李俊梅　孫祥海

國家重大建設項目是龐大的社會系統(tǒng)工程,具有投資數(shù)額大,資金來源渠道多;建設工期長;施工、設計、科研單位多,并且資質參差不齊;國內外新技術、新材料、新設備大量引進和采用等特點,國家重大建設項目的檔案工作也就因此具有了廣泛性、復雜性、階段性和多樣性的特點。為保證國家重大建設項目竣工檔案的完整率、準確率、歸檔率和案卷合格率達到國家檔案管理標準,就必須轉變檔案工作的觀點和思路,堅持“誰形成的項目文件,誰負責立卷歸檔”和“三同步”的原則,采取嚴格把關的有力措施,加大項目文件搜集、整理、歸檔超前控制的力度,使建設項目檔案工作始終處于受控狀態(tài)。

一、嚴把合同簽訂關,運用法律手段超前控制

國家基本建設改革的進一步深化,給重大建設項目檔案的管理工作帶來了生機和活力。全面推行項目法人制、招投標制、合同制、建設監(jiān)理制和質量監(jiān)督制,為工程文件搜集、整理、歸檔的超前控制提供了契機。實踐證明,嚴把合同的簽訂關,運用法律手段超前控制檔案工作是行之有效的方法。

重大建設項目的全部單項或單位工程的施工、勘察設計、科研、設備采購、建設監(jiān)理等,必須經過嚴格的招投標或議標,篩選出中標單位,是在簽訂合同或協(xié)議后開始實施。合同一經簽訂,就具有法律效用,就明確了甲乙雙方各自的責任和義務,以及違約的處罰。因此,建設項目檔案部門要抓住超前控制的關鍵點,積極參與合同或協(xié)議的簽訂工作,嚴把合同或協(xié)議的簽訂關,并把項目文件的收集、整理、歸檔工作,作為合同或協(xié)議的一項重要內容,作為獨立的條款,寫進合同或協(xié)議。對竣工檔案的歸檔份數(shù)、時間、質量、違約等提出具體要求,以引起合同乙方的足夠重視。按照“誰形成的項目文件,誰負責立卷歸檔”的原則,利用合同的法律形式,明確合同乙方是項目竣工檔案的第一責任者。

二、嚴把檔案保證金結算關,運用經濟手段超前控制

國家重大建設項目從表面上看是一個大系統(tǒng)的人流、物流和技術流,從實際上看,是一個大的資金流,是一項重大經濟活動,處處體現(xiàn)出資金流的巨大動能。項目檔案是工程建設的重要內容和組成部分,資金的能動作用和杠桿作用也必然會在項目檔案工作中有所體現(xiàn)。采取檔案保證金制的經濟手段,制約項目檔案是十分必要的。在簽訂合同時,必須明確規(guī)定,把工程保留款轉變?yōu)楣こ虣n案保證金,這樣檔案保證金就有了資金的來源。由于工程價款10%的保留金,其數(shù)額很可觀,相當于承包商絕大部分的利潤滯留在建設單位,項目檔案做不好,就有切膚之痛。這樣做后,從工程開工承包商對檔案工作就有了壓力和動力,必然會引起承包商對工程文件搜集、積累的高度重視,不會掉以輕心。檔案保證金的扣留比例,應視工程量的大小、形成工程文件的多少和重要程度以及施工隊伍素質的高低等區(qū)別對待,決不能一刀切、一概而論。待工程竣工,承包商能夠按期、按質移交合格的竣工檔案,建設項目檔案部門出具證明,并簽署結論性意見,財務部門如數(shù)退回檔案保證金,進行工程保留款結算。否則,由建設項目檔案部門進行指導重新整理。經多次重整,仍達不到標準要求,且缺少工程的依據(jù)性、結論性文件,檔案部門視案卷情況,按有關規(guī)定扣罰部分檔案保證金,其余部分由財務部門如數(shù)退還。

三、嚴把平時督導關,運用職能手段超前控制

國家重大建設項目的竣工檔案要達到完整,齊全成套、不殘不缺;準確,圖物相符、沒有差錯;系統(tǒng),有條不紊、整體一致,實現(xiàn)檔案的有效利用,發(fā)揮投資效益,檔案人員必須從項目一開始就要充分發(fā)揮職能作用,超前控制,主動出擊,嚴把平時的督查、指導關,這也是檔案人員工作的重點和難點。

1、抓好檔案工作技術交底。標準是衡量事物的準則,是對事物的統(tǒng)一規(guī)定,是以特定形式發(fā)布,共同遵守,有一定強制性的依據(jù)。從項目建設開始,建設單位就應以國家、省、市檔案行政主管部門的有關法律、法規(guī)、規(guī)定、標準為依據(jù),制定《建設項目文件立卷歸檔細則》,以正式文件印發(fā)給參加項目建設的設計、施工、科研、監(jiān)理等單位(部門)。由項目檔案部門與承建單位進行檔案工作技術交底,并舉辦有關施工技術人員、監(jiān)理人員參加的培訓班,明確工程文件積累的順序和范圍。這樣就為項目檔案的平時收集和檔案人員的平時督導工作提供了統(tǒng)一的標準,竣工檔案的規(guī)范性、完整性就有了保證。

2、抓住重點和關鍵環(huán)節(jié),超前督查指導。雖然合同或協(xié)議對承包商在工程文件搜集積累上起到了法律和經濟制約的作用,但由于承包商的資質和技術人員素質參差不齊,在理解執(zhí)行《建設項目文件立卷歸檔細則》上以及檔案意識上也相差甚遠。為此,建設項目檔案人員要積極主動了解工程進度,抓住重點、關鍵環(huán)節(jié),特別是要把水、電、暖、通信等地下管道工程作為重點進行督查,要會同甲方工程管理人員和監(jiān)理工程師一起,主動出擊,深入施工現(xiàn)場,實地進行督查指導。這樣就為竣工檔案的齊全、準確打下了基礎。

3、抓住薄弱環(huán)節(jié)進行跟蹤控制。建設項目文件收集的薄弱環(huán)節(jié),往往是沒有引起重視;或因工作的中間環(huán)節(jié)多,銜接不及時;或因變化了的情況沒有采取相應的措施而出現(xiàn)“斷檔”或“空檔”。一是建設項目前期工作階段和初開工階段。因這一階段機構不健全、人員不到位,工作忙亂、生疏、緊迫、無暇顧及項目文件的收集,甚至出現(xiàn)前期臨時機構的撤離、合并、人員調動、相互交接不及時,出現(xiàn)空檔。因此,檔案人員要把此階段作為項目文件收集的重點加以控制。二是隨著科技的飛速發(fā)展,開放的不斷深入,建設項目配套的國內外機電設備數(shù)量大、種類多、現(xiàn)代化程度高,到貨驗貨時間分散等情況,所形成的大量中外文文件容易被忽視。因此,項目檔案人員要參與機電設備的開箱驗收,及時收集全部技術文件。由于這些文件多為孤本,形成地又在異國他鄉(xiāng),所以要造冊登記,特別是孤本文件、重要文件要復印,借用復制件安裝調試,保存原件避免損壞丟失。三是現(xiàn)代科技迅速發(fā)展,以紙質項目文件一統(tǒng)天下的局面被打破,電子檔案日益增多,特別是形成電子檔案的人員和渠道較多,特定場景時間短暫。這不僅給電子檔案的收集帶來一定的難度,也給保管、復制、利用帶來一系列的新問題。因此,建設項目檔案部門必須把電子檔案的收集、整理提到議事日程上來,超前控制,抓緊抓好,加大收集的力度,及時催收,妥善保管,隨時配寫文字說明。

四、嚴把竣工驗收關,運用行政手段超前控制

國家重大建設項目的竣工驗收是國家行政主管部門對投資效果的全面檢驗,不僅是對建設項目物質形態(tài)實物的驗收,同時也是對知識形態(tài)檔案的驗收。但是由于重大建設項目規(guī)模大,施工周期長,單項或單位工程多,往往是首批單位工程為后來的單位工程做準備。這樣就形成了有的單位工程已經驗收投產使用,有的才破土動工,有的還在施工圖設計階段。因此,整體項目竣工驗收和單位工程竣工驗收只能分別進行。只有嚴把單位工程檔案的驗收關,才能確保整個項目檔案驗收的順利進行。單位工程檔案的驗收是項目檔案部門工作的重點,而單位工程的預驗收,又是項目檔案超前控制的重中之重。單位工程預驗收,檔案人員督查的重點之一是隱蔽工程。因為隱蔽工程大多被掩埋或隱藏在其他部位內,不能被直視,也是最容易被一些素質不高的承包商偷工減料和鉆空子的地方。因此,除平時實地督查外,檢查隱蔽工程驗收記錄是否有監(jiān)理人員簽章是重點。其次是大量的設計變更是否齊全,是否在施工的過程中就在施工圖上修改到位。特別應該注意的是,一個單項或單位工程有總承包和分包單位的,要嚴格審查各分包單位的竣工圖是否與總圖一致,是否標識統(tǒng)一,是否相互銜接。只要分包單位的工程文件達不到要求,檔案部門就有權否決單項或單位工程竣工驗收,單位工程文件的立卷、歸檔,由總承包單位負責檢查匯總。由于加大了單項或單位工程檔案預驗收的力度,正式驗收著重檢查的是案卷的內在質量和竣工圖是否按設計變更修改上圖。通過超前控制,嚴把單位工程檔案的驗收關,這為整個建設項目檔案驗收就打下了堅實的基礎。

作者單位:山東省煙臺港西港公司,

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