孫周

（上海柴油機股份有限公司，上海200438）

1 前言

業(yè)務(wù)流程是企業(yè)中一系列創(chuàng)造價值的活動組合。邁克爾·哈默(MichaelHammer)與詹姆斯·錢皮(James A.Champy)對業(yè)務(wù)流程的定義：我們定義某一組活動為一個業(yè)務(wù)流程，這組活動有一個或多個輸入，輸出一個或多個結(jié)果，這些結(jié)果對客戶來說是一種增值[1]。業(yè)務(wù)流程改進是幫助企業(yè)在業(yè)務(wù)流程操作上獲得重大改進的系統(tǒng)方法?，F(xiàn)代業(yè)務(wù)流程改進(BPI，Business Process Improvement)項目含義豐富，從大規(guī)模的、昂貴的，涉及到組織中每一個人，到短期的、集中的，只涉及少數(shù)人的項目，都屬于現(xiàn)代企業(yè)流程改進的范疇。業(yè)務(wù)流程改進的目的有：（1）提供滿意的執(zhí)行報告，使流程成果更為豐富；（2）節(jié)省資源的使用，使流程更有效率；（3）在業(yè)務(wù)及顧客需求變化時，作出迅速調(diào)整，使流程更具靈活性。

上柴公司作為一家傳統(tǒng)的機械制造企業(yè)，在工具采購交付流程方面，很多地方沿用傳統(tǒng)的管理方式。為防止過程舞弊，設(shè)置較多的交接與核查環(huán)節(jié)，造成資源利用和工作效率的低下。在這種情況下，上柴公司開始進行工具采購交付流程改進。

2 上柴公司改善前的工具采購交付流程

工具是指能夠方便人們完成工作的器具，在上柴公司具體是指用于生產(chǎn)的各種刀具、量具、刀具附件、磨具磨料、五金工具、裝配工具等。按照技術(shù)標準可以分為標準工具和非標準工具。工具因其單位價值量較大，屬于風險管控的重點內(nèi)容之一。

上柴公司主要業(yè)務(wù)內(nèi)容是發(fā)動機核心零部件的加工、裝配和試車。核心零部件加工方式包括鑄造、鍛造、熱處理和機械加工，所消耗的工具主要是機械加工刀具類工具和裝配工具。工具的質(zhì)量關(guān)系到產(chǎn)品的加工質(zhì)量和效率，工具費用消耗占到制造費用的10%左右。作為企業(yè)成本管理的一個重要組成部分，日益受到關(guān)注和重視。

在工具采購方面，上柴公司有50多家供應(yīng)商，這些供應(yīng)商按照各處的專業(yè)特長向上柴公司提供工具。全年采購金額在2 000萬元左右，采購數(shù)量在20余萬件，其中30%左右數(shù)量的工具為非標準刀具，需要進行專業(yè)檢驗。在這些工具投入使用之前，需要經(jīng)過14個主要的環(huán)節(jié)，經(jīng)過4個以上部門的流轉(zhuǎn)，包括需求提出、審核、供應(yīng)商選擇、競標、下訂單、交付與驗貨、分配送貨、支付等等。工具采購的流程有一定的信息化支撐：對外采購采用采購信息管理系統(tǒng)（PIMSPurchase Information ManagementSystem）進行數(shù)據(jù)交換，內(nèi)部申請和審核由采用車間管理系統(tǒng)和網(wǎng)上審批系統(tǒng)（Web Flow） 進行流轉(zhuǎn)，倉庫管理利用庫存系統(tǒng)（LK3000）進行管理，財務(wù)和倉庫管理采用手工單據(jù)流轉(zhuǎn)。這些步驟從大的過程來看，可以分成以下幾個方面的流程：

（1）需求提出：需求部門通過車間管理系統(tǒng)，將工具需求提交給業(yè)務(wù)管理部門審核，審核通過后由業(yè)務(wù)管理部門通過Web Flow系統(tǒng)向采購部提出采購需求。

（2）訂單下達：采購部根據(jù)業(yè)務(wù)管理單位提出的需求，通過PIMS系統(tǒng)下達采購訂單（新的物料要求選擇供應(yīng)商），要求供應(yīng)商按時交付。

（3）供應(yīng)商送貨：供應(yīng)商按照送貨要求進行送貨，送貨時到采購部開申請單，憑申請入庫單將貨品送到中間庫。

（4）驗收與配送：中間庫根據(jù)入庫申請單對貨物進行清點、記錄，將需要檢驗的工具送到專業(yè)檢驗部門，將收貨單送到業(yè)務(wù)管理部門進入LK3000系統(tǒng)進行登帳，送給采購部進行備案；將檢驗合格工具實物送給申請部門，或通知申請部門自行領(lǐng)取。

（5）供應(yīng)商將發(fā)票送給采購部門，采購部根據(jù)訂單執(zhí)行情況對發(fā)票進行審核，審核通過后，轉(zhuǎn)財務(wù)部付款。

（6）財務(wù)部根據(jù)業(yè)務(wù)管理部門將所提交的驗收、入庫單，對照發(fā)票相互核對，付款給廠商。其過程如圖1所示。

從上面的流程來看，這種工具采購流程完全是按照部門來劃分的，采用不同的信息系統(tǒng)。為了風險管控，設(shè)置獨立的中間庫，各部門為了控制的需要，需要具體業(yè)務(wù)人員傳遞單據(jù)，對物流進行阻隔，在實物流轉(zhuǎn)方面存在重復(fù)搬運和運輸，分割了物流過程，同時在單據(jù)流轉(zhuǎn)方面存在信息隔離的現(xiàn)象。

3 工具采購交付流程改善

對上述的工具采購交付流程進行分析，發(fā)現(xiàn)存在多處物流和信息重復(fù)環(huán)節(jié)，從三個方面進行改善：①消除交付冗余環(huán)節(jié)，減少實物二次儲運；②集成信息平臺，實現(xiàn)信息共享；③提高過程效率，降低成本。主要從以下三個方面進行改進：

（1）消除冗余環(huán)節(jié)：①取消工具總庫物流環(huán)節(jié)，將其中檢驗職能和計量職能合并。取消一個收貨與配送環(huán)節(jié)，改善工具送貨實物流程。實現(xiàn)工具交付實物流由供應(yīng)商向需求部門庫房直接送貨，減少內(nèi)部物流工作量。少部分需要專業(yè)檢驗的物料獨立向檢驗單位提出申請，簡化實物流程。②取消部分單據(jù)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)：取消送貨前到采購部開單申請入庫流程，合并開單和入庫2個環(huán)節(jié)，由供應(yīng)商直接根據(jù)訂單數(shù)量，從PIMS系統(tǒng)中下載送貨單。

（2） 改善數(shù)據(jù)信息流程：實現(xiàn)PIMS系統(tǒng)、Web Flow系統(tǒng)和車間管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)在一定程度上相互交換和共享。供應(yīng)商從網(wǎng)上下載打印送貨單，到送貨后接收單位進行信息維護，減少相關(guān)職能部門對采購交付信息的重復(fù)輸入，相關(guān)職能部門可以同步共享信息，對訂單執(zhí)行流程進行過程跟蹤。

（3）通過減少工具總庫環(huán)節(jié)，共享信息資源，實現(xiàn)供應(yīng)商直接向需求部門送貨，在一定程度上降低了庫存，其過程如圖2所示。

4 工具采購流程再造后的獲益與不足

經(jīng)過對工具采購流程改進后，受益明顯，具體表現(xiàn)在下列幾個方面：

（1）減少資源占用。由于采取了供應(yīng)商直送需求部門的方式，減少了中間庫的設(shè)置。實際減少中間庫管理人員2名，減少倉儲面積600m2，降低了運行費用和庫存物資占用。

（2）縮短交付時間。供應(yīng)商直送需求部門，提高了交付對需求部門的響應(yīng)速度，交付時間平均減少2天。

（3）提高相關(guān)環(huán)節(jié)工作效率。降低了實物的重復(fù)搬運帶來的質(zhì)量風險，減少了重復(fù)輸入信息等工作量。

（4）增強了服務(wù)意識，提高了服務(wù)質(zhì)量。上柴公司經(jīng)過工具采購流程改造后，需求部門和供應(yīng)商建立起直接的信息溝通渠道，對于工具使用過程中存在的問題，能夠直接向供應(yīng)商反饋。同時交付管理過程的分工，促進對供應(yīng)商管理的不斷完善，也促使供應(yīng)商重視質(zhì)量和服務(wù)管理。

相對于改善前的工具采購交付流程而言，改進后的工具采購交付流程更為簡潔，但是在實踐過程中也存在供應(yīng)商數(shù)量多，交付方式多樣化，使用部門頻繁收貨；存在手工單據(jù)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)慢，影響效率等問題，需要不斷完善。

5 采購交付流程進一步改善的設(shè)想

流程的進一步改進方向是實現(xiàn)信息流和實物流的同步，在實物流實現(xiàn)順暢的基礎(chǔ)上整合信息系統(tǒng)管理，以達到所有業(yè)務(wù)相關(guān)人員都可以通過數(shù)據(jù)庫調(diào)取相關(guān)的信息，實現(xiàn)信息共享。通過信息的透明化防范過程來控制風險。實現(xiàn)這個目的需要采購前期管理的提升和財務(wù)方式的轉(zhuǎn)變，承認電子數(shù)據(jù)的效力，減少手工單據(jù)流轉(zhuǎn)。具體來講，有以下幾個方面：

（1）采購和管理工作前移，建立完整的供應(yīng)商信息庫。采購部根據(jù)業(yè)務(wù)管理部門需求，整合、選擇供應(yīng)商，將采購業(yè)務(wù)集中，和供應(yīng)商建立更為緊密的關(guān)系。將供應(yīng)商由獨立工具供應(yīng)商向工具綜合服務(wù)商轉(zhuǎn)變，簽訂框架合同，明確采購單位、價格、交貨方式、供貨周期以及維修服務(wù)等供應(yīng)標準要素。以業(yè)務(wù)量的增加換取供應(yīng)商服務(wù)水平的提升。

（2）將采購控制要素前移，實現(xiàn)物流和信息流的快速流動。將工具采購質(zhì)量保證轉(zhuǎn)移給供應(yīng)商，進行事前控制，取消對非標準工具的專業(yè)檢驗；授權(quán)需求部門通過信息系統(tǒng)直接向供應(yīng)商下達采購需求訂單。

（3）供應(yīng)商通過信息系統(tǒng)，按照訂單要求，依照前期所制定標準直接向需求部門送貨；需求部門根據(jù)訂單信息，驗收所交付的物品，減少書面單據(jù)的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。

（4）需求部門收貨后將驗收信息輸人電腦，業(yè)務(wù)管理部門、采購部和財務(wù)部根據(jù)信息進行相應(yīng)的交付考核，付款等業(yè)務(wù)處理。

（5）財務(wù)部門承認電子信息的記帳效力，在公司內(nèi)部以電子信息記帳和結(jié)算，減少交付過程中書面單據(jù)的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，根據(jù)數(shù)據(jù)庫信息對供應(yīng)商發(fā)票進行核對付款。其過程如圖3所示。

1胡從旭.福特汽車公司采購流程再造[J].物流科技.2006，29(2).