王志順，孔 凱，徐丹婷

（1.南水北調(diào)東線穿黃工程北區(qū)建管局，山東聊城 252000；2.海河水利委員會漳河上游管理局，河北邯鄲 056006；3.水利部海河水利委員會，天津 300170）

1 前言

工程檔案管理是穿黃北區(qū)工程建設(shè)工作的重要組成部分。自開工之日起，南水北調(diào)東線第一期工程穿黃工程北區(qū)建設(shè)管理局 （以下簡稱穿黃北區(qū)建管局）檔案管理部門組織指導(dǎo)施工、監(jiān)理等參建單位檔案管理人員認(rèn)真登記、收集、整理和歸檔工程建設(shè)中形成的各種文檔材料。在整理好實(shí)物檔案的同時，建立健全電子檔案；經(jīng)常性地組織人員對監(jiān)理、施工單位的檔案工作情況進(jìn)行檢查并及時進(jìn)行反饋。為加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、明確工作職責(zé)，穿黃北區(qū)建管局組織各參建單位成立了南水北調(diào)東線第一期工程穿黃工程北區(qū)工程檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并印發(fā)了《南水北調(diào)東線第一期工程穿黃北區(qū)建管局崗位職責(zé)》、《南水北調(diào)東線第一期工程穿黃河工程北區(qū)工程檔案管理規(guī)定》，以規(guī)范工程檔案管理工作，使得檔案管理工作能夠充分滿足工程建設(shè)需要。為提高整個工程檔案管理水平，多次組織各參建單位檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案日常管理和檔案驗(yàn)收的相關(guān)制度。隨著工程質(zhì)量管理的不斷規(guī)范，檔案管理工作的質(zhì)量也有了較大提高，但是仍存在著整理速度慢、內(nèi)容不全、不規(guī)范、質(zhì)量不高等問題。筆者就工程檔案管理工作的重要性、存在的問題以及應(yīng)該采取的對策，談一下自己的認(rèn)識。

2 穿黃北區(qū)工程檔案管理工作的重要性

工程檔案是進(jìn)行工程質(zhì)量評定、竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。穿黃北區(qū)工程絕大多數(shù)為隱蔽工程，工程檔案對工程質(zhì)量起著監(jiān)督和檢驗(yàn)作用，其重要性就更加明顯。尤其工程竣工驗(yàn)收階段，不可能對隱蔽工程全部進(jìn)行現(xiàn)場勘驗(yàn)，只能充分依靠工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收。同時，工程檔案對穿黃北區(qū)工程建成后的運(yùn)行、維護(hù)、管理也有重要的參考價值，工程檔案質(zhì)量的高低對工程的質(zhì)量和運(yùn)行使用有著直接和深遠(yuǎn)的影響。因此，應(yīng)努力解決檔案管理中存在的問題，開拓思路，創(chuàng)新選擇行之有效的措施，管理好、利用好穿黃北區(qū)工程檔案，以更好地為穿黃北區(qū)工程建設(shè)以及其他水利事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

3 穿黃北區(qū)工程檔案管理中存在的問題

3.1 檔案管理工作相對滯后，檔案資料不夠齊全

目前工程建設(shè)中，檔案管理工作普遍存在滯后性。具體而言，就是工程前期對檔案管理工作重視不夠、投入精力不足，所以往往到了工程建設(shè)中后期才開始收集整理各種資料，有的甚至臨近工程結(jié)束時才突擊準(zhǔn)備各種驗(yàn)收資料，從而造成檔案資料缺失嚴(yán)重、復(fù)印件較多或者整理不夠規(guī)范等現(xiàn)象，進(jìn)而可能會影響整個工程的竣工驗(yàn)收。穿黃北區(qū)工程檔案由于工程建設(shè)采用的是委托建設(shè)管理模式等因素影響，很多前期資料在上一級單位保管，因此得不到原件，只能收集、整理復(fù)印件。同時，由于建設(shè)初期對檔案管理工作投入的人力、精力不足以及檔案管理人員對穿黃北區(qū)工程檔案需要一個認(rèn)知、熟悉的過程，也造成了前期和建設(shè)中資料收集不夠完整、不夠規(guī)范等現(xiàn)象。

3.2 檔案管理體制和制度不健全

穿黃北區(qū)工程雖然成立了專門檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定了檔案管理制度，明確了檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案員的崗位職責(zé)。但是，在整個工程檔案管理工作體制上還不夠順暢、制度還不夠健全，主要體現(xiàn)在參建單位對制定的檔案管理相關(guān)制度的學(xué)習(xí)、貫徹不夠。雖然穿黃北區(qū)建管局經(jīng)常性地組織人員對施工、監(jiān)理的檔案工作進(jìn)行檢查，但是對發(fā)現(xiàn)的問題只能進(jìn)行簡單的反饋，并沒有健全相應(yīng)的整改和獎懲等保障制度。另外，對電子檔案的收集整理尚沒有統(tǒng)一的規(guī)范。

3.3 具有綜合素質(zhì)的檔案管理人才缺乏

穿黃北區(qū)工程各參建單位尤其是施工單位沒有專業(yè)的工程檔案管理人員，大多是剛畢業(yè)的學(xué)生或臨時抽調(diào)的人員，工程檔案管理水平和經(jīng)驗(yàn)相對不足，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)或身兼數(shù)職精力有限。在工程建設(shè)中，這些人員或者缺乏檔案專業(yè)知識，或者缺乏水利工程相關(guān)知識，對水利工程檔案比較陌生，對檔案管理相關(guān)法律法規(guī)和制度也不熟悉，造成歸檔不齊全、案卷質(zhì)量差、不規(guī)范等很多問題，影響著歸檔質(zhì)量。

3.4 委托建設(shè)管理模式下檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)不足，驗(yàn)收、移交等流程缺少統(tǒng)一的規(guī)范

穿黃北區(qū)工程采用的是委托建設(shè)管理模式，穿黃北區(qū)建管局作為這種模式下特殊的建設(shè)管理單位在工程的檔案驗(yàn)收和移交中將起到怎樣具體的作用以及穿黃北區(qū)工程與穿黃南區(qū)工程的檔案應(yīng)該進(jìn)行怎樣的合并、整理和歸類等問題，都需要進(jìn)一步探索或者由主管部門制定明確的規(guī)范加以統(tǒng)一。

4 委托管理模式下做好穿黃北區(qū)工程檔案管理的措施

4.1 領(lǐng)導(dǎo)重視是管理好、利用好檔案的關(guān)鍵

穿黃北區(qū)工程檔案管理是工程建設(shè)的重要組成部分，是一項(xiàng)非常重要的工作，關(guān)系到工程的順利建設(shè)、質(zhì)量評定、竣工驗(yàn)收以及工程的運(yùn)行、維護(hù)等各方面。因此，應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視和關(guān)注，細(xì)化分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和檔案員的具體工作職責(zé)，加大對檔案管理工作的資金投入和人員配備，使檔案管理工作在制度上、設(shè)備上、人員配備上都能得到有力的支持和保證。

4.2 轉(zhuǎn)變觀念，實(shí)現(xiàn)檔案的同步管理

目前工程檔案管理普遍存在資料收集滯后等現(xiàn)象，這對完善、規(guī)范工程檔案極為不利，極易造成工程檔案的缺失。因此，必須實(shí)施工程檔案的同步管理，即在工程建設(shè)的每一個階段都去認(rèn)真、完整地收集該階段應(yīng)該收集的所有資料，并及時地進(jìn)行分類、整理。

穿黃北區(qū)工程作為國家重點(diǎn)工程，建設(shè)程序比較復(fù)雜，從項(xiàng)目申報到工程竣工驗(yàn)收將經(jīng)歷較多階段。所以，工程形成的文件材料涉及立項(xiàng)、審批、財政、建管、設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理等較多單位，經(jīng)歷時間也較長，稍有疏忽錯過了收集資料的最好時期就可能遺漏。為了保證工程檔案收集齊全，穿黃北區(qū)建管局要求各部門、各參建單位檔案管理人員改變過去等人將檔案送上門的做法，變?yōu)樵诹私馑こ探ㄔO(shè)程序和階段的基礎(chǔ)上及時掌握工程進(jìn)展情況，熟悉每一階段中需要收集的檔案種類和數(shù)量，主動去相應(yīng)的部門和單位去收集，使得檔案的收集整理與工程建設(shè)的各個階段保持同步。對因特殊情況不能及時收集的資料，應(yīng)該不斷催收，盡力避免檔案原始材料的散失，保證工程檔案的原始性、連續(xù)性、完整性、規(guī)范性。

以穿黃北區(qū)建管局為例，檔案管理員定期去各部門、各參建單位收集該階段所需要的工程檔案資料，并及時整理、歸類；穿黃北區(qū)建管局辦公室在每次會議、活動結(jié)束時，認(rèn)真收集形成的報告、總結(jié)、紀(jì)要、圖片、音像等材料，并及時送交檔案管理員歸檔；施工質(zhì)量部門在每個單元工程評定期間都認(rèn)真做好工程質(zhì)量評定資料的收集、整理工作，不積壓，不拖拉，及時上交；計(jì)劃合同部門在制定每一項(xiàng)施工計(jì)劃或者合同等文件時，第一時間將一定份數(shù)的計(jì)劃、合同送交檔案管理部門存檔，避免檔案資料的丟失、缺損。

4.3 建立健全檔案管理制度，理順檔案管理體制

檔案制度是工程檔案管理工作的保障，應(yīng)進(jìn)一步建立健全檔案管理的相關(guān)制度。

目前，穿黃北區(qū)建管局定期組織各參建單位檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案員對穿黃北區(qū)工程的檔案工作情況進(jìn)行檢查，制訂了詳細(xì)的檢查細(xì)則，并對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行了反饋，但是由于缺乏相應(yīng)的整改制度和獎懲制度，使得整改不得力或者不及時，因此需進(jìn)一步完善檔案管理問題整改制度和檔案工作獎懲制度。為提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，應(yīng)制定檔案員學(xué)習(xí)、培訓(xùn)制度，要求檔案管理員必須持證上崗。針對電子檔案管理尚不規(guī)范的現(xiàn)狀，應(yīng)制定穿黃北區(qū)工程電子檔案管理和驗(yàn)收規(guī)范。為方便工程檔案的借閱、利用，應(yīng)制定檔案借閱和保密制度。在完善制度的同時，規(guī)范檔案的流轉(zhuǎn)，理順檔案管理體制也尤為重要。

4.4 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力

從事水利工程檔案管理工作的人員，其綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能往往要比其他單位的檔案人員更全面。他們不僅要懂一般文書知識，還要懂水利工程知識，更要懂檔案管理有關(guān)知識。

為提高穿黃北區(qū)工程檔案整理規(guī)范化的程度，應(yīng)對各參建單位檔案管理人員進(jìn)行大量培訓(xùn)，學(xué)習(xí)水利工程建設(shè)和檔案管理知識；指明工程建設(shè)各階段會形成哪些文件材料，哪些材料具有保存價值；講解規(guī)范整理收集來的紙質(zhì)資料和電子資料；明確檔案的歸檔范圍和保管期限。同時，對文件的書寫要求、收發(fā)文的處理和檔案借閱、使用、保密等知識作出詳細(xì)的說明。

各參建單位檔案員要主動創(chuàng)新觀念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，充分利用工作機(jī)會和業(yè)余時間拓寬知識面。不但要學(xué)習(xí)檔案理論，更要精通檔案業(yè)務(wù)，爭取使自己成長為懂水利工程、懂文書、懂檔案的綜合人才，不斷提高自身的綜合素質(zhì)，切實(shí)擔(dān)負(fù)起穿黃北區(qū)工程檔案管理工作的重要職責(zé)。