李兆丹

（吉林省地礦勘察設(shè)計(jì)研究院，吉林 長春130000）

淺談如何加強(qiáng)人事檔案管理

李兆丹

（吉林省地礦勘察設(shè)計(jì)研究院，吉林 長春130000）

隨著人事檔案管理體制的變革，現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，檔案信息資源的開發(fā)利用是整個(gè)檔案工作的終極目標(biāo)，要衡量檔案部門的工作績效，就是要看靜態(tài)的檔案信息資源產(chǎn)生了多大的動(dòng)態(tài)效應(yīng)。

人事檔案；知情權(quán)；信息化

1 檔案是歷史的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)

（1）隨著社會(huì)的發(fā)展、信息技術(shù)的進(jìn)步，把檔案看成文件庫的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)正在被記憶庫和知識(shí)庫的認(rèn)識(shí)所取代。檔案在被社會(huì)各界的利用過程中產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，發(fā)揮著它的潛在價(jià)值。做好檔案工作，不再僅僅是保持檔案資料的齊全和安全，更要做到資料的完整性、管理的規(guī)范性、利用的有效性，以便更好地服務(wù)企業(yè)、服務(wù)社會(huì)。

（2）當(dāng)今社會(huì)是科學(xué)技術(shù)空前輝煌和科學(xué)理性充分發(fā)展的時(shí)代。正是基于物質(zhì)科學(xué)、生命科學(xué)和思維科學(xué)等的突破性進(jìn)展，人類創(chuàng)造了超過以往任何一個(gè)時(shí)代的科學(xué)成就和物質(zhì)財(cái)富，為世界文明進(jìn)步的新飛躍奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。當(dāng)今社會(huì)由于辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步發(fā)展和深化，特別是電子計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)的結(jié)合，形成了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)。信息的交流和傳播突破了時(shí)空限制，在全球范圍內(nèi)改變了人們的工作、學(xué)習(xí)和生活方式，其對(duì)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的影響與300多年前的工業(yè)革命相比有過之而無不及。

（3）檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，各級(jí)管理部門要充分認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)管理工作的重要性，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財(cái)力等方面給予大力支持；同時(shí)，檔案是信息的重要載體，是主要信息源，管好用好檔案，對(duì)資源開發(fā)起著重要作用。

現(xiàn)代社會(huì)建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度，對(duì)其生存與發(fā)展極為重要。在一個(gè)單位中，檔案管理是單位協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保證。

2 實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的必要條件和保障措施

檔案信息化建設(shè)要緊緊跟隨世界信息化潮流，各級(jí)政府要加大對(duì)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入的力度，以信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案管理模式，建設(shè)檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)，共同開發(fā)和利用檔案信息資源，實(shí)行“基礎(chǔ)先行、適度超前、重點(diǎn)突出、試點(diǎn)推進(jìn)”的方針，制定規(guī)劃，繼續(xù)推進(jìn)辦公自動(dòng)化，逐步實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，搞好技術(shù)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)跨越發(fā)展。

同時(shí)，檔案信息化法制建設(shè)也是一項(xiàng)緊迫的工作。我們應(yīng)按先易后難、先單項(xiàng)后綜合的原則，對(duì)急需解決的問題進(jìn)行研究，加快立法，提出立法思路和框架，配合有關(guān)部門制定適應(yīng)檔案信息化發(fā)展需要的法規(guī)體系。研究制定《檔案信息安全管理辦法》和吸引信息化人才、資金政策等方面的法規(guī)規(guī)章，并著手準(zhǔn)備行政復(fù)議、行政訴訟應(yīng)訴工作。只有觀念創(chuàng)新，才能制定適應(yīng)發(fā)展以知識(shí)為基礎(chǔ)的、網(wǎng)絡(luò)化的、新檔案形勢需要的、新法規(guī)，開創(chuàng)檔案信息化的新局面。

綜上所述，檔案信息化的建立和運(yùn)作，對(duì)于目前檔案發(fā)展的管理模式來說，無疑是較大的挑戰(zhàn)，因?yàn)檫@牽涉到工作方式和觀念的轉(zhuǎn)變，甚至需要對(duì)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組。但最重要的是檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)給檔案事業(yè)帶來了重大的發(fā)展機(jī)遇。

3 遵循安全性原則，迎接網(wǎng)絡(luò)環(huán)境新挑戰(zhàn)

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息在產(chǎn)生、處理及傳輸?shù)倪^程中，時(shí)刻處于一個(gè)開放的狀態(tài)。任何人通過信息高速公路中任一節(jié)點(diǎn)、任一終端都可以查閱到相關(guān)人事檔案信息。

（1）人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲(chǔ)安全和利用安全。我們要采取有效措施和技術(shù)手段，建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制。在技術(shù)安全管理方面，應(yīng)做到檔案內(nèi)部局域網(wǎng)通VYN與外網(wǎng)連接，以保證安全。訪問電子文件采取控制技術(shù)，對(duì)單位的檔案資源，采用身份認(rèn)證技術(shù)，防止非法訪問。加密技術(shù)是在電子通信系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)中采用“雙密鑰碼”：一個(gè)是公開的加密密鑰；另一個(gè)是嚴(yán)格保密的解密密鑰。發(fā)出電子文件時(shí)，使用收方的公開密鑰，收方用只有自己知道的解密密鑰解密。防火墻控制訪問者，在某一個(gè)結(jié)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和不安全的網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，阻止對(duì)本機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問。為了安全，在計(jì)算機(jī)上設(shè)置只能讀取狀態(tài)而不能對(duì)軟件、檔案做任何添加、修改，防止檔案的失真。

（2）人事檔案利用是人事檔案工作存在和發(fā)展的動(dòng)力和源泉，離開了人事檔案利用，人事檔案工作就失去了存在的意義。人事檔案工作必須強(qiáng)化公眾服務(wù)和以人為本的理念，向社會(huì)敞開大門，為社會(huì)公眾提供更多的人事檔案文化產(chǎn)品和個(gè)性化的服務(wù)方式。讓檔案以各種形式真正從人事檔案庫房內(nèi)“解放”出來，積極融入老百姓的生活，這樣才能增強(qiáng)民眾對(duì)人事檔案的親和力，逐步改變社會(huì)對(duì)人事檔案概念的認(rèn)識(shí)偏差，進(jìn)而凸顯人事檔案的文化屬性。

（3）人事檔案信息化對(duì)保障人事檔案知情權(quán)的促進(jìn)作用。人事檔案管理模式需要進(jìn)行改革，人事檔案提供利用制度應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，在遵守國家相關(guān)法律法規(guī)的同時(shí)，把有利于廣大人民群眾作為管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，保護(hù)公民了解人事檔案信息的知情權(quán)，增加透明度，放寬服務(wù)對(duì)象。人事檔案管理工作應(yīng)以人為本，對(duì)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中的一些非保密信息，如出生年月、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷、職稱、年度考核情況等向個(gè)人開放。首先，應(yīng)允許個(gè)人知道自己檔案的目錄內(nèi)容，知道自己的檔案袋里究竟放了些什么。其次，應(yīng)允許向個(gè)人開放人事檔案信息中的部分內(nèi)容。查檔人員利用計(jì)算機(jī)在不接觸原始人事檔案的條件下查閱檔案，不僅可以提高查閱檔案速度，還有利于保護(hù)人事檔案實(shí)體本身的安全。

Discussed Shallowly How to Strengthen the Dossier Management

Li Zhaodan

Along with the dossier management system’s transformation, the present information technology in the records management domain’s widespread application, file information capital the source’s development use is the entire file work ultimate objective, must weigh the file department’s work achievements, is must look that static the file believed the rest resources to have the big dynamic effect.

dossier; right to know; informationization

G271

A

1000－8136（2011）06－0093－02