周 靚，黃潤澤

（四川華電瀘定水電有限公司，四川 瀘定 626100）

1 工程檔案管理概況

瀘定水電站位于四川甘孜州瀘定縣境內(nèi)，大渡河干流中游，為大渡河干流規(guī)劃調(diào)整推薦22級方案的第12個梯級電站。電站采用大壩擋水、右岸引水至地面發(fā)電廠房混合開發(fā)方式。最大壩高79.5 m，裝機容量920 MW。工程樞紐主要由粘土心墻堆石壩、泄洪建筑物 （3條泄洪洞）、引水發(fā)電系統(tǒng)等建筑物組成。

瀘定水電站按照國家、省有關(guān)重大建設(shè)項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，制定了項目檔案分類方案，現(xiàn)已接收水電站工程截流階段所形成的招投標(biāo)、設(shè)計、1號導(dǎo)流洞等項目檔案816卷。現(xiàn)有臨時檔案庫房120余m2，檔案柜96組，檔案室配備有計算機、打印機等硬件設(shè)施，基本具備檔案的保管保護(hù)條件。歸檔文件材料的制成材料和字跡材料符合規(guī)范要求，簽字手續(xù)完備，內(nèi)容真實準(zhǔn)確，移交手續(xù)完備，整理規(guī)范，編有檢索利用工具。根據(jù)瀘定水電站工程檔案具體需求，修改后的檔案管理軟件能順暢地進(jìn)行檢索查詢以及打印檔案編目需要輸出的案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、全引目錄等文字表格，這既使工作效率顯著提高，也有效的保證了檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和規(guī)范。

2 工程檔案管理體系的建立

2.1 檔案管理體系的設(shè)置規(guī)范化

瀘定水電站按照統(tǒng)—領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級管理的原則，對工程檔案實行集中統(tǒng)一管理，成立公司內(nèi)外歸口中心——工程檔案室。為確保檔案管理工作順利進(jìn)行，成立了工程檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，指導(dǎo)、協(xié)調(diào)檔案管理工作，同時也要求各參建單位成立工程檔案收集、整理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立工程檔案收集、整理機構(gòu)，負(fù)責(zé)對本單位形成的工程檔案編制、收集、整理和歸檔等工作的協(xié)調(diào)，并按照有關(guān)要求安排落實移交本單位所承擔(dān)項目的工程檔案，形成業(yè)主—監(jiān)理—檔案室—各參建方的4級檔案管理網(wǎng)絡(luò)，形成全面的工程檔案資料收集渠道，為工程項目建設(shè)提供更好的服務(wù)。

在健全組織機構(gòu)設(shè)置的基礎(chǔ)上，瀘定水電站結(jié)合自身實際情況，制定了檔案例會制度，定期召開。每一次例會通過對上一階段工作的檢查和總結(jié)，全盤掌握檔案工作全貌，這樣既可以集中解決工作中遇到的普遍性問題，又能保證合理安排下一階段的工作計劃，還為參建各方互相交流經(jīng)驗、取長補短提供了平臺，在控制檔案質(zhì)量上起到了良好的作用。檔案例會上形成的決議性意見則以會議紀(jì)要的形式及時下發(fā)，以便各方參照執(zhí)行。

2.2 檔案管理體系的制度科學(xué)化

根據(jù)國家檔案管理的法律、法規(guī)，瀘定水電站檔案室先后編制了 《瀘定水電站竣工檔案收集整理細(xì)則》、 《瀘定水電站竣工檔案分類實施細(xì)則及說明》、 《瀘定水電站工程建設(shè)檔案收集范圍和保管期限表》、 《瀘定水電有限公司工程檔案室職責(zé)》、《瀘定水電有限公司工程檔案管理制度》、 《瀘定水電有限公司工程檔案管理實施細(xì)則》、 《瀘定水電有限公司工程檔案借閱管理制度》、 《瀘定水電有限公司聲像檔案管理制度》、 《瀘定水電有限公司工程檔案庫房管理制度》、 《瀘定水電有限公司工程檔案保密制度》等一系列制度，進(jìn)一步明確了檔案工作的基本任務(wù)、工作體制、立卷要求、歸檔范圍，規(guī)定了參建各方以及瀘定水電站各職能部門檔案收集整理的職責(zé)，并將這些規(guī)定納入到瀘定電站公司的管理制度，貫穿于工程建設(shè)過程中，使工程檔案管理有了可靠的制度保證。為提高各參建單位檔案人員的積極性，進(jìn)一步健全瀘定水電站工程檔案制度，還補充了 《工程檔案 （資料）達(dá)標(biāo)考核獎懲管理細(xì)則》。

2.3 檔案管理體系的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化

瀘定水電站檔案室嚴(yán)格要求參建各方做好職責(zé)范圍內(nèi)的工程檔案整理、組卷、編目、歸檔工作，遵循工程檔案的形成規(guī)律，既保持檔案資料有機聯(lián)系，又使單項工程相互獨立，遵循檔案利用的原則，構(gòu)成分類清晰、連續(xù)成套的標(biāo)準(zhǔn)化竣工檔案。遵循“誰形成、誰收集、誰整理歸檔”的原則，要求參建各方嚴(yán)格執(zhí)行瀘定水電站竣工檔案編制要求。通過定期組織召開檔案例會、開展專家現(xiàn)場咨詢會的形式加強與各參建方的溝通，強化檔案質(zhì)量意識，個別輔導(dǎo)和集中學(xué)習(xí)相結(jié)合，深入到各參建單位現(xiàn)場，在工程文件材料的形成階段就做好檔案質(zhì)量控制和把關(guān) （如原件、正本、簽字、格式的規(guī)范、閉環(huán)管理等），及時發(fā)現(xiàn)和糾正出現(xiàn)的問題，確保檔案的形成質(zhì)量，減少因意見不一致而造成的返工工作量。杜絕不合格工程檔案入庫，通過歸檔質(zhì)量的層層把關(guān)，嚴(yán)格遵守竣工文件編制、審核、驗收，對不合格檔案提出整改意見，并要求限期整改提交復(fù)查，力爭移交精品工程的同時移交精品檔案。

3 實施工程檔案管理體系采取的措施

在瀘定水電站工程建設(shè)過程中，影響工程檔案收集歸檔的因素主要有工期緊、任務(wù)重，部分人員不重視等原因。針對于此，瀘定水電站采取有效措施，從增強檔案意識入手、從強化制度執(zhí)行力和堅持有效控制等方面多管齊下，管促結(jié)合，確保工程檔案收集歸檔工作的正常有序進(jìn)行。

3.1 增強檔案意識，轉(zhuǎn)化檔案管理觀念

為確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，就要特別注重平時對檔案的收集和積累，必須把事后控制改為事前控制，將項目檔案的管理從末端移到前沿，將后續(xù)工作變?yōu)榍爸脳l件，把檔案工作從一個工作環(huán)節(jié)擴(kuò)展為貫穿始終的全程控制的記錄體系，要將檔案工作和工程建設(shè)一樣納入程序管理，與工程建設(shè)的各階段同步進(jìn)行，從項目籌劃、開工時就先期導(dǎo)入檔案管理，直至竣工驗收，使工程檔案形成首尾相接、互為因果、全程控制的記錄體系。

瀘定水電站開工初期，就在參建4方的各級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員中廣泛地開展檔案工作重要性的宣傳，統(tǒng)一思想，提高了大家對檔案工作的認(rèn)識；此外檔案人員還走訪各參建單位，進(jìn)行歸檔工作方法、程序的輔導(dǎo)，不斷強化歸檔意識。因此，各參建單位在項目開工之初，檔案的收集就納入了日常管理，提前介入，把對工程檔案質(zhì)量的要求貫穿到檔案形成的全過程。

3.2 提供組織保障，強化制度執(zhí)行力

企業(yè)中涉及檔案的人和行為不僅只有檔案人員，還同時涉及企業(yè)內(nèi)相當(dāng)多的部門及人員，對這些人和行為引用檔案標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理在許多情況下是不適當(dāng)?shù)?，這就需要從另外的角度，即企業(yè)行政管理的角度來考慮。瀘定水電站建立了覆蓋業(yè)主、設(shè)計、監(jiān)理、施工等單位的工程檔案業(yè)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)，并逐步落實獎懲管理制度，強化控制手段，嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的考核制度，責(zé)任層層落實到崗，對竣工檔案編制優(yōu)秀的先進(jìn)單位表彰獎勵，對進(jìn)度滯后質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的參建單位進(jìn)行通報批評和懲罰，強化檔案制度的執(zhí)行力度。

3.3 提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強專業(yè)培訓(xùn)

為進(jìn)一步提高檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理水平，從2007年至今，瀘定水電站共派檔案管理人員10余次參加國家檔案局、四川省檔案局、華電國際、清華紫光等單位舉辦的關(guān)于檔案知識、重大建設(shè)項目檔案整理以及檔案程序應(yīng)用的學(xué)習(xí)，較快的提升了檔案人員的專業(yè)知識水平和實際操作能力。另外，還積極參加四川省甘孜州檔案局經(jīng)科協(xié)作組組織的學(xué)術(shù)交流活動，加強了與兄弟單位的交流。

3.4 注重過程跟蹤，堅持有效控制

為了保證文件材料收集的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，瀘定水電站重點設(shè)置了3項有效控制措施。

（1）堅持工程檔案工作與電站建設(shè)三同步：工程建設(shè)開始，檔案工作就已同步進(jìn)行，在制定工程項目計劃時，也對檔案工作提出相應(yīng)的要求和計劃；在簽訂合同、協(xié)議時，同步明確規(guī)定竣工圖的編制和工程檔案的收集、整理及移交等條款，從源頭對檔案進(jìn)行控制；檔案人員認(rèn)真履行職責(zé)，同步參加設(shè)備、儀器開箱驗收，按規(guī)定將有關(guān)文件收集到檔案室，及時歸檔。

（2）堅持將檔案工作實行 “三納入”： 將工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入工程項目建設(shè)管理工作；納入施工管理及考核范圍；納入有關(guān)人員崗位職責(zé)。

（3）堅持將上級指導(dǎo)和內(nèi)部自查相結(jié)合：為了確?？⒐n案符合國家檔案規(guī)范要求，在檔案管理體系建立的各個階段，聯(lián)系有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和專家對過程進(jìn)行指導(dǎo)檢查，經(jīng)常向檔案專家請教、交流，并積極參與工程質(zhì)量4次階段性巡檢、年度達(dá)標(biāo)投產(chǎn)檢查，深入解析工程檔案階段性進(jìn)展?fàn)顩r，總結(jié)自檢報告。

4 結(jié)語

水電站工程建設(shè)是一個動態(tài)的過程，從工程建設(shè)的立項、設(shè)計到施工、階段驗收、竣工驗收，工程檔案都處于一個相對變化的動態(tài)階段，直至竣工驗收以后，才能相對穩(wěn)定。工程檔案記載了工程建設(shè)的全過程，是項目工程的寶貴信息資源。要進(jìn)一步提高工程檔案管理，僅靠檔案工作人員埋頭進(jìn)行具體業(yè)務(wù)工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，建立并不斷完善工程檔案管理體系確實有著舉足輕重的作用。

［1］ 鄧秀梅.成都地鐵工程項目檔案管理體系探索［J］.四川檔案，2010（1）:52-53.

［2］ 楊培鷹，王毓慧.論企業(yè)檔案管理制度體系的建立［J］.中國檔案， 2002（11）:28-29.