瞿苗苗

檔案管理是企業(yè)基礎管理的重要內容。檔案是企業(yè)信息的載體，是企業(yè)的無形資產和寶貴財富。進入信息時代，信息對企業(yè)生產運營，甚至是生存發(fā)展都有至關重要的作用，為提高企業(yè)管理水平，我們必須重視檔案的信息化工作。

檔案信息化是檔案部門運用現代化信息技術，加強檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用。它把分散的信息資源以信息化的形式儲存，以標準化的方法管理，以網絡化的方式連接，從而提高資源的利用率，實現資源共享。它主要包括檔案信息數字化、檔案網站建設以及數字檔案館建設三個不同的階段和方面。

一、企業(yè)檔案信息化建設存在諸多問題

1、企業(yè)檔案信息化建設發(fā)展不平衡。有些企業(yè)開展了檔案信息化建設，有些則沒有，特別是一些中小企業(yè)。同時，企業(yè)的減員增效也波及到企業(yè)的檔案部門，相當數量的企業(yè)檔案部門的生存和發(fā)展受到了威脅，信息化建設也就無從談起，即使已開展信息化建設的企業(yè)在發(fā)展中也很不平衡。

2、企業(yè)檔案信息化的基礎條件薄弱，技術、資金不足，人才缺乏。當前，企業(yè)檔案信息化建設的總體狀況是認識不足，重視不夠，基礎條件薄弱，信息化程度低。缺乏應有的設備和技術支撐，對企業(yè)檔案信息資源開發(fā)的深度不夠，數字化信息資源少，企業(yè)檔案網站建設良莠不齊，信息化管理人才短缺，對檔案信息資源數字化和網絡化研究不夠。

3、企業(yè)檔案信息管理與其他信息管理沒有實現有效銜接。文檔一體化管理是企業(yè)檔案信息網絡化管理的發(fā)展方向，它使生產活動、文書處理與檔案管理工作實現有效銜接，進而提高信息處理能力，實現檔案信息的無縫連接和有效管理。由于我國企業(yè)檔案信息化程度低和管理機制上的障礙，檔案工作很難在系統上實現與各生產、管理環(huán)節(jié)之間的連接，文檔一體化管理的實現困難重重。

二、加強企業(yè)檔案信息化建設的對策

1、加快企業(yè)檔案信息化標準規(guī)范的制定。標準規(guī)范是檔案信息化建設的基礎，是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設的法律保障。因此，檔案信息化建設一定要著力解決“交通規(guī)則”方面的問題，這些“交規(guī)”就是我們所要構建和遵循的關于檔案信息化建設的標準和規(guī)范，主要包括電子文件歸檔和電子檔案的管理，以及檔案信息的資源標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等，逐步形成關于企業(yè)檔案信息化的標準規(guī)范體系。

2、重視企業(yè)檔案信息應用系統建設。這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息、網絡建設的技術保障。信息技術應用工作量大、涉及面廣，關系檔案信息化建設的速度與質量，集中體現了檔案信息化建設的效益。

3、加強檔案信息資源建設。檔案信息是企業(yè)的核心資產，它的開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務，是檔案信息化建設取得實效的關鍵。檔案信息資源開發(fā)利用的程度是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。收集企業(yè)各個業(yè)務環(huán)節(jié)形成的真實記錄，包括各種文檔、科研資料、合同等；并以此為基礎建立檔案信息網絡和電子信息資源中心庫，為企業(yè)檔案利用提供便利條件。

4、加強企業(yè)檔案信息化管理人才隊伍建設。加強信息技術人才的引進和檔案人員信息技術知識的培訓，提高檔案人員運用信息技術的能力，引導檔案人員不斷滿足信息化要求。

5、加大檔案宣傳力度，培養(yǎng)企業(yè)員工的檔案意識。首先，檔案從形成至保存、利用，不僅僅是檔案人員的職責，而是企業(yè)全體員工的責任。企業(yè)的業(yè)務人員作為檔案的形成者，有義務將形成的文件歸檔保存。其次，通過檔案宣傳，提高企業(yè)人員的檔案意識，營造良好的檔案輿論氛圍，提高檔案工作的地位，進而提高檔案工作人員的工作積極性，最終實現檔案事業(yè)的良性發(fā)展。