李燕紅 王 敏 徐 燕

（河南省焦作市中心血站，河南 焦作 454000）

淺談血站業(yè)務(wù)檔案管理

李燕紅 王 敏 徐 燕

（河南省焦作市中心血站，河南 焦作 454000）

血站；檔案管理

檔案管理的對象是檔案，服務(wù)對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。隨著社會的進步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案和檔案管理工作也在不斷的發(fā)展，檔案學(xué)理論始終處于不斷的建設(shè)之中，對檔案的認識就有一個不斷豐富、完善的發(fā)展過程。血站的業(yè)務(wù)檔案對血站、血站工作人員、獻血者和輸血者都具有重要意義，這就要求檔案管理工作必須規(guī)范化、標準化。為了使檔案工作進一步規(guī)范化、標準化，筆者認為應(yīng)該采取以下措施。

1 完善歸檔范圍和要求

歸檔范圍包括通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄、工作計劃、請示、批復(fù)、統(tǒng)計報表及簡報等。歸檔要求包括：①正本與定稿作為一件；②法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿（包括定稿）可合為一件；③正文與補充說明正文的文字、圖表、數(shù)據(jù)等附件，原則上為一件（附件頁數(shù)多，也可各為一件）；④具有保存價值的文件處理單應(yīng)與正文作為一件；⑤原件與復(fù)印件或手抄件，應(yīng)作為一件；⑥轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件，應(yīng)作為一件；⑦報表、名冊、圖表類文字材料按其原裝訂方式，一冊（本）作為一件；⑧請示與批復(fù)，報告與批示，問函與復(fù)函等來往文件，原則上作為一件.如果報請性文件歸檔整理后才收到回復(fù)性文件，也可各為一件，并在“歸檔文件目錄”的備注欄中加以說明。

2 歸檔文件目錄的項目

2.1 件號

指每一個歸檔機構(gòu)的歸檔文件在劃分保管期限（永久、長期、短期）后，分別在各種保管期限中的順序號。

2.2 責(zé)任者

是指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。聯(lián)合發(fā)文填幾個主要的就可以了，不必一一填寫，責(zé)任者可填正規(guī)的簡稱。

2.3 文號

即文件的發(fā)文字號，是由發(fā)文機關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號，一般由機關(guān)的代字、年度、順序號組成，可按豎3排照實填寫。

2.4 題名

即文件標題，它是直接表達文件的內(nèi)容和中心主題的文件特征，是歸檔文件內(nèi)容的起點，文件題名較長的可填二，三行不等，沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加"[ ]"號。

2.5 日期

即文件的形成時間，它是文件的重要特征之一，反映文件產(chǎn)生的時代背景，是查找檔案的常用途徑。

3 歸檔文件的裝訂

3.1 裝訂前歸檔文件的處理

對破損的文件進行修復(fù)以延長其壽命，修復(fù)主要針對一些有孔洞、殘缺或折疊處已被磨損的文件，進行修補和托裱。

3.2 復(fù)制字跡模糊或易退變的文件

目前，一般采用復(fù)印的方式進行復(fù)制。比如傳真件字跡耐久性差，須復(fù)制后才能歸檔，復(fù)印時，墨粉濃度不宜太大，顏色不宜太深，并且最好采用單面復(fù)印。

3.3 某些特殊超大的紙張文件處理

報表、基建圖紙等文件都很大，通常需要加以折疊，折疊的操作要求比較簡單，但要注意盡量減少折疊次數(shù)，同時折痕處應(yīng)盡量位于文件，圖表字跡之外.取齊右邊和下沿。此外，文件頁數(shù)較多時，宜單張折疊，以方便歸檔后的查閱利用。

4 蓋歸檔章的要求

4.1 蓋歸檔章的位置

一律加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置，如果領(lǐng)導(dǎo)批示或收文公章等占用上述位置，可將歸檔章蓋在其他空白位置，但以上端為宜，以籃黑色印泥為宜。

4.2 填寫歸檔章項目的要求

應(yīng)使用符合檔案保護要求的字跡材料，如碳素墨水等，檔案材料一律杜絕使用圓珠筆，鉛筆，紅色或純藍色筆。

5 歸檔文件的編目

在搞好前四步工作的基礎(chǔ)上，不要急于編目，還應(yīng)注意搞好復(fù)查定盒，它是保證文件歸檔質(zhì)量的必要措施。復(fù)查的內(nèi)容如下：①文件收集是否齊全完整（注意發(fā)現(xiàn)漏收，重份等問題）；②年度是否分清（注意跨年度文件的補收）；③盒內(nèi)文件排列是否合理（注意密不可分的文件有無人為分開）；④歸檔文件保管期限劃分是否準確（注意幾種保管期限保存的文件有無交叉現(xiàn)象）；⑤一個事由（或問題）的文件是否集中（注意有無夾雜其他內(nèi)容）。

6 小 結(jié)

檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，檔案管理是一項管理性服務(wù)性的工作，檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案管理工作有了很大的進步。我們要在原有的基礎(chǔ)上不斷完善，加強監(jiān)督管理，使檔案內(nèi)容更加完整、規(guī)范。

R197；R197.32

C

1671-8194（2011）03-0165-02