許海波

中小型水利施工企業(yè)在做好市場開發(fā)的同時，如何加強工程的項目管理，實現經濟效益和社會效益的同步增長是企業(yè)管理的核心內容。筆者長期在水利施工企業(yè)從事項目管理工作，直接參與工程從建設開工到竣工的全過程，發(fā)現施工企業(yè)在工程文件管理上存在不同程度的薄弱環(huán)節(jié)，給工程竣工驗收帶來諸多困難，影響了工程文件的溯源性。為保證竣工資料的質量，提高施工管理水平，保障工程項目按時、優(yōu)質、高效竣工驗收，現對工程文件歸檔管理現狀進行分析，并對存在的問題提出解決措施。

一、施工企業(yè)工程文件管理現狀

1.電子工程文件

隨著計算機技術在工程管理中的運用，檔案管理對象也由傳統(tǒng)的紙質文件轉向多媒體管理。因此，檔案管理現代化除了要實現檔案的加工、存貯、檢索計算機化，還應向數字化、局域網方向發(fā)展。

（1）歸檔的電子工程文件質量較差，內容真實性無法保障

工程常用電子工程文件通常有CAD、WORD、EXCEL等辦公軟件，但具體使用沒有界定，造成有些電子工程文件因版本問題打不開或無法保存，影響了工程文件的歸檔。有些企業(yè)僅被動按照業(yè)主或監(jiān)理要求進行電子文件歸檔，未按《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）要求歸檔，且歸檔的電子工程文件僅從形式上進行鑒別，內容的真實性卻未把關，致使歸檔的電子工程文件不齊全，內容不真實，背景信息及原始數據未同時歸檔，無法提供可利用的資料。

（2）電子工程文件歸檔缺乏規(guī)范化、制度化

電子工程文件收集通常缺乏制度保障，或即使有明確的制度，執(zhí)行也常不到位。企業(yè)電子工程文件歸檔管理缺乏專業(yè)人員，一般由項目部資料員或施工人員管理，且管理人員職責不明確。

（3）紙質工程文件未與電子工程文件同步歸檔

由于工程設計電子工程文件始終處于動態(tài)過程，其內容不斷變化，設計人員受變更影響，常會刪除一些信息，造成電子工程文件的完整性難以保證。為確保歸檔電子工程文件的完整、準確，必須實行歸檔紙質工程文件與完整的電子工程文件同時歸檔。

2.紙質工程文件

（1）施工驗收原始簽證資料格式不規(guī)范

原始施工驗收簽證資料沒有在開工前規(guī)定統(tǒng)一的內容和格式，而是在施工過程中隨意增添內容、更換格式。采用的資料格式不統(tǒng)一，紙張、幅面、頁面設置等規(guī)格不一，無法統(tǒng)一規(guī)范裝訂組卷。

（2）竣工圖文件編制不規(guī)范

一些工程存在著使用代用圖的現象，而在竣工中又要求竣工圖以單位工程或專業(yè)為單位組卷，劃改圖紙只有原則的標準規(guī)定，缺少有針對性的細則。

（3）工程質量驗收簽證資料不齊全

為滿足施工進度要求，“四方”現場驗收后，沒有按國家行業(yè)標準規(guī)定辦理書面簽字儀式。有的施工企業(yè)管理不嚴格，未及時整理歸檔，造成原始文件丟失。也有施工企業(yè)專業(yè)技術人員工作調動移交手續(xù)時把關不嚴，造成竣工原始文件遺失。

（4）施工原始資料書寫不規(guī)范

施工過程中的測量手薄記錄、灌漿施工記錄、原始簽證資料用不耐久材料書寫，與竣工資料歸檔要求不符，給后期竣工資料編制帶來極大的困難。原始驗收簽證資料中，樁號、高程、工程量等項目往往與實際施工情況不相符，驗收項目有空白欄、簽字筆跡凌亂和隨意涂改等現象，降低了竣工資料的使用價值。

二、可行性建議

1.領導重視

領導重視檔案工作是管好用好檔案的關鍵，應從組織上和思想上高度重視檔案管理，使其在制度、裝備、人員配備等方面得到支持和保證，使檔案工作能真正發(fā)揮職能和作用。

2.完善制度，合理配置資源

工程開工前，應結合實際，同項目法人和監(jiān)理單位溝通協(xié)調，制定和頒發(fā)一整套規(guī)范標準的表格文件。只有在工程建設各階段有序管理檔案，才能保證歸檔文件材料及圖紙內容的準確、齊全、規(guī)范，保證施工技術材料記錄齊全、簽署完備，原材料質量保證資料真實可靠，竣工圖與實物相符。

水利基本建設項目實行招投標制度、工程建設監(jiān)理制度，為工程文件檔案的收集、整理創(chuàng)造了良好的外部環(huán)境。工程合同中應對涉及工程文件的部分進行專項交底，明確竣工文件材料歸檔范圍，竣工驗收時間，竣工資料副本內容、份數及質量。按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）要求統(tǒng)一電子文件歸檔格式，電子文件管理系統(tǒng)應建立一系列標準，如CAD系統(tǒng)軟、硬件平臺，制圖的編輯軟件、字庫、圖幅、格式，電子文件的數據類型、文件種類，電子文件的編號、著錄，電子文件的歸檔范圍和要求，工程項目電子文件光盤的信息組織、刻錄、標識等，保證歸檔的電子文件齊全、完整、真實、有效，便于長久利用。

3.強化培訓學習，嚴格把關

工程文件管理人員應通過專業(yè)培訓并持證上崗，對檔案業(yè)務、工程質量標準和施工原始簽證資料操作方法、竣工資料整編、項目驗收基本要求等知識了然于胸，掌握檔案業(yè)務知識，提高檔案管理水平，杜絕施工過程中產生不規(guī)范的原始施工資料和文件。同時，加強與兄弟單位的交流學習，邀請質量監(jiān)督部門和檔案管理部門指導，提高工程文件管理水平，做到工程結束、檔案整理結束。

三、結語

水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。施工企業(yè)作為工程的參建方，其形成的工程檔案對工程建成投產后的管理、運行、養(yǎng)護、維修、改建、擴建等工作的決策起著重要的憑證和依據作用，對企業(yè)擬參與的其他工程也有借鑒和參考作用。因此，水利施工企業(yè)應加強工程文件的檔案管理,使其在水利建設和管理中充分發(fā)揮作用