陳洪彬

（國家海洋標準計量中心，天津 300112）

計量認證實驗室如何做好儀器設(shè)備的管理

陳洪彬

（國家海洋標準計量中心，天津 300112）

文中介紹了計量認證實驗室儀器設(shè)備的管理過程，指出了目前計量認證實驗室儀器設(shè)備管理方面的問題，并探討了如何按照《實驗室資質(zhì)認定評審準則》做好實驗室儀器設(shè)備的管理工作。

計量認證；儀器設(shè)備；全過程管理

引言

《實驗室資質(zhì)認定評審準則》中直接提及“儀器設(shè)備”的要素包括“5.4設(shè)備和標準物質(zhì)、5.5量值溯源”，占9個技術(shù)要素中的2個，而且都是評審重點?？梢?，“儀器設(shè)備”在當前的實驗室管理工作中具有特殊重要地位。但是，大多數(shù)檢測機構(gòu)儀器設(shè)備管理不是完全到位，有的甚至處于放縱狀態(tài)。因此，在計量認證評審活動中，儀器設(shè)備管理方面出現(xiàn)“不符合”或“基本符合”的幾率較高。目前存在較多的問題主要有：儀器采購之后缺少驗收的記錄，未經(jīng)檢定直接使用；缺少期間核查的記錄；缺少流轉(zhuǎn)制度和記錄；儀器使用時不做使用記錄或使用記錄不規(guī)范；儀器的日常維護不規(guī)范、不嚴謹?shù)取?/p>

因此，為嚴格規(guī)范儀器設(shè)備購置、驗收、量值溯源、建檔、期間核查、使用、維護維修、報廢等工作，特就儀器設(shè)備管理的四個子過程——購置、量值溯源、建檔和使用，提出改進意見，供相關(guān)人員參考。

1 儀器設(shè)備的購置

1.1 采購申請及審核

實驗室各部門根據(jù)工作的需要，提出采購申請，填寫《采購申請表》，明確儀器設(shè)備名稱、型號規(guī)格、測量范圍、準確度等級、用途、數(shù)量、參考價格和推薦的供應(yīng)商等，由部門負責人簽署意見后，遞交技術(shù)負責人審批后采購。關(guān)鍵設(shè)備或價格超出一定限額的，應(yīng)經(jīng)技術(shù)負責人審核后，由最高管理者批準后采購。

現(xiàn)在很多檢測機構(gòu)存在的問題是：采購隨意，沒有采購審批計錄，甚至根本無審批手續(xù)，導致重復采購，低檔次徘徊，配套不完備等問題。

1.2 供應(yīng)商的評審

儀器設(shè)備管理員組織相關(guān)部門對被推薦的提供影響檢測質(zhì)量的重要儀器設(shè)備的供應(yīng)商就以下內(nèi)容進行評價：a.供應(yīng)商的資質(zhì)；b.供應(yīng)商的質(zhì)量保證；c.價格；d.交貨情況，e.服務(wù)情況；f.其他需要說明的問題。將評價結(jié)果記錄于《供應(yīng)商評價表》中，經(jīng)質(zhì)量負責人審核后，由審批責任者決定是否列為合格供應(yīng)商。儀器設(shè)備管理員匯集評審資料，將合格的供應(yīng)商列入《合格供應(yīng)商一覽表》。

此處存在不符合現(xiàn)象為：缺少供應(yīng)商的業(yè)績記錄，依賴供應(yīng)商的宣傳，受其不正當競爭手段的誘惑，導致購進的儀器設(shè)備名不符實，服務(wù)不到位，同類儀器呈現(xiàn)多個品牌，導致設(shè)備配套、人員培訓、資料整合非常困難。

1.3 采購的實施

設(shè)備采購人員按《采購申請表》內(nèi)容，與供應(yīng)商簽訂采購合同，并跟蹤采購進度，如有延期，需及時通知申購人員。

在部分被認證檢測機構(gòu)中，未發(fā)現(xiàn)采購合同，有采購合同的，但其合同中相當一部分缺少驗收和售后服務(wù)的規(guī)定，甚至連“離岸價”和“靠岸價”也未明確約定，這樣為驗收和索賠帶來諸多隱患。

1.4 儀器設(shè)備的驗收

儀器設(shè)備管理員組織對相關(guān)人員 （包括儀器設(shè)備申購人、采購人及檔案管理人員等）對儀器設(shè)備進行驗收。檢查儀器設(shè)備的包裝是否完好、外觀是否完好、備份是否齊全，是否有生產(chǎn)廠商的檢驗合格證，型號、規(guī)格是否與說明書一致，是否履行采購合同的條款，此外，還應(yīng)當對其工作性能進行嚴格測試，必要時，委托具備相應(yīng)資質(zhì)的檢定機構(gòu)進行檢測或檢定/校準。儀器設(shè)備驗收后，由驗收人員將結(jié)果記錄于《儀器設(shè)備驗收報告》，驗收不合格的儀器設(shè)備要及時與供應(yīng)商聯(lián)系。

儀器設(shè)備的驗收方面常見的不符合現(xiàn)象有：未形成驗收記錄；對計量性能/工作性能不委托具備相應(yīng)資質(zhì)的檢測機構(gòu)檢定、校準或檢驗，特別是對進口儀器設(shè)備，不按時驗收，就存在的問題不能及時甚至不敢出具商檢證，對不合格項無力與供貨商交涉，往往被對方訛騙。

2 儀器設(shè)備的量值溯源

2.1 首次檢定/校準

計量器具在投入使用前，應(yīng)進行計量檢定/校準工作，經(jīng)檢定或校準確認符合其計量性能后才能投入使用。否則，設(shè)備采購人員需要與供貨商聯(lián)系退換貨。

不少單位錯誤地認為出廠合格證或廠方提供的證書就是合法使用的合格憑證，自己簡便的測試即可代替檢定/校準，甚至認為進口儀器、科研樣機不必進行檢定/校準。不少供應(yīng)商也是如此誤導使用方。

2.2 周期性檢定/校準

儀器設(shè)備管理員應(yīng)按照檢定規(guī)程中對檢定周期的要求，編制《儀器設(shè)備檢定周期表》，內(nèi)容包括：a.儀器設(shè)備名稱、型號規(guī)格、測量范圍、準確度等級；b.檢定時間、有效期；c.使用部門、使用人；d.定點檢定機構(gòu)名稱?！秲x器設(shè)備檢定周期表》經(jīng)技術(shù)負責人批準后，組織實施。儀器設(shè)備管理員在檢定/校準有效期截止前30 a，將儀器設(shè)備檢定計劃通知相關(guān)部門，各部門負責人安排好檢定計劃實施的準備工作，儀器設(shè)備使用人負責將儀器設(shè)備在檢定有效期內(nèi)送檢。自行校準的儀器設(shè)備同樣要編入《儀器設(shè)備檢定周期表》，按檢定/校準計劃及時自行校準。

有些實驗室儀器設(shè)備管理員職責不到位，未編制《儀器設(shè)備檢定周期表》，或此表未經(jīng)審批。有的只檢定/校準儀器中的一兩臺，其證書與此類儀器“共享”；對自行校準的儀器設(shè)備放任自流，自行校準證書/報告無審批、確認程序和記錄。

2.3 維修后檢定/校準

在檢定/校準有效期內(nèi)的儀器設(shè)備，在使用過程中出現(xiàn)故障、失準等情況，或維修后，應(yīng)重新進行檢定/校準。經(jīng)檢定合格或滿足預期使用目的后才能繼續(xù)投入使用。

此項存在的主要不符合現(xiàn)象是維修后的儀器未經(jīng)檢定/校準，有了“正常顯示”即認為合格而被投入使用，尤其是現(xiàn)場儀器。

2.4 狀態(tài)標識

為給操作人員提供直觀的視覺，防止錯用不合格的儀器設(shè)備，評審準則規(guī)定對儀器設(shè)備的狀態(tài)進行 “三色標志”管理，用不同顏色表示不同的狀態(tài)。標識要貼于儀器設(shè)備的明顯位置。合格標志(綠色):用于符合合格出廠指標的儀器設(shè)備。不論是計量器具還是非計量器具，只要合格，就應(yīng)加貼綠色合格證。準用標志(黃色):用于那些存在部分缺陷或降級使用，但在限定范圍內(nèi)可滿足使用要求的儀器設(shè)備。停用標志(紅色):用于超過檢定/校準周期，或經(jīng)檢定/校準后確認不合格，損壞待修的設(shè)備和暫時不用的設(shè)備；報廢的儀器設(shè)備應(yīng)予以清理。

現(xiàn)在有些檢測機構(gòu)對儀器設(shè)備的狀態(tài)標識管理還存在一些問題。應(yīng)貼綠色合格標志的非計量器具，被貼上了黃色準用標志；儀器設(shè)備超出檢定/校準周期該貼紅色停用標志，但還保留著綠色標志；有故障或封存的儀器應(yīng)加貼紅色標志，盡快修復或報廢，而不能長期保留在工作區(qū)域。

2.5 期間核查

期間核查不是一般的功能檢查，更不是縮短檢定/校準周期，其目的是為保證儀器設(shè)備在兩次正式計量檢定/校準的間隔期間，防止使用檢定/校準結(jié)果失效而不符合技術(shù)規(guī)范要求的設(shè)備。期間核查的對象主要是：a.新購置的儀器設(shè)備；b.重要(關(guān)鍵)儀器、使用頻次高，易漂移的儀器設(shè)備；c.經(jīng)常攜帶到現(xiàn)場檢測的儀器設(shè)備；d.在運行過程中，有可疑現(xiàn)象發(fā)生的儀器設(shè)備等。實驗室應(yīng)按照這四類要求，制定《需期間核查的儀器設(shè)備目錄》，并要求儀器設(shè)備責任人/使用人在適當?shù)臅r間進行期間核查。

期間核查可以通過以下幾種方式：a.采用同等測量不確定度的儀器設(shè)備進行比對；b.采用有證標準物質(zhì)進行多次重復測量；c.通過對樣品不同特性檢驗結(jié)果的相關(guān)性進行驗算；d.通過與同等測量不確定度的不同測量方法比對；e.通過對留樣進行再次測量。期間核查要填寫 《期間核查記錄表》。

期間核查后，應(yīng)對數(shù)據(jù)進行分析和評價，以求真正達到期間核查要求的目的。對經(jīng)分析發(fā)現(xiàn)儀器設(shè)備已經(jīng)出現(xiàn)較大偏離，可能導致檢測結(jié)果不可靠時，應(yīng)進行維修。同時部門負責人應(yīng)核查由于儀器設(shè)備的異常對過去進行的檢測所造成的影響。

期間核查是容易被忽視的過程，表現(xiàn)出的問題有：缺少期間核查計劃和記錄，缺少核查的參考標準，當發(fā)現(xiàn)儀器超出檢定周期后，缺少至上次檢定/校準的追溯期限和記錄等。

3 儀器設(shè)備的建檔

3.1 建立儀器設(shè)備臺帳

儀器設(shè)備管理員要建立整個機構(gòu)的《儀器設(shè)備一覽表》，此表為動態(tài)管理的。表格內(nèi)容包括：儀器設(shè)備名稱、規(guī)格型號、測量范圍、準確度等級、制造商名稱、出廠日期、出廠編號、購置日期、統(tǒng)一編號、性能狀態(tài)、責任人和存放地點等，并要定期更新、補充。

3.2 統(tǒng)一編號并粘貼唯一性標識

為便于統(tǒng)一管理和查找，檢測機構(gòu)應(yīng)制定編號規(guī)則對每臺新購置的儀器設(shè)備給出唯一性編號。儀器設(shè)備的唯一性編號方法有很多種，例如，可以簡單的按照“實驗室簡稱+流水號”來編制，也可以按固定資產(chǎn)編號來統(tǒng)一。

儀器設(shè)備有了唯一性編號后，就可以給儀器設(shè)備粘貼唯一性標識，標識的內(nèi)容包括:儀器設(shè)備名稱、規(guī)格型號、制造商的名稱、唯一性編號和設(shè)備責任人等。

3.3 收集、整理和保存儀器設(shè)備的檔案

實驗室設(shè)備管理人員要及時收集、整理和保存每臺新購置的儀器設(shè)備的檔案，內(nèi)容包括:儀器設(shè)備名稱、制造商的名稱、規(guī)格型號和唯一性編號；接收日期、啟用日期；目前放置地點；接收時的狀態(tài)、儀器設(shè)備驗收單；使用說明書原件及操作規(guī)程；儀器設(shè)備檢定/校準證書；維護的記錄和計劃；維修歷史記錄卡；儀器設(shè)備購置材料(保修卡、保養(yǎng)卡和售后服務(wù)保證等)；儀器設(shè)備的使用記錄；報廢單等。

各計量認證檢測機構(gòu)均建立了儀器設(shè)備檔案，但有的機構(gòu)未做到一臺儀器一檔，檔案內(nèi)容更新不及時，個別單位未實施集中管理。

4 儀器設(shè)備的使用

4.1 人員培訓及授權(quán)使用

實驗室重要、精密和大型儀器設(shè)備的使用人員必須經(jīng)過專業(yè)技術(shù)培訓，經(jīng)理論和實際操作考核合格并獲得資格確認后，才能由檢測部門負責人或檢測機構(gòu)技術(shù)負責人指定設(shè)備責任人、設(shè)備使用人，按操作規(guī)程使用，重要、精密和大型儀器設(shè)備應(yīng)有兩人以上能獨立使用。對新上崗的操作人員，在一定時間內(nèi)由在崗人員監(jiān)督指導。

在有些管理不到位的單位，表現(xiàn)出儀器設(shè)備的使用比較隨意，人員未經(jīng)授權(quán)就開始操作儀器，有的使用人員未經(jīng)培訓即上崗。

4.2 儀器設(shè)備的使用

儀器設(shè)備使用人員應(yīng)嚴格按照操作規(guī)程及有關(guān)注意事項使用儀器設(shè)備，使用后認真填寫《儀器設(shè)備使用記錄》，真實反應(yīng)儀器設(shè)備使用狀態(tài)。儀器設(shè)備責任人應(yīng)在每年初將上一年的《儀器設(shè)備使用記錄》交給儀器設(shè)備管理員存檔，并領(lǐng)取新的使用記錄本。

使用者應(yīng)按JJF1059《測量不確定度評定與表示》進行測量不確定度評估，誠實、規(guī)范地表示評估結(jié)果，并嚴格實施操作規(guī)程，保持最佳測量能力。

儀器設(shè)備離開實驗室或脫離授權(quán)操作者非受控使用時，使用人員需填寫《儀器設(shè)備領(lǐng)(借)用登記表》，儀器設(shè)備管理員應(yīng)審核借用儀器設(shè)備的單位和操作者的資格，確認能正確操作方可簽字借出，并在借出和返還時進行狀態(tài)驗收。

在有些計量認證檢測機構(gòu)中表現(xiàn)出：儀器設(shè)備使用記錄過分簡單，不具備完整的使用狀態(tài)追溯信息；記錄中體現(xiàn)不出周轉(zhuǎn)信息和非受控狀態(tài)下的管理信息；將儀器示值允許誤差混同為測量不確定度，不合理地進行數(shù)據(jù)處理，未正確標識測量不確定度，缺少測量不確定度評估記錄和最佳廁靈能力保證措施。

4.3 儀器設(shè)備的維護、維修

檢測機構(gòu)應(yīng)制定儀器設(shè)備的維護計劃，設(shè)備責任人、設(shè)備使用人按照計劃定期進行儀器設(shè)備維護和保養(yǎng)，設(shè)備使用人員在使用中或使用后發(fā)現(xiàn)儀器設(shè)備有異常時，應(yīng)立即停止工作，應(yīng)及時向部門負責人報告，無法排除故障時，應(yīng)向儀器設(shè)備管理員提交 《維修申請表》，由儀器設(shè)備管理員安排檢修，將該儀器設(shè)備貼上停用標志。維修后，應(yīng)進行檢定或校準，合格后方可投人使用。同時部門負責人應(yīng)核查由于儀器設(shè)備的異常對過去進行的檢測所造成的影響。

此項常呈現(xiàn)出缺少維護計劃和維護記錄、或信息不詳實。

4.4 儀器設(shè)備的報廢

儀器設(shè)備確實因損壞無法修復、計量檢定特性達不到使用要求或其它原因無法使用時，應(yīng)予以報廢處理。儀器設(shè)備的報廢由所在部門提出，經(jīng)儀器設(shè)備管理員鑒定確認后，填寫《儀器設(shè)備報廢單》，經(jīng)技術(shù)負責人批準后執(zhí)行，關(guān)鍵設(shè)備或價格超出一定限額的，應(yīng)經(jīng)技術(shù)負責人審核后，由最高管理者批準后執(zhí)行。凡報廢的儀器設(shè)備，應(yīng)貼上明顯的標志并撤離使用現(xiàn)場。在儀器設(shè)備檔案中做好報廢儀器注銷記錄。

5 幾點建議

儀器設(shè)備是檢測機構(gòu)技術(shù)能力的主要物質(zhì)條件。為實現(xiàn)儀器設(shè)備的合理配備，充分發(fā)揮其技術(shù)功能和使用效率，改善實驗室儀器設(shè)備管理現(xiàn)狀，保障儀器設(shè)備的經(jīng)濟、有效運行，提出幾點建議：

（1）最高管理者要重視儀器設(shè)備管理工作，責任分工明確，管理程序清晰合理。這是做好儀器設(shè)備管理最重要的先決條件。

（2）配備一個優(yōu)秀的、責任心強的儀器設(shè)備管理員，并賦予其必要的資源和職權(quán)。這是做好儀器設(shè)備管理的重要保障。

（3）強化檢測人員的質(zhì)量意識和技術(shù)水平，使其嚴格按照操作規(guī)范來操作儀器，認真保養(yǎng)和維護；嚴格測量不確定度評估，保持最佳測量能力；充分發(fā)揮儀器設(shè)備的潛能，保證檢測結(jié)果質(zhì)量。

（4）目前，市場上有許多儀器設(shè)備管理方面的計算機軟件，檢測機構(gòu)可以根據(jù)自己的特點選擇適合本單位的軟件，這將大大提高儀器設(shè)備管理的效率。

[1]國家認證認可監(jiān)督管理委員會.實驗室資質(zhì)認定工作指南[M].北京：中國計量出版社，2007.

[2]國家認證認可監(jiān)督管理委員會.質(zhì)檢機構(gòu)管理知識[M].北京：中國計量出版社，2005.

[3]李東升，郭天太.量值傳遞與溯源[M].杭州：浙江大學出版社，2009.

Management of Instruments and Equipments in Metrology Laboratory

CHEN Hong-bin

（National Center of Oceanographic Standards and Metrology,Tianjin 300112,China）

The management process of the instruments&equipments in metrology laboratory is introduced.The problems of current management are pointed out.The focus is how to improve the management of instruments&equipments according to《Accreditation Criteria for the Competence of Laboratories》.

metrology；instruments&quipments；management process

TB9

C

1003-2029（2010）04-0133-03

2010-08-12