陳勇

（湘潭市房產(chǎn)局 房屋產(chǎn)權(quán)監(jiān)督管理處，湖南 湘潭 411100）

0 引 言

傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理主要是以手工處理為主，這種方式存在工作效率低下、信息共享和查詢困難、差錯(cuò)率比較高、需要龐大的庫(kù)房等缺陷。房產(chǎn)檔案管理的信息化已成為一種必然的趨勢(shì)，特別是《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》(以下簡(jiǎn)稱《綱要》)的出臺(tái)，為檔案行業(yè)提升信息化水平提供了良好的契機(jī)?！毒V要》中明確指出了全國(guó)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)：本著統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分級(jí)建設(shè)，安全保密的原則，加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化，推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。房產(chǎn)檔案管理作為檔案管理的重要組成部分，理所應(yīng)當(dāng)走信息化的道路，房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)，是房產(chǎn)檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是房地產(chǎn)業(yè)健康發(fā)展的重要保障。

1.產(chǎn)檔案信息化管理的概念及特點(diǎn)

房產(chǎn)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，是政府職能部門依照《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律規(guī)定，代表國(guó)家管理房地產(chǎn)在所有權(quán)及相關(guān)權(quán)利進(jìn)行交易、登記、確權(quán)等管理活動(dòng)中形成的，反映權(quán)利人房屋自然狀況及土地使用狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種載體的文件材料。這些文件材料是房產(chǎn)行政管理法定職責(zé)的體現(xiàn)物，能合法地證明權(quán)利人與房屋土地之間權(quán)利關(guān)系，具有法律憑證價(jià)值。從而成為房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)界定的有利存證，為實(shí)施產(chǎn)權(quán)管理和產(chǎn)權(quán)保護(hù)提供了可靠的法律保障。房產(chǎn)檔案也是房產(chǎn)行政管理部門在工作活動(dòng)中自然形成并具有一定保持價(jià)值的歷史記錄。

房產(chǎn)檔案信息化管理是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)，通過(guò)文字、圖形、圖像等形式，把各種房產(chǎn)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子檔案信息，以電子信息形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序的檔案信息系統(tǒng)，及時(shí)有效進(jìn)行管理、提供利用，實(shí)施資源共享[1]。

隨著房產(chǎn)檔案信息化管理的深入，計(jì)算機(jī)在房產(chǎn)檔案管理領(lǐng)域的普及應(yīng)用，使得信息能夠隨時(shí)隨地獲得，這大大提高了檔案管理的效率，也使房產(chǎn)檔案信息化管理優(yōu)越于一般的檔案管理，具有自己的特色：

1.1.案資料存儲(chǔ)的數(shù)字化

房產(chǎn)檔案信息化管理就是要使各種房產(chǎn)資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化電子信息，這些信息能夠直接被計(jì)算機(jī)的程序識(shí)別和讀取。大量的資料在經(jīng)過(guò)整合處理之后，形成相關(guān)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，建立信息管理系統(tǒng)，對(duì)這些信息進(jìn)行收集、分類、整理、存儲(chǔ)，這樣在需要信息的時(shí)候可以方便、及時(shí)的查閱到。

1.2.案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化

房產(chǎn)檔案信息化的核心就是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳遞和交流。通過(guò)借助互聯(lián)網(wǎng)的平臺(tái)，房產(chǎn)檔案信息可以在世界各地進(jìn)行異地傳輸，隨時(shí)隨地都可以查閱到你所需要的信息，有利于房產(chǎn)管理部門、房產(chǎn)開(kāi)發(fā)商、需求者之間更好地交流，房產(chǎn)檔案的價(jià)值也能得到充分發(fā)揮。

1.3.詢應(yīng)用智能化

由于房產(chǎn)檔案信息存儲(chǔ)都是數(shù)字化，這使得檔案信息網(wǎng)上檢索智能化，瀏覽快捷方便，這樣節(jié)省了很多人力物力。

2.產(chǎn)檔案信息化管理存在的問(wèn)題

房產(chǎn)檔案信息化管理所具備的內(nèi)涵和特點(diǎn)對(duì)傳統(tǒng)的檔案系統(tǒng)和管理人員提出了新的要求，同時(shí)在房產(chǎn)檔案信息化管理建設(shè)過(guò)程中，也面臨著一些亟待解決的問(wèn)題。

2.1.視程度不夠

許多管理人員對(duì)房產(chǎn)檔案管理的信息化工作重視不夠，對(duì)檔案管理信息化的內(nèi)涵和房產(chǎn)檔案信息化管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，是影響房產(chǎn)檔案信息化管理面臨的最大難題。許多檔案資料未及時(shí)歸檔，更談不上用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進(jìn)行管理。還有一些觀念保守的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員不接受也不懂網(wǎng)絡(luò)辦公的技術(shù)，依然用著老一套的管理理念和方法。

2.2.乏先進(jìn)的房產(chǎn)檔案管理理念

長(zhǎng)期以來(lái)，某些房產(chǎn)檔案管理部門的工作人員形成了一定的思維定勢(shì)，這種定勢(shì)具有較強(qiáng)的慣性，很難在短期內(nèi)真正改變。觀念的滯后，必然導(dǎo)致行動(dòng)上的消極懈怠，這樣導(dǎo)致信息化建設(shè)的許多工作完成不力，影響信息的完整性和可靠性。

2.3.案管理員專業(yè)素質(zhì)不高

房產(chǎn)檔案管理工作者的素質(zhì)，是房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素。但目前，房產(chǎn)檔案管理員專業(yè)素質(zhì)水平差異比較大，許多地方的房產(chǎn)檔案管理人員整體素養(yǎng)偏低，尤其是對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)了解甚少，而且學(xué)習(xí)能力和學(xué)習(xí)積極性、主動(dòng)性不高，缺乏開(kāi)拓進(jìn)取的精神，滿足于現(xiàn)狀，業(yè)務(wù)水平、組織管理能力等方面都比較欠缺。

2.4.術(shù)手段落后

目前許多房產(chǎn)檔案管理部門無(wú)論是信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用水平，還是對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的認(rèn)識(shí)程度、參與程度等都遠(yuǎn)低于其它行業(yè)。多數(shù)房產(chǎn)部門的工作方式基本上是接收移交檔案，編目立卷、存出入庫(kù)、查閱調(diào)卷。辦公電腦的應(yīng)用主要還是在文字處理、財(cái)務(wù)管理等數(shù)據(jù)處理方面，管理介質(zhì)大多數(shù)仍為紙質(zhì)檔案，光盤技術(shù)和機(jī)讀方式等信息化手段雖已有運(yùn)用，但十分有限，數(shù)據(jù)庫(kù)的功能和水平與當(dāng)今信息傳輸技術(shù)和房產(chǎn)檔案應(yīng)用的要求相差比較遠(yuǎn)[2]。

2.5.案檢索效率不高

檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量就會(huì)越高。

3.強(qiáng)房產(chǎn)檔案信息化管理的對(duì)策

3.1.度重視房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)

房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，順利實(shí)現(xiàn)這項(xiàng)系統(tǒng)工程關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)和各級(jí)管理人員的重視。房產(chǎn)檔案管理信息化需要先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，需要建設(shè)綜合化網(wǎng)絡(luò)，需要投入大量的資金，沒(méi)有足夠的資金作保障，所有的工作都無(wú)從談起[3]。因此，房產(chǎn)檔案管理信息化工作，必須得到行業(yè)主管部門、檔案管理部門的重視和支持。同時(shí)，房產(chǎn)檔案的各級(jí)管理人員都應(yīng)該高度重視信息化建設(shè)工作，把房產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)當(dāng)作一項(xiàng)重要的工作來(lái)做好。

3.2.高房產(chǎn)檔案管理人員的專業(yè)技能和素質(zhì)

提高房產(chǎn)檔案管理工作者的素質(zhì)，是加速房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)步伐、推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。房產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，增強(qiáng)對(duì)信息的概念、作用和檔案信息化的重要意義的認(rèn)識(shí)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作。加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是信息化素養(yǎng)的培訓(xùn)。幫助他們樹(shù)立改革意識(shí)、科技意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)等一系列全新的觀念。

在房產(chǎn)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)中應(yīng)當(dāng)引入競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，改變?cè)跈n案管理部門長(zhǎng)期存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清醒地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力和開(kāi)拓創(chuàng)新精神，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使房產(chǎn)檔案管理工作出現(xiàn)充滿生機(jī)活力的新局面。

3.3.善房產(chǎn)檔案管理的技術(shù)系統(tǒng)

房產(chǎn)檔案管理的技術(shù)系統(tǒng)主要包括信息歸集系統(tǒng)、信息檢索系統(tǒng)、檔案咨詢系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)和信息安全系統(tǒng)等[4]。

信息歸集系統(tǒng)是全面、準(zhǔn)確地收集房屋產(chǎn)權(quán)的靜態(tài)與動(dòng)態(tài)信息，形成房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的工作系統(tǒng)。完善信息歸集系統(tǒng)主要要做到兩點(diǎn)，一是要保證信息資料的準(zhǔn)確性和全面性，二是要及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)存的信息，保證房產(chǎn)檔案信息與房屋產(chǎn)權(quán)變動(dòng)情況同步。

信息檢索系統(tǒng)是房產(chǎn)檔案輸出和利用的系統(tǒng)，建立房產(chǎn)數(shù)字檔案的目的主要就是檢索方便，利用和管理方便。要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，建立一個(gè)多功能、多角度、方便、快捷的檢索系統(tǒng)，在數(shù)據(jù)庫(kù)存可以將房屋地址、產(chǎn)權(quán)人姓名、房屋面積、交易時(shí)間、產(chǎn)權(quán)狀況等與房屋產(chǎn)權(quán)管理相關(guān)的每一個(gè)要素作為檢索條件，并建立多級(jí)檢索系統(tǒng)，從而提供方便、快捷的檢索服務(wù)。

數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)是發(fā)揮房產(chǎn)檔案管理的政策咨詢功能的一個(gè)系統(tǒng)。因?yàn)榉慨a(chǎn)檔案信息不僅要滿足房屋產(chǎn)權(quán)交易和咨詢的需要，而且也應(yīng)該為政府職能部門進(jìn)行宏觀調(diào)控提供科學(xué)的決策依據(jù)，所以必須建立完整的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，以便對(duì)房產(chǎn)檔案信息進(jìn)行多角度、多方面的分析、整理和利用，從而為政府適當(dāng)運(yùn)用宏觀調(diào)控手段，調(diào)整房地產(chǎn)市場(chǎng)的結(jié)構(gòu)、保證房地產(chǎn)市場(chǎng)的平衡，保證房地產(chǎn)市場(chǎng)健康發(fā)展提供準(zhǔn)確、科學(xué)的決策信息。

信息安全系統(tǒng)是保證房屋產(chǎn)權(quán)信息完整保存，不被損壞或丟失，不被非法篡改和利用的保障系統(tǒng)。數(shù)字檔案的安全保存存在許多技術(shù)上的問(wèn)題。房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)充分研究房產(chǎn)數(shù)字檔案保存可能存在的諸多危險(xiǎn)因素，做到防微杜漸，并做好充分的技術(shù)保障。

3.4.善房產(chǎn)數(shù)字檔案管理的法律與制度

近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展和廣大人民群眾法制觀念的不斷增強(qiáng)，涉及到房產(chǎn)方面的民事案件和刑事案件不斷增多?，F(xiàn)有的檔案法律法規(guī)和有關(guān)制度，一方面存在對(duì)新興的數(shù)字檔案管理的適應(yīng)性問(wèn)題，同時(shí)檔案管理事業(yè)的發(fā)展日新月異，不斷地提出法律和制度方面的要求，因而關(guān)于房產(chǎn)檔案管理工作的法律和制度建設(shè)問(wèn)題擺在我們面前。房產(chǎn)數(shù)字檔案資料是由產(chǎn)權(quán)人提供的歷史記錄和依據(jù)，既具有私人權(quán)益屬性，又屬于社會(huì)財(cái)富。所以在查閱、利用方面時(shí)常出現(xiàn)一些矛盾和沖突，為此，在查閱、利用房產(chǎn)數(shù)字檔案問(wèn)題上，應(yīng)盡快建立健全相關(guān)法律依據(jù)和規(guī)章制度，在完善管理措施的基礎(chǔ)上，把檔案用活，最大限度地發(fā)揮房產(chǎn)檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

4.論

房產(chǎn)檔案管理信息化是先進(jìn)科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，是新形勢(shì)下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。盡管目前還存在一些不容忽視的問(wèn)題，但只要采取必要的措施長(zhǎng)抓不懈，必將大大提高檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用效率，提高房產(chǎn)檔案管理的信息化水平。

[1]張寶軍.對(duì)房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)和思考[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2008,(13):365．

[2]賈樹(shù)良.高校房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].遼寧工程技術(shù)大學(xué)學(xué)報(bào),2009，(2）:158-159．

[3]張虎,裘丹祎.對(duì)房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的研究[J].浙江檔案,2008,(11):43-44.

[4]任松華,陳輝.論房產(chǎn)檔案管理的信息化[J].蘭臺(tái)世界,2005,(7):69.