王建興

摘要:微機(jī)和網(wǎng)絡(luò)作為現(xiàn)代信息時代的產(chǎn)物,已漸漸滲透于各個領(lǐng)域,并發(fā)揮著重要作用。文章著重分析作為國家能源命脈的石油企業(yè)近年來也辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)及應(yīng)用。

關(guān)鍵詞:長慶石油;辦公自動化;OA

中圖分類號:TP317.4文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1006-8937(2009)10-0061-02

長慶石油勘探局辦公自動化(OA)系統(tǒng)是長慶石油勘探局信息化建設(shè)規(guī)劃中的一個重點項目和示范工程,做為該項目的主要實施和負(fù)責(zé)人員,筆者從系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)、實施背景、開發(fā)過程,到測試和運(yùn)行中出現(xiàn)的主要問題及改進(jìn)措施,做出了具體的描述和總結(jié)。同時,還對系統(tǒng)的功能模塊和特點也做了概要介紹,最后對項目實施過程中出現(xiàn)的系列問題談出了自己的體會和認(rèn)識。

1項目開發(fā)目標(biāo)

按照“傳輸網(wǎng)絡(luò)化、信息資源化、決策科學(xué)化”的總體目標(biāo),為“長慶石油勘探局”各級領(lǐng)導(dǎo)、局機(jī)關(guān)辦公人員及所屬各二級單位間提供一個開放式的辦公自動化應(yīng)用平臺,實現(xiàn)各部門之間信息資源共享,提高辦事效率,為決策管理提供科學(xué)依據(jù),這是長慶石油勘探局開發(fā)辦公自動化(OA)系統(tǒng)的根本目的。為此,建成集公文流轉(zhuǎn)、公共事務(wù)管理、輔助辦公以及長慶石油勘探局與所屬二級單位間的公文及信息傳輸?shù)葹橐惑w的綜合性辦公系統(tǒng)是該

局信息化建設(shè)的一個重點項目和示范工程。

2功能模塊和系統(tǒng)特點

2.1功能模塊

該系統(tǒng)是在長慶石油勘探局日常辦公模式的基礎(chǔ)上,結(jié)合乙方軟件開發(fā)公司歷年來在各企事業(yè)單位OA的開發(fā)、實施經(jīng)驗,為長慶石油勘探局而定制開發(fā)的專用辦公自動化系統(tǒng)。滿足包括各機(jī)關(guān)處室在內(nèi)的集公文流轉(zhuǎn)、輔助辦公、公共事務(wù)管理及決策信息等模塊,實現(xiàn)與所屬二級單位間的公文及信息傳輸?shù)母黜椆δ堋?/p>

整個系統(tǒng)共有6個功能模塊,50個欄目(其中41個應(yīng)用欄目),共110個子欄目?；灸軡M足勘探局決策機(jī)關(guān)的辦公需要,歸類整理,大致可分為四種類型:

①辦公類。包括公文處理、會議管理、值班、接待、信訪、外事、保密、領(lǐng)導(dǎo)請銷假等欄目。這部分主要滿足領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦公需要。②信息類。包括局領(lǐng)導(dǎo)主頁、每日要聞、信息參考、數(shù)據(jù)瀏覽、戰(zhàn)略研究、法律期刊、管理制度,這類欄目主要是為局領(lǐng)導(dǎo)辦公提供必需的一些信息,供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。③服務(wù)類。包括文件閱覽、電子刊物、電子公告、圖片管理、電子論壇、為您服務(wù)等欄目,主要是為使用者提供日常辦公和生活方面的一些公共資源,增強(qiáng)系統(tǒng)的服務(wù)功能。④系統(tǒng)管理類。包括系統(tǒng)維護(hù)、系統(tǒng)幫助等。主要是對整個系統(tǒng)的管理和維護(hù),由系統(tǒng)管理員掌握和應(yīng)用,同時對操作者提供一些必須的幫助。

2.2系統(tǒng)特點

①基于純J2EE平臺方式開發(fā),符合勘探局全局總體規(guī)劃部署。②全面采用B/S體系結(jié)構(gòu)(Browse/Server),完全免除客戶端安裝。③通過虛擬專用網(wǎng)(VPN),支持遠(yuǎn)程異地辦公,使局、處兩級領(lǐng)導(dǎo)能夠在外享受OA系統(tǒng)的服務(wù)。④可定制出所需各類業(yè)務(wù)流程,能提供詳盡的流程跟蹤功能。⑤自動保存所有人員歷次批注記錄,能顯示修改痕跡和修改內(nèi)容。⑥提供用戶待處理文件的紅、黃、綠燈自動報警功能和緊急文件首頁提示功能。⑦系統(tǒng)短消息(含語音)、電子郵件、手機(jī)短信三種方式的文件提醒方式。⑧可完成各類數(shù)據(jù)的動態(tài)發(fā)布,并實現(xiàn)與MS-WORD的無縫集成,可相互進(jìn)行切換編輯,支持圖片的即貼即顯。

2.3系統(tǒng)構(gòu)架及先進(jìn)性

①系統(tǒng)體系構(gòu)架:遵循Sun公司建議的J2EE-MVC模式,使得整個體系架構(gòu)符合e時代企業(yè)應(yīng)用的發(fā)展趨勢。在實際開發(fā)中大量采用Java技術(shù),例如:Servlet,JSPJavaBean,JDBC,JavaMail,XML等技術(shù)。

②系統(tǒng)層次結(jié)構(gòu):基于Oracle 平臺,WEB應(yīng)用服務(wù)器采用WebSphere;數(shù)據(jù)庫服務(wù)采用ORACLE 9.0。系統(tǒng)層次結(jié)構(gòu)從底至上依次為物理設(shè)備層、操作系統(tǒng)層、數(shù)據(jù)庫層、應(yīng)用軟件層。

③該系統(tǒng)采用B/S模式的先進(jìn)性:該系統(tǒng)采用純 B/S 模式后,在安全性方面,采取了一系列web安全技術(shù),確保純B/S方式下的操作以及數(shù)據(jù)的安全;由于完全免除客戶端安裝,減少了繁重的維護(hù)工作、提高系統(tǒng)易用性;在網(wǎng)絡(luò)暢通的前提下,支持遠(yuǎn)程異地辦公,方便在外及時處理緊急事務(wù);最大可能的優(yōu)化流程和減少操作步驟,只要會上網(wǎng),就會使用本辦公自動化系統(tǒng)。

④采用在線編輯文檔控件的先進(jìn)性:采用基于web方式的在線文檔編輯控件后,系統(tǒng)具有了電子簽名(數(shù)字簽名)、在線編輯、痕跡保留、電子印章、全文批注等功能。由于控件采用標(biāo)準(zhǔn)的HTTP上傳協(xié)議,版本控制功能可以更精確的了解文件的歷史改動。

⑤可視化的工作流自定義中間件的先進(jìn)性:采用可視化的工作流自定義中間件后,系統(tǒng)管理員可以方便、直觀地進(jìn)行系統(tǒng)流程的編輯,減少了工作量。

⑥安全而又靈活的授權(quán)管理機(jī)制:“基于角色分配管理”的模塊控制機(jī)制。首先,將各模塊中各項權(quán)限,按各類具體人員的業(yè)務(wù)職能,歸類到對應(yīng)角色(權(quán)限==>角色)。之后,將具體人員劃入所創(chuàng)建的角色,使之擁有該角色所對應(yīng)的模塊權(quán)限(人員==>角色)。這樣做的優(yōu)點是:既能夠充分滿足實際的模塊權(quán)限分配需要,也可以減輕系統(tǒng)管理員維護(hù)工作量。

⑦最新的IBM和Oracle相關(guān)技術(shù)支持:該系統(tǒng)平臺采用目前全球領(lǐng)先的IBM Websphere 5作為web服務(wù)器,Oracle 9i數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)作為后臺數(shù)據(jù)存儲,配合現(xiàn)在安全性最高,性能最強(qiáng)的J2EE構(gòu)架體系,再加上IBM和Oracle相關(guān)最新技術(shù)的支持,使整個系統(tǒng)成為優(yōu)秀的集先進(jìn)性、靈活性、易維護(hù)性、安全性、開放性、模塊化為一身的企業(yè)級知識管理信息系統(tǒng)。

3系統(tǒng)運(yùn)行情況

系統(tǒng)自正式運(yùn)行以來,每天在線用戶數(shù)穩(wěn)定在50余人左右,最多時達(dá)150余人。通過運(yùn)行期間甲乙雙方的努力,基本解決了系統(tǒng)中關(guān)鍵性和重要性的問題。如解決了系統(tǒng)中困擾用戶已久的系統(tǒng)頻繁死機(jī)、用戶身份和權(quán)限識別混亂、公文流轉(zhuǎn)編輯過程中死機(jī)等安全性和穩(wěn)定性方面的問題?？蛻舳送ㄟ^下載安裝中石油集團(tuán)公司的專用文件閱讀器,實現(xiàn)了與集團(tuán)公司網(wǎng)上電子文件的對接。

4結(jié) 論

4.1軟件的調(diào)研和招標(biāo)工作是決定軟件質(zhì)量的關(guān)鍵

需求調(diào)研是系統(tǒng)開發(fā)的基礎(chǔ)工作。OA系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用,是一種管理模式的變革,是一種工作流程的再造,其復(fù)雜性、艱巨性顯而易見,做好需求調(diào)研,使OA系統(tǒng)既符合現(xiàn)代化辦公的要求,又符合長慶石油勘探局的實際情況,至關(guān)重要。正是因為堅持從長慶石油勘探局辦公系統(tǒng)的實際需要出發(fā),改造流程、設(shè)計欄目、定制界面,才使它從一誕生就有石油味,長慶魂,得到辦公人員的初步認(rèn)可。

系統(tǒng)從2002年進(jìn)入企業(yè)決策領(lǐng)導(dǎo)層的開發(fā)計劃,到2003年7月確定中標(biāo)公司,然后軟件公司開發(fā)、測試,到2005年元月份正式投入使用,期間長達(dá)兩年半就可以說明,一個適合本企業(yè)的能成功應(yīng)用的軟件不是一蹴而就的,其中的調(diào)研、招投標(biāo)、開發(fā)、測試,直至能推廣應(yīng)用,其過程是漫長的,中途遇到的阻力也是不小的。這也從一個側(cè)面告訴了領(lǐng)導(dǎo)和決策者,任何軟件項目的開發(fā)不是按理想中人為設(shè)定的時間去完成的,軟件項目有其許多不可確定和預(yù)知的因素。

4.2軟件公司開發(fā)人員的素質(zhì)和實施規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)決定了軟件的質(zhì)量

在長慶石油勘探局OA的開發(fā)初期,乙方開發(fā)人員的素質(zhì)和軟件實施標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范方面也出現(xiàn)了一些不應(yīng)有的錯誤,這也或多或少地影響了軟件的質(zhì)量和進(jìn)度。

例如開發(fā)人員過分依賴于用戶測試后的意見來改進(jìn)程序,而沒有以軟件開發(fā)人員應(yīng)有的素質(zhì)在諸如軟件的易用性、可維護(hù)性、人性化設(shè)計上進(jìn)行細(xì)致的自我預(yù)先測試,所以在軟件某些模塊的功能上不能達(dá)到讓用戶滿意的程度。

另外,在開發(fā)前期,軟件開發(fā)人員在對用戶測試中提出的某些問題的解決過程中往往治標(biāo)不治本,往往在解決某個問題后又導(dǎo)致新的問題的出現(xiàn),或者為了消滅某個問題,而以降低系統(tǒng)的功能和易用性為代價。這與乙方的部分開發(fā)人員從業(yè)時間不長,經(jīng)驗不足有直接原因,但也和該公司的管理不細(xì)致和對軟件的監(jiān)督不力也有很大關(guān)系。

4.3領(lǐng)導(dǎo)的重視和用戶的參與是軟件能否成功運(yùn)行的關(guān)鍵

領(lǐng)導(dǎo)重視是系統(tǒng)成功開發(fā)的前提。信息化建設(shè)投資大,效益顯現(xiàn)于企業(yè)管理的變革之中,成敗之間,榮辱相伴,風(fēng)險極大,沒有領(lǐng)導(dǎo)高度重視和大力支持,OA系統(tǒng)是不可能成功推廣應(yīng)用的。從軟件開發(fā)開始,該局主管企業(yè)信息化建設(shè)局領(lǐng)導(dǎo)就經(jīng)常過問和聽取軟件的開發(fā)匯報,在軟件達(dá)到試運(yùn)行的條件后,多次在局務(wù)會和生產(chǎn)會等場合要求各級領(lǐng)導(dǎo)和部門要重視軟件的運(yùn)行工作,并身先士卒,積極推廣公文的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)。

各部門的積極參與和用戶的大力支持是OA系統(tǒng)成功運(yùn)行的重要條件。最了解辦公系統(tǒng)的是參與辦公的人員,最能發(fā)現(xiàn)問題的也是參與辦公的人員。特別是在系統(tǒng)測試階段,需要各部門的積極參與,如果僅靠軟件開發(fā)人員是難以集思廣益的。許多業(yè)務(wù)部門的人員從一開始的不配合到系統(tǒng)強(qiáng)制使用后逐漸的熟悉和喜歡上該系統(tǒng),這其中有本職工作與OA測試的矛盾,困難重重,正是有了機(jī)關(guān)各部門的大力支持,積極參與測試,發(fā)現(xiàn)了許多問題,才使系統(tǒng)得以逐步完善。

4.4系統(tǒng)的順利運(yùn)行提高了企業(yè)的辦公效率并帶來了巨大的經(jīng)濟(jì)效益

通過正式運(yùn)行,該局廣大OA用戶已從中得到了益處,許多用戶已習(xí)慣于到辦公室后的第一件事就是打開電腦,進(jìn)入OA系統(tǒng),查看待辦文件,收發(fā)各種信息。使用OA系統(tǒng)后的最大好處就是實現(xiàn)了無紙化辦公,過去處理文件時費(fèi)工費(fèi)力,一個文件簽下來能讓辦事員跑斷了腿,而且在流轉(zhuǎn)過程要根據(jù)需要不停地修改,每修改一次就要重新打印紙質(zhì)文件,造成了辦公費(fèi)用的巨大消耗。通過OA系統(tǒng)的實施,則完全杜絕了過去公文流轉(zhuǎn)過程中的種種不便和浪費(fèi),現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)已深入到企業(yè)的各級部門,用戶在OA的“文件閱覽”欄目中可以及時了解勘探局最新的文件和動態(tài),這種變革帶來的經(jīng)濟(jì)效益是巨大的、顯而易見的。

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