劉玉波 杜佳濱 李潤華

近年來,隨著住房公積金貸款業(yè)務的發(fā)展及貸款規(guī)模的不斷擴大,住房公積金貸款面臨著日益加大的貸款風險。加強風險控制,進行科學、完善的貸款檔案管理已成為當前住房公積金管理的核心。國務院下發(fā)的《關于進一步加強住房公積金管理的通知》中要求各級住房公積金管理機構,“要加強貸款風險管理,健全貸款檔案管理制度”,進一步明確了住房公積金貸款檔案的管理是住房公積金防范風險的一項重要工作。

一、住房公積金貸款檔案的作用

1.貸款檔案是化解防范住房公積金貸款風險的憑證。住房公積金貸款檔案是住房公積金管理機構在貸款工作中形成的文件材料,它保留了當事人的歷史真跡,具有原始性,具備法律效用。在當事人違約、不能履行貸款權利與義務,致使住房公積金貸款存在還貸風險時,當事各方均可以貸款檔案為憑據(jù),采取相應的行為,使風險降到最低限度。同時,住房公積金貸款檔案的完整程度直接決定著對逾期還款的催收力度。

2.貸款檔案是住房公積金規(guī)范化管理的需要。住房公積金涉及千千萬萬繳存者的切身利益,因此,住房公積金規(guī)范化管理就成了各項工作的重中之重。住房公積金規(guī)范管理包括歸集、支取、計息、貸款等相關業(yè)務。做好因貸款業(yè)務產(chǎn)生的各種材料而形成的貸款檔案的管理,是住房公積金貸款工作主要組成部分,是住房公積金各項工作的基礎。貸款檔案管理規(guī)范與否直接決定了住房公積金管理的規(guī)范程度。

3.貸款檔案是加強貸款后跟蹤管理的依據(jù)。由于個人住房公積金貸款跨越的時間長,經(jīng)辦人員時常變動等因素,對貸款的管理就必須始終以原始檔案為依據(jù)。否則,住房公積金貸后跟蹤管理就無從著手。為強化風險意識,目前大多管理機構普遍推行貸款責任終身制,而貸款檔案則是實現(xiàn)終身制的載體。

4.貸款檔案是社會誠信體系的一部分。貸款檔案真實地反映貸款各方,尤其是借款人履行合同的真實記錄。是借款人誠信度的具體體現(xiàn)。當前全國各行各業(yè)都在努力營造一個良好的誠信氛圍,有關部門也正在著手建設資源共享的誠信體系。住房公積金繳存和使用(包括借款),其實就是個人信用履行過程,住房公積金管理機構應該充分利用貸款檔案這一有力形式,努力建立健全這一體系。

二、住房公積金貸款檔案的特點

1.貸款檔案形成的動態(tài)性。按一般理解,檔案是在某項工作辦理活動結束后形成的,而對貸款檔案來說卻并不如此。住房公積金貸款工作由貸前、貸中、貸后三個階段組成。每宗個人住房貸款工作的完成,最長需要30年的時間 (個人住房公積金貸款最長時限為30年),假如等貸款的所有工作都結束后,再來整理該檔案,非常不現(xiàn)實。因此,貸款檔案應該是在借款人提出貸款申請到獲得借款后形成的。當然,貸款檔案形成后并不意味著此項貸款工作全部完成,它還需要不斷給該宗貸款檔案增添內容,如還款情況,擔保情況(包括抵押物、質押物狀況、保證變更等)及違約涉及訴訟等直到借款人全部履行完還款義務為止。之后,貸款檔案才可以納入一般檔案管理范疇。住房公積金貸款工作長期性的特點決定了貸款檔案形成的動態(tài)性。

2.貸款檔案材料的特殊性。貸款檔案材料的特殊性,在于一宗個人住房貸款的完成,都需要履行較多的程序,涉及較多的部門,所形成的文件材料不統(tǒng)一。以一宗住房抵押貸款為例,在借款人提出書面借款申請后,至少需要經(jīng)歷貸前調查、房地產(chǎn)評估、抵押登記等過程,有的還要辦理房屋保險、公證等。這些程序均要有書面材料。此外,貸款人還要查驗首付款憑據(jù)、銀行出具票據(jù)等。這些材料都沒有統(tǒng)一的格式、紙質、紙型及書寫工具各不相同,增加了貸款檔案的整理難度和保管難度,也決定了對住房公積金貸款檔案保護的高要求。

3.貸款檔案使用的頻率高。因為貸款工作的長期性,使該類檔案調用頻率遠遠高于其他如文書、財務、科技類檔案。。

4.貸款檔案類別的差異大。因為擔保方式不同,使個人住房貸款需要的資料不同。目前,住房公積金個人住房貸款有抵押、質押、保證三種方式,擔保形式的不同所需的資料自然不一樣,在整理、保管時要區(qū)別對待。

5.貸款檔案保管的責任大。住房公積金貸款涉及的金額大,牽涉到借款人、貸款人的切身利益,也直接牽涉到眾多住房公積金繳存人的利益,貸款風險防范顯得十分重要。而作為防范風險重要手段之一的貸款檔案管理就承擔著較大責任。另外,由于住房公積金貸款檔案形成材料復雜,保管時間長,要求高,使貸款檔案保管的責任亦加大。

三、貸款檔案歸集和管理

住房公積金貸款檔案形成的階段性和長期性的特點,決定一份個人住房貸款合同的完全履行往往需要多個部門和經(jīng)辦人共同來完成,從相互銜接,工作的連續(xù)性出發(fā),要求對貸款檔案進行規(guī)范化、制度化的管理。在檔案歸集、管理方面應遵循以下原則。

1.一宗一卷。一宗貸款歸集成一卷檔案是最基本的。不能因一些貸款材料少而將幾宗貸款資料匯成一卷,這不利于檔案的保管利用。當然在裝盒時,可將若干卷檔案集中在一個檔案盒,在檔案盒上做好記錄。

2.即時歸集。貸款工作的性質,使得信貸員在開展信貸工作時,往往要同時辦理幾宗貸款,易使貸款資料相互混淆,時間一長,一些貸款材料會丟失。要求信貸員要及時、即時收集貸款過程中形成的各種材料。需要針對各種擔保形式的貸款制定檔案收集目錄(如抵押擔保貸款、質押貸款、保證貸款等檔案歸集目錄),按目錄收集。在整理時此目錄可作為該貸款卷內目錄。

需要補充一點,因信貸員是貸款資料的第一審閱者和把關者,負有將資料收集齊全的責任,應是住房公積金貸款檔案歸集的第一責任人。

3.統(tǒng)一格式。貸款材料五花八門,給貸款檔案整理帶來難度。整理檔案時,應遵循統(tǒng)一格式的原則。在制定合同格式時要統(tǒng)一按A4紙大小。裝訂時將其他的收款收據(jù)、銀行憑證、保險單等不規(guī)則的材料統(tǒng)一粘貼在A4紙上,對以后還需要返還的材料如他項權利證等,要留下復印件備日后查詢,為減少檔案卷的拆開次數(shù),在裝訂時,可附加空白的還款情況登記表或其他需要的附表,待日后需要時填寫。

4.建立全宗目錄。由于貸款數(shù)量增長快,建立健全全宗目錄工作就顯得十分必要。結合個人住房公積金貸款工作的特點,可將每一卷檔案的基本情況列入全宗目錄中,便于檢索利用。這些基本情況應包括借款人姓名、借款金額、借款年限、擔保方式、還款方式及信貸員姓名等。全宗目錄可按貨款數(shù)量的多少按自然年份建立,一年一冊或一年多冊。目錄數(shù)據(jù)應采用計算機管理,脫機備份保存。

總之,用科學的方法合理的規(guī)避風險,逐步提高風險管理水平不僅符合住房公積金自身的安全運營要求,更是關系到住房制度改革和政策性住房金融發(fā)展的成敗。

(編輯/穆楊)