盧宏偉

一、高校教學(xué)檔案

高校教學(xué)檔案是高校教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究和教學(xué)管理過程中創(chuàng)造和使用的一系列原始資料,是具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄,是整個(gè)教學(xué)史的縮影和見證,可以直接或間接地展現(xiàn)整個(gè)教學(xué)史的全貌,反映高校的整個(gè)教學(xué)活動(dòng),是辦學(xué)的依據(jù)和憑證。高校教學(xué)檔案多屬于原生態(tài)材料,它既能客觀、真實(shí)、形象、具體地反映各高校基層單位的教學(xué)、教改和管理實(shí)際,又能在一定程度上折射出高校在教學(xué)、科研、專業(yè)建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)和人才培養(yǎng)等方面的發(fā)展軌跡與質(zhì)量。教學(xué)檔案是教學(xué)科研工作的結(jié)晶,是教師通過不斷積累和反思教學(xué)、提出問題、改進(jìn)教學(xué)的信息資料庫,是教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)研究中不可缺少的依據(jù)和參考資料,是了解教學(xué)內(nèi)容、考察學(xué)校歷史、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、改進(jìn)教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)學(xué)術(shù)交流的信息源。

教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分,是提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的一項(xiàng)重要依據(jù)。因此,教學(xué)檔案不僅要作為一個(gè)工作系統(tǒng)來管理,而且要從辦好學(xué)校的高度來抓好這項(xiàng)工作。

二、教學(xué)研究型高校教學(xué)檔案管理的模式

所謂教學(xué)研究型高校指的是以學(xué)生為中心,以全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)的科學(xué)教育發(fā)展觀為指導(dǎo),把教學(xué)與科研有機(jī)結(jié)合,把人才培養(yǎng)與學(xué)科建設(shè)有機(jī)結(jié)合,把學(xué)習(xí)、研究、實(shí)踐有機(jī)結(jié)合,以培養(yǎng)高層次、復(fù)合型、多樣化的高素質(zhì)創(chuàng)新型人才為根本的高等院校。教學(xué)研究型高校的教學(xué)檔案管理同樣體現(xiàn)了以人為本的宗旨,謀求并服務(wù)于高校教學(xué)、科研的長遠(yuǎn)發(fā)展。

對于教學(xué)研究型高校的教學(xué)檔案管理模式,從管理方法上可以采用分級管理與分類管理相結(jié)合的模式,從所采用的技術(shù)手段和服務(wù)方式上可以采用網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)模式。

1、分級管理與分類管理相結(jié)合模式

(1)分級管理的教學(xué)檔案管理模式是指根據(jù)高校行政管理層次的劃分對教學(xué)檔案進(jìn)行分級管理,即在校級教學(xué)檔案部門統(tǒng)一管理的情況下,在各院系設(shè)立教學(xué)檔案管理部門,對教學(xué)檔案實(shí)行校、院兩級管理。校級教學(xué)檔案管理部門制定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理制度和教學(xué)檔案管理實(shí)施細(xì)則,對教學(xué)檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則及程序等作出明確的規(guī)定。凡是涉及全校招聘、招生、教學(xué)/考試安排、學(xué)籍及學(xué)位管理、科研成果管理等的相關(guān)文件歸入校級檔案管理部門統(tǒng)一保管,各院系產(chǎn)生的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)管理文件及研究成果等可由院系檔案管理部門保管。這樣既有利于優(yōu)化館藏,也方便各院系教師和管理人員的利用。

(2)分類管理的教學(xué)檔案管理模式是指根據(jù)管理對象的特點(diǎn)將教學(xué)檔案分類進(jìn)行管理。從校級教學(xué)檔案管理的角度看,可以把教學(xué)研究型高校的教學(xué)檔案分為以下幾大類:第一大類是教學(xué)文件及規(guī)章制度,包括《教學(xué)計(jì)劃(培養(yǎng)方案)》,《教學(xué)大綱》,《教學(xué)文件匯編》,《規(guī)章制度匯編》,學(xué)校及教務(wù)處下發(fā)的各類文件、規(guī)章、規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、各種重要會(huì)議記錄原件、承辦結(jié)果等;第二大類是教師檔案,包括教師基本信息統(tǒng)計(jì)表,晉升職稱申報(bào)批準(zhǔn)材料,教師深造證明,進(jìn)修、高訪登記表,工作量考核表及考核結(jié)果總匯、評選文件、資料及獲獎(jiǎng)證書復(fù)印件等;第三大類是科研成果檔案,包括教師的教學(xué)科研成果、成果轉(zhuǎn)化及獲獎(jiǎng)情況,發(fā)表的學(xué)術(shù)論文、論著(譯著)、編撰的教材、省內(nèi)外講學(xué)及出國講學(xué)的講義等復(fù)印件等;第四大類是教務(wù)、考務(wù)檔案,包括了在教學(xué)、考試過程中高校對各項(xiàng)資源的統(tǒng)一調(diào)度和安排的記錄等;第五大類是學(xué)籍檔案,包括本校所有學(xué)生的學(xué)籍檔案及學(xué)生在校期間的有價(jià)值的檔案材料等;第六大類是學(xué)位檔案。

從院系級教學(xué)檔案管理的角度看,可以把教學(xué)研究型高校的教學(xué)檔案分為以下幾大類:第一大類是教學(xué)建設(shè)檔案,包括教材檔案、課程檔案、教學(xué)檔案、實(shí)習(xí)檔案;第二大類是教學(xué)管理檔案,包括教學(xué)質(zhì)量評估、課程表、考試安排等教學(xué)過程檔案;第三大類是教學(xué)成果檔案,包括科技制作、畢業(yè)論文成果等。

在整個(gè)教學(xué)研究型高校教學(xué)檔案管理的過程中,采用分級管理和分類管理相結(jié)合的管理模式,一方面有利于高校從宏觀角度加強(qiáng)信息的統(tǒng)籌規(guī)劃、收集和利用;另一方面有利于各院系對于專業(yè)信息的深層次分析和使用,有利于對問題的靈活把握和處理。

2、網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)模式

教學(xué)檔案保管的目的就是為了開發(fā)利用。開發(fā)利用是教學(xué)檔案管理工作的重要內(nèi)容,也是體現(xiàn)教學(xué)檔案價(jià)值的有效途徑。新形勢下提高檔案的利用價(jià)值,變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)就是要利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò),探索教學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理,通過網(wǎng)絡(luò)為廣大師生服務(wù),從而更好地提高教學(xué)檔案的服務(wù)水平。

前面提到的分級管理和分類管理相結(jié)合模式是高校教學(xué)檔案資源管理方法的應(yīng)用模式,從高校教學(xué)檔案管理的具體操作過程中采用的技術(shù)手段和資源開發(fā)方式看,最重要的模式就是教學(xué)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)模式。所謂的網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)模式,實(shí)際上就是以為利用者提供方便、服務(wù)師生、服務(wù)教學(xué)、服務(wù)學(xué)校、服務(wù)教育為目的,進(jìn)行教學(xué)檔案管理的信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。

檔案管理的信息化、數(shù)字化主要反映在兩個(gè)方面:一是紙質(zhì)文檔的數(shù)字化處理,形成電子文檔;二是檔案的計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng),以解決檔案的組卷、查找和利用問題。盡管電子文檔和紙質(zhì)文檔將長期共存互動(dòng),電子文檔并不能完全替代原始手寫檔案和紙質(zhì)文檔,但教學(xué)檔案管理的數(shù)字化、信息化將大大改善其管理和利用的效率。同時(shí)教學(xué)檔案的信息化管理可以降低勞動(dòng)成本,提高工作效率。

教學(xué)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化主要反映在兩個(gè)方面,一是服務(wù)方式的網(wǎng)絡(luò)化,即檔案管理部門可以通過網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)為使用者提供教學(xué)檔案信息的查詢以及檔案信息的統(tǒng)計(jì)、分析、報(bào)表制作等服務(wù);二是教學(xué)檔案管理主體的多樣化和網(wǎng)絡(luò)化,以前檔案管理的主體就是特定的檔案管理人員,網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)模式的檔案管理的管理主體不單包括了傳統(tǒng)意義的教學(xué)檔案管理人員,同時(shí)將教學(xué)檔案的使用者轉(zhuǎn)化為檔案管理主體,并分別賦予不同類別的管理主體相應(yīng)的權(quán)限,比如學(xué)生也可以成為教學(xué)檔案管理的管理主體。他們可以通過網(wǎng)絡(luò)增加、編輯自己的個(gè)人信息,這些信息經(jīng)教學(xué)檔案管理人員審核確認(rèn)后即生效存檔。同樣,新的檔案管理系統(tǒng)還存在其他各種不同類別和權(quán)限級別的信息提供節(jié)點(diǎn)。這種網(wǎng)絡(luò)化的教學(xué)檔案信息系統(tǒng)不但能統(tǒng)一處理各種信息和數(shù)據(jù),避免自相矛盾,還可以充分利用網(wǎng)絡(luò)來收集、共享,降低了勞動(dòng)成本,同時(shí)也解決了重復(fù)勞動(dòng)的問題。

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*本文為山東工商學(xué)院校級課題(2008G51)的研究成果。

作者單位:山東工商學(xué)院管理科學(xué)與工程學(xué)院