●李燕芬(北京林業(yè)大學(xué) 人文學(xué)院,北京 100083)
由于院系領(lǐng)導(dǎo)著重于抓教學(xué)、科研,對(duì)資料室工作了解的不夠,再加上情報(bào)意識(shí)淡薄以及在認(rèn)識(shí)上的偏差,使得資料室的工作得不到重視和認(rèn)可,不愿意把經(jīng)費(fèi)投入在資料室的建設(shè)上,導(dǎo)致資料室閱覽空間狹窄,一般性的基礎(chǔ)設(shè)施不完備。另外,隨著互聯(lián)網(wǎng)的興起,教師、學(xué)生獲取文獻(xiàn)資源的渠道更加多元化,這也直接加劇了院系資料室的地位被邊緣化。
院系資料室的經(jīng)費(fèi)由各院系指定分配,在部門經(jīng)費(fèi)有限的情況下,資料室的建設(shè)投入經(jīng)費(fèi)不夠,很難保證持續(xù)購(gòu)進(jìn)能滿足讀者需求的文獻(xiàn)資源。加之多年來(lái)書刊價(jià)格持續(xù)上漲,導(dǎo)致購(gòu)買力下降,造成書刊入藏量一再下降,很難保證專業(yè)文獻(xiàn)資源收集的連續(xù)性、完整性。此外,因圖書剔舊審批手續(xù)復(fù)雜,剔舊工作不能很好開展,長(zhǎng)期以來(lái),藏書空間明顯不足,這也直接影響了書籍的采購(gòu)。另外,資料室書刊利用率低,很多有價(jià)值的圖書被某些教師以教學(xué)需要為名長(zhǎng)期占為己有,圖書流通利用不夠,造成了人力、物力、財(cái)力的嚴(yán)重浪費(fèi)。而光盤等視聽資源和專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)等更是奇缺。資料室沒有很好的資源作支撐,服務(wù)質(zhì)量降低在所難免。
從主觀上講,資料室受“重藏輕用”傳統(tǒng)思想的影響,只完成簡(jiǎn)單的借還工作。從客觀上看,大多數(shù)資料室從書刊的訂購(gòu)、加工、整理到借閱均由一人管理,還兼有其他繁雜任務(wù),根本沒有充足的時(shí)間和精力開展深層次的文獻(xiàn)資料研究工作,致使院系資料室文獻(xiàn)資源得不到充分的開發(fā)利用,阻礙了資料室文獻(xiàn)資源的充分發(fā)揮。
目前,高校院系資料室提供的基本是靜態(tài)的“資料型”服務(wù),并且都是通過手工操作來(lái)實(shí)現(xiàn)的,[1]手工管理模式導(dǎo)致圖書資料的查詢和使用受到很大限制。沒有自動(dòng)化管理系統(tǒng)做支撐,缺乏綜合處理技術(shù)和必要的數(shù)據(jù)庫(kù),資料檢索困難,共享性較差,影響了圖書資料的利用,嚴(yán)重制約了資料室職能的發(fā)揮。
以上分析不難看出,院系資料室的改革勢(shì)在必行。筆者認(rèn)為,解決高校院系資料室的發(fā)展問題,需從自身入手,具體問題具體分析,尋求適合院系資料室自身發(fā)展的自動(dòng)化建設(shè)道路。本文以北京林業(yè)大學(xué)人文學(xué)院資料室為例,介紹其自動(dòng)化建設(shè)的探索過程。
自動(dòng)化建設(shè)的第一步就是對(duì)現(xiàn)有的文獻(xiàn)資源進(jìn)行數(shù)據(jù)回溯建庫(kù)。這個(gè)環(huán)節(jié)由院系資料室工作人員主要負(fù)責(zé),輔以一些勤工儉學(xué)的學(xué)生幫忙。由于通過自動(dòng)化管理系統(tǒng)做數(shù)據(jù)回溯,一來(lái)需要工作人員或?qū)W生對(duì)系統(tǒng)有較好的理解,二來(lái)要求對(duì)回溯業(yè)務(wù)比較熟悉,因此,最好的方法就是由自動(dòng)化管理系統(tǒng)提供一個(gè)Excel格式的數(shù)據(jù)導(dǎo)入模板,通過這個(gè)模板,回溯人員就可以拋開系統(tǒng),像日常使用Excel軟件一樣,將藏書信息錄入Excel模板中,最后統(tǒng)一由系統(tǒng)工作人員將模板里的文獻(xiàn)資源信息批量導(dǎo)入到自動(dòng)化管理系統(tǒng)中。由于回溯中難免會(huì)出現(xiàn)紕漏或者錄入錯(cuò)誤,因此數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入書目庫(kù)后,需要進(jìn)行數(shù)據(jù)的館藏核對(duì)、查重、刪除、合并等操作。
由于傳統(tǒng)的手工管理模式,以往圖書財(cái)產(chǎn)號(hào)都只是印在圖書首頁(yè),圖書書脊上的排架標(biāo)簽也是手工寫上去的,不僅不夠美觀,而且時(shí)間一長(zhǎng),很多書標(biāo)字跡已經(jīng)模糊不清,很難辨認(rèn)架位,嚴(yán)重影響了讀者借書查找。因此文獻(xiàn)回溯后的首要工作就是要對(duì)藏書重新進(jìn)行統(tǒng)一的財(cái)產(chǎn)編制,并將財(cái)產(chǎn)號(hào)通過自動(dòng)化管理系統(tǒng)自帶的條碼打印機(jī)打印出來(lái),貼在對(duì)應(yīng)圖書文獻(xiàn)的首頁(yè)上,方便通過條碼掃描實(shí)現(xiàn)圖書借還操作。
以往資料室大都在圖書的最后一頁(yè)貼上一個(gè)卡片袋,借出圖書時(shí),在卡片上寫上書名、讀者姓名,記錄借出日期即可完成圖書借出操作;還書時(shí),同樣在卡片上記錄讀者還書日期。長(zhǎng)期下來(lái),出現(xiàn)了很多卡片丟失的現(xiàn)象,以致于圖書無(wú)從查找。利用圖書自動(dòng)化管理系統(tǒng)后,建立了讀者證件數(shù)據(jù)庫(kù),并將其借還圖書記錄輸入數(shù)據(jù)庫(kù),即使證件丟失,電腦上也有借還書記錄,可供日后查詢,很好地保證了圖書財(cái)產(chǎn)賬的完備性。
在數(shù)據(jù)回溯過程中,往往會(huì)碰到圖書不在架的情況,這就需要對(duì)借出圖書進(jìn)行統(tǒng)一登記。主要工作就是將已借出圖書與對(duì)應(yīng)的電腦記錄修改成已借出狀態(tài),同時(shí)關(guān)聯(lián)借出此書的讀者信息,這樣一來(lái),以后就可以通過電腦查詢讀者的借出圖書信息,并進(jìn)行圖書催還工作。
圖書館網(wǎng)絡(luò)化興起之后,標(biāo)準(zhǔn)化是維系圖書館網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)。標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化有利于信息資源的共享。數(shù)據(jù)格式、描述語(yǔ)言及標(biāo)引語(yǔ)言等只有符合大家公認(rèn)和遵守的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),才能實(shí)現(xiàn)用戶與系統(tǒng)及系統(tǒng)與系統(tǒng)間的有效溝通。因此,在進(jìn)行數(shù)據(jù)回溯過程中,導(dǎo)入的模板數(shù)據(jù)必須要能轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的MARC數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)格式,方便以后進(jìn)行數(shù)據(jù)的移植及檢索。
館藏文獻(xiàn)回溯是一個(gè)耗時(shí)耗力的工程,但是在回溯過程中又不能停止對(duì)外服務(wù)的工作,所以在回溯過程中保持文獻(xiàn)流通的一致性就顯得非常重要。在回溯過程中,可以通過三種方法保證數(shù)據(jù)流通的一致性,一是針對(duì)已回溯入庫(kù)文獻(xiàn),在進(jìn)行流通時(shí),直接從資料室自動(dòng)化管理系統(tǒng)中進(jìn)行借出操作;二是針對(duì)未回溯入庫(kù)文獻(xiàn),借出時(shí)需要在自動(dòng)化系統(tǒng)中先快速錄入一條記錄進(jìn)去,然后再進(jìn)行系統(tǒng)借出操作;三是針對(duì)以往借出圖書的還書操作,所還圖書先提前快速回溯錄入系統(tǒng)。
院系資料室采用自動(dòng)化管理系統(tǒng)以后,系統(tǒng)會(huì)記錄館藏書刊的流通狀況及讀者借閱、到館閱覽情況,院系資料室工作人員可以定期進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì),通過分析這些數(shù)據(jù),能夠很好體現(xiàn)院系資料室的服務(wù)狀況,提升院系資料室的服務(wù)地位。
院系資料室由于經(jīng)費(fèi)原因,很難有擴(kuò)展館藏空間的可能,因此在有限的藏書空間中,建設(shè)優(yōu)秀的館藏資源十分必要。利用自動(dòng)化管理系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),資料人員可以準(zhǔn)確分析讀者的閱覽需求及藏書的利用情況,為采購(gòu)圖書提供科學(xué)依據(jù)。
以往由于手工操作,加之工作繁雜,資料室的文獻(xiàn)服務(wù)比較單一且服務(wù)質(zhì)量低,采用自動(dòng)化管理系統(tǒng)后,資料室館員從純手工管理服務(wù)中解脫出來(lái),變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù),化單一服務(wù)為個(gè)性化、多元化服務(wù),化單純文獻(xiàn)管理為深層次文獻(xiàn)挖掘服務(wù)管理,不斷延伸服務(wù)管理目標(biāo),不斷提高服務(wù)水平。
圖書館的業(yè)務(wù)工作正在由傳統(tǒng)的個(gè)體分散模式向社會(huì)化的協(xié)作模式發(fā)展,共建共享已成為全球信息資源建設(shè)與發(fā)展的必然趨勢(shì)。從傳統(tǒng)的館際互借發(fā)展到電子文獻(xiàn)傳遞和文獻(xiàn)提供,再發(fā)展到聯(lián)合館藏和共享存取,這對(duì)院系資料室尤為重要。目前書刊的數(shù)量增加、價(jià)格上漲,而讀者信息需求的質(zhì)量越來(lái)越高、范圍越來(lái)越廣,只有走共建共享之路才能利于文獻(xiàn)資源的合理配置,有效地避免文獻(xiàn)資源的重復(fù)建設(shè),滿足讀者不斷增長(zhǎng)的信息需求。
[1]王剛.以學(xué)科分館的模式整合高校院系圖書資料室 [J].圖書館學(xué)刊,2009(1):75-76.