中國(guó)廣播電視國(guó)際經(jīng)濟(jì)技術(shù)合作總公司 楊曉苑

基于E-CELL、U8、UR的企業(yè)全面預(yù)算管理模式探討

中國(guó)廣播電視國(guó)際經(jīng)濟(jì)技術(shù)合作總公司 楊曉苑

全面預(yù)算已成為企業(yè)做大做強(qiáng)、精細(xì)化管理過(guò)程中必不可缺的管理工具。但是由于全面預(yù)算工具本身的復(fù)雜性，必然對(duì)預(yù)算信息化軟件的多維性、財(cái)務(wù)的智能化程度和靈活性以及可拓展性有很高的要求。目前預(yù)算信息化軟件仍處于探索完善階段，多數(shù)企業(yè)仍處于利用EXCEL編制和管理全面預(yù)算階段，信息不能共享、預(yù)算無(wú)法自動(dòng)跟蹤分析控制、安全性不高、協(xié)調(diào)性不強(qiáng)等缺點(diǎn)和不足明顯，企業(yè)難以充分發(fā)揮全面預(yù)算的管理作用。本文分析全面預(yù)算管理特點(diǎn)，介紹了E-CELL、U8、UR三個(gè)軟件產(chǎn)品的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，提出了基于E-CELL、U8、UR的企業(yè)全面預(yù)算管理模式。

全面預(yù)算 預(yù)算管理 信息化 用友軟件

一、引言

隨著企業(yè)全面預(yù)算管理實(shí)施工作的推進(jìn)，許多財(cái)務(wù)管理和ERP管理軟件都開(kāi)發(fā)了預(yù)算管理的模塊和功能。它可以提高由下而上或由上而下的預(yù)算編制工作的可靠性、效率和速度，從而精簡(jiǎn)了復(fù)雜、分散的預(yù)算編制、計(jì)劃和預(yù)測(cè)流程，具有較強(qiáng)的預(yù)算分析能力及靈活的計(jì)劃能力。有的還實(shí)現(xiàn)了全面預(yù)算管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的對(duì)接，使全面預(yù)算數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)能夠共享，全面預(yù)算管理系統(tǒng)能夠自動(dòng)從財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)提取所需數(shù)據(jù)，并自動(dòng)進(jìn)行預(yù)算差異分析，在憑證制單時(shí)可以進(jìn)行預(yù)算控制，如當(dāng)某些科目發(fā)生額超出財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)設(shè)定額時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示等。這種編制預(yù)算的方式，自動(dòng)化程度明顯提高，不同級(jí)別的預(yù)算單位能夠協(xié)同完成預(yù)算工作，勞動(dòng)量明顯減輕，提高了全面預(yù)算管理的應(yīng)用效果。

但是，這些預(yù)算管理軟件大都存在著以下的缺點(diǎn)和不足：(1)脫離了業(yè)務(wù)預(yù)算過(guò)程，業(yè)務(wù)部門參與預(yù)算編制的程度不高；(2)合理配置資源的內(nèi)涵和功能不能得到充分體現(xiàn)，大都僅能體現(xiàn)部分ERP制造排產(chǎn)功能；(3)側(cè)重于會(huì)計(jì)（科目）信息，忽略了業(yè)務(wù)內(nèi)容，容易導(dǎo)致預(yù)算和核算的不一致，預(yù)算分析對(duì)比基礎(chǔ)缺失；(4)企業(yè)經(jīng)營(yíng)形勢(shì)千變?nèi)f化，業(yè)務(wù)內(nèi)容年年不同，加上滾動(dòng)預(yù)算、彈性預(yù)算等需求，預(yù)算管理軟件相對(duì)缺乏足夠的靈活性；(5)“預(yù)算科目控制”本質(zhì)還只是“事后控制”，不能做到“事前、事中控制”，全面預(yù)算管理的核心控制地位不能得到充分體現(xiàn)；(6)預(yù)算分析對(duì)比功能不強(qiáng)，不能滿足預(yù)算全面控制和績(jī)效考評(píng)的需要。

二、關(guān)于E-CELL、U8、UR的企業(yè)全面預(yù)算管理模式探討

通過(guò)對(duì)全面預(yù)算管理工作的摸索以及對(duì)用友相關(guān)軟件的學(xué)習(xí)運(yùn)用，本文提出了基于E-CELL、U8、UR的企業(yè)全面預(yù)算管理模式，即“以E-CELL進(jìn)行預(yù)算編制、以U8作為預(yù)算執(zhí)行系統(tǒng)、以UR進(jìn)行預(yù)算分析對(duì)比”的全面預(yù)算管理模式。具體流程如下圖1所示。

1、E-CELL在預(yù)算編制中的運(yùn)用探討

E-CELL在預(yù)算編制時(shí)主要實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：(1)預(yù)算數(shù)據(jù)采集表的設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)錄入；(2)預(yù)算數(shù)據(jù)的審批；(3)預(yù)算數(shù)據(jù)的匯總、計(jì)算；(4)從U8系統(tǒng)提取預(yù)算編制參考數(shù)據(jù)，如上年數(shù)等；(5)預(yù)算數(shù)據(jù)修正，如財(cái)務(wù)部門對(duì)預(yù)算數(shù)據(jù)的修正；(6)預(yù)算數(shù)據(jù)在企業(yè)各部門的分解；(7)預(yù)算調(diào)整；(8)預(yù)算報(bào)表生成與查詢（也可以用UR完成）。

在運(yùn)用E-CELL進(jìn)行預(yù)算編制時(shí)需要把握以下幾點(diǎn)：(1)建立與U8系統(tǒng)口徑一致的基礎(chǔ)（共享）數(shù)據(jù)。E-CELL將從U8系統(tǒng)中取數(shù)，而且兩者在UR中要進(jìn)行分析比較，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的一致和共享非常重要。如：部門、人員、科目、項(xiàng)目等。(2)設(shè)計(jì)科學(xué)合理的預(yù)算數(shù)據(jù)采集表，區(qū)分?jǐn)?shù)據(jù)采集表和匯總表，充分發(fā)揮系統(tǒng)的匯總計(jì)算功能。特別是需要計(jì)算的預(yù)算數(shù)據(jù)，比如固定費(fèi)用的分?jǐn)?，要有基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)表。(3)設(shè)計(jì)可視易用的審批流程，體現(xiàn)預(yù)算的審批和資源分配功能。(4)利用版本控制預(yù)算調(diào)整和變化。預(yù)算數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系復(fù)雜，牽一發(fā)而動(dòng)全身，對(duì)預(yù)算調(diào)整應(yīng)該區(qū)分日常調(diào)整和集中調(diào)整。對(duì)于日常調(diào)整，往往無(wú)需調(diào)整預(yù)算整體報(bào)表，可以更新小版本號(hào)（如由A變?yōu)锳’），便于對(duì)預(yù)算部門基于最新預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行比較。對(duì)于集中調(diào)整，一般需要重新編制預(yù)算，預(yù)算報(bào)表也會(huì)有所變化，應(yīng)該更新大版本號(hào)（如由A’變?yōu)锽）。(5)利用版本發(fā)布進(jìn)行多版本預(yù)算比較。企業(yè)需要多套經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)時(shí)，可以運(yùn)用不同版本的預(yù)算進(jìn)行比較，但僅對(duì)發(fā)布生效的版本進(jìn)行預(yù)算執(zhí)行分析對(duì)比。(6)利用“預(yù)算編制日”變量，抽取最新的數(shù)據(jù)。預(yù)算編制一般時(shí)間較長(zhǎng)，業(yè)務(wù)部門編制時(shí)可能是11月，但財(cái)務(wù)部門匯總時(shí)可能已經(jīng)12月，必須抽取出最新的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，特別是費(fèi)用發(fā)生不均衡時(shí)更需要對(duì)照現(xiàn)有數(shù)據(jù)，避免出現(xiàn)預(yù)算數(shù)據(jù)小于實(shí)際數(shù)據(jù)的低級(jí)錯(cuò)誤。

E-CELL運(yùn)用于預(yù)算編制時(shí)的主要不足：對(duì)諸如生產(chǎn)計(jì)劃之類的預(yù)測(cè)，E-CELL沒(méi)有計(jì)劃排產(chǎn)的功能，建議利用U8自身的計(jì)劃排產(chǎn)模塊。

2、U8在預(yù)算執(zhí)行中的運(yùn)用探討

U8在預(yù)算執(zhí)行核算時(shí)主要實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：(1)對(duì)預(yù)算數(shù)據(jù)的執(zhí)行情況進(jìn)行核算；(2)為預(yù)算編制提供歷史數(shù)據(jù)支持；(3)為預(yù)算對(duì)比分析提供實(shí)際數(shù)據(jù)。

在運(yùn)用U8進(jìn)行預(yù)算執(zhí)行核算時(shí)需要把握以下幾點(diǎn)：(1)核算口徑與預(yù)算口徑的一致性，確保預(yù)算對(duì)比分析的基礎(chǔ)相同。(2)運(yùn)用同ECELL一致的基礎(chǔ)（共享）數(shù)據(jù)。

這里需要探討一些預(yù)算管理認(rèn)識(shí)的誤區(qū)，即“全面預(yù)算不等于全業(yè)務(wù)預(yù)算”、“有預(yù)算不等于可執(zhí)行”?！叭骖A(yù)算不等于全業(yè)務(wù)預(yù)算”說(shuō)的是全面預(yù)算雖然力求全面，但對(duì)有些細(xì)節(jié)也無(wú)法真正全面。比如會(huì)議費(fèi)預(yù)算，年初預(yù)算做得再細(xì)化，依據(jù)再充分，臨時(shí)變化也是常有的事（從實(shí)際情況看，沒(méi)有變化往往是小概率事件）?！坝蓄A(yù)算不等于可執(zhí)行”，說(shuō)的是全面預(yù)算雖然確定了全年的經(jīng)營(yíng)大綱，但在具體執(zhí)行時(shí)仍需要進(jìn)一步調(diào)研論證，確定預(yù)算支出的必要性、技術(shù)上的可行性、經(jīng)濟(jì)的合理性及時(shí)間進(jìn)度安排等。本文認(rèn)為，全面預(yù)算管理不可能把所有需求都在預(yù)算管理軟件中實(shí)現(xiàn)，在實(shí)際中，對(duì)于預(yù)算的事前控制，要通過(guò)企業(yè)的相關(guān)規(guī)章制度（如固定資產(chǎn)投資制度、資金審批制度）去落實(shí)，通過(guò)OA系統(tǒng)、協(xié)同軟件等去實(shí)現(xiàn)。

3、UR在預(yù)算分析對(duì)比中的運(yùn)用探討

UR在預(yù)算對(duì)比分析中主要實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：(1)實(shí)現(xiàn)預(yù)算匯總報(bào)表編制；(2)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)日常核算報(bào)表（如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等）編制；(3)實(shí)現(xiàn)預(yù)算對(duì)比分析。

在運(yùn)用UR進(jìn)行預(yù)算對(duì)比分析時(shí)需要把握以下幾點(diǎn)：(1)可以利用UR實(shí)現(xiàn)預(yù)算數(shù)據(jù)和實(shí)際執(zhí)行數(shù)據(jù)的對(duì)比分析，發(fā)揮動(dòng)態(tài)報(bào)表、儀表盤、多維數(shù)據(jù)分析功能，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)挖掘，為企業(yè)決策提供高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息。(2)可以利用Word Report功能，方便、快速轉(zhuǎn)變大量已完成的Microsoft Word報(bào)表為動(dòng)態(tài)報(bào)表，比如報(bào)表編制說(shuō)明、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析、項(xiàng)目預(yù)算編制說(shuō)明等。(3)要區(qū)分好預(yù)算數(shù)據(jù)采集表和預(yù)算報(bào)表。一般來(lái)講，預(yù)算報(bào)表是最終的體現(xiàn)方式，但預(yù)算報(bào)表基本上不是數(shù)據(jù)來(lái)源表，而是查詢報(bào)表。(4)由于UR的功能相比較U8自帶的UFO報(bào)表功能強(qiáng)大，而且有些會(huì)計(jì)報(bào)表（內(nèi)部管理報(bào)表）需要預(yù)算數(shù)據(jù)，UFO報(bào)表無(wú)法自動(dòng)取預(yù)算數(shù)值，只能手工輸入，必須運(yùn)用UR編制企業(yè)會(huì)計(jì)報(bào)表。

全面預(yù)算已是企業(yè)做大做強(qiáng)、精細(xì)化管理過(guò)程中必不可缺的管理工具。但是，無(wú)論是購(gòu)買現(xiàn)成軟件還是進(jìn)行定制開(kāi)發(fā)，都需要結(jié)合企業(yè)自身情況，結(jié)合企業(yè)全面預(yù)算管理水平，充分考慮預(yù)算軟件的多維性（不僅僅是財(cái)務(wù)軟件）、財(cái)務(wù)智能（滿足財(cái)務(wù)預(yù)算功能）、靈活性（適應(yīng)預(yù)算模式內(nèi)容調(diào)整）以及可拓展性等因素，使得預(yù)算管理軟件真正適合本企業(yè)需要，發(fā)揮出其應(yīng)有的管理作用。

（責(zé)任編輯：董曉磊）