西南大學(xué)政治與公共管理學(xué)院 平思情

當(dāng)前，企事業(yè)單位及社會團(tuán)體組織中“會山文?！爆F(xiàn)象普遍存在。會議質(zhì)量不高、會議效率低下成為制約組織提高工作效率的重要障礙。秘書人員作為會議籌備和組織工作的主體人員，對于提高會議質(zhì)量發(fā)揮著重要的作用。

一、秘書會議工作概述

（一）秘書工作內(nèi)容

秘書的工作可以概括為六個字，即辦文、辦事、辦會。辦文、辦會、辦事，是秘書人員必須具備的三大工作能力。會議工作本身又包含了辦文和辦事，是一項綜合性很強(qiáng)的工作，對秘書人員的能力有很高的要求。

（二）會議工作內(nèi)容

1、會議的涵義

會議就是三個人以上，聚合在一起，就某個問題進(jìn)行討論或解決。通常，召開會議需要一定的時間，在一定的地點，正式的會議還要冠以能反映會議內(nèi)容、性質(zhì)、人員、時間、地點等完整而確切的名稱。

2、會議的組織

會議要想取得預(yù)期效果，必須要有會前的準(zhǔn)備，會中、會后各種必要的支持和服務(wù)工作。

二、秘書提高會議質(zhì)量所需的工作程序

根據(jù)整體性原理，一個高質(zhì)量的精品會議，需要會前、會中、會后三個環(huán)節(jié)的共同努力。只有會前充分準(zhǔn)備、會中嚴(yán)密組織、會后認(rèn)真總結(jié)，各個環(huán)節(jié)做到最好，才能保證會議高質(zhì)量、高效率地順利進(jìn)行。

（一）會前充分準(zhǔn)備

為了使會議達(dá)到預(yù)期的效果，秘書事前要做好充分的準(zhǔn)備。會前準(zhǔn)備不充分，會議倉促進(jìn)行，不僅會影響會議效果，而且會引起領(lǐng)導(dǎo)對秘書工作的不滿。

1、制定完備的會議籌備方案

會議的籌備方案首先應(yīng)該確定會議的名稱、時間、地點、主持人、與會者、議題六個要素。其次，會議所需文件材料、會場布置、負(fù)責(zé)部門、與會者食宿等內(nèi)容都要列入方案。會議籌備方案越具體、越清晰，具體的會務(wù)工作就會做得越好，會議中就會出現(xiàn)越少的漏洞。另外，詳細(xì)具體的會議成本預(yù)算必不可少。

2、設(shè)立相應(yīng)的會議籌備機(jī)構(gòu)

任何會議的組織都需要相關(guān)人員來準(zhǔn)備。一般來說，小型會議只需設(shè)置會務(wù)組；大型的會議要設(shè)立秘書處，下設(shè)會務(wù)組、后勤組等多個工作班子。

3、確定精當(dāng)?shù)臅h議題

任何會議都要解決一定的問題，達(dá)到某一目標(biāo)，這就是會議議題所在。會議議題一般有領(lǐng)導(dǎo)提出，也可由秘書部門征求有關(guān)部門意見后提出，報領(lǐng)導(dǎo)審批決定。

秘書在整理議題時，一方面要將收集到的議題經(jīng)過篩選擬定幾個較好的議題；另一方面，在報送領(lǐng)導(dǎo)審批前，對于擬定的議題要提供議題討論的先后順序。議題確定后，秘書人員要就有關(guān)議題準(zhǔn)備必要資料，供領(lǐng)導(dǎo)決策時參考。

4、發(fā)送及時的會議通知

會議議題確定后，秘書人員即可起草會議通知，或口頭通知開會，確定并通知開會對象。會議通知要把會議的時間、地點、對象、議題內(nèi)容和注意事項通知給有關(guān)單位和個人，以便與會人員早做好工作安排和思想準(zhǔn)備。

（二）會間嚴(yán)密組織

會間工作，指的是會議從開始到結(jié)束期間秘書人員應(yīng)做的工作，包括會場的服務(wù)與組織、會議信息的收集與編發(fā)、會議形成文件的起草等工作，是考察秘書會前準(zhǔn)備工作質(zhì)量的最直接的方式。會間工作出現(xiàn)任何差錯，都會影響整個會議的效果。在會場中，要服務(wù)周到、組織有序，場外安排合理、考慮周全。

（三）會后認(rèn)真總結(jié)

會議結(jié)束，并不意味著會后工作的完成。會議結(jié)束后，秘書人員還有很多工作要做。

1、有條不紊的會后事務(wù)

會議結(jié)束后，一方面，秘書人員要做好會場清理工作；另一方面，秘書人員要將安排好與會人員的離會事宜，比如：送行交通工具、住宿結(jié)賬等。同時，秘書人員還要盡快做好整個會議的財務(wù)決算工作，將具體會議開支提交領(lǐng)導(dǎo)審核，報財務(wù)部門結(jié)賬。

2、客觀全面的會議總結(jié)

進(jìn)行會議總結(jié)有兩個目的，一是對會務(wù)工作整體情況進(jìn)行總結(jié)，找出經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后會議組織工作提供參考和借鑒；二是通過書面報告的形式，將會議具體情況向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。因而，會議結(jié)束后，秘書人員要及時召開會后總結(jié)會議，分析會議效果，做出客觀全面、實事求是的會議總結(jié)。

3、規(guī)范整齊的資料歸檔

會議結(jié)束后，秘書人員要將有關(guān)會議的材料，包括會議籌備材料、會議期間形成的材料、會后總結(jié)材料，收集齊全，整理立卷，交給檔案部門保存。

三、秘書提高會議質(zhì)量所需的職業(yè)素養(yǎng)

提高會議質(zhì)量，除了需要秘書人員在組織會議的工作程序上做到盡善盡美，還需要秘書人員具備一定的職業(yè)素質(zhì)與修養(yǎng)。作為一個秘書，需要如下素質(zhì)：統(tǒng)籌全局的意識；靈活應(yīng)變的能力；認(rèn)真負(fù)責(zé)的品質(zhì)。

[1]符麗莉,許康，張成偉.淺論行政機(jī)關(guān)會議秘書工作[J].企業(yè)家天地，2006；6:62—63

[2]郝懿.秘書如何提高辦會能力[J].人力資源開發(fā)，2008；19:167

[3]陸瑜芳.秘書學(xué)概論（第二版）[M].上海：復(fù)旦大學(xué)出版社,2005；12