一所新世紀(jì)的高等院校，不僅需要公共圖書館等標(biāo)志性文化設(shè)施，也需要與之相適應(yīng)的公共檔案館作為高校文化新翼及校領(lǐng)導(dǎo)親師、愛生和為民服務(wù)的新平臺(tái)。高校檔案館在詮釋高校歷史、展示高校文明、提高師生員工素質(zhì)、保障公民權(quán)益中，具有無(wú)可替代的作用。高校檔案館在實(shí)行了檔案開放政策多年后的今天，由于過去歷史條件下形成的封閉、保守、片面、為政治服務(wù)舊習(xí)慣的影響，同社會(huì)上檔案館一樣，與大眾之間仍不同程度地存在相脫離的情況，使檔案館對(duì)社會(huì)的吸引力與同類型的博物館比起來(lái)，在社會(huì)性、文化性以及休閑功能方面相對(duì)薄弱。因此，在以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的和諧社會(huì)建設(shè)中，從帶有濃厚機(jī)關(guān)衙門色彩的封閉型檔案館轉(zhuǎn)型到現(xiàn)在的開放型能接納社會(huì)大眾的公共檔案館，這是歷史性的跨越。面向未來(lái)，我們必須摒棄一切有悖于“公共”與“服務(wù)”的傳統(tǒng)理念，采納和開辟一切能體現(xiàn)“公共”與“服務(wù)”的新思路與新途徑。筆者認(rèn)為：應(yīng)在檔案館的社會(huì)性、文化性以及休閑型上有所突破。
　　1.影響高校檔案館公共服務(wù)的因素
　　1.1社會(huì)性因素
　　宣傳工作不到位：多年來(lái)，高校檔案館也曾開展了多層次、多形式的宣傳活動(dòng)，但這些宣傳活動(dòng)一般是針對(duì)檔案法規(guī)及檔案工作自身而展開的，而對(duì)檔案館的公共服務(wù)的宣傳卻未能到位。另外，我國(guó)的檔案工作者歷來(lái)崇尚“默默無(wú)聞”，高校檔案館工作人員更是如此，缺乏對(duì)自己所從事的工作及取得的勞動(dòng)成果加以宣傳的意識(shí)，必然影響社會(huì)對(duì)檔案館的認(rèn)知程度。
　　館藏匱乏：從館藏結(jié)構(gòu)上看，就檔案館來(lái)說(shuō)，雖是“門類齊全”，但文書檔案占大多數(shù)，科技、聲像檔案卻很少；就圖書館而言，電子圖書以及相應(yīng)配套的閱讀工具遠(yuǎn)跟不上形勢(shì)的發(fā)展。從館藏內(nèi)容上看，反映高校官方機(jī)構(gòu)運(yùn)作的歷史以及高校宏觀方面的較多，對(duì)當(dāng)前由社會(huì)發(fā)展而悄然興起的有關(guān)人生、家世、個(gè)人業(yè)績(jī)、高校名人等檔案卻很少。
　　服務(wù)水平不高：主要表現(xiàn)在：一是利用方式單一，被動(dòng)服務(wù)是當(dāng)前的主要服務(wù)方式，而結(jié)合館藏內(nèi)容，開展方便、快捷的檔案咨詢等行之有效的利用方式，卻沒有真正付諸實(shí)施。二是工作效率和編研質(zhì)量不高，由于檔案館的檢索工具、服務(wù)設(shè)施、閱覽環(huán)境以及編研產(chǎn)品等一系列問題，導(dǎo)致檔案館利用效率的降低，使利用者望而卻步。
　　1.2文化性因素
　　社會(huì)歷史原因：檔案館長(zhǎng)期以來(lái)強(qiáng)調(diào)政治性、機(jī)密性，也有其特定的歷史原因，使檔案館并沒有真正地將自身作為國(guó)家法定的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)看待，而更多地是成為政治機(jī)構(gòu)的附屬品，是作為黨政機(jī)關(guān)的機(jī)要基地。
　　館藏信息原因：檔案橫貫自然和社會(huì)兩大領(lǐng)域，蘊(yùn)含著古今人類社會(huì)活動(dòng)的各種社會(huì)信息。多年以來(lái)，檔案館由于受社會(huì)因素的影響，在自然、個(gè)人的信息量方面不是很豐富，使檔案館的文化屬性沒有完全顯示出來(lái)。
　　館區(qū)環(huán)境原因：目前我國(guó)高校檔案館大多數(shù)還沒有從政治附屬物脫解出來(lái)，檔案館建筑同博物館、圖書館、美術(shù)館、科技館相比，其標(biāo)志性公共文化設(shè)施被視為現(xiàn)代高校文明象征還沒有受到公眾格外的尊重和普遍的認(rèn)可。
　　1.3休閑型因素
　　檔案館的政治性：檔案自古以來(lái)就被認(rèn)為是鞏固統(tǒng)治的武器，雖然多年來(lái)檔案館一直希望淡化行政色彩，加深文化色彩，但檔案為政權(quán)機(jī)關(guān)服務(wù)的特征依然明顯。
　　館藏的載體特征：館藏中絕大部分檔案的載體是文字紙張，形式比較單一，而不像博物館大多以文物和標(biāo)本為基礎(chǔ)，具有實(shí)物性和直觀性。根據(jù)心理高和認(rèn)知高的原理，人們對(duì)各種載體的敏感度表現(xiàn)為實(shí)物＞圖片＞文字。因此，檔案的文字特征決定了檔案館休閑功能的發(fā)揮和體現(xiàn)程度。
　　觀念落后：許多檔案工作人員仍然有意無(wú)意地將檔案館看成是為上級(jí)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的機(jī)構(gòu)，沒有使檔案館服務(wù)對(duì)象平民化。而相比之下，博物館紛紛利用雙休日和法定節(jié)假日開館，成了許多人休閑、休假的首選之地。
　　檔案意識(shí)薄弱：檔案休閑與一般休閑服務(wù)業(yè)相比對(duì)受眾有更高的文化要求。我國(guó)國(guó)民文化總體素質(zhì)較低，生產(chǎn)力水平還不是很高，讓一個(gè)為衣食住行奔忙的人到檔案館去休閑，無(wú)異于跟一個(gè)沒有解決溫飽的人說(shuō)，“你需要節(jié)食減肥了”。因此檔案館休閑的普及需要一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展到一定程度才能夠?qū)崿F(xiàn)的。
　　2.高校檔案館公共服務(wù)的新途徑
　　2.1開發(fā)檔案館的社會(huì)服務(wù)功能
　　豐富館藏：豐富館藏的意義并不僅僅是增加數(shù)量，還必須以質(zhì)量為保證，堅(jiān)持?jǐn)?shù)量與質(zhì)量并重，二者不能偏廢，這就要求從嚴(yán)把好檔案進(jìn)館這一關(guān)，去“粗”取“精”，強(qiáng)調(diào)優(yōu)化。同時(shí)要適當(dāng)擴(kuò)大檔案的接收面，改善館藏內(nèi)容和結(jié)構(gòu)的單一狀況：在檔案的種類方面，其一是非公務(wù)性檔案。這里主要指加大對(duì)涉及私人事務(wù)如家譜、族譜、地籍、婚姻、醫(yī)療、戶籍等方面的檔案的收集、征集、購(gòu)買力度，其二是特色檔案。這里所指的“特色檔案”不是泛指一般意義上的地方特色檔案，而是專指各個(gè)單體檔案館館藏中，富有個(gè)性特點(diǎn)互補(bǔ)型的地方特色的檔案，因?yàn)檫@類檔案能為公眾提供一種根源感、身份感和地方感。第三是珍品檔案。即那些年代久遠(yuǎn)，最具價(jià)值，含金量高的鎮(zhèn)館之寶。在檔案的載體方面，既要收集傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，同時(shí)還要收集現(xiàn)代的膠片、磁帶、磁盤、光盤以及電子形式的檔案。這些不同來(lái)源、內(nèi)容、形式和載體的檔案，互相補(bǔ)充，互相印證，可使檔案館豐富多彩，如此才能給檔案館的公共服務(wù)提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。
　　加大宣傳：高校檔案館應(yīng)抓住每一個(gè)機(jī)會(huì)，利用多種形式向社會(huì)展示自己，強(qiáng)化公眾對(duì)檔案館的認(rèn)識(shí)。一是利用各種現(xiàn)代傳媒手段向公眾宣傳自己，普及檔案知識(shí)，激發(fā)大眾的檔案保護(hù)、利用意識(shí)，擴(kuò)大檔案館的社會(huì)知名度和影響力；二是把向教師和學(xué)生服務(wù)作為推廣公共服務(wù)的重點(diǎn)來(lái)抓，檔案館工作人員可利用培訓(xùn)班等形式為高校各個(gè)部門的檔案工作人員進(jìn)行檔案、檔案館知識(shí)講座，在學(xué)生中可利用開設(shè)選修課的形式進(jìn)行，培養(yǎng)和訓(xùn)練教師、學(xué)生對(duì)應(yīng)用檔案解決實(shí)際問題、開展歷史研究的興趣和能力。三是設(shè)立檔案宣傳專欄，將檔案工作、館藏內(nèi)容定期向公眾介紹，還可組織師生員工以及校外相關(guān)人士參觀檔案館、聽取館藏介紹、觀看電腦查檔演示圖等，讓公眾熟悉、了解高校檔案館，進(jìn)一步提高檔案館的開放度。
　　搞好檔案的開放：檔案的開放，就是在無(wú)損于國(guó)家和個(gè)人利益的前提下，將檔案向社會(huì)公眾開放，最大限度地體現(xiàn)檔案的價(jià)值，發(fā)揮檔案的作用。開放時(shí)一定要嚴(yán)格依照《檔案法》及有關(guān)法規(guī)，認(rèn)真篩選，審慎鑒定，符合開放條件的檔案必須向社會(huì)開放，另外，還要做好開放檔案的宣傳工作，通過發(fā)布公告等方式，向社會(huì)公眾公布開放檔案目錄，介紹開放檔案內(nèi)容，以便社會(huì)公眾知曉，為開放檔案創(chuàng)造條件。
　　加強(qiáng)編研工作：編研工作是開發(fā)館藏檔案信息資源的重要手段，編研水平的高低，直接影響檔案館社會(huì)功能的發(fā)揮。從目前各高校實(shí)際工作來(lái)看，一是要加強(qiáng)編研力量，增加人、財(cái)、物的投入，為編研工作的開展創(chuàng)造良好的條件。二是提高編研質(zhì)量，編出具有較高使用價(jià)值、實(shí)用性強(qiáng)、大眾化的易于傳播的史料。
　　開發(fā)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能：利用計(jì)算機(jī)高效、準(zhǔn)確的性能，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索，同時(shí)建立信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。高校檔案館應(yīng)盡快加入公共信息網(wǎng)絡(luò)，使檔案信息的利用具有更廣泛的社會(huì)性，最大限度地發(fā)揮高校檔案館的社會(huì)功能。
　　2.2創(chuàng)建高校檔案（圖書）館文化事業(yè)機(jī)構(gòu)保障體系
　　法律政策保障。檔案館文化性的發(fā)揮，首先取決于國(guó)家政策的保障?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》第二章第八條明確規(guī)定“中央和縣級(jí)以上地方各級(jí)各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)?！睆亩?，賦予檔案館文化性的法律保障，而各級(jí)各類檔案館文化功能的具體架構(gòu)，還須相應(yīng)的各級(jí)政府予以政策上的扶持。如在制定高校發(fā)展戰(zhàn)略時(shí)，要切實(shí)地將檔案館作為不可或缺的重要組成部分納入其中，并予以經(jīng)濟(jì)上的扶持和必要的政策傾斜。此外，隨著社會(huì)形勢(shì)的不斷發(fā)展變化，逐步修訂和完善符合時(shí)代要求的法律、法規(guī)和政策，為檔案館開展公共服務(wù)提供有力的法律支持和政策保障。
　　思想觀念保障。更新觀念，增強(qiáng)檔案的開放和服務(wù)意識(shí)，擺脫檔案館傳統(tǒng)的“衙門”或“機(jī)要重地”的影響，實(shí)現(xiàn)檔案館文化性的思想定位，是檔案館走出“象牙塔”、融入社會(huì)、與社會(huì)大文化合流的必由之路。
　　管理者素質(zhì)保障。檔案事業(yè)要適應(yīng)社會(huì)的需要，抓檔案教育，抓人才培養(yǎng)是永恒的主題。此外，檔案工作者還要有崇高的敬業(yè)精神和良好的職業(yè)道德，這需要檔案館工作人員對(duì)自身所從事的職業(yè)要從心底由衷的熱愛。只有這樣才會(huì)從主觀上增強(qiáng)提高自身文化素質(zhì)、思想政治素質(zhì)的自覺性，使自己成為一個(gè)真正的“文化人”。
　　2.3改善高校檔案館工作服務(wù)方式
　　隨著社會(huì)文明程度以及國(guó)民文化程度的不斷提高，大眾的休閑時(shí)間逐漸的多了起來(lái)，休閑制度和休閑理念在我國(guó)逐步地得以建立和完善。由于國(guó)民的整體素質(zhì)不斷提高，人們對(duì)于信息的價(jià)值認(rèn)識(shí)就會(huì)比較深刻，就能夠善于運(yùn)用各種獲取信息的手段，并逐漸使整個(gè)社會(huì)把利用檔案信息視為日常生活中不可缺少的一部分，成為人們不可或缺的休閑場(chǎng)所。營(yíng)造高校檔案館休閑利用氛圍，應(yīng)從以下幾方面考慮：
　　應(yīng)將檔案館建于遠(yuǎn)離高校機(jī)關(guān)、易于師生員工以及廣大公眾接近的地方。
　　檔案館要加強(qiáng)內(nèi)部管理，做到“內(nèi)緊外松”，營(yíng)造休閑寬松的場(chǎng)館氛圍。
　　利用雙休日、節(jié)假日向公眾開放，讓不同層次的人有機(jī)會(huì)到檔案館來(lái)。
　　變被動(dòng)索取的靜態(tài)服務(wù)方式，為主動(dòng)提供的動(dòng)態(tài)服務(wù)方式。
　　總之，檔案館這個(gè)曾經(jīng)神秘而機(jī)要的地方，如今正以不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)走向大眾，只要我們能夠積極地思考，合理地創(chuàng)新，充分發(fā)揮檔案和檔案館的優(yōu)勢(shì)，把整個(gè)社會(huì)和全體公民看作是自己的服務(wù)對(duì)象，不斷創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，增強(qiáng)信息開發(fā)服務(wù)功能，擴(kuò)大窗口利用服務(wù)的領(lǐng)域，正確認(rèn)識(shí)并大力弘揚(yáng)檔案館的社會(huì)性、文化性以及休閑功能，就能夠創(chuàng)建起高效、便捷的現(xiàn)代化公共服務(wù)體系，以滿足社會(huì)各階層人士多樣的需求，更好地為人類的政治、經(jīng)濟(jì)、科教、文化、教育服務(wù)。