王耀萍

（五常市檔案局 黑龍江 五常 150200）

如何做好檔案開發(fā)利用的基礎(chǔ)工作

王耀萍

（五常市檔案局 黑龍江 五常 150200）

檔案作為一種重要的信息資源，全面真實(shí)地載錄著社會(huì)實(shí)踐各個(gè)領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)和成果，為生產(chǎn)、建設(shè)、科研等活動(dòng)提供憑證、依據(jù)和信息。有效地開發(fā)利用檔案信息資源，將為推動(dòng)科技進(jìn)步與經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展起著重要作用。搞好檔案的開發(fā)利用工作應(yīng)做好四方面的基礎(chǔ)工作。

一、樹立“五種意識(shí)”，增強(qiáng)檔案工作人員的素質(zhì)

檔案人員素質(zhì)的高低對檔案開發(fā)利用工作的優(yōu)劣有著至關(guān)重要的影響。因此，提高檔案人員的素質(zhì)，是搞好檔案開發(fā)利用工作的關(guān)鍵。

1.超前意識(shí)。檔案信息開發(fā)工作必須具有超前意識(shí)，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖和工作需求。及時(shí)調(diào)整視角，找準(zhǔn)檔案工作與服務(wù)對象的結(jié)合點(diǎn)，有針對性地進(jìn)行收集、征集和整理，為利用者提供有效服務(wù)。

2.計(jì)劃意識(shí)。檔案工作者要充分掌握本地區(qū)、本單位的長、短期工作計(jì)劃和工作重點(diǎn)，圍繞中心工作確定檔案工作的開發(fā)項(xiàng)目。

3.參與意識(shí)。市場經(jīng)濟(jì)打破了檔案部門因循守舊的工作模式，將檔案工作從與經(jīng)濟(jì)工作涇渭分明的思維中解脫出來，為檔案部門參與經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供了有利的契機(jī)。檔案工作者要積極主動(dòng)投入到經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主戰(zhàn)場，增進(jìn)與其他工作部門的了解和聯(lián)系，以保證檔案信息開發(fā)項(xiàng)目服務(wù)到位。

4.跟蹤意識(shí)。檔案部門要為領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)工作部門服務(wù)，因此，要對領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)工作部門的工作進(jìn)行跟蹤，及時(shí)了解領(lǐng)導(dǎo)工作意圖、各部門的工作安排及進(jìn)展。選出適合工作需要的開發(fā)項(xiàng)目，以便及時(shí)提供檔案信息服務(wù)。

5.效益意識(shí)。檔案工作者要克服“坐、等、靠”思想，樹立起檔案開發(fā)利用創(chuàng)社會(huì)效益與創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益并舉的新觀念，把檔案信息開發(fā)工作真正提高到以創(chuàng)效益為中心的軌道上來。

二、做好基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，為檔案信息資源的開發(fā)利用提供必要的前提保障

開發(fā)檔案信息資源是一個(gè)系統(tǒng)的工程，檔案的接收、征集是存貯信息；檔案的鑒定是篩選信息；檔案的保管是維護(hù)信息檔案的利用是傳遞信息。因此，要進(jìn)行開發(fā)利用檔案信息資源，必須加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。

開發(fā)利用信息資源，首先要存貯檔案信息，增加檔案信息的存貯量，要不斷豐富室藏檔案資料的數(shù)量和內(nèi)容。

要使室藏檔案的內(nèi)容不斷豐富，一是要搞好正常的檔案收集工作，努力做到嘴勤、腳勤、手勤，認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極主動(dòng)。及時(shí)將各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的有關(guān)文件材料、圖表等收集齊全完整，如文書檔案、科技檔案、報(bào)紙、雜志等應(yīng)盡力收集完整。二是搞好外部檔案的征集工作，也就是將散失在個(gè)人手里和社會(huì)上與本單位有關(guān)，在相當(dāng)一段時(shí)間內(nèi)有一定潛在利用價(jià)值和參考價(jià)值的文件材料、經(jīng)濟(jì)資料等，去粗取精，去偽存真，有針對性地征集。

收集來的材料往往是零散的、無序的，不利于開發(fā)利用。檔案工作就要從浩瀚的信息中選出有保存價(jià)值的信息，依據(jù)一定的原則和方法，進(jìn)行科學(xué)的分類，系統(tǒng)的組合排列，以保持文件的歷史聯(lián)系和形成規(guī)律，使其有序化，成為條理井然的有序信息，經(jīng)過鑒定，用科學(xué)的方法加以妥善保管，為檔案信息的開發(fā)利用提供可靠的保證。

檔案信息資源要通過利用才能實(shí)現(xiàn)其自身的價(jià)值。信息資源在利用同時(shí)，我們必須注意保持檔案資源的完整與安全，避免流失。因此，要建立健全檔案管理制度，如檔案員崗位責(zé)任制、檔案借閱制度、利用保管制度、銷毀制度等來加強(qiáng)檔案管理，以利于長遠(yuǎn)利用。同時(shí)制訂科學(xué)的檢索體系，可以加快檔案的查找速度和準(zhǔn)確度，為利用者提供快速、準(zhǔn)確的服務(wù)。我們要下工夫編制完備適用、成龍配套的檢索工具，為檔案的開發(fā)利用提供必要條件。

三、加強(qiáng)編研工作，系統(tǒng)地提供檔案信息是搞好檔案信息開發(fā)利用的有效手段

檔案編研工作是對檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化、精練化的加工過程，它把龐雜的、零散的檔案信息進(jìn)行有機(jī)的組合和必要的考訂、加工，使其準(zhǔn)確、系統(tǒng)、專業(yè)，它是檔案管理，尤其是提供利用，從形成到內(nèi)容、從檔案實(shí)體到檔案信息的深化，是系統(tǒng)地發(fā)掘檔案的信息資源，主動(dòng)有效地服務(wù)各項(xiàng)工作的重要手段。因此，檔案人員應(yīng)重視檔案編研工作，搞好檔案編研工作，主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門提供編研材料，促進(jìn)檔案的開發(fā)利用。

四、建立檔案系統(tǒng)部門計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)信息共享，加大信息資源的開發(fā)利用

近年來，隨著電子計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用，各種檔案管理軟件也相繼問世，極大地簡化了檔案管理程度，加快了檔案檢索查詢速度，為檔案信息資源的開發(fā)利用提供了有利契機(jī)。但是，單位信息資源畢竟有限，因此，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)信息共享，必將大大促進(jìn)檔案的開發(fā)與利用，促進(jìn)我國各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)的發(fā)展。