任桂淑 （保定學(xué)院繼續(xù)教育部 河北保定 071000）

淺談高校電子檔案的有效管理

任桂淑 （保定學(xué)院繼續(xù)教育部 河北保定 071000）

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，給高校檔案工作帶來了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，電子檔案的管理已成為廣大高校檔案管理人員新的關(guān)注點(diǎn)。但目前，高校電子檔案管理的管理仍處于起步階段，面臨著許多困難和問題亟需研究解決，本文就此做一探討。

高校電子檔案；有效管理

電子檔案是人類信息化進(jìn)程的必然產(chǎn)物，高等院校由于辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步發(fā)展，過去用紙墨形成和傳遞的教育部門公文以及圖書、圖紙、圖形、圖像、文獻(xiàn)資料、商業(yè)信息等，現(xiàn)在都可以用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，由此產(chǎn)生了電子檔案。目前，電子檔案管理電子化對高校來說還是一個(gè)新課題，盡管各高校產(chǎn)生了大量的電子文件，但都未作為檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的處理，加上電子檔案的管理與以前的紙質(zhì)檔案管理有著本質(zhì)區(qū)別，電子檔案主要依賴于計(jì)算機(jī)軟、硬件和數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，必須依賴于電子環(huán)境才能打開識別和閱讀其信息。同時(shí)，電子檔案的長期保存，還需要有不斷更新的技術(shù)和設(shè)備作保障。因此，如何保證這些檔案資料的有效性、原始性、真實(shí)性越來越引起人們的重視，也給檔案管理部門及人員提出了新的挑戰(zhàn)。

1.加強(qiáng)高校電子檔案管理制度建設(shè)。目前尚無相應(yīng)的規(guī)章制度和法律法規(guī)的情況下，要加強(qiáng)對有關(guān)電子文件、電子檔案相關(guān)問題的立法，制定相應(yīng)的規(guī)章制度和法律法規(guī)。同時(shí)，必須有嚴(yán)密而周到的管理制度，以明確各方面的職責(zé)和具體過程中每一個(gè)環(huán)節(jié)的要求，確保電子檔案的真實(shí)性和安全性。首先需要建立健全考核獎(jiǎng)懲制度，對于在高校電子檔案管理中作出突出貢獻(xiàn)的個(gè)人或集體進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對于在電子檔案管理中出現(xiàn)問題給高校帶來損失的追究相應(yīng)責(zé)任，以充分調(diào)動(dòng)電子檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性；第二，建立電子檔案管理建設(shè)協(xié)作機(jī)制。各高校要針對本單位的實(shí)際情況和業(yè)務(wù)需求，從理順電子檔案管理協(xié)作關(guān)系入手，重點(diǎn)建立起檔案管理部門與學(xué)校內(nèi)部各部門之間的協(xié)作機(jī)制，以保證高校電子檔案管理工作的開展。同時(shí)，應(yīng)提出統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定不同類型的電子文件需采用規(guī)定的管理通用格式，以保證歸檔電子文件的有效利用。

2.保證電子檔案的保密性和安全性。保密性和安全性對于維護(hù)電子檔案的原始性和真實(shí)性至關(guān)重要。電子檔案從形成到被開發(fā)利用要經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，為保證文件內(nèi)容的原始真實(shí)性，可采用加密技術(shù)、簽署技術(shù)、消息認(rèn)證、身份驗(yàn)證、防寫措施、檔案備份等有關(guān)技術(shù)措施，才能保證電子文件的可靠性。目前經(jīng)常采取的安全措施可分為加密技術(shù)和防火墻技術(shù)。前者加密技術(shù)是保證網(wǎng)絡(luò)資源安全的技術(shù)基礎(chǔ)，是一種主動(dòng)安全防御措施，是對網(wǎng)絡(luò)中傳輸?shù)臄?shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，從而防止非法用戶對信息的截取和盜用。防火墻技術(shù)通過對網(wǎng)絡(luò)的隔離和限制訪問等方法，來控制網(wǎng)絡(luò)的訪問權(quán)限，從而保護(hù)網(wǎng)絡(luò)資源，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?/p>

3.加強(qiáng)電子檔案軟、硬件設(shè)施管理。高校數(shù)字化校園建設(shè)具有一個(gè)逐步發(fā)展過程，在這個(gè)過程中產(chǎn)生了大量文件類型和存儲(chǔ)內(nèi)容格式不同的電子信息，而高校現(xiàn)有的軟件與硬件設(shè)施無法滿足數(shù)字化檔案的發(fā)展，因此，要大力加強(qiáng)電子檔案軟、硬件設(shè)施管理。硬件方面，各高校要積極為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)，有條件的應(yīng)及時(shí)升級服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施。軟件方面，要及時(shí)修補(bǔ)影響管理軟件安全的漏洞，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限，確保電子檔案信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中的安全、穩(wěn)定?？傊⒔y(tǒng)一的電子檔案軟硬件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各部門的管理軟件和檔案系統(tǒng)具有統(tǒng)一的接口，實(shí)現(xiàn)文檔管理的一體化，是做好電子檔案管理的一個(gè)必要前提和有效保障。

4.提高檔案管理工作者的素質(zhì)。首先，檔案工作者要具備基本的政治思想素質(zhì)，堅(jiān)持正確的政治立場，堅(jiān)定正確的理想和信念，樹立科學(xué)的世界觀、人生觀和價(jià)值觀；其次，具備高度的敬業(yè)精神和高尚的職業(yè)道德。檔案工作者應(yīng)盡力保護(hù)電子檔案資料的完整，應(yīng)該能從歷史、法律和行政管理等角度對電子檔案資料進(jìn)行篩選、鑒定和保管；第三，要具備基本的知識能力素質(zhì)，包括基本的科學(xué)文化素質(zhì)、扎實(shí)的業(yè)務(wù)素質(zhì)、深厚的信息素養(yǎng)等。最后，要增強(qiáng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的思想意識，學(xué)會(huì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能真正達(dá)到檔案收集齊全、管理規(guī)范、信息共享的最高建設(shè)目標(biāo)。

總之，高等學(xué)校的檔案工作是整個(gè)學(xué)校工作不可缺少的組成部分，尤其隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案大量涌現(xiàn)，在這種新的形勢下，我們應(yīng)大力做好電子檔案的管理工作，為使用者更直接、更突出、更有效地提供各種服務(wù)，充分發(fā)揮高校檔案管理部門的作用，促進(jìn)高校的不斷發(fā)展與進(jìn)步。

[1]郝藝飛.計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)用中的問題和對策.平原大學(xué)學(xué)報(bào).2002(1).

[2]陳睿.對高校檔案管理工作的思考[J].黑河學(xué)刊，2003(6).

[3]趙嚴(yán)防.電子檔案與數(shù)字檔案管理初探[J].泰山鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)職工大學(xué)學(xué)報(bào).2005(3).