人事檔案是一個人思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)及成長過程的歷史記錄和真實(shí)寫照，在社會發(fā)展的不同歷史時期都發(fā)揮了重要的作用。隨著經(jīng)濟(jì)體制改革和人事制度改革的不斷深入，人事檔案管理工作也出現(xiàn)了許多新情況、新問題。為提高人事檔案管理水平，開發(fā)檔案本身所具有的潛在價值，使檔案更好地為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，傳統(tǒng)的人事檔案管理體制必須進(jìn)行改革。
　　一、當(dāng)前人事檔案管理的現(xiàn)狀
　　1.人事檔案存在多頭管理。從現(xiàn)行管理體制看，人事檔案有的由組織人事部門管理，有的由勞動部門管理，有的存放在高?；蚪逃鞴懿块T，有的存放在各級人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。由于沒有形成統(tǒng)一、規(guī)范的管理體系，使得人事檔案在管理上各自為政，各謀所圖，出現(xiàn)了把人事檔案看作單位私有財產(chǎn)，隨意扣壓人事檔案以阻止人才正常流動，或在與當(dāng)事人產(chǎn)生各種爭議和糾紛時，利用人事檔案管理權(quán)隨意添加或抽減檔案材料等現(xiàn)象，給人才本身造成了不良后果。
　　2.“棄檔族”越來越多。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，傳統(tǒng)的人力資源分配制度已逐漸被聘用制所替代，用人單位看重的是能力，而不是資歷，加之轉(zhuǎn)檔手續(xù)繁瑣，導(dǎo)致很多人在流動或工作轉(zhuǎn)換中放棄檔案。這種現(xiàn)象在沿海經(jīng)濟(jì)地區(qū)尤為明顯，多數(shù)人認(rèn)為人事檔案在他們求職及職業(yè)發(fā)展中作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越不重視檔案。據(jù)統(tǒng)計(jì)，全國各級人才交流中心保存的人事檔案中，至少有60多萬份與主人失去聯(lián)系，時間最長的達(dá)十幾年之久。
　　3.非公企業(yè)不重視人事檔案。與部分人自動拋棄檔案相對應(yīng)的是許多非公企業(yè)并不關(guān)心職工人事檔案，企業(yè)認(rèn)為，用人機(jī)制越來越靈活，考察檔案不如考察現(xiàn)實(shí)的人，因此只看重職工的工作業(yè)績，不太關(guān)注職工的檔案信息，也不為職工積累個人資歷、品德能力、職業(yè)信用、個性特點(diǎn)等重要檔案資料，導(dǎo)致記錄斷檔，給職工的工作生活造成不必要的麻煩。
　　4.人事檔案的嚴(yán)肅性和唯一性受到挑戰(zhàn)。正常情況下一個人只能有一份人事檔案，但一些地方或單位為了吸引那些被“捆住”的高級人才采取重新建檔的辦法，自己給員工重建一套“人事檔案”，從而確立其勞動關(guān)系，使原有檔案成為死檔。更有甚者通過在檔案中偽造履歷、入黨和學(xué)歷等材料，弄虛作假，以檔謀私。
　　二、造成人事檔案管理現(xiàn)狀的原因分析
　　1.管理機(jī)制不活。傳統(tǒng)的人事檔案管理所體現(xiàn)的是一種以計(jì)劃管理為核心，采取內(nèi)外有別、檔隨人走、不對個人公開的封閉式管理機(jī)制。這種管理機(jī)制在社會轉(zhuǎn)型期人事檔案管理的實(shí)踐中已經(jīng)暴露出種種問題，并且已經(jīng)影響到人事檔案的生存和發(fā)展。
　　2.管理方式滯后。目前人事檔案資料的收集還是傳統(tǒng)的“你送我就裝”的工作程序，由于相關(guān)部門溝通不暢，使檔案材料得不到及時更新和補(bǔ)充，信息不全，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)，影響了檔案的利用價值。另外只局限于“看堆式”管理，不注重信息的開發(fā)和分析，現(xiàn)代化管理水平不高，滯后于人事制度改革的過程。
　　3.缺乏有效監(jiān)督。隨著法制化進(jìn)程的加快，國家逐步完善了《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》等制度，但由于人事檔案管理的特殊性，這些制度在具體執(zhí)行過程中，缺乏有效的監(jiān)督手段，導(dǎo)致個別人弄虛作假，降低了人事檔案的真實(shí)性和權(quán)威性。
　　4.管理費(fèi)用過高。我國各級人才交流服務(wù)中心對人事代理的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)是每年240元到600元不等，這種商業(yè)化運(yùn)行模式與人事檔案管理部門的公共服務(wù)性質(zhì)相違背，過高的托管費(fèi)給企業(yè)以及就業(yè)尚不穩(wěn)定或低收入的人員都帶來不小的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，這也是造成眾多“棄檔族”拋棄檔案的原因之一。
　　三、改革當(dāng)前人事檔案管理的幾點(diǎn)思考
　　人事檔案雖小，但關(guān)系到千百萬勞動者的切身利益，關(guān)系到我國人事制度改革的進(jìn)一步深入，關(guān)系到人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的具體實(shí)施，所以必須對當(dāng)前的人事檔案管理體制進(jìn)行改革。
　　1.建立統(tǒng)一、獨(dú)立的管理體系。成立獨(dú)立的政府所屬的人事檔案管理中心，進(jìn)一步明確其公共服務(wù)性質(zhì)，形成人事檔案管理的公共服務(wù)體系和人才流動社會化服務(wù)體系，加強(qiáng)除公務(wù)員以外的人事檔案的統(tǒng)一管理，維護(hù)檔案的嚴(yán)肅性和真實(shí)性，以機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性確保檔案內(nèi)容在用人單位和當(dāng)事人之間存在的客觀公正性。
　　2.實(shí)行“無償管理、有償服務(wù)”的運(yùn)行機(jī)制。所謂“無償管理、有償服務(wù)”，就是將人事檔案管理所需成本納入各級財政預(yù)算，由政府提供比較充分的資金保障，但在向個人、用人單位和社會有關(guān)方面提供檔案信息服務(wù)時，收取合理費(fèi)用。通過有償服務(wù)，有效促進(jìn)人事檔案信息資源的開發(fā)利用工作，提高人事檔案管理部門的信息服務(wù)品質(zhì)和服務(wù)能力。
　　3.完善內(nèi)容，加強(qiáng)監(jiān)督。一方面，定期修改人事檔案入檔標(biāo)準(zhǔn)，入檔材料的范圍應(yīng)與時俱進(jìn)、科學(xué)設(shè)置，使人事檔案真正成為個人行為的客觀真實(shí)記錄，真正成為用人單位廣納賢才的依據(jù)。另一方面，建立異地核查、辦事公開等制度，加強(qiáng)對檔案的收集、整理、利用、轉(zhuǎn)遞等各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督，確保人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性。
　　4.推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)。充分利用現(xiàn)代電子技術(shù)、通訊技術(shù)等手段，建立一套自上而下、獨(dú)立的人事檔案管理信息系統(tǒng)，形成電子、紙質(zhì)雙套檔案，相輔相成，相互印證，建立高級人才信息庫和流動人員信息庫，在確保信息安全的前提下，開通信息綠色通道，實(shí)現(xiàn)人才資源共享，為各級政府的宏觀決策提供準(zhǔn)確的人事人才數(shù)據(jù)和信息服務(wù)。