宋雯霞

內(nèi)部控制是指企業(yè)為保證資產(chǎn)的安全完整,提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率,保證經(jīng)營(yíng)信息及財(cái)務(wù)報(bào)告的真實(shí)、可靠,以及促進(jìn)企業(yè)貫徹既定經(jīng)營(yíng)方針而采用的一切方法和措施。目前我國(guó)許多企業(yè)的內(nèi)部控制還相當(dāng)脆弱,主要體現(xiàn)為:對(duì)內(nèi)部控制的重要性缺乏認(rèn)識(shí)、內(nèi)部控制制度殘缺不全或有關(guān)規(guī)定不夠合理、內(nèi)部控制制度流于形式、投資者風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄、企業(yè)內(nèi)部缺乏制衡機(jī)制、對(duì)管理系統(tǒng)缺乏控制力等。所以,強(qiáng)調(diào)企業(yè)內(nèi)部控制的重要性,加強(qiáng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的研究具有非常重要的意義。

一、企業(yè)內(nèi)部控制的作用

(一)有助于管理層實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營(yíng)方針和目標(biāo)

內(nèi)部控制是由企業(yè)若干具體政策、規(guī)章制度和程序組成的,而它們的制定是為了實(shí)現(xiàn)管理層的經(jīng)營(yíng)方針和目標(biāo)設(shè)計(jì)的。企業(yè)內(nèi)部控制可以說(shuō)滲透于企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的各個(gè)方面,只要企業(yè)生存和發(fā)展,就要開展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)管理,就需要有相應(yīng)的內(nèi)部控制。

(二)保護(hù)企業(yè)各項(xiàng)資產(chǎn)的安全和完整,防止資產(chǎn)流失

企業(yè)各項(xiàng)資產(chǎn)的安全和完整性是企業(yè)賴于生存和發(fā)展的最基本的保證,加強(qiáng)內(nèi)部控制是保證資產(chǎn)安全和完整的重要措施。

(三)保證經(jīng)營(yíng)信息和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、完整性

企業(yè)只有保證經(jīng)營(yíng)信息和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、完整性,才能夠?yàn)楣芾韺犹峁┛茖W(xué)合理的決策依據(jù),以便管理層作出正確的決策。

二、內(nèi)部控制的建立和實(shí)施

一個(gè)單位要實(shí)行內(nèi)部控制,重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)在組織結(jié)構(gòu)及職責(zé)分工、授權(quán)批準(zhǔn)、會(huì)計(jì)記錄、資產(chǎn)保護(hù)、職工素質(zhì)、預(yù)算管理和報(bào)告制度等重要環(huán)節(jié)組織實(shí)施。在控制上把握好“小而不粗,疏而不漏”的原則,從“實(shí)用、簡(jiǎn)潔、有效”著眼,制定符合本單位實(shí)際情況的內(nèi)部控制制度。

(一)組織結(jié)構(gòu)控制

實(shí)行和完善內(nèi)部控制,首先要從本單位的組織結(jié)構(gòu)開始,主要包括:確定單位的組織形式,明確相關(guān)的管理職能和報(bào)告關(guān)系,以及為每個(gè)組織單位內(nèi)部劃分責(zé)任權(quán)限。

根據(jù)內(nèi)部控制的要求,單位在確定和完善組織結(jié)構(gòu)的過(guò)程中,應(yīng)當(dāng)遵循不相容職務(wù)相分離的原則。單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)通常劃分為五個(gè)步驟,即授權(quán)、簽發(fā)、核準(zhǔn)、執(zhí)行和記錄。合理設(shè)置財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和相關(guān)工作崗位,明確職責(zé)權(quán)限,形成相互制衡機(jī)制,就能夠保證不相容職務(wù)分離,便于內(nèi)部控制作用的發(fā)揮。

(二)授權(quán)批準(zhǔn)控制

授權(quán)批準(zhǔn)是指單位在處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的過(guò)程中必須經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)以進(jìn)行控制。企業(yè)每一層的管理人員既是上級(jí)管理人員的授權(quán)客體,又是對(duì)下級(jí)管理人員授權(quán)的主體。授權(quán)批準(zhǔn)控制要求各級(jí)人員必須經(jīng)過(guò)授權(quán)和批準(zhǔn)才能執(zhí)行有關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),不能越權(quán)、超出自己的職責(zé)權(quán)限辦理有關(guān)業(yè)務(wù)。各級(jí)人員在其業(yè)務(wù)處理職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi),無(wú)須請(qǐng)示便可直接處理業(yè)務(wù),從而避免互相推委、扯皮、推脫責(zé)任的現(xiàn)象發(fā)生,才能提高工作效率,做到分工負(fù)責(zé),權(quán)責(zé)分明。

(三)預(yù)算控制

預(yù)算控制的內(nèi)容可以涵蓋單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全過(guò)程,包括籌資、融資、采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售、投資、管理等諸多方面;也可以就某些方面實(shí)行預(yù)算控制。

預(yù)算的執(zhí)行層由各預(yù)算單位組織實(shí)施,并輔之以對(duì)等的權(quán)、責(zé)、利關(guān)系,由內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)監(jiān)督預(yù)算的執(zhí)行,通過(guò)預(yù)算的編制和實(shí)施,檢查預(yù)算的執(zhí)行情況,比較分析內(nèi)部單位未完成預(yù)算的原因,并對(duì)未完成預(yù)算的不良后果采取改進(jìn)措施。在預(yù)算的執(zhí)行過(guò)程中,企業(yè)還要根據(jù)實(shí)際情況,對(duì)預(yù)算作出合理的、切合實(shí)際的修正,以保證編制的預(yù)算更符合公司的經(jīng)營(yíng)需要,為以后編制預(yù)算提供更加科學(xué)合理的依據(jù)。

(四)風(fēng)險(xiǎn)控制

企業(yè)所面臨的風(fēng)險(xiǎn)按形成的原因一般可分為經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)兩大類。企業(yè)都必須通過(guò)有效的內(nèi)部控制措施加以控制和防范。對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的控制,關(guān)鍵是要保證有一個(gè)合理的資本結(jié)構(gòu),維持適當(dāng)?shù)呢?fù)債水平,既要充分利用舉債經(jīng)營(yíng)這一手段獲取財(cái)務(wù)杠桿的收益,提高自有資金盈利能力,同時(shí)也要注意防范過(guò)度舉債而帶來(lái)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),避免陷入財(cái)務(wù)危機(jī)。

(五)資產(chǎn)保護(hù)控制

企業(yè)的資產(chǎn)是企業(yè)賴于生存和發(fā)展的源泉,保護(hù)資產(chǎn)的安全性是內(nèi)部控制的基本目標(biāo)。資產(chǎn)保護(hù)控制主要包括接近控制、盤點(diǎn)控制,從廣義上說(shuō),資產(chǎn)保護(hù)控制包括對(duì)實(shí)物的采購(gòu)、保管、發(fā)貨及銷售等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行控制。

接近控制主要是指嚴(yán)格控制無(wú)關(guān)人員對(duì)資產(chǎn)的接觸,只有經(jīng)過(guò)授權(quán)批準(zhǔn)的人員才能接觸資產(chǎn)。一般情況下,現(xiàn)金、銀行存款、其他貨幣資金、有價(jià)證券和存貨等變現(xiàn)能力強(qiáng)的資產(chǎn),必須限制無(wú)關(guān)人員直接接觸,間接接觸可通過(guò)保管、批準(zhǔn)、記錄及不相容職務(wù)的分離和授權(quán)批準(zhǔn)控制來(lái)達(dá)到。

盤點(diǎn)控制是指對(duì)實(shí)物資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn),并將盤點(diǎn)結(jié)果與會(huì)計(jì)記錄進(jìn)行比較,盤點(diǎn)結(jié)果與會(huì)計(jì)記錄如不一致,可能說(shuō)明資產(chǎn)管理上出現(xiàn)漏洞、浪費(fèi)、損失或其他不正?，F(xiàn)象。

(六)會(huì)計(jì)記錄控制

會(huì)計(jì)記錄控制的要求是保證會(huì)計(jì)信息反映及時(shí)、完整、準(zhǔn)確、合法。一個(gè)單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)實(shí)行會(huì)計(jì)記錄控制,要建立會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制,對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行科學(xué)的分工,使之形成相互分離和制約的關(guān)系。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)一經(jīng)發(fā)生,就應(yīng)對(duì)記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的所有憑證進(jìn)行連續(xù)編號(hào),通過(guò)復(fù)式記賬,在兩個(gè)或兩個(gè)以上相關(guān)賬戶中進(jìn)行登記,以防止經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的遺漏、重復(fù),并發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。

(七)職工素質(zhì)控制

職工素質(zhì)控制包括企業(yè)在招聘、使用、培養(yǎng)、獎(jiǎng)懲等方面對(duì)職工素質(zhì)進(jìn)行控制。招聘是保證單位的職工應(yīng)有素質(zhì)的重要環(huán)節(jié),企業(yè)的用人部門和人力資源部門應(yīng)共同對(duì)應(yīng)聘人員的素質(zhì)、水平和能力等有關(guān)情況進(jìn)行全面的測(cè)試、調(diào)查,以確保受聘人員能夠適應(yīng)工作的要求。企業(yè)管理層應(yīng)重視對(duì)單位職工的培訓(xùn)、管理和使用,合理配置人力資源,充分調(diào)動(dòng)職工的積極性。

(八)管理信息系統(tǒng)控制

通過(guò)管理信息系統(tǒng),企業(yè)員工能夠清楚地理解企業(yè)的內(nèi)部控制制度,明確其所承擔(dān)的職責(zé)和任務(wù),并及時(shí)取得和交換他們?cè)趫?zhí)行、管理和控制企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所需的信息。有效的管理信息系統(tǒng)有助于提高企業(yè)內(nèi)部控制的效率和效果,有助于控制標(biāo)準(zhǔn)的建立和修正,控制活動(dòng)成效的評(píng)定,控制報(bào)告的擬定以及改進(jìn)建議的及時(shí)傳達(dá)。企業(yè)應(yīng)按控制系統(tǒng)的需要識(shí)別使用者的信息需要,在此基礎(chǔ)上收集、加工和處理信息,并將這些信息及時(shí)、準(zhǔn)確和經(jīng)濟(jì)地傳遞給企業(yè)內(nèi)的相關(guān)人員,使他們能夠順利履行其職責(zé)。

(九)編制業(yè)績(jī)報(bào)告控制

業(yè)績(jī)報(bào)告也稱責(zé)任報(bào)告,是單位內(nèi)部各級(jí)管理層掌握信息,加強(qiáng)內(nèi)部控制的報(bào)告性文件,也是內(nèi)部控制的重要組成部分。業(yè)績(jī)報(bào)告是為單位內(nèi)部控制服務(wù)的,屬于管理會(huì)計(jì)的范疇,因此,編制業(yè)績(jī)報(bào)告必須與單位內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)和其他控制方式相結(jié)合,明確反映各級(jí)管理層負(fù)責(zé)人的責(zé)任。業(yè)績(jī)報(bào)告可以有日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)等,并通過(guò)文件的形式予以規(guī)定。

(十)電子信息技術(shù)控制

該控制要求運(yùn)用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi)部控制系統(tǒng),減少和消除人為操縱因素,確保內(nèi)部控制制度的有效實(shí)施,同時(shí)要加強(qiáng)電子信息系統(tǒng)的開發(fā)與維護(hù)、數(shù)據(jù)輸入與輸出、文件存儲(chǔ)與保管、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的控制。

三、加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的措施

(一)規(guī)范法人治理結(jié)構(gòu),建立健全內(nèi)部控制制度

實(shí)施內(nèi)部控制,首先需要規(guī)范法人治理結(jié)構(gòu)。從所有者的立場(chǎng)出發(fā),正確處理企業(yè)所有者與企業(yè)經(jīng)營(yíng)者的關(guān)系,加強(qiáng)公司董事會(huì)在經(jīng)營(yíng)中的決策地位,進(jìn)一步明確了股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)和經(jīng)理層的職責(zé),使決策系統(tǒng)、管理系統(tǒng)和監(jiān)督系統(tǒng)各司其職、各負(fù)其責(zé)、協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)、形成有效的相互監(jiān)督、制約機(jī)制。

(二)貫徹相互牽制原則和協(xié)調(diào)配合原則

牽制原則是一項(xiàng)完整的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng),必須經(jīng)過(guò)具有互相制約關(guān)系的兩個(gè)或兩個(gè)以上的控制環(huán)節(jié)方能完成,在橫向關(guān)系上,至少由彼此獨(dú)立的兩個(gè)部門或人員辦理以使該部門或人員的工作受另一個(gè)部門或人員的監(jiān)督。在縱的關(guān)系上,至少經(jīng)過(guò)互不隸屬的兩個(gè)或兩個(gè)以上的崗位或環(huán)節(jié),以使下級(jí)受上級(jí)監(jiān)督,上級(jí)受下級(jí)制約。另外各部門或人員必須相互配合,各崗位和環(huán)節(jié)都應(yīng)協(xié)調(diào)同步,協(xié)調(diào)配合原則是相互牽制原則的深化補(bǔ)充。貫徹這一原則,尤其要避免只管牽制錯(cuò)弊而不顧辦事效率的機(jī)械做法,而必須做到既相互牽制又相互協(xié)調(diào),從而在保證質(zhì)量,提高效率的前提下完成經(jīng)營(yíng)任務(wù)。

(三)加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制

通常認(rèn)為企業(yè)內(nèi)部控制僅僅是審計(jì)部門關(guān)注的問(wèn)題。其實(shí),從企業(yè)的角度或從企業(yè)財(cái)務(wù)管理的角度來(lái)說(shuō),更應(yīng)關(guān)注企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制,因?yàn)樗鼘?duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全有重要的直接的影響。建立科學(xué)、嚴(yán)密的企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度是安全、有效的財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)。

(四)不斷提高會(huì)計(jì)人員素質(zhì)

企業(yè)內(nèi)控制度的中心是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)控制,承擔(dān)內(nèi)部控制職責(zé)的主要是會(huì)計(jì)人員。因此,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員要真正能擔(dān)當(dāng)內(nèi)部控制的重任,更新知識(shí),提高操作能力就顯得刻不容緩。

(五)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

企業(yè)應(yīng)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)管理,隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化,企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)逐步增大并更具有不確定性,如資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)、信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)、兼并重組風(fēng)險(xiǎn)等,要加強(qiáng)董事會(huì)各專業(yè)委員會(huì)的作用,及早進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià),確定風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域,防患于未然。

(作者單位:焦作市政工程建設(shè)有限公司)