策的一個(gè)孵化平臺(tái)。也可以說(shuō)，高效會(huì)議管理是企業(yè)執(zhí)行流程的起點(diǎn)。

（2）會(huì)議內(nèi)容設(shè)計(jì)的原則，一般要遵守SMART原則。

S-Specific：?jiǎn)栴}要具體、有效，問(wèn)題點(diǎn)，是重要的，且是緊急的；確保每一個(gè)問(wèn)題是明確的，告訴別人做什么，要解決的問(wèn)題是什么，或者要發(fā)布什么信息。需要重點(diǎn)關(guān)注之處，用顏色標(biāo)示出來(lái)，以便能及時(shí)找到問(wèn)題點(diǎn)；

M-Measurable：?jiǎn)栴}要可衡量、可追蹤、可考核、可制定行動(dòng)方案，這樣避免討論與會(huì)議議題無(wú)關(guān)的內(nèi)容；

A-Attainable：?jiǎn)栴}要具有挑戰(zhàn)性但通過(guò)努力可以獲得成功，可達(dá)到的；

R-Realistic：?jiǎn)栴}要符合實(shí)際情況；

T-Time-based：?jiǎn)栴}要有時(shí)間限制。

會(huì)議設(shè)計(jì)的內(nèi)容和問(wèn)題應(yīng)該是開(kāi)放式，不應(yīng)該是封閉式。一個(gè)會(huì)提問(wèn)題的人，能夠讓問(wèn)題處理快速并得到想要的結(jié)果。面對(duì)幾十人的會(huì)議記錄，什么都展示，會(huì)浪費(fèi)大家的時(shí)間。一個(gè)清晰的Power-Point有助于問(wèn)題的解決，PowerPoint只展示重要的信息，讓與會(huì)者明白你的問(wèn)題點(diǎn)是什么，以便對(duì)問(wèn)題點(diǎn)有針對(duì)性地加以討論和解決。如果有人想看相關(guān)的信息，再展示相關(guān)的信息，而不是什么信息都展示給所有人看。主持人將相關(guān)資料必須放在一起，開(kāi)會(huì)之前，都全部打開(kāi)，這樣可以減少查找資料的時(shí)間。

（3）解決對(duì)策，會(huì)議內(nèi)容的設(shè)計(jì)（見(jiàn)表一）

表一：會(huì)議內(nèi)容的設(shè)計(jì)

利用此表格將會(huì)議問(wèn)題點(diǎn)一一羅列出，針對(duì)問(wèn)題點(diǎn)進(jìn)行討論、訂方案和追蹤。同時(shí)，也有利于對(duì)上次會(huì)任務(wù)完成情況進(jìn)行點(diǎn)評(píng)、總結(jié)。一個(gè)有效的會(huì)議，一定會(huì)有很好的工具、表格和方法來(lái)控制，這樣有利于清晰地呈現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題。一個(gè)好的簡(jiǎn)單易操作的表格，可以提高工作效率，使會(huì)議進(jìn)展迅速、節(jié)省時(shí)間，持續(xù)動(dòng)態(tài)的追蹤問(wèn)題解決的進(jìn)展?fàn)顩r，直到問(wèn)題得到有效的解決為止。也更好的控制會(huì)場(chǎng)秩序、緊扣議題議論、促進(jìn)工作效率提升。確保每個(gè)人都有發(fā)言的機(jī)會(huì)，并明確將作出怎樣的決定，即當(dāng)會(huì)議充分討論完一個(gè)問(wèn)題點(diǎn)之后，主持人必須馬上決定此事的負(fù)責(zé)人、需要協(xié)調(diào)的部門(mén)以及完成時(shí)間。一個(gè)有效的會(huì)議，可以形成合力并且將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。

（4）會(huì)議結(jié)束時(shí)，要總結(jié)會(huì)議的決定。另外，每個(gè)人填寫(xiě)一份會(huì)議評(píng)估表，評(píng)估的內(nèi)容包括：是否準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始和結(jié)束；開(kāi)會(huì)的目的清楚嗎；有必要召開(kāi)嗎；是否正確把握會(huì)議的目的及緊扣會(huì)議主題；是否遵循會(huì)議規(guī)定；本人是否有必要參加；對(duì)會(huì)議是否滿(mǎn)意；主持人是否準(zhǔn)備充分；問(wèn)題點(diǎn)是否已落實(shí)，責(zé)任人和完成日期是否清楚；是否適時(shí)調(diào)整了與會(huì)者的意見(jiàn)；會(huì)議召開(kāi)是否有效果；會(huì)議有無(wú)結(jié)果（會(huì)議結(jié)果是會(huì)議有效與否的標(biāo)準(zhǔn)）等。

4.3 會(huì)議后

絕大多數(shù)工作要在會(huì)議之外完成，具體來(lái)說(shuō)：

（1）一是會(huì)議評(píng)估表最終要形成會(huì)議質(zhì)量報(bào)告。二是本次會(huì)議成本是多少（每月、每季、每年的成本累積及趨勢(shì)圖）。評(píng)估的目的，就是提高會(huì)議效率，降低會(huì)議成本和持續(xù)不斷地改善。

（2）會(huì)議組織者除了通知、組織會(huì)議外，還有一個(gè)任務(wù)就是保證會(huì)上決定的工作任務(wù)得到全面貫徹。會(huì)議結(jié)束后，要整理并收存會(huì)議相關(guān)資料，比如，會(huì)議記錄、會(huì)議文件等，特別是計(jì)劃、組織和評(píng)估會(huì)議的內(nèi)容，以便今后查閱。會(huì)議組織者或部門(mén)負(fù)責(zé)人要根據(jù)問(wèn)題點(diǎn)，明確相關(guān)責(zé)任人及改善方案、完成時(shí)間等，要督辦和跟蹤問(wèn)題的解決措施和落實(shí)的狀態(tài)，進(jìn)行相關(guān)記錄，以便在下次會(huì)議上進(jìn)行反饋。

（3）總結(jié)會(huì)議優(yōu)劣。本次會(huì)議是否有待改善，成功之處是什么。總結(jié)是為了下次會(huì)議做準(zhǔn)備。

5 結(jié)論

任何會(huì)議都可以采用SMART原則來(lái)組織實(shí)施。如何做好會(huì)議設(shè)計(jì)工作關(guān)系到企業(yè)決策的效率與效益。同時(shí)，會(huì)議管理也同樣關(guān)系企業(yè)的溝通協(xié)調(diào)、形象塑造和戰(zhàn)略規(guī)劃。一個(gè)有效的而可持續(xù)的會(huì)議就是一個(gè)PDCA的循環(huán)過(guò)程，使公司可持續(xù)性的發(fā)展。會(huì)議的權(quán)力運(yùn)用和價(jià)值體現(xiàn)貫穿于會(huì)議的全過(guò)程，每一個(gè)環(huán)節(jié)都講究科學(xué)性、規(guī)范性、效率性，才能使會(huì)議產(chǎn)生應(yīng)有的價(jià)值。實(shí)施是會(huì)議決定落實(shí)到實(shí)處，會(huì)議權(quán)力運(yùn)用產(chǎn)生實(shí)效的最重要的環(huán)節(jié)。會(huì)議的主持者和與會(huì)者要在實(shí)施中要扮演好自己的角色。一是要扮演價(jià)值創(chuàng)造者，引導(dǎo)組織成員從物資和精神兩方面創(chuàng)造價(jià)值；二是要扮演組織實(shí)施者，要在實(shí)施過(guò)程中有效發(fā)揮積極的主導(dǎo)作用；三是要扮演契約制定者和執(zhí)行者，為確保完成會(huì)議議定的重要任務(wù)，對(duì)組織內(nèi)外的各種關(guān)系必須制定相應(yīng)的契約加以制衡、整合，并切實(shí)執(zhí)行；四是要扮演促進(jìn)者，即利用權(quán)力和人格魅力，維護(hù)和增強(qiáng)組織合力；五是要扮演競(jìng)爭(zhēng)者和創(chuàng)新者，即立足本職崗位爭(zhēng)優(yōu)爭(zhēng)先，創(chuàng)新求效，起到表率作用；六是要扮演重新評(píng)估者和變革代言人，即在內(nèi)外環(huán)境條件明顯變化時(shí)，要重新評(píng)估會(huì)議的決定和正在實(shí)施的舉措，提出適當(dāng)調(diào)整的可行方案，作出科學(xué)有效的應(yīng)對(duì)反應(yīng)，以保證組織持續(xù)發(fā)展[3]。

[1]高輝.如何提高會(huì)議管理水平中國(guó)商貿(mào),2009(10)：116-117

[2]老樹(shù).集思廣益，片言居要—談會(huì)議管理之道[J].中外企業(yè)文化：保險(xiǎn)文化,2008(5)：56～59

[3]方曉波.會(huì)議的權(quán)力與價(jià)值[J].合作經(jīng)濟(jì)與科技?,2005(16)：22～23