詹靈仙

1“風(fēng)險管理”模式的優(yōu)越性

把風(fēng)險管理與人事檔案聯(lián)系起來絕不是理論研究上的攀拉與附會，只要看一看各個國家、各個機(jī)構(gòu)在人事檔案管理的實(shí)踐中。有多少難于預(yù)測、難于防范的不良后果和潛在危害。這些危害對于機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)和社會生活，對于眼前和長遠(yuǎn)有多么普遍、重要、深刻的影響，就一定不會認(rèn)為“風(fēng)險”概念在這個領(lǐng)域是過分和不當(dāng)?shù)摹H標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn)——文件管理》中由20多處提及風(fēng)險、風(fēng)險評估、風(fēng)險分析、風(fēng)險管理等概念，內(nèi)容涉及制定文件管理規(guī)劃、確定文件管理戰(zhàn)略、確定文件歸檔范圍、選擇文件保存策略和災(zāi)難恢復(fù)計劃等多個方面。在國際標(biāo)準(zhǔn)中，這些概念是針對一般的文件管理而言的，但我們有理由認(rèn)為，風(fēng)險管理的方法也適合于人事檔案的管理。

2實(shí)行“風(fēng)險管理”理念的價值

實(shí)施風(fēng)險管理對于提升人事檔案管理效果和水平具有重要的實(shí)踐價值：

第一，喚起風(fēng)險意識，完善管理理念。風(fēng)險存在于人事檔案管理的方方面面，一旦發(fā)生不良后果，其危害難以估量。然而人們把收集、處理、制作、保存和利用人事檔案看作是一件極為平常的事，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位業(yè)務(wù)人員主要關(guān)注的是文件的現(xiàn)行效用和運(yùn)行效率，文件管理人員則主要留意文件是否及時歸檔，很少有人瞻前顧后，居安思危，有意識地從全局、全程角度防范和控制風(fēng)險因素的威脅。往往是在不良后果成為現(xiàn)實(shí)時，如檔案不全、檔案失真、無法作為憑證時，人們才領(lǐng)教了人事檔案管理面臨的種種難題和麻煩。因此，很多的企事業(yè)單位已經(jīng)采取了一定的行動，盡管這些單位不同程度地采取了一些針對風(fēng)險的對策，但是當(dāng)問及當(dāng)前管理活動中的隱患以及對日后事故的預(yù)案時，幾乎沒有人能給出準(zhǔn)確的比較全面的答案，可見風(fēng)險意識的淡漠。

第二，建立風(fēng)險管理體系結(jié)構(gòu)，完善管理結(jié)構(gòu)，目前，國內(nèi)外風(fēng)險管理的理論和實(shí)踐日漸成熟，普遍應(yīng)用于很多領(lǐng)域，形成了一套規(guī)范化的行之有效的技術(shù)方法。把風(fēng)險管理方法應(yīng)用于人事檔案管理，可以全面地、系統(tǒng)地對人事檔案管理中的問題進(jìn)行綜合治理，建立一套風(fēng)險管理體系，而不是頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳，臨渴掘井，亡羊補(bǔ)牢。

風(fēng)險管理的程序設(shè)計不盡相同，大致可以由風(fēng)險計劃、風(fēng)險識別、風(fēng)險評估和風(fēng)險應(yīng)對幾個部分組成。最初的風(fēng)險計劃相當(dāng)于一個總綱，對電子文件風(fēng)險管理目標(biāo)、組織、責(zé)任、方法建立一個基本框架，隨著風(fēng)險管理活動的深入，這個計劃可能會逐步具體化、規(guī)范化。風(fēng)險識別包括對風(fēng)險因素的“尋找”和“分類”兩項(xiàng)內(nèi)容，目的是形成對電子文件風(fēng)險源、分布、原因、關(guān)聯(lián)、后果的理性認(rèn)知，如果能夠形成清晰的“風(fēng)險清單”和“風(fēng)險地圖”，可以達(dá)到較好的識別效果。風(fēng)險評估的任務(wù)是區(qū)分人事檔案管理過程中各種風(fēng)險的發(fā)生頻度和危害程度。目的是區(qū)別對待、掌握重點(diǎn)、合理分配管理資源。由于目前很難獲取人事管理管理的規(guī)范數(shù)據(jù)，評估常用的概率分布數(shù)值測算法難以應(yīng)用，定性的區(qū)分也可以作為一種評估結(jié)果。風(fēng)險應(yīng)對包括“防范”和“控制”兩方面內(nèi)容，適于各種風(fēng)險因素和風(fēng)險事故的正面較量，直接體現(xiàn)風(fēng)險管理的目標(biāo)。

上述環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián)，構(gòu)成了一個具有自己循環(huán)性質(zhì)的正反饋循環(huán)管理系統(tǒng)。計劃、識別、評估依次成為后續(xù)環(huán)節(jié)的前提和依據(jù)，又為前方環(huán)節(jié)提供反饋信息，應(yīng)對環(huán)節(jié)是風(fēng)險管理功能的實(shí)現(xiàn)，并對事端以及整個體系提供全面反饋，使各環(huán)節(jié)不斷得以加強(qiáng)。把這樣一個風(fēng)險管理體系納入人事檔案管理體系之中，如同為人事檔案編織了一張嚴(yán)密的檢測防護(hù)網(wǎng)，使人事檔案得到全方位的、安全有效的保護(hù)。

第三，全面提升管理水平。完善管理技術(shù)。任何事物都具有兩面性，風(fēng)險在為人們帶來負(fù)面影響(如威脅和損失)的同時，也具有正面的積極意義(如變革的機(jī)會和動力)。因此，用風(fēng)險管理的思路來研究和從事人事檔案管理并不只是立足于消極的防御，防止不良后果的發(fā)生或減輕風(fēng)險事故的危害，同時還可以利用風(fēng)險的內(nèi)在機(jī)遇促進(jìn)文件管理變革以及人們思維方式、行為方式的變革。風(fēng)險管理專家認(rèn)為，如果把風(fēng)險管理的重點(diǎn)集中在減少威脅或不利的結(jié)果，就好像一幅完整的圖畫缺少了關(guān)鍵內(nèi)容一樣。因此，應(yīng)把目標(biāo)放在改善項(xiàng)目的執(zhí)行效果上，這意味著有一個更寬的視角，即試圖利用機(jī)會或有利的可能性，以積極的、主動的態(tài)度去面對風(fēng)險，把風(fēng)險管理作為一項(xiàng)富于創(chuàng)造性、建設(shè)性的工作，這種思想對于人事檔案管理具有重要的啟示意義。至少在以下兩方面可以實(shí)施：一是把風(fēng)險應(yīng)對的重點(diǎn)放在防范上。防范是一種“前攝性”或主動性風(fēng)險管理，而處理和控制是一種反應(yīng)性和被動性風(fēng)險管理。成功的防范可以在平靜之中實(shí)現(xiàn)風(fēng)險管理的根本目標(biāo)，二是借助風(fēng)險管理獲取創(chuàng)新的靈感。完善人事檔案管理。發(fā)現(xiàn)問題是改善管理的前提。每一個問題就是一個提高的起點(diǎn)、創(chuàng)新的機(jī)會。粗放、低效管理的特點(diǎn)就是缺陷多、漏洞多，而管理者卻不知其缺、不知其漏、不知后果、不知癥結(jié)。實(shí)施風(fēng)險管理的過程就是發(fā)現(xiàn)缺陷、認(rèn)識原因、制定對策的過程，改善管理的機(jī)遇就在其中。