王　建　涂　強(qiáng)

上馬ERP的風(fēng)潮刮過了一陣又一陣。當(dāng)前,CIO們考慮的核心問題已不再是上不上ERP,而是如何保障ERP項(xiàng)目的實(shí)施效果,做好運(yùn)維。尤其是針對(duì)批量上馬ERP的大型集團(tuán)企業(yè)來說,如何才能在各子公司快速?gòu)?fù)制實(shí)施,保障運(yùn)維?

ERP項(xiàng)目的實(shí)施和推廣,是這幾年國(guó)內(nèi)很多企業(yè)信息化工作的重要內(nèi)容,目前已經(jīng)有很多成功案例。這種形勢(shì)下,是否應(yīng)該上ERP系統(tǒng)的概念之爭(zhēng),已經(jīng)不再是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或者CIO們考慮的核心問題,他們更加關(guān)注ERP系統(tǒng)的實(shí)施效果和運(yùn)維。如何更快更好地實(shí)施ERP項(xiàng)目,如何提供可靠的運(yùn)維保障,充分挖掘ERP系統(tǒng)的潛力和價(jià)值,已經(jīng)越來越成為ERP項(xiàng)目管理的關(guān)鍵命題。

保持實(shí)施和運(yùn)維的一致

筆者所在的某大型國(guó)有企業(yè)A自2005年開始,在集團(tuán)總部的統(tǒng)一部署下,成功進(jìn)行了橫跨多個(gè)業(yè)務(wù)版塊,縱跨多級(jí)管理組織的SAP ERP項(xiàng)目實(shí)施,形成了集團(tuán)內(nèi)部不同的標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)藍(lán)圖模板,培養(yǎng)了大量具備實(shí)施能力的內(nèi)部顧問,取得了諸多成績(jī)。三年后集團(tuán)下屬的各業(yè)務(wù)單元都已在SAP平臺(tái)的支撐下進(jìn)行業(yè)務(wù)的經(jīng)營(yíng)管理。同時(shí)ERP實(shí)施團(tuán)隊(duì)的主要業(yè)務(wù)由實(shí)施轉(zhuǎn)變?yōu)檫\(yùn)維支持。

A集團(tuán)的SAP ERP實(shí)施,采取的是大集中策略——服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫資源都集中在集團(tuán)總部,且所有上線單位的業(yè)務(wù)并存于同一個(gè)生產(chǎn)系統(tǒng)環(huán)境中。相應(yīng)的,系統(tǒng)的配置和定制開發(fā)也完全由集團(tuán)總部集中控制和管理。隨著數(shù)批ERP項(xiàng)目的滾動(dòng)實(shí)施和成功上線,A集團(tuán)的ERP系統(tǒng)越來越龐大復(fù)雜,對(duì)集團(tuán)的項(xiàng)目實(shí)施、運(yùn)維能力兩個(gè)方面都提出了更高的要求。

通過各種渠道反饋的信息,A集團(tuán)意識(shí)到,必須找到對(duì)策,解決如何更好更快實(shí)施ERP,提供可靠的運(yùn)維保障等問題。并且,這已經(jīng)成為國(guó)內(nèi)大型企業(yè)實(shí)施和運(yùn)維ERP過程中的共性問題。

從2008年初開始,A集團(tuán)總部成立了專門的項(xiàng)目組,在外部咨詢力量的配合下,結(jié)合自身特點(diǎn),升級(jí)改造了與SAP系統(tǒng)集成的ERP項(xiàng)目管理平臺(tái),對(duì)ERP項(xiàng)目的實(shí)施和運(yùn)維管理進(jìn)行了初步的探索和實(shí)驗(yàn)。

ERP項(xiàng)目的實(shí)施和運(yùn)維構(gòu)成的是一個(gè)閉環(huán)的生命周期,理應(yīng)實(shí)現(xiàn)良性的互動(dòng)和可靠的管理。但實(shí)際情況卻是,企業(yè)難以保證實(shí)施和運(yùn)維的一致性。換句話說,運(yùn)維當(dāng)中存在的問題,有些是實(shí)施過程存在先天不足造成的。反過來,如果實(shí)施的工作能扎實(shí),運(yùn)維就能更加輕松和規(guī)范。項(xiàng)目實(shí)施是全周期的起始,也是最基礎(chǔ)的部分。因此,著眼于完整周期,A集團(tuán)提出了以流程驅(qū)動(dòng)的SAP ERP 實(shí)施方法。

別身在聚寶盤還撿不到寶

一般來說,在ERP項(xiàng)目實(shí)施完成后,成果會(huì)以海量文檔的形式保存下來。進(jìn)入運(yùn)維階段,雖然對(duì)于系統(tǒng)變更有流程管控和記錄,但難以及時(shí)回滾到已歸檔的成果文檔中,這樣就可能造成管理文檔與SAP系統(tǒng)之間不完全匹配。這樣,不僅給運(yùn)維工作帶來了隱患,更可惜的是,不能對(duì)ERP系統(tǒng)解決方案的全生命周期進(jìn)行有效跟蹤和管理,無法形成集團(tuán)ERP系統(tǒng)有關(guān)的知識(shí)庫,無法為運(yùn)營(yíng)維護(hù)和推廣實(shí)施積累經(jīng)驗(yàn)。這種情況就如同一個(gè)人身陷在聚寶盆里,雙腿被埋難以動(dòng)彈,目力所及滿箱子都是珍寶,卻只能夠到手邊的那一點(diǎn)點(diǎn)。更糟糕的是,新的寶物還在不斷地生成,眼看不斷溢出箱子掉落一地,他卻毫無辦法。

因此,企業(yè)必須將前期ERP項(xiàng)目實(shí)施的成果和經(jīng)驗(yàn)固化下來,構(gòu)建一個(gè)先進(jìn)的項(xiàng)目實(shí)施、支持運(yùn)維平臺(tái),滿足全面管控的需要。從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮,企業(yè)有著滾動(dòng)的ERP項(xiàng)目實(shí)施和推廣應(yīng)用需求,如果充分復(fù)用前期成果,建立起適合集團(tuán)各專業(yè)產(chǎn)業(yè)鏈的SAP實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)模板,將會(huì)降低應(yīng)用深化的難度,從而減少對(duì)外部資源的依賴,大大加速未來新增及推廣項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度,將直接為企業(yè)節(jié)約成本,創(chuàng)造價(jià)值。

因此,我們必須在ERP項(xiàng)目的實(shí)施和運(yùn)維階段具備管理能力,能夠?qū)τ谌魏螛I(yè)務(wù)需求及時(shí)做出反應(yīng),始終記錄并優(yōu)化需求導(dǎo)致的系統(tǒng)變更。

這種隨需而變的管理能力,應(yīng)該是企業(yè)需要具備的。根據(jù)我們的經(jīng)驗(yàn),企業(yè)想要掌握這種高級(jí)能力,首先必須在組織內(nèi)部確定以業(yè)務(wù)流程為實(shí)施導(dǎo)向的指導(dǎo)思想,繼而優(yōu)化工作模式,借助于SAP其他的信息系統(tǒng)來強(qiáng)化其應(yīng)用,逐步形成有企業(yè)自身特色的工作模式。這種模式,我們將其定義為流程驅(qū)動(dòng)的SAP ERP實(shí)施方法。

有效的工具和方法論

A集團(tuán)ERP項(xiàng)目組在項(xiàng)目管理和運(yùn)維方面已經(jīng)使用了一系列的管理工具,但無法深入到業(yè)務(wù)和系統(tǒng)的層面,因此我們需要引入新的工具。經(jīng)過反復(fù)咨詢,考察比較當(dāng)前的技術(shù)狀況及成熟解決方案,我們根據(jù)集團(tuán)的需求,制定了將業(yè)務(wù)流程管理和SAP ERP系統(tǒng)的項(xiàng)目管理和解決方案實(shí)現(xiàn)集成的框架目標(biāo),并通過招標(biāo)最后確定了以IDS ARIS流程管理平臺(tái)和SAP Solution Manager系統(tǒng)相結(jié)合的技術(shù)方案。該方案充分利用了兩個(gè)成熟管理平臺(tái)各自的強(qiáng)大功能,并定義它們?cè)赟AP ERP項(xiàng)目實(shí)施和運(yùn)維工作中的角色分工和工作界面,保證了其成為一個(gè)有機(jī)的整體,以實(shí)現(xiàn)流程驅(qū)動(dòng)SAP ERP實(shí)施方法的有效執(zhí)行。

這種組合方案突破了ERP系統(tǒng)實(shí)施和運(yùn)維管理難點(diǎn)的關(guān)鍵需求。我們通過引進(jìn)流程管理平臺(tái)、SAP項(xiàng)目實(shí)施支持工具、SAP平臺(tái)運(yùn)維支持工具,完善ERP項(xiàng)目和系統(tǒng)維護(hù)管理體系,為企業(yè)流程管理做出一定的技術(shù)和人才準(zhǔn)備。

在需求管理和變更管理方面,我們規(guī)范了現(xiàn)有的支持和運(yùn)維工作流程,將業(yè)務(wù)需求、解決方案、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)鏈有機(jī)連接,便于控制和追溯,以逐步適應(yīng)企業(yè)內(nèi)部控制的需要。

這種組合方案提供了ERP項(xiàng)目實(shí)施的項(xiàng)目管理模板,以及一整套業(yè)務(wù)流程建模的規(guī)范,可以逐步固化ERP項(xiàng)目實(shí)施和運(yùn)維的經(jīng)驗(yàn),加速實(shí)施推廣。

同時(shí),它也完善了知識(shí)管理,能夠?qū)崿F(xiàn)ERP項(xiàng)目交付的集中管理,搭建易于管理的、可實(shí)時(shí)更新的完整的項(xiàng)目文檔結(jié)構(gòu),并進(jìn)行版本管理,有效減少文檔維護(hù)的工作量。同時(shí),它還可以集中控制并分發(fā)業(yè)務(wù)人員需要的各類文檔和操作指南,實(shí)現(xiàn)可靠的知識(shí)轉(zhuǎn)移。

這種組合方案也降低了SAP ERP實(shí)施與運(yùn)維成本。引入ARIS和SAP Solution Manager可以幫助企業(yè)有效降低在SAP ERP實(shí)施后期以及上線運(yùn)行過程中,因業(yè)務(wù)需求不透明而產(chǎn)生的重復(fù)和冗余的工作。例如,在測(cè)試階段,由于流程不易于被理解,產(chǎn)生的重復(fù)測(cè)試和遺漏測(cè)試的現(xiàn)象。對(duì)于SAP ERP實(shí)施項(xiàng)目來說,使用ARIS和Solution Manager是在藍(lán)圖設(shè)計(jì)后,系統(tǒng)配置階段開始,可以更明晰和明確地管理業(yè)務(wù)需求,開始發(fā)揮其有效控制SAP ERP實(shí)施項(xiàng)目成本的作用,特別是在系統(tǒng)上線和持續(xù)改進(jìn)的過程中,非常有利于SAP ERP的運(yùn)維與升級(jí)。

這種組合方案為A集團(tuán)建立了初始的業(yè)務(wù)流程地圖,為今后內(nèi)控和其他管理項(xiàng)目奠定了應(yīng)用基礎(chǔ)。利用ARIS業(yè)務(wù)流程建模系統(tǒng)和工具,A集團(tuán)實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程與SAP ERP系統(tǒng)Solution Manager模塊中相關(guān)流程結(jié)構(gòu)的雙向同步,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程與系統(tǒng)配置的統(tǒng)一管理,達(dá)到了公司業(yè)務(wù)流程與ERP SAP系統(tǒng)正確掛接的目的。建立的測(cè)試體系為今后項(xiàng)目實(shí)施單位的回歸測(cè)試、系統(tǒng)升級(jí)測(cè)試打下了基礎(chǔ),能夠提高系統(tǒng)的測(cè)試效率。通過Solution Manager平臺(tái)建設(shè),A集團(tuán)對(duì)ERP實(shí)施單位的系統(tǒng)變更和解決方案進(jìn)行了全生命周期的集中管理,包括需求變更、業(yè)務(wù)藍(lán)圖變更、方案監(jiān)控、配置變更以及測(cè)試管理等。A集團(tuán)應(yīng)用Solution Manager模塊進(jìn)行ERP項(xiàng)目實(shí)施及系統(tǒng)運(yùn)維管理,指導(dǎo)并協(xié)同完成了公司的標(biāo)準(zhǔn)模板,便于未來在ERP項(xiàng)目實(shí)施和運(yùn)維中推廣應(yīng)用。