魏景生 黃建農(nóng) 張敬凱 焦海波 費習(xí)兵 魏 婕

(1.石家莊煤礦機(jī)械有限責(zé)任公司,河北省石家莊市,050031;2.美國威斯康辛州-麥迪遜大學(xué)(University of Wisconsin-Madison),威斯康辛州麥迪遜市)

石煤機(jī)公司實施ERP項目的實踐

魏景生1黃建農(nóng)1張敬凱1焦海波1費習(xí)兵1魏 婕2

(1.石家莊煤礦機(jī)械有限責(zé)任公司,河北省石家莊市,050031;2.美國威斯康辛州-麥迪遜大學(xué)(University of Wisconsin-Madison),威斯康辛州麥迪遜市)

介紹了石家莊煤礦機(jī)械有限責(zé)任公司(簡稱石煤機(jī)公司)實施ERP項目的背景、方案和效果,并介紹了實施經(jīng)驗和體會。

石煤機(jī)公司 ERP 精細(xì)化管理 實施經(jīng)驗

1 石煤機(jī)公司實施ERP項目的背景分析

1.1 石煤機(jī)公司經(jīng)營管理背景

石煤機(jī)公司1939年建廠,原屬煤炭部,是一家集生產(chǎn)、研發(fā)、制造、銷售為一體,實施多元化經(jīng)營戰(zhàn)略的大型裝備制造企業(yè),是國內(nèi)最大的工程鉆探設(shè)備、錨桿鉆機(jī)、隨車起重運輸車、礦山井下輔助運輸設(shè)備的生產(chǎn)基地,榮獲中國煤炭工業(yè)優(yōu)秀企業(yè)、河北省明星企業(yè)及河北省誠信企業(yè)等榮譽(yù)稱號。2009年,被評為中國機(jī)械500強(qiáng)企業(yè),公司綜合實力在全國機(jī)械工業(yè)中排名第383位。

石煤機(jī)公司的銷售模式目前基本采用直銷模式,主要產(chǎn)品客戶遍布國內(nèi)市場,市場占有率逐年增加,企業(yè)年產(chǎn)值呈逐年大幅增長趨勢,企業(yè)銷售形勢良好。石煤機(jī)公司又屬離散型制造企業(yè),用于生產(chǎn)機(jī)械產(chǎn)品的鑄造、鍛造、熱處理、機(jī)加工、裝配等生產(chǎn)工藝基本都有。生產(chǎn)車間主要是按生產(chǎn)工藝及能力劃分,部分車間按產(chǎn)品組織劃分。車間內(nèi)設(shè)備分布是按設(shè)備類型和工藝特點布局。生產(chǎn)組織類型和設(shè)備工藝特點屬于多品種小批量生產(chǎn)方式。

石煤機(jī)公司整機(jī)生產(chǎn)周期一般為2、3個月以上,影響周期的主要因素是物料品種及零部件品種繁多、計劃投放及批量生產(chǎn)既無規(guī)律又無規(guī)模、產(chǎn)能不均衡等因素對產(chǎn)品配套及交貨時間造成影響。產(chǎn)品的原材料及外協(xié)配套件占成本比例較大,企業(yè)采用計劃價核算機(jī)制。由于企業(yè)成本管理粗放,核算結(jié)果難于反映各產(chǎn)品真實成本。

1.2 石煤機(jī)公司制造流程分析

石煤機(jī)公司的產(chǎn)品制造過程基本是按訂單生產(chǎn)和根據(jù)市場及庫存情況進(jìn)行預(yù)投生產(chǎn)相結(jié)合的生產(chǎn)方式。銷售部門下達(dá)訂單后,經(jīng)營部和生產(chǎn)部根據(jù)訂單或預(yù)投計劃制定企業(yè)月度生產(chǎn)計劃。根據(jù)月度生產(chǎn)計劃、產(chǎn)品明細(xì)和實際生產(chǎn)能力,考慮均衡生產(chǎn)情況按月度方式給采購部門和車間下達(dá)采購計劃和成套產(chǎn)品及備件生產(chǎn)計劃。各車間、分廠按照生產(chǎn)部下達(dá)的生產(chǎn)計劃及追加(變更)計劃組織生產(chǎn)、辦理產(chǎn)品入庫。采購部門根據(jù)采購計劃進(jìn)行采購。以上業(yè)務(wù)處理目前靠手工進(jìn)行,工作量繁重,重復(fù)勞動多,工作效率較低,工作質(zhì)量也難于保證。尤其是生產(chǎn)準(zhǔn)備周期過長,占用了寶貴的制造周期,很難應(yīng)對市場變化對交貨期的要求,為此企業(yè)不得不加班加點趕任務(wù),產(chǎn)品質(zhì)量受到威脅,生產(chǎn)成本增加。隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大,手工工作方式將成為制約生產(chǎn)的主要問題,且信息難于共享和溝通,形成管理上的空白。

1.3 庫存管理流程分析

石煤機(jī)公司是由經(jīng)營部和生產(chǎn)部根據(jù)庫存和以往投入的全部未完成計劃進(jìn)行平衡后下達(dá)新的投入計劃。由于產(chǎn)品品種多,無論成臺產(chǎn)品和配件的投入都存在批次多、投入量不等、投入品種沒有規(guī)律的情況。采購和生產(chǎn)計劃與庫存管理的脫節(jié)不可避免的會造成庫存積壓或短缺。積壓造成成本增加,影響生產(chǎn)進(jìn)度;短缺則造成欠套,影響成套產(chǎn)品的交貨周期。

1.4 委外加工管理流程分析

隨著企業(yè)產(chǎn)值產(chǎn)量的不斷加大,公司有時出現(xiàn)生產(chǎn)能力不足,企業(yè)委托、協(xié)作生產(chǎn)量加大,有的是帶料加工,有的是直接購買。對生產(chǎn)能力平衡情況不能全面掌握,經(jīng)常出現(xiàn)不能及時平衡委外協(xié)作工作量以保證及時配套性和保證本企業(yè)工作量飽和的問題。

1.5 財務(wù)管理流程分析

石煤機(jī)公司財務(wù)系統(tǒng)目前使用集團(tuán)版用友財務(wù)軟件,業(yè)務(wù)過程發(fā)生的單據(jù)都需要由財務(wù)會計人員手工輸入到計算機(jī)中,系統(tǒng)自動生成帳表。雖工作效率比手工記帳有了一定提高,但財務(wù)系統(tǒng)沒有與其他主要業(yè)務(wù)流集成,數(shù)據(jù)不能共享,數(shù)據(jù)的及時性、動態(tài)性不能得到保證。由于成本管理粗放,成本核算精確度低,成本核算結(jié)果不能準(zhǔn)確反應(yīng)企業(yè)實際成本,對企業(yè)成本管理起不到應(yīng)有的控制作用。另外,企業(yè)目前成本核算都是事后核算,無法達(dá)到事前規(guī)劃、事中控制、事后分析的作用。由于計劃變更頻繁,在制品增加和產(chǎn)品定價、工時定額科學(xué)性不高等因素的影響下造成產(chǎn)品成本核算誤差較大,起不到應(yīng)有的指導(dǎo)和控制作用。

1.6 銷售管理流程分析

石煤機(jī)公司許多產(chǎn)品是行業(yè)內(nèi)品牌和知名產(chǎn)品,在行業(yè)內(nèi)知名度高,一度占有很好的市場份額。由于企業(yè)管理手段落后,造成企業(yè)不能及時應(yīng)對市場變化。也由于產(chǎn)品成本不明晰,投標(biāo)報價不細(xì)致、主觀性大,造成盈利水平無法準(zhǔn)確控制。

從上述流程分析可以看出,石煤機(jī)公司現(xiàn)有的管理手段根本無法實現(xiàn)精細(xì)化管理和科學(xué)管理。而實現(xiàn)“打造國內(nèi)先進(jìn)、國際一流的煤機(jī)裝備制造企業(yè)”的宏偉戰(zhàn)略目標(biāo),提高市場競爭能力和企業(yè)的盈利能力更是缺少科學(xué)基礎(chǔ)。為適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展,實施企業(yè)管理信息化勢在必行。通過信息化建設(shè),使企業(yè)實現(xiàn)管理水平質(zhì)的飛躍,促使企業(yè)管理實現(xiàn)根本性的轉(zhuǎn)變。

2 石煤機(jī)公司ERP項目的選型及整體方案

2.1 ERP項目選型及實施總體目標(biāo)

(1)ERP的選型。公司用兩年多時間對國內(nèi)多家知名ERP軟件供應(yīng)商及其機(jī)械制造業(yè)代表客戶進(jìn)行了深入的考察調(diào)研與審慎的比較分析,最終選擇了北京科希盟軟件有限公司的HCERP VER 8.2系統(tǒng)。

(2)軟件廠商介紹。北京科希盟軟件有限公司是一家高科技軟件企業(yè),由科技部科希盟集團(tuán)、寧夏京華電力創(chuàng)業(yè)投資有限公司和多年從事MRPII/ERP開發(fā)實施的專家和技術(shù)骨干共同投資組建而成。該公司擁有自主知識產(chǎn)權(quán)的行業(yè)化ERP系列版本以及與ERP緊密集成的DRP/CRM/SCM/OA/PDM產(chǎn)品系列。

(3)公司實施ERP總體目標(biāo)。通過實施HCERP VER 8.2系統(tǒng)軟件,將ERP中先進(jìn)的管理模式、管理方法、管理手段融入企業(yè),以實現(xiàn)企業(yè)各種生產(chǎn)要素的優(yōu)化配置,使管理更加科學(xué)、運作更加規(guī)范、信息更加通暢,從而提高企業(yè)運營效率、效益和企業(yè)核心競爭力,使企業(yè)持續(xù)、快速、健康發(fā)展。

2.2 石煤機(jī)公司ERP模塊介紹

石煤機(jī)公司實施的HCERP系統(tǒng)是面向供應(yīng)鏈的、以管理會計為核心、以物流管理為基礎(chǔ)、以信息流為主線,全方位覆蓋企業(yè)產(chǎn)、供、銷、人、財、物各項資源和各項生產(chǎn)經(jīng)營活動全過程的信息管理系統(tǒng)。通過實施ERP,可實現(xiàn)物流、信息流、資金流“三流”的統(tǒng)一。石煤機(jī)公司的ERP系統(tǒng)涵蓋了以下七大模塊。

(1)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng):包括系統(tǒng)管理子系統(tǒng)、物料清單及工藝管理。

(2)物流管理系統(tǒng):包括庫存管理、采購管理、銷售管理。

(3)人力資源系統(tǒng):包括人事管理、績效考核。

(4)財務(wù)管理系統(tǒng):包括存貨核算、采購核算、銷售核算、應(yīng)收應(yīng)付、總帳與報表、財務(wù)分析等。

(5)生產(chǎn)管理系統(tǒng):包括主生產(chǎn)計劃、物料需求計劃、質(zhì)量管理等。

(6)決策支持系統(tǒng):包括產(chǎn)品分析、市場分析、資金分析、盈虧分析。

(7)辦公自動化系統(tǒng):包括收發(fā)文、便函、事務(wù)交辦、BBS等。

3 石煤機(jī)公司ERP項目的實施經(jīng)驗

3.1 高度重視對ERP項目的領(lǐng)導(dǎo)

ERP項目的實施過程既是企業(yè)管理變革的過程,也是從公司領(lǐng)導(dǎo)到廣大職工接受先進(jìn)管理知識的洗禮、提高管理能力的過程,也是進(jìn)一步盤清企業(yè)家底、使企業(yè)精神面貌煥然一新的過程。石煤機(jī)公司總經(jīng)理親自掛帥項目領(lǐng)導(dǎo)小組,常務(wù)副總經(jīng)理親自掛帥項目實施小組,為項目順利實施和有效協(xié)調(diào)提供了組織保證。

3.2 先期管理理念教育是實施ERP項目的必要思想準(zhǔn)備

石煤機(jī)公司有一句口號:“ERP是企業(yè)管理的一場革命!”這句話深刻揭示了ERP系統(tǒng)對企業(yè)管理的重要意義和推行難度。ERP系統(tǒng)帶給企業(yè)的是先進(jìn)的管理理念、管理方法、管理手段。公司在實施ERP項目的第一號文件中特別提出了“不換思想就換人”的紀(jì)律,鮮明的態(tài)度使得廣大員工充分認(rèn)識到實施ERP項目的重要性和重要意義。在一期進(jìn)銷存模塊上線的2個多月的時間里,廣大干部員工夜以繼日,連續(xù)奮戰(zhàn),累計加班1800多天,研討和培訓(xùn)120多次,相關(guān)人員上機(jī)操作培訓(xùn)1300多次,編制了各種編碼93000多條,對全部庫存物資進(jìn)行了盤點,完成了所有必須數(shù)據(jù)的錄入。

3.3 狠抓落實是扎實和快速推進(jìn)ERP項目實施的必要保證

ERP實施工程是一項龐大的系統(tǒng)工程,涉及企業(yè)管理的方方面面,甚至觸及部門利益,需要企業(yè)高層的強(qiáng)力推動。公司總經(jīng)理高度重視,還對項目實施小組充分授權(quán),從而在實施過程中能夠做到令行禁止,上下一盤棋。各級領(lǐng)導(dǎo)、各部門在項目實施過程中執(zhí)行堅決,使各項部署能夠快速、高質(zhì)量的落實。精干高效的項目實施小組負(fù)責(zé)制定、計劃、實施各項流程和管理規(guī)定,指導(dǎo)、檢查計劃的落實情況;負(fù)責(zé)操作培訓(xùn)、數(shù)據(jù)的審核和數(shù)據(jù)的錄入;負(fù)責(zé)與軟件公司溝通,及時協(xié)調(diào)、解決實施過程中出現(xiàn)的各種疑難問題等,有的放矢的促使各項ERP項目有效開展。

3.4 科學(xué)的實施方法是ERP項目順利推進(jìn)的重要因素

石煤機(jī)公司在實施過程中建立了順暢的溝通渠道和議事方式。在每個模塊上線前,都要制定實施方案。實施小組根據(jù)實施方案制定實施計劃。在項目實施的關(guān)鍵時刻則每天召開ERP工作例會,安排、協(xié)調(diào)和現(xiàn)場解決各項問題。石煤機(jī)公司還制定了ERP工作考核、獎懲制度,重獎重罰相關(guān)參加部門和人員。大家責(zé)任明確,由壓力轉(zhuǎn)變成動力,使得ERP項目得以順利實施。

3.5 強(qiáng)化培訓(xùn)、員工快速進(jìn)入“角色”是ERP系統(tǒng)有效運用的關(guān)鍵

再好的軟件只有會用才能有效果。ERP軟件對公司每一個人來說都是陌生的,ERP項目實施小組對所有的員工進(jìn)行了反復(fù)持續(xù)地培訓(xùn),使大家熟練地掌握這套軟件的內(nèi)涵和操作技能。在ERP實施過程中,培訓(xùn)分為3個層面:一是對實施小組成員進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的培訓(xùn);二是對終端人員的系統(tǒng)操作培訓(xùn);三是對公司領(lǐng)導(dǎo)層的培訓(xùn)。事實證明,持續(xù)培訓(xùn)提高了員工操作技能,使員工由ERP的“門外漢”快速進(jìn)入了“角色”。

4 實施效果

通過實施ERP系統(tǒng),公司的產(chǎn)供銷、財務(wù)、成本、OA辦公自動化等相關(guān)業(yè)務(wù)實現(xiàn)了高度的集成和共享,管理流程更加科學(xué)合理,管理效率大大提高。

4.1 ERP系統(tǒng)編碼對企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化起到了重要的推動作用

石煤機(jī)公司ERP編碼涉及物料編碼、部門編碼、員工編碼、庫房編碼、工作中心編碼、客商編碼等。通過對編碼規(guī)則的制定以及對物料名稱型號的規(guī)范,使得各部門使用的物料轉(zhuǎn) 名稱型號寫法統(tǒng)一,編碼成為唯一的數(shù)據(jù)源頭。由于有了“共同語言”,信息的傳遞更加順暢、快捷、明晰、準(zhǔn)確。通過對客戶、供應(yīng)商的梳理,使往來賬戶管理更加清晰。通過部門職能的合理定位和授權(quán),使公司組織架構(gòu)更加合理,職責(zé)、權(quán)限更加明確。通過對工作中心的劃分,使公司產(chǎn)能實現(xiàn)真正意義上的平衡。

4.2 各項管理流程得以進(jìn)一步再造和優(yōu)化

在ERP每一個模塊的實施過程中,公司對ERP軟件的管理流程、管理理論、管理方法進(jìn)行了深入的研究,融入企業(yè)的管理實踐固化為新的管理制度。對160多項原系統(tǒng)中應(yīng)用程序做了梳理和修改以適應(yīng)本企業(yè)的管理模式。這些先進(jìn)的、科學(xué)的管理方式目前已經(jīng)被吸收進(jìn)ERP軟件中。企業(yè)各種管理審批流程、生產(chǎn)組織方式、成本核算方式、責(zé)任制考核體系都發(fā)生了質(zhì)的變化。

4.3 進(jìn)一步摸清家底,為企業(yè)的物流、財務(wù)管理提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)依據(jù)

在實施ERP的過程中,對庫存、在產(chǎn)、往來賬進(jìn)行徹底的盤點、核對,摸清家底。經(jīng)過MRP的精確運算,真正做到了按需采購和按需生產(chǎn)。應(yīng)付賬款和貨款未結(jié)存數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中都顯示的清清楚楚,企業(yè)的負(fù)債管理更加完善。

4.4 通過實施財務(wù)管理,管理水平顯著提高

通過實施ERP系統(tǒng),財務(wù)管理真正實現(xiàn)了財務(wù)業(yè)務(wù)無縫集成,不再只是從報表數(shù)字看問題,而是從報表數(shù)字可一直追溯到業(yè)務(wù)單據(jù),使企業(yè)決策層可從問題的表面深入到本質(zhì)。財務(wù)人員從繁忙的核算、匯總統(tǒng)計工作中“解放”出來,將更多的精力投入到分析、評價的管理會計中,為企業(yè)經(jīng)營者出謀劃策,提高了企業(yè)的運營效率和質(zhì)量。

[1] 姬小利.ERP原理、應(yīng)用與實踐教程[M].上海:立信會計出版社,2008

[2] 程控,革揚.MRPII/ERP原理與應(yīng)用(第2版)[M].北京:清華大學(xué)出版社,2006

[3] 鄒輝霞.供應(yīng)鏈物流管理[M].北京:清華大學(xué)出版社,2004

Experience of implementation of ERP project in Shijiazhuang Coal Mine Machinery Company

Wei Jingsheng1,Huang Jiannong1,Zhang Jingkai1,Jiao Haibo1,Fei Xibing1,Wei Jie2
(1.Shijiazhuang Coal Mine Machinery Co Ltd,Shijiazhuang,Hebei province 050031,China;2.University of Wisconsin-Madison,Madison,Wisconsin,U.S.A.)

This paper reports the successful execution of ERP project in Shijiazhuang Coal Mine Machinery Company and how the application of this informatics system plays a key role in the advanced management mode of this company and produces good results.

Shijiazhuang Coal Mine Machinery Co Ltd,ERP,refined management,experience from project execution

TD-91

B

魏景生(1962-),男,工商管理碩士,高級工程師?，F(xiàn)任石家莊煤礦機(jī)械有限責(zé)任公司總經(jīng)理。

(責(zé)任編輯 張大鵬 路 強(qiáng))