吳小英

新發(fā)傳染病是指新確定的和先前未知的、可引起局部或世界范圍內(nèi)公共衛(wèi)生問(wèn)題的傳染病,如SARS、禽流感、甲型H1N1流感等。這些新發(fā)傳染病往往具有傳染性強(qiáng)、傳播速度快、病死率高的特點(diǎn),對(duì)社會(huì)穩(wěn)定、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和國(guó)家安全造成嚴(yán)重影響。因此,預(yù)防和控制新出現(xiàn)的傳染病,已成為當(dāng)前疾病預(yù)防控制工作中的重要內(nèi)容。無(wú)疑,檔案室作為各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)重要的信息資源管理部門,應(yīng)該盡早認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn),積極將檔案管理滲透到防控工作中,做到關(guān)口前移,才能收集到全面的第一手的材料,才能確保這些檔案材料能夠真正完整地反映防控過(guò)程和經(jīng)驗(yàn)。

一、建立檔案管理機(jī)制

1、架構(gòu)檔案管理組織

當(dāng)疾控機(jī)構(gòu)全面啟動(dòng)新發(fā)傳染病預(yù)防控制機(jī)制時(shí),往往會(huì)建立起防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組,全面組織和領(lǐng)導(dǎo)防控工作,并在此之下,成立相關(guān)工作組。如協(xié)調(diào)組、信息組、現(xiàn)場(chǎng)組、檢驗(yàn)組、宣傳組、后勤保障組、外聯(lián)組、專家組等,具體負(fù)責(zé)預(yù)防控制工作中上下級(jí)部門的協(xié)調(diào)與溝通;進(jìn)行疫情信息的收集、分析與上報(bào);開(kāi)展疫情的應(yīng)急處理與流行病學(xué)調(diào)查、疫情的監(jiān)測(cè)與檢驗(yàn)檢測(cè)。同時(shí)還要對(duì)社會(huì)民眾進(jìn)行健康教育,并與社會(huì)多系統(tǒng)多部門開(kāi)展聯(lián)防聯(lián)控,共同抵御新發(fā)傳染病。在疾控機(jī)構(gòu)啟動(dòng)防控機(jī)制的第一時(shí)間,檔案部門就應(yīng)積極行動(dòng)起來(lái),將檔案管理介入到防控機(jī)制之中。首先,檔案人員應(yīng)加入?yún)f(xié)調(diào)組或信息組的工作,專職負(fù)責(zé)對(duì)整個(gè)防控工作檔案的指導(dǎo)與收集。第二,在各個(gè)防控小組中確定檔案信息員,負(fù)責(zé)該組檔案材料的收集和歸檔工作。

2、明確機(jī)構(gòu)和人員職責(zé),建立規(guī)章制度。

檔案部門應(yīng)在各工作組成立之始,建議領(lǐng)導(dǎo)小組在各組建立和制定制度時(shí),在制度中明確歸檔任務(wù)。在工作結(jié)束或告一段落時(shí),將本組形成的文件材料及時(shí)收集和歸檔,并將這一責(zé)任具體落實(shí)到各組的信息員職責(zé)中去。明確規(guī)定信息員的職責(zé),除了定期將該組工作信息上報(bào)防控領(lǐng)導(dǎo)小組外,還要負(fù)責(zé)將該組文件材料收集齊全,上交到檔案室。檔案部門也應(yīng)該及時(shí)制定歸檔范圍,提出歸檔要求,發(fā)送至各工作組,從而確保信息員和各組工作人員都能了解和掌握歸檔內(nèi)容。

3、利用現(xiàn)有的檔案工作網(wǎng)絡(luò)

在防控工作結(jié)束、工作組解散后,還會(huì)有反映防控工作的文件產(chǎn)生或需要?dú)w檔,如表彰類的申報(bào)材料和實(shí)物類的檔案以及各科室申報(bào)的有關(guān)項(xiàng)目或科學(xué)研究的檔案材料。為了確保檔案能完整地反映整個(gè)防控的全過(guò)程,也應(yīng)該注意收集這部分材料,而它們的歸檔就需要靠現(xiàn)有的檔案工作網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成。因此,檔案機(jī)構(gòu)還要及時(shí)對(duì)各科室的兼職檔案員提出要求,關(guān)注并及時(shí)收集和歸檔這部分檔案材料。

二、明確防控文件材料的歸檔范圍

防控工作組的人員多為公共衛(wèi)生專業(yè)人員,對(duì)檔案的知識(shí)了解甚少。因此,及時(shí)提出歸檔范圍是十分必要的。防控工作文件材料的歸檔范圍,應(yīng)從各工作組的職責(zé)任務(wù)出發(fā),并根據(jù)以往的工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)制訂。歸檔范圍大致應(yīng)包括以下幾個(gè)方面:

1、防控工作的組織與框架文件。包括防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組的籌備、建立文件;領(lǐng)導(dǎo)小組和各工作組的職責(zé)任務(wù)、工作制度及人員安排、通訊錄;重要的會(huì)議記錄;本單位和上級(jí)單位的防控工作預(yù)案、方案、技術(shù)規(guī)范與技術(shù)指南;本單位和上級(jí)單位的防控工作計(jì)劃、總結(jié)、大事記;本單位和上級(jí)單位關(guān)于防控工作的通知、簡(jiǎn)報(bào)等文件以及本單位向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告、建議、意見(jiàn)以及上級(jí)單位的指示、批復(fù)、復(fù)函等文件材料。

2、現(xiàn)場(chǎng)流行病學(xué)調(diào)查及疫情處理材料。對(duì)新發(fā)傳染病進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查和處理所形成的材料是反映整個(gè)防控工作的至關(guān)重要的第一手材料,是開(kāi)展傳染病癥狀分析、流行病學(xué)分析和病原學(xué)分析與研究的最為基礎(chǔ)和關(guān)鍵的材料,因此要特別重視這部分材料的收集。這些文件材料應(yīng)包括確診病例及其密切接觸者的現(xiàn)場(chǎng)流行病學(xué)調(diào)查表、調(diào)查報(bào)告、實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)報(bào)告、專家會(huì)診意見(jiàn)及現(xiàn)場(chǎng)消毒或進(jìn)一步隔離的記錄等材料。除個(gè)案材料外,還應(yīng)包括新發(fā)傳染病的報(bào)告管理、流行病學(xué)調(diào)查和處理的技術(shù)規(guī)范、指南等規(guī)定性和指導(dǎo)性文件。此外,消毒藥品、器械及防護(hù)用品等應(yīng)急物資儲(chǔ)備的申請(qǐng)、批復(fù)、登記表、匯總表,消毒工作登記和統(tǒng)計(jì)表以及應(yīng)急隊(duì)伍集結(jié)和培訓(xùn)等材料也應(yīng)包含其中。

3、疫情信息統(tǒng)計(jì)與分析材料。這部分文件材料反映的是整個(gè)疫情的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),因此,對(duì)它們的收集也是檔案收集的重頭工作。應(yīng)包括本單位以及與上下級(jí)疾控機(jī)構(gòu)溝通的疫情監(jiān)測(cè)日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào);疫情的監(jiān)測(cè)分析報(bào)告;建立新的疫情信息報(bào)告系統(tǒng)或平臺(tái)的材料以及相關(guān)的技術(shù)指南、規(guī)范性文件和培訓(xùn)材料等。

4、健康教育材料。開(kāi)展為大眾傳染病防控知識(shí)的普及和宣傳是疾控機(jī)構(gòu)的重要任務(wù),特別是對(duì)大眾都不了解的新的傳染病,就更是需要加強(qiáng)民眾的健康教育。因此,在工作中形成的健康教育材料就成為整個(gè)檔案材料中較為重要的組成部分,包括健康宣傳方案、宣傳海報(bào)、公益廣告、折頁(yè)、手冊(cè);以及多媒體制作材料如DVD、VCD光盤等等。此外,還應(yīng)包括對(duì)社區(qū)或下級(jí)疾控機(jī)構(gòu)人員開(kāi)展培訓(xùn)的材料。

5、有關(guān)新發(fā)傳染病的科研項(xiàng)目等研究性材料。在開(kāi)展疫情癥狀監(jiān)測(cè)和實(shí)施防控措施的同時(shí),疾控機(jī)構(gòu)對(duì)新發(fā)傳染病的研究會(huì)迅速跟上。檔案人員應(yīng)注意收集圍繞該病開(kāi)展的疫情風(fēng)險(xiǎn)分析和應(yīng)對(duì)措施研究、檢測(cè)技術(shù)與方法研究、流行病學(xué)、病原學(xué)分析與研究等材料;此外,還應(yīng)關(guān)注疾控機(jī)構(gòu)為防控工作申請(qǐng)的各類項(xiàng)目和科研材料,它們也從多個(gè)側(cè)面反映了防控工作的進(jìn)展。這部分文件材料還應(yīng)包括項(xiàng)目的申請(qǐng)、計(jì)劃或方案、項(xiàng)目的進(jìn)展記錄、項(xiàng)目的總結(jié)性和評(píng)估性材料以及項(xiàng)目的審計(jì)材料等。

6、社會(huì)機(jī)構(gòu)聯(lián)合防控的材料。防控新發(fā)傳染病,不可能僅是衛(wèi)生部門單兵作戰(zhàn),而是需要加強(qiáng)社會(huì)相關(guān)部門的聯(lián)防聯(lián)控,共同應(yīng)對(duì)嚴(yán)重的疫情。當(dāng)疫情發(fā)生時(shí),疾控機(jī)構(gòu)會(huì)立即與出入境管理部門、民航局、鐵路局、交委、教委以及疫情周邊省區(qū)的疾控機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作,定期交流疫情信息,聯(lián)合采取防控措施,并協(xié)助開(kāi)展異地患者的排查和確診工作。在聯(lián)防聯(lián)控工作中產(chǎn)生的文件材料主要包括信息交流的制度、規(guī)定;疫情信息通報(bào)和工作簡(jiǎn)報(bào);重要會(huì)議材料;協(xié)助開(kāi)展的流行病學(xué)調(diào)查處理材料以及相關(guān)個(gè)案信息的通報(bào)、函件等材料。

7、影像類和實(shí)物類檔案材料。在防控工作中會(huì)形成大量的照片、錄像等影像材料,也會(huì)有獎(jiǎng)狀、證書、獎(jiǎng)牌、錦旗等實(shí)物類材料。檔案人員一方面應(yīng)明確地將它們列入歸檔范圍,另一方面還應(yīng)積極關(guān)注這些材料的形成或產(chǎn)生時(shí)間,主動(dòng)收集,做到隨產(chǎn)生隨歸檔。

8、電子文件的收集。檔案人員不僅要收集紙質(zhì)檔案,還應(yīng)收集電子文檔。電子文件的量很大,可以要求各工作組將本組的重要文件刻錄成光盤,一式三份,與紙質(zhì)文件一并歸檔。

三、建設(shè)新發(fā)傳染病檔案信息系統(tǒng)

收集的目的在于利用,檔案人員應(yīng)積極開(kāi)發(fā)新發(fā)傳染病檔案信息資源,為防控一線服務(wù)。檔案人員一方面將收集來(lái)的文件材料盡快立卷,編制出目錄,提供給各工作組查閱,一方面應(yīng)利用信息平臺(tái),為防控人員提供更為便捷的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。

1、積極利用已有的信息平臺(tái)。如果單位已有OA辦公自動(dòng)化平臺(tái),檔案人員就可充分利用它,盡早將防控檔案錄入其中。具體做法是,檔案人員應(yīng)優(yōu)先安排整理防控檔案,并將全部防控檔案單獨(dú)編制目錄號(hào),在該目錄號(hào)下,檔案按形成單位大流水排序。這樣,防控案卷的檔號(hào)就不必等待當(dāng)年常規(guī)收集的檔案整理完畢后再去流水排序了,從而可以盡快地將案卷錄入到辦公系統(tǒng)中,方便防控人員利用。

2、開(kāi)發(fā)新的新發(fā)傳染病檔案信息系統(tǒng)。如果單位沒(méi)有現(xiàn)成的信息系統(tǒng),檔案人員就應(yīng)盡早地建議單位開(kāi)發(fā)檔案信息系統(tǒng)。在研發(fā)系統(tǒng)的過(guò)程中,檔案人員應(yīng)本著簡(jiǎn)便易行的原則,多與軟件設(shè)計(jì)人員交流,讓他們充分了解檔案材料的本身特點(diǎn)和利用上的需求,并且要求系統(tǒng)要留出端口,可以在以后加掛到單位的信息平臺(tái)上。

四、對(duì)檔案人員的要求

1、深入工作組。檔案人員應(yīng)經(jīng)常深入各個(gè)工作組,了解防控工作的動(dòng)態(tài),隨時(shí)掌握各組產(chǎn)生的最新文件材料,對(duì)收集工作做到心中有數(shù)。

2、加強(qiáng)溝通與交流。由于信息員都是防控專業(yè)人員,對(duì)文件的整理與收集并不了解,檔案人員就要經(jīng)常與各組信息員進(jìn)行交流,介紹收集和整理文檔的經(jīng)驗(yàn),讓信息員更快地進(jìn)入角色。同時(shí),要求各工作組必須建立起文件材料登記制度,無(wú)論是上級(jí)單位下發(fā)的還是本單位制發(fā)的文件,信息員都要一一登記。

3、做好模版工作。檔案人員應(yīng)為各組信息員建立文件整理的樣本,可以讓信息員通過(guò)實(shí)際的操作,了解文件管理的方法,掌握文檔收集后的整理步驟和規(guī)范。檔案室要經(jīng)常備份各組的文件目錄,從而掌握整個(gè)防控工作文件產(chǎn)生的情況。此外,還應(yīng)要求各工作組及時(shí)將已經(jīng)處理完結(jié)的文件材料向檔案室歸檔,以達(dá)到文件材料早歸檔、早立卷、早使用的目的,方便整個(gè)防控工作的查閱利用。

4、及時(shí)捕捉新情況。隨著防控工作的進(jìn)展和深入,檔案人員應(yīng)密切關(guān)注工作進(jìn)程,如果發(fā)現(xiàn)有新的文件材料出現(xiàn),要及時(shí)捕捉,或遇到新問(wèn)題要多動(dòng)腦思考,找到解決辦法或及時(shí)向有關(guān)部門提出建議。

隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,國(guó)內(nèi)和國(guó)際人員往來(lái)日益頻繁,疾控機(jī)構(gòu)預(yù)防控制新發(fā)傳染病的任務(wù)會(huì)越來(lái)越重,檔案管理一定要迅速跟上,才能使這些檔案成為最為寶貴的防控信息資源,為應(yīng)對(duì)新發(fā)傳染病發(fā)揮積極的作用。

作者單位:北京市疾病預(yù)防控制中心