王鵬

（哈爾濱市房產(chǎn)交易中心 黑龍江 哈爾濱 150000）

房產(chǎn)檔案是政府職能部門依照《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律規(guī)定，代表國家管理房地產(chǎn)在所有權(quán)及相關(guān)權(quán)利進(jìn)行交易、登記、確權(quán)等管理活動中形成的，反映權(quán)利人房屋自然狀況及土地使用狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種載體的文件材料。這些文件材料是房產(chǎn)行政管理法定職責(zé)的體現(xiàn)物，能合法的證明權(quán)利人與房屋土地之間權(quán)利關(guān)系的原始憑證，具有法律憑證價值。從而成為房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)界定的有利存證，為實施產(chǎn)權(quán)管理和產(chǎn)權(quán)保護(hù)提供了可靠的法律保障。因此，做好房產(chǎn)檔案工作對穩(wěn)定社會，解決民事糾紛，明確產(chǎn)權(quán)具有現(xiàn)實意義，同時做好房產(chǎn)檔案工作為領(lǐng)導(dǎo)決策、研究房產(chǎn)政策，搞好房產(chǎn)管理，乃至房產(chǎn)志的編寫均具有深遠(yuǎn)的意義。

一、管好房產(chǎn)檔案是做好房產(chǎn)管理工作的基礎(chǔ)

房產(chǎn)檔案的管理質(zhì)量是檢驗房產(chǎn)行政管理部門工作流程是否規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的依據(jù)，管理好房產(chǎn)檔案也是圍繞建設(shè)和規(guī)范房產(chǎn)管理市場，優(yōu)質(zhì)高效地為民服務(wù)，全面推進(jìn)房產(chǎn)事業(yè)為三個文明建設(shè)服務(wù)的進(jìn)程。為此做好房產(chǎn)檔案管理工作必須堅持“四個到位”。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視到位

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好房產(chǎn)檔案工作的關(guān)鍵，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，才能把房產(chǎn)檔案工作納入機關(guān)各項建設(shè)的重要議事日程；只有領(lǐng)導(dǎo)重視，才能構(gòu)建良好的房產(chǎn)檔案工作平臺，搭班子，掛牌子，加大房產(chǎn)檔案工作的投入力度，改善房產(chǎn)檔案的保管條件，為檔案工件者創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。同時為檔案管理工作奠定扎實的基礎(chǔ)。

（二）宣傳工作到位

做好檔案宣傳工作是做好機關(guān)檔案工作的前提。房產(chǎn)檔案工作是房地產(chǎn)行政管理部門工作的重要組成部分，房產(chǎn)檔案來源于各部門，同時也服務(wù)于各部門，做好房產(chǎn)檔案工作必須贏得各部門的支持，因此我們必須以《檔案法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》等檔案管理法規(guī)為依據(jù)，以利用房產(chǎn)檔案的典型事例為導(dǎo)向，大張旗鼓的采取機關(guān)內(nèi)部刊物、宣傳欄、報紙、廣播、電視、舉辦培訓(xùn)班等形式廣泛宣傳房產(chǎn)檔案工作的重要性，通過宣傳，進(jìn)一步增強全員檔案意識，形成做好房產(chǎn)檔案工作共識，達(dá)到齊抓共管之目的。

（三）制度建設(shè)到位

健全一套完善的房產(chǎn)檔案工作管理制度，是做好房產(chǎn)檔案工作的有效保障。沒有規(guī)矩不成方圓，制度是約束人們行為的準(zhǔn)則。因此我們必須建立和完善一套完整的房產(chǎn)檔案管理工作制度，如房產(chǎn)檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計、移交、鑒定與銷毀、保密、專兼職檔案人員的崗位責(zé)任制以及房產(chǎn)檔案工作的獎懲制度等。制度的建立一定要落到實處，做到有法可依，有章可循。

（四）業(yè)務(wù)工作到位

做好房產(chǎn)檔案的業(yè)務(wù)工作，是及時準(zhǔn)確地提供檔案為各項工作服務(wù)的基礎(chǔ)。只有認(rèn)真地做好房產(chǎn)檔案業(yè)務(wù)工作，才能提供完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的檔案，為各項工作服務(wù)。因此，就必須用科學(xué)的理論、規(guī)范的方法做好房產(chǎn)檔案工作。首先，房地產(chǎn)行政管理機關(guān)檔案室要編制房產(chǎn)檔案分類方案，制定文件材料歸檔范圍，保管期限表；其次按規(guī)定要求做好文件材料的收集、整理、編號編目工作，確保房產(chǎn)檔案文件材料收集齊全、分類科學(xué)、組卷合理、編號正確、保管期限劃分準(zhǔn)確、書寫認(rèn)真、裝訂整齊、目錄編制科學(xué)；第三，健全檔案工作臺帳，做到帳物相符。只有這樣，才能夯實檔案工作基礎(chǔ)，才能有效地推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

二、開發(fā)房產(chǎn)檔案信息是做好檔案工作的目的

搞好檔案工作的最終目的是充分發(fā)揮檔案信息為三個文明建設(shè)服務(wù)。檔案只有在服務(wù)中才能實現(xiàn)其自身的真正價值。為此，必須抓住服務(wù)這個主旋律，積極做好以下幾項工作。

（一）更新知識，推進(jìn)檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化，是指在實現(xiàn)檔案實體管理逐步轉(zhuǎn)向信息管理的過程中所必須依賴的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。其內(nèi)容歸納主要有以下五個方面：（1）檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)化；（2）檔案信息存儲標(biāo)準(zhǔn)化；（3）檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化；（4）檔案信息網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)化；（5）檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化。以上是做好檔案信息化服務(wù)的前提和基礎(chǔ)。

（二）轉(zhuǎn)變觀念，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，運用現(xiàn)代信息技術(shù)管理檔案

隨著現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展，計算機技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)滲透到社會經(jīng)濟(jì)文化生活的各個領(lǐng)域。計算機管理信息系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)極大地提高了各級管理部門的管理水平和工作效率。計算機網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展，大大推進(jìn)了社會信息化的進(jìn)程。隨著機關(guān)辦公現(xiàn)代化的要求，計算機管理檔案已是一項新課題。應(yīng)用計算機開發(fā)管理檔案，主要是為了提高查詢與管理的效率和準(zhǔn)確度，更好地利用現(xiàn)有資料，方便老百姓，以有效解決長久以來的“瓶頸”問題。檔案計算機管理系統(tǒng)將集房產(chǎn)測繪、審批、開發(fā)、售房、物業(yè)、拆遷、舊城改造等于一體，切實解決現(xiàn)存的問題。因此計算機的介入，直接取代了人工管理、人工檢索、人工查閱檔案的落后管理手段。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，就是把傳統(tǒng)檔案信息輸入計算機，由計算機提供查詢并直接提供檔案信息為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為部門工作服務(wù)，為老百姓服務(wù)。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。一定要做到方法統(tǒng)一，層次清楚，結(jié)構(gòu)合理，體系完整。數(shù)據(jù)庫的內(nèi)涵具體可分三個層次：（1）檔案目錄數(shù)據(jù)庫，即檔案目錄中心，檔案目錄有全宗級、案卷級和文件級，這是實現(xiàn)檔案信息化最為便捷有效的途徑。（2）檔案全文數(shù)據(jù)庫。這是檔案數(shù)字化的核心，當(dāng)然不是所有檔案都能數(shù)字化，我們要把重要檔案，即永久或長期檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化，檔案全文數(shù)字化，它可以直接提供全文為各項工作服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源共享，同時，也是有效地保護(hù)好檔案原件。（3）檔案編研成果數(shù)據(jù)庫。這是代替資料原件直接提供利用的有效途徑。

（三）資源共享，充分利用檔案信息網(wǎng)絡(luò)化

檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化是指充分利用現(xiàn)代化設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實施檔案信息網(wǎng)上查找，咨詢和直接提供利用的過程，它是檔案信息數(shù)字化的主要目的，也是檔案信息化的重要標(biāo)志。利用好檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，主要有以下幾點優(yōu)勢。一是效率高，速度快，直接為利用者提供檔案信息；二是信息資源能得到有效利用，實現(xiàn)資源共享；三是異地遠(yuǎn)程便捷，為利用者提供檔案信息；四是個人可以在各自終端同時查找并利用同一份檔案；五是快速瀏覽和搜索功能。加快檔案管理信息化建設(shè)，是提高機關(guān)辦事效率，提高工作質(zhì)量的重要保證，是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，機關(guān)檔案工作一定要以檔案信息化服務(wù)于全社會為目標(biāo)，不斷推進(jìn)機關(guān)檔案工作再上新臺階，使檔案信息工作更好地、有效地服務(wù)于“三個文明”建設(shè)。

三、房產(chǎn)檔案的管理利用具有維護(hù)正常的金融秩序和社會穩(wěn)定的功能

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，以房地產(chǎn)設(shè)定抵押貸款的行為日益增多，并且由于房產(chǎn)的所有權(quán)性質(zhì)的多樣化，房地產(chǎn)糾紛呈上升趨勢，常常因此引起單位與單位之間、個人與個人之間。單位、個人與銀行、信用社之間債務(wù)糾紛、房產(chǎn)糾紛、刑事案件的發(fā)生，房地產(chǎn)檔案的利用率迅速增長。檔案部門只有充分發(fā)揮檔案利用實踐這一重要中介環(huán)節(jié)的優(yōu)勢，加快開發(fā)檔案信息資源，及時滿足社會各界利用者的需要，才能充分發(fā)揮房產(chǎn)檔案館的社會功能。