張錦輝　高　歌　趙曉青　楊學(xué)田

1優(yōu)化企業(yè)檔案管理的方法

為了全面提升公司檔案管理水平，提高檔案信息的利用效率，信陽(yáng)供電公司開(kāi)展了檔案信息化建設(shè)。

1.1 隨著公司0A辦公自動(dòng)化系統(tǒng)投入應(yīng)用，電子文檔的管理成為檔案工作的重點(diǎn)，為適應(yīng)現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化工作需要，充分應(yīng)用信息技術(shù)拓展檔案管理的發(fā)展空間，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)加強(qiáng)檔案管理，依靠數(shù)字化手段，對(duì)原有文書(shū)、聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。共錄入1983年以來(lái)的文書(shū)檔案1744卷、7959件，聲像檔案轉(zhuǎn)錄光盤(pán)362盒。同時(shí)開(kāi)展對(duì)工程案卷、圖紙的數(shù)字掃描、上網(wǎng)和網(wǎng)上借閱查詢，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、電子化。

1.2不斷挖掘現(xiàn)存檔案信息資源的使用價(jià)值，注重做好檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用工作。檔案的最終目的是提供服務(wù)，公司檔案室始終堅(jiān)持把檔案的開(kāi)發(fā)利用作為一項(xiàng)重要工作，為了使檔案更好地發(fā)揮作用，我們利用庫(kù)藏檔案編制和參與編制了《大事記》、《組織沿革》、《220千伏變電站工程匯編》、《信陽(yáng)電業(yè)志》、《配網(wǎng)制度匯編》、《生產(chǎn)安全事故匯編》、《信陽(yáng)地調(diào)電網(wǎng)事故處理應(yīng)急預(yù)案》、《公司重要文件目錄》等多種編研材料，利用效果顯著。近年來(lái)，共提供利用檔案718人次，3000余卷次，查全率99％，查準(zhǔn)率100％，為編寫(xiě)電業(yè)史、技術(shù)改造、解決經(jīng)濟(jì)糾紛等工作提供大量的原始憑證和技術(shù)依據(jù)，得到了公司領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)的認(rèn)可。

1.3不斷豐富檔案信息資源。在原有的檔案管理工作中，對(duì)專(zhuān)題檔案的收集一直是一項(xiàng)薄弱環(huán)節(jié)，為使這些專(zhuān)題活動(dòng)資料得以完整良好的保存，檔案室加強(qiáng)了專(zhuān)題檔案的收集歸檔。近年來(lái)，利用數(shù)據(jù)光盤(pán)容量大、易保存的特點(diǎn)，將公司歷年來(lái)重要活動(dòng)、工作專(zhuān)題錄像、照片等制作成光盤(pán)，并用多媒體檔案專(zhuān)用柜存放。截止目前已收集、制作不同時(shí)期反映企業(yè)發(fā)展的專(zhuān)題片光盤(pán)30余套。針對(duì)今年以來(lái)發(fā)生的重大事件，檔案室開(kāi)展了抗冰搶險(xiǎn)、抗震救災(zāi)、奧運(yùn)保電、爭(zhēng)創(chuàng)全國(guó)文明單位等專(zhuān)題檔案的資料收集。這些資料的收集歸檔，是記載公司改革和發(fā)展歷程的重要環(huán)節(jié)，不但豐富了檔案管理門(mén)類(lèi)，同時(shí)也使公司歷史重大事件得以良好的記錄和保存。

1.4充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，搭建檔案資源共享的平臺(tái)。電腦網(wǎng)絡(luò)具有傳播速度快、普及面廣、便于共享的優(yōu)點(diǎn)。為此，檔案室充分利用公司局域網(wǎng)絡(luò)，開(kāi)設(shè)了檔案管理專(zhuān)題網(wǎng)站，設(shè)立了檔案管理法律法規(guī)及管理制度、分類(lèi)檔案目錄、公司大事記、公司歷年榮譽(yù)等版塊。新竣工的工程項(xiàng)目歸檔完畢后，及時(shí)利用網(wǎng)站發(fā)布公告，方便各單位借閱，有效提高了檔案的利用率。初步實(shí)現(xiàn)了歸檔電子化、存儲(chǔ)數(shù)字化、查閱網(wǎng)絡(luò)化、利用全員化和資源共享的目標(biāo)。該網(wǎng)站的建設(shè)在省電力公司系統(tǒng)內(nèi)走在了前列。

1.5實(shí)現(xiàn)法律案卷的文檔一體化。每一個(gè)法律案件結(jié)案后都會(huì)形成大量的案卷材料。內(nèi)容繁雜，后期的查詢利用非常不便。為加強(qiáng)涉電案件的歸檔管理，從2006年開(kāi)始，在省公司系統(tǒng)內(nèi)率先開(kāi)展法律案件收集歸檔工作。檔案室一方面將法律案卷收集歸檔，對(duì)歷年來(lái)的法律案件相關(guān)資料按照文書(shū)類(lèi)目進(jìn)行組卷；另一方面將法律案卷全部掃描上網(wǎng)，建立了電子文檔目錄。做到了文檔一體化，解決了以前法律案件資料無(wú)處可歸的問(wèn)題，同時(shí)豐富了檔案門(mén)類(lèi)，為以后案件辦理、資料查閱奠定了良好基礎(chǔ)。

1.6積極開(kāi)展檔案庫(kù)房管理的自動(dòng)化建設(shè)。針對(duì)信陽(yáng)雨水充分、濕度時(shí)間長(zhǎng)、比率高的實(shí)際情況，2008年，檔案室以《提高檔案庫(kù)房溫濕度合格率》為課題，開(kāi)展技術(shù)攻關(guān)，設(shè)計(jì)、安裝了庫(kù)房溫濕度自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)。該系統(tǒng)的投入運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)了庫(kù)房溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備的自動(dòng)控制，排除了工作中的人為干擾，并降低了檔案工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度。通過(guò)微機(jī)對(duì)溫濕度設(shè)備的進(jìn)行自動(dòng)控制，確保了檔案庫(kù)房溫濕度控制的精確度，溫濕度數(shù)據(jù)的采集和記錄實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，更便于統(tǒng)計(jì)分析、微機(jī)聯(lián)網(wǎng)實(shí)施遠(yuǎn)程監(jiān)控。自此，公司檔案庫(kù)房的自動(dòng)化管理水平邁上一個(gè)新的臺(tái)階，在省公司范圍內(nèi)得到推廣應(yīng)用。

2實(shí)施后的效果

2.1檔案數(shù)字化管理，提高了工作效率。檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來(lái)，全部檔案信息實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，大大節(jié)省了時(shí)間，極大提高了工作效率。

2.2信息價(jià)值增值，改善了服務(wù)質(zhì)量。充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的特點(diǎn)，開(kāi)通網(wǎng)上查詢和檢索功能，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)達(dá)到檔案信息資源共享，加快了信息傳遞速度，提高了自動(dòng)化程度，進(jìn)一步發(fā)掘出檔案信息的潛在價(jià)值。

2.3改善了檔案工作管理手段和信息環(huán)境。數(shù)字檔案以新的技術(shù)與手段改變了文件寫(xiě)作、傳輸、接收、存儲(chǔ)、檢索、拷貝、加工控制等手段，利用網(wǎng)絡(luò)與各單位聯(lián)結(jié)，為館藏檔案進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化提供高速、便利的信息通道，實(shí)現(xiàn)跨越時(shí)間與地域獲取資料。我公司檔案的數(shù)字化管理，改善了傳統(tǒng)的管理手段，提高了管理質(zhì)量和效率。