□李 靜 □蔡勛星 □米宛昇

（南陽市白河橡膠壩管理處）

一、檔案信息化的定義和內(nèi)涵

（一）定義

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務(wù)。

（二）內(nèi)涵

檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現(xiàn)檔案信息高度共享；要引發(fā)檔案管理模式的變革。

二、檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)

（一）加強檔案管理現(xiàn)代化軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案信息化建設(shè)必需的物質(zhì)保障，它關(guān)系著檔案信息化建設(shè)的成敗和整體水平。其整體規(guī)劃包含了檔案信息化建設(shè)的整個硬件平臺和網(wǎng)絡(luò)，一旦設(shè)計不當(dāng)或者是沒有進行整體規(guī)劃，后果不堪設(shè)想，必將造成檔案管理平臺和網(wǎng)絡(luò)的運行不正常，甚至系統(tǒng)崩潰。信息化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施是指館藏信息的數(shù)字化程度（數(shù)據(jù)庫）和建立在互聯(lián)網(wǎng)上的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)（網(wǎng)站）。做好檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)應(yīng)注意以下方面：

1.要建設(shè)符合館藏信息特點的高水平檔案數(shù)據(jù)庫，這是網(wǎng)上提供檔案服務(wù)的最佳方式之一。而且高水平的數(shù)據(jù)庫應(yīng)該是信息量豐富，信息特征揭示明顯，數(shù)據(jù)可靠，易于擴充，高度共享和便于檢索。至于數(shù)據(jù)庫的形式可根據(jù)需要建立目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、圖象數(shù)據(jù)庫等，還可根據(jù)館藏檔案特點建立專題檔案數(shù)據(jù)庫。關(guān)鍵是要把握建庫質(zhì)量。

2.要建立突出服務(wù)特征的檔案網(wǎng)站。目前的國內(nèi)檔案網(wǎng)站建設(shè)，無論從內(nèi)容、功能和欄目設(shè)計上服務(wù)性特征還是很明顯的。但是技術(shù)研發(fā)能力低，實用性不強也是不容忽視的問題，這直接影響了使用者的訪問和瀏覽。一個功能齊全的網(wǎng)站，它的服務(wù)性不僅僅表現(xiàn)在館藏信息的發(fā)布上，還包括一些互動性的咨詢服務(wù)和業(yè)務(wù)服務(wù)，以及郵箱服務(wù)。諸多的服務(wù)項目會使檔案網(wǎng)站保持鮮活的生命力。

（二）加強檔案信息資源建設(shè)

檔案信息資源建設(shè)就是建設(shè)數(shù)字化的檔案信息資源庫，信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心。檔案信息的數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。以目前的技術(shù)條件，檔案信息化的重點應(yīng)在電子文件管理上，紙質(zhì)檔案數(shù)字化可以緩行，把數(shù)字檔案信息資源建設(shè)前移至文件形成部門。這樣做有如下好處：

1.有利于檔案工作與電子政務(wù)快速接軌，使檔案工作立竿見影地為機關(guān)、社會提供有效服務(wù)，又能利用電子政務(wù)平臺推進檔案信息化的進程。

2.有利于借鑒吸收電子政務(wù)的信息管理標準，在現(xiàn)階段接軌中先期制定電子文件接收、管理標準再制定檔案數(shù)字化標準，由近及遠地建立檔案信息標準，這比直接制定紙質(zhì)檔案信息處理標準要便捷。

3.在缺乏相關(guān)技術(shù)標準的情況下，可先進行檔案數(shù)字化鑒定、著錄標引、信息組織、系統(tǒng)設(shè)計、已有格式的轉(zhuǎn)換等前期基礎(chǔ)工作上，等條件成熟時再對大量的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，可以收到事半功倍的效果。

（三）加強檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)包括：

1.檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用，在全國推廣應(yīng)用相對統(tǒng)一、符合規(guī)范的軟件，為檔案信息交換、檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。

2.文檔一體化管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用，首先與電子政務(wù)系統(tǒng)同步建設(shè)，協(xié)調(diào)發(fā)展；檔案局（館）參與當(dāng)?shù)卣暇W(wǎng)工程和電子政務(wù)建設(shè)，主要是加強檔案信息建庫入網(wǎng)工作，爭取納入當(dāng)?shù)仉娮诱?wù)建設(shè)總格局中，為逐步構(gòu)建中國檔案文獻數(shù)據(jù)庫創(chuàng)造條件。其次檔案行政管理部門應(yīng)建立鏈接各地區(qū)各級檔案網(wǎng)站的門戶網(wǎng)站，為最終構(gòu)建中國檔案工作信息網(wǎng)做好準備；建設(shè)示范性數(shù)字檔案館和電子文件中心，它是檔案信息化建設(shè)和應(yīng)用的最高形式。簡言之，檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)是信息獲取、存儲、加工、提供利用等所必須的各種平臺?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案信息資源建設(shè)，只有通過應(yīng)用系統(tǒng)才能發(fā)揮其功能和作用。

（四）加快檔案信息資源管理標準規(guī)范的制定和實施

標準化是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的生命線，也是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案信息化是一項系統(tǒng)工程，必須堅持規(guī)范性原則，統(tǒng)一標準，統(tǒng)一規(guī)范，以避免各地各級檔案信息化建設(shè)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)。信息規(guī)劃、法規(guī)、標準、政策的滯后，已成為阻礙檔案信息化的主要因素。為加快有關(guān)標準、政策等的制定，建議一方面要吸收國內(nèi)相關(guān)行業(yè)的成果，例如圖書、情報部門與政府部門有關(guān)信息標準，它們比檔案部門已先行一步；另一方面要借用社會的技術(shù)力量，事實已證明僅靠檔案部門自身的力量難以解決有關(guān)信息技術(shù)問題；還有就是要研究、借用國外檔案信息化的經(jīng)驗。

（五）加快檔案信息資源管理專門人才隊伍建設(shè)

電子政務(wù)建設(shè)與信息資源整合是一項全新的事業(yè)，而檔案信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)運營主要是檔案部門的工作。它不僅涉及到檔案學(xué)，還涉及其它相關(guān)學(xué)科，如計算機科學(xué)、網(wǎng)絡(luò)通信科學(xué)、法學(xué)、傳播學(xué)等，需要一大批既懂信息化、電子政務(wù)知識，又懂檔案管理、信息組織和計算機操作知識的復(fù)合型技術(shù)人才。檔案信息化人才隊伍建設(shè)，可以進行在職培訓(xùn)或出去深造等各種形式的再教育，努力學(xué)習(xí)多學(xué)科知識，重新構(gòu)建自己的知識體系；也可以引進這些方面的人才，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，建立復(fù)合型多層次的檔案專業(yè)隊伍，以適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。

三、依托電子政務(wù)建設(shè)，加快檔案信息化建設(shè)步伐

（一）依托電子政務(wù)建設(shè)，建立檔案信息化建設(shè)的組織保障機構(gòu)

電子政務(wù)是“一把手”工程，只有各單位的主要領(lǐng)導(dǎo)把電子政務(wù)建設(shè)放在重要的位置上，才能保障該項工程的全面啟動。同樣檔案信息化建設(shè)也需要建立一個在“一把手”直接領(lǐng)導(dǎo)下的具體負責(zé)檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃、組織、指導(dǎo)及監(jiān)督其實施的強有力的組織機構(gòu)，并由既了解信息化專業(yè)知識，又熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的人員組成，這是確保電子政務(wù)持續(xù)、穩(wěn)定、快速發(fā)展的組織保障。

（二）依托電子政務(wù)建設(shè)，獲得檔案信息化建設(shè)的財政支持

將檔案信息化工程項目化，作為電子政務(wù)建設(shè)中的一個子系統(tǒng)、子項目，爭取立項，從而獲得財政支持。

（三）納入當(dāng)?shù)仉娮诱?wù)發(fā)展規(guī)劃，保證信息資源共享

在電子政務(wù)環(huán)境下，檔案行政管理部門依法履行職責(zé)的首要任務(wù)，是在廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上制定出切實可行的規(guī)劃。各地方檔案行政管理部門應(yīng)根據(jù)本地區(qū)電子政務(wù)建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的實際情況，爭取將檔案信息化建設(shè)納入當(dāng)?shù)仉娮诱?wù)發(fā)展規(guī)劃之中，實現(xiàn)兩者協(xié)調(diào)發(fā)展，遵守電子政務(wù)的相關(guān)標準，集中開發(fā)，統(tǒng)一使用，保證信息資源的共享。

（四）依托電子政務(wù)平臺，主動溝通，促進協(xié)調(diào)發(fā)展

各地方檔案行政管理部門應(yīng)主動和有關(guān)部門溝通，如應(yīng)與政府法制部門溝通，要求介入政務(wù)信息公開和共享相關(guān)法規(guī)的制定；與信息化工作主管部門溝通，爭取將檔案信息化建設(shè)規(guī)劃納入本地區(qū)信息化建設(shè)的整體規(guī)劃；與國家保密部門溝通，共同提出加強網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全工作等。從而使檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)建設(shè)同步協(xié)調(diào)發(fā)展。