摘要：督辦工作是高校辦公室的一項(xiàng)重要職能，是推進(jìn)學(xué)校工作任務(wù)落實(shí)的重要環(huán)節(jié)。文章通過(guò)對(duì)當(dāng)前高校辦公室督辦工作的職能范圍和運(yùn)行狀況的分析，就當(dāng)前存在的不足之處提出了進(jìn)一步做好督辦工作的方向，并就在督辦工作中引入信息化手段進(jìn)行了詳細(xì)闡述。
　　關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；辦公室；督察督辦
　　
　　高校辦公室作為學(xué)校綜合協(xié)調(diào)部門(mén)，承擔(dān)著協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)推動(dòng)各項(xiàng)工作任務(wù)落實(shí)的職責(zé)，同時(shí)也是學(xué)校各方面信息的樞紐，承擔(dān)著上情下達(dá)和下情上達(dá)的重要責(zé)任。辦公室的重要工作內(nèi)容之一就是對(duì)學(xué)校布置的重要任務(wù)進(jìn)行督辦。抓好督辦工作，更好地服務(wù)于學(xué)校人才培養(yǎng)和科學(xué)研究等核心任務(wù)是提高辦公室服務(wù)職能、提升學(xué)校行政辦公效率的重要著力點(diǎn)。
　　一、高校督辦工作的職能范圍
　　所謂督辦，主要是指對(duì)交由下級(jí)部門(mén)辦理的學(xué)校工作和校領(lǐng)導(dǎo)批示事項(xiàng)辦理情況的督促工作。［1］根據(jù)實(shí)際工作情況，高校的督察督辦工作主要包括上級(jí)重要文件和會(huì)議精神的貫徹落實(shí)，學(xué)校工作規(guī)劃、年度計(jì)劃、重要文件、重要規(guī)章制度和重要決定事項(xiàng)的貫徹落實(shí)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重要批示、交辦事項(xiàng)的落實(shí)，校黨委會(huì)議決定、校長(zhǎng)辦公會(huì)決定、校領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)的其他專(zhuān)門(mén)會(huì)議的決議和決定的落實(shí)情況，校領(lǐng)導(dǎo)批示、需要督查的各單位、部門(mén)的請(qǐng)示、報(bào)告辦理情況及基層要求幫助解決的有關(guān)問(wèn)題的落實(shí)情況，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示的群眾、學(xué)生和教職工的來(lái)信、來(lái)訪等有關(guān)事項(xiàng)的落實(shí)和催辦，以及其他有關(guān)工作的貫徹落實(shí)情況。從內(nèi)容上看，納入督辦的事項(xiàng)多是急事、難事，按照正常的辦事流程和要求可能都是無(wú)法解決的問(wèn)題，因此在推進(jìn)督辦事項(xiàng)落實(shí)中就更要注重執(zhí)行有力、切合實(shí)際、流程規(guī)范，才能保證督辦任務(wù)的順利完成。
　　二、高校督辦工作的要求
　　高等院校承擔(dān)著人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和社會(huì)服務(wù)的重要職責(zé)，匯聚了相關(guān)領(lǐng)域高水平的師資隊(duì)伍，呈現(xiàn)出智力密集、人才密集的特征，從其本身特性講是一個(gè)學(xué)術(shù)組織，如何通過(guò)督辦工作提高高校這樣一個(gè)學(xué)術(shù)組織的行政管理效率，這就要求高校辦公室在督辦中既要考慮一般督辦工作的要求，同時(shí)還要充分結(jié)合高校實(shí)際情況來(lái)處理問(wèn)題。［2］具體來(lái)講要滿足以下幾方面要求。
　　1.要從體系上保證督辦工作的嚴(yán)肅性。督辦工作作為實(shí)施管理的關(guān)鍵一環(huán)，具有較強(qiáng)的指令性特點(diǎn)，執(zhí)行的效果直接關(guān)系到整體管理效能和水平，執(zhí)行效果不好可能會(huì)直接影響到學(xué)校要求在教職工中的公信力。因此，對(duì)于督辦工作從內(nèi)容上要注意，督辦事項(xiàng)一般應(yīng)是已經(jīng)明確的上級(jí)要求和領(lǐng)導(dǎo)決策，納入督辦的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)是對(duì)于整體工作的推進(jìn)具有關(guān)鍵性、全局性影響的重要工作；從工作規(guī)范上，應(yīng)當(dāng)建立明確的督辦工作規(guī)范要求，并嚴(yán)格按照規(guī)范要求執(zhí)行，從執(zhí)行規(guī)程上維護(hù)督辦的嚴(yán)肅性。
　　2.督辦事項(xiàng)要責(zé)任明確。督辦工作要明確三個(gè)主體，即執(zhí)行主體、督查主體和監(jiān)控主體。其中執(zhí)行主體就是被督辦單位或人員，如果主體是單位，也要明確其負(fù)責(zé)人為督辦的直接責(zé)任人。督查主體是代表學(xué)校執(zhí)行督辦職責(zé)的單位，一般為學(xué)校辦公室或?qū)W校黨委辦公室，定期了解工作推進(jìn)情況，并有義務(wù)幫助執(zhí)行主體協(xié)調(diào)相關(guān)單位，確保任務(wù)的順利推進(jìn)。監(jiān)控主體一般為主管執(zhí)行主體的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，督查主體和執(zhí)行主體均有義務(wù)及時(shí)向監(jiān)控主體匯報(bào)督辦事項(xiàng)推進(jìn)情況。以上三方明確的責(zé)任、義務(wù)是督辦工作順利進(jìn)行的重要保證。
　　3.督辦任務(wù)要具備可執(zhí)行性。在確定督辦任務(wù)過(guò)程中需要根據(jù)上級(jí)指示或領(lǐng)導(dǎo)決策進(jìn)一步明晰任務(wù)要求，許多情況下一項(xiàng)督辦工作可能涉及多個(gè)部門(mén)，并且需要每個(gè)部門(mén)按照時(shí)序完成各自負(fù)責(zé)的相應(yīng)工作，才能實(shí)現(xiàn)整體工作的落實(shí)。因此，在下達(dá)督辦任務(wù)前，對(duì)于督辦的事項(xiàng)要認(rèn)真調(diào)研，無(wú)論是上級(jí)要求、會(huì)議決定，還是領(lǐng)導(dǎo)指示，辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手和學(xué)校的信息中樞，都要就督辦事項(xiàng)的形成過(guò)程、實(shí)施環(huán)境和可能的影響因素進(jìn)行認(rèn)真調(diào)研。在此基礎(chǔ)上，進(jìn)行合理分工，并積極協(xié)調(diào)組織，確保督辦任務(wù)的落實(shí)。
　　4.督辦要與考核相關(guān)聯(lián)。督辦事項(xiàng)經(jīng)常是作為一項(xiàng)單獨(dú)的工作提出來(lái)的，并要求執(zhí)行部門(mén)在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)積極落實(shí)。督辦工作由于其臨時(shí)性，未列入學(xué)校的年度工作任務(wù)中，也就沒(méi)有納入考核體系，作為落實(shí)主體可能存在著落實(shí)任務(wù)積極性不高、主動(dòng)性不夠的問(wèn)題。因此，應(yīng)當(dāng)將督辦任務(wù)及時(shí)納入對(duì)年度工作任務(wù)的考核中，由督辦部門(mén)和考核部門(mén)共同對(duì)落實(shí)情況進(jìn)行檢查，從機(jī)制上解決主動(dòng)性不足和管理不順暢的問(wèn)題。
　　5.督辦進(jìn)展要及時(shí)反饋。督辦工作要建立起反饋機(jī)制，有些督辦任務(wù)屬于一次性任務(wù)，在相對(duì)不長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)完成后及時(shí)向督辦部門(mén)進(jìn)行反饋，并上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)即可。但有些任務(wù)完成時(shí)間較長(zhǎng)，或涉及多個(gè)部門(mén)并具有時(shí)序協(xié)作關(guān)系。對(duì)應(yīng)于不同情況，相關(guān)部門(mén)在完成任務(wù)后，應(yīng)按照一定時(shí)間順序安排向督辦部門(mén)反饋進(jìn)展情況，督辦部門(mén)也有責(zé)任及時(shí)溝通了解，并協(xié)助主辦部門(mén)協(xié)調(diào)解決落實(shí)中的問(wèn)題。
　　三、發(fā)揮信息化手段在督辦工作中的作用
　　高校督辦工作的基本程序一般分為擬辦、立項(xiàng)、交辦、催辦、辦結(jié)、反饋和歸檔七個(gè)環(huán)節(jié)，主要載體是《督查督辦工作通知書(shū)》和《催辦單》。［3］在實(shí)際工作中，多是以《督查督辦工作通知書(shū)》下達(dá)督辦任務(wù)，在任務(wù)落實(shí)中，通過(guò)一次或多次下達(dá)《催辦單》來(lái)了解督辦事項(xiàng)的運(yùn)行情況和辦理情況。這種方式存在著許多弊端。一是僅適合于單線程工作方式，對(duì)于多部門(mén)就一件事協(xié)調(diào)推進(jìn)的工作難以及時(shí)掌控和下達(dá)任務(wù)。二是時(shí)間效率差，《催辦單》僅能夠定期下達(dá)或根據(jù)進(jìn)展情況在某時(shí)刻點(diǎn)下達(dá)并反饋，無(wú)法及時(shí)了解進(jìn)展情況。三是不利于協(xié)調(diào)溝通，由于所有程序文件僅通過(guò)當(dāng)前公文管理體系下達(dá)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門(mén)間共同關(guān)注進(jìn)度，及時(shí)提供支持的需要，不利于協(xié)調(diào)溝通。
　　鑒于當(dāng)前督辦工作方式的不足，中國(guó)民航大學(xué)考慮應(yīng)用信息化手段創(chuàng)新督辦工作機(jī)制，提高了督辦工作效率。我校主要通過(guò)在辦公信息系統(tǒng)平臺(tái)上建立獨(dú)立的督辦系統(tǒng)，對(duì)全校范圍內(nèi)的督辦任務(wù)進(jìn)行管理，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的運(yùn)行取得了良好的效果。下面從該系統(tǒng)建設(shè)中核心的問(wèn)題進(jìn)行闡述。
　　1.督辦中角色的定位。在對(duì)督辦工作流程進(jìn)行分析后，我們認(rèn)為督辦系統(tǒng)中應(yīng)當(dāng)包括三方面的人，即落實(shí)督辦任務(wù)的人、行使督辦職能的人、監(jiān)控督辦效果的人，分別在系統(tǒng)中定義為負(fù)責(zé)人、錄入人和監(jiān)控領(lǐng)導(dǎo)。從實(shí)際工作中來(lái)看，在高校中一般是對(duì)應(yīng)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人、辦公室人員和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。在系統(tǒng)中對(duì)于三方面人員賦予的權(quán)力分別是：負(fù)責(zé)人能夠根據(jù)督辦要求就進(jìn)展情況進(jìn)行定期反饋，錄入人能夠及時(shí)監(jiān)督督辦事項(xiàng)推進(jìn)情況并根據(jù)工作要求設(shè)定督辦的相關(guān)要求，監(jiān)控領(lǐng)導(dǎo)能夠及時(shí)看到負(fù)責(zé)人的反饋信息，并能夠就進(jìn)展情況作出批示。從三者關(guān)系上看，形成了布置、執(zhí)行與監(jiān)督的三方關(guān)系，應(yīng)當(dāng)是比較合理的關(guān)系組合。
　　2.督辦中流程的制定。由于信息化手段帶來(lái)處理效率的提升，將原來(lái)擬辦、立項(xiàng)、交辦、催辦、辦結(jié)、反饋和歸檔七個(gè)環(huán)節(jié)，通過(guò)流程優(yōu)化，減少為以下四個(gè)環(huán)節(jié)。
　　一是擬辦階段。在學(xué)校作出重大決策、重要工作部署之后，或接到學(xué)校黨委、行政和黨政領(lǐng)導(dǎo)同志的指示、交辦事項(xiàng)之后，學(xué)校辦公室要進(jìn)行充分的調(diào)研，并在此基礎(chǔ)上提出督辦事項(xiàng)的承辦單位、承辦時(shí)限和工作要求等，提請(qǐng)相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審定。擬辦階段主要是明確任務(wù)和調(diào)研情況，是督辦開(kāi)始之前的準(zhǔn)備階段。
　　二是立項(xiàng)交辦階段。對(duì)于確定立項(xiàng)的督辦事項(xiàng)，正式進(jìn)入督辦系統(tǒng)的信息化平臺(tái)進(jìn)行流轉(zhuǎn)。首先是由辦公室負(fù)責(zé)督辦事務(wù)的人員啟建督辦單，一個(gè)督辦事項(xiàng)可能涉及多個(gè)部門(mén)，并且有時(shí)序關(guān)系，因此在督辦單中設(shè)計(jì)了工作任務(wù)的子項(xiàng)，一個(gè)督辦單中可以包括若干個(gè)子項(xiàng)，每個(gè)子項(xiàng)均有負(fù)責(zé)人。這種設(shè)計(jì)的優(yōu)點(diǎn)在于避免了往常督辦事務(wù)下達(dá)中設(shè)有牽頭部門(mén)和協(xié)辦部門(mén)，而二者之間有時(shí)會(huì)有責(zé)任不清、要求不明、影響工作落實(shí)的情況發(fā)生。
　　三是辦理階段。在督辦單生成階段即設(shè)定了要求責(zé)任部門(mén)反饋意見(jiàn)的頻率周期，時(shí)限從每天到每月不等。責(zé)任部門(mén)應(yīng)根據(jù)要求定期反饋，在完成后提交結(jié)束申請(qǐng)，由下達(dá)督辦任務(wù)的部門(mén)根據(jù)完成情況決定該項(xiàng)督辦任務(wù)是否可以結(jié)束。在督辦事項(xiàng)辦理期間，監(jiān)控領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)進(jìn)度情況進(jìn)行批示，提出進(jìn)一步要求；督辦部門(mén)也可以根據(jù)進(jìn)展?fàn)顩r修訂反饋周期或提出更為詳細(xì)的要求，但都只能就督辦單下的任務(wù)進(jìn)行修改，不能對(duì)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)確定的督辦任務(wù)進(jìn)行更改。
　　四是反饋歸檔階段。對(duì)于辦理完畢的督辦任務(wù)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)反饋到相關(guān)部門(mén)，同時(shí)還應(yīng)分發(fā)到有關(guān)部門(mén)進(jìn)行通氣，以便于相關(guān)工作的開(kāi)展。在系統(tǒng)中對(duì)于辦結(jié)的督辦單設(shè)計(jì)了分發(fā)環(huán)節(jié)，同時(shí)對(duì)于被分發(fā)到的人員均能夠隨時(shí)查詢到督辦單，便于歸檔后查閱。
　　3.督辦系統(tǒng)執(zhí)行的效果分析。通過(guò)信息化手段建立的督辦系統(tǒng)在經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的運(yùn)行后呈現(xiàn)出相對(duì)既有督辦公文系統(tǒng)難以比擬的優(yōu)勢(shì)。主要表現(xiàn)在以下三方面：一是增加了透明度，從督辦單的創(chuàng)建，任務(wù)的安排，到辦理過(guò)程中的定期反饋，無(wú)論是督辦人員、各項(xiàng)任務(wù)的執(zhí)行人員還是監(jiān)控領(lǐng)導(dǎo)均能夠隨時(shí)查閱，不必拘于原有紙質(zhì)文件的流轉(zhuǎn)，使整個(gè)督辦過(guò)程在玻璃窗內(nèi)透明運(yùn)行，從一個(gè)側(cè)面也督促了各項(xiàng)任務(wù)責(zé)任部門(mén)加快工作落實(shí)；二是提高了執(zhí)行力，督辦單在創(chuàng)建時(shí)明確了任務(wù)要求，設(shè)定了反饋的周期，并且置于相關(guān)方的共同視線之下，避免了先前督辦人員和責(zé)任部門(mén)間可能由于面子、人情等造成推進(jìn)緩慢的問(wèn)題；三是增強(qiáng)了規(guī)范性，督辦系統(tǒng)的建立是基于學(xué)校督辦管理辦法和流程，通過(guò)信息化手段將規(guī)范流程和要求固化下來(lái)，無(wú)論是哪一方也不能夠逾越流程要求，使得整個(gè)督辦體系更為規(guī)范。
　　督辦工作是學(xué)校行政管理的重要一環(huán)，通過(guò)信息化手段提高督辦工作的執(zhí)行效率、透明度和規(guī)范性，對(duì)于提高行政效能發(fā)揮了重要作用，從實(shí)際運(yùn)行來(lái)看也取得了非常好的效果，具備良好的推廣價(jià)值。
　　參考文獻(xiàn)：
　?。?］ 汪克強(qiáng).關(guān)于做好新形勢(shì)下高校督辦工作的思考［J］.合肥教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2001，（4）.
　　［2］ 李洪波.淺談高校辦公室督查督辦工作［J］.黑龍江教育，2007，（7）.
　?。?］ 巨維博.高校辦公室督辦工作的實(shí)踐與思考［J］.西北工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2006，（1）.