熊緒進

摘要:目前,會計信息化正取代會計電算化成為會計的發(fā)展方向。賬務處理系統(tǒng)是整個會計信息系統(tǒng)的核心和關鍵,而會計科目的設置是賬務系統(tǒng)初始化的重要內容之一。如何規(guī)范、合理地設置科目是提高會計信息系統(tǒng)效率要必須慎重考慮的問題,它直接影響整個會計信息系統(tǒng)的功能和擴展能力,因此應對會計科目設置問題引起足夠的重視。

關鍵詞:會計信息化;會計科目;輔助核算

在經濟全球化趨勢下,信息化進程不斷加快,信息化已經成為當今時代的突出標志。在會計信息化過程中,作為整個會計信息系統(tǒng)核心的賬務處理系統(tǒng),以資金流為核心反映企業(yè)全面管理活動,可無縫鏈接其他業(yè)務子系統(tǒng),具備基本核算和輔助核算功能。其基本核算功能主要是通過憑證的錄入、審核、匯總、記賬、結賬等操作自動生成總賬、明細賬,最終由報表系統(tǒng)生成會計報表;輔助核算功能突破了傳統(tǒng)的總賬和明細賬的核算方式,提供了靈活多變的輔助賬及相應的查詢統(tǒng)計等多種功能,為滿足企業(yè)內部管理提供了更詳盡有用的核算信息。因此,如何在會計信息化環(huán)境下設置規(guī)范合理的會計科目,是值得廣大財會人員探討的問題。

一、設置會計科目的必要性

會計科目是按照會計要素的具體構成進行科學分類而確立的會計核算項目,它是會計信息系統(tǒng)與具體單位的具體業(yè)務聯系的紐帶。設置會計科目就是將企業(yè)會計核算中所使用的會計科目逐一地按系統(tǒng)要求描述給系統(tǒng)。

第一,設置會計科目可以分類反映企業(yè)不同的經濟業(yè)務,將各種復雜經濟業(yè)務轉變?yōu)橛幸?guī)律、易識別的會計核算信息,是設置賬戶、進行賬務處理所必須遵守的規(guī)則和依據。第二,會計科目設置是企業(yè)會計制度的一個重要組成部分,是指導和規(guī)范企業(yè)會計核算的必要前提,是進行財務管理、會計分析的基礎。它直接影響企業(yè)經濟活動側重點的反映和會計信息的真實性與準確性,直接影響會計核算和財務分析的質量和效果。第三,會計科目設置是會計信息系統(tǒng)的核心,反映整個企業(yè)會計核算和財務管理的體系結構,它是賬務系統(tǒng)所有初始設置中工作量最大、最重要的設置之一?？颇吭O置是否規(guī)范合理,對整個會計信息系統(tǒng)的應用至關重要,用戶必須予以高度重視。

二、設置會計科目的原則

在會計信息化過程中,會計科目作為分類提供會計信息的一種重要手段,其分類正確與否決定著會計信息的科學性、系統(tǒng)性,從而決定著管理的有效性。由于各單位經濟業(yè)務活動不同,在具體設置會計科目時要考慮各自的特點和具體情況,因此設置會計科目必須遵循一定的原則,主要包括以下方面:

(一)會計科目設置必須滿足會計制度的要求

為了適應我國宏觀管理的需要,保證對外提供會計信息指標口徑的一致性和可比性,財政部根據《企業(yè)會計準則》制定了統(tǒng)一的《企業(yè)會計制度》,制度中相應規(guī)定了統(tǒng)一的會計科目名稱,并對每一科目的使用作了詳細的說明。企業(yè)在設置會計科目時,應根據提供會計信息的要求,對一些主要科目的設置及核算內容應保證與制度相一致。

(二)會計科目設置必須滿足會計核算與管理的要求

在會計信息化過程中,會計科目設置要根據本單位經濟業(yè)務的特點,以全面核算經濟業(yè)務的全過程及結果為目的,使全部經濟業(yè)務在所設的科目體系中都能得到反映。由于賬務系統(tǒng)只有末級科目才允許有發(fā)生額,才能接收各業(yè)務子系統(tǒng)轉入的數據,因此要將各子系統(tǒng)中的核算科目設置為末級科目。會計報表是會計信息系統(tǒng)輸出的重要信息之一,報表中各項數據應能方便地從機內賬中自動生成。因此,凡是報表所用數據,需從賬務系統(tǒng)取數的,都必須設立相應科目。

會計工作是一種經濟管理的活動,設置會計科目既然是會計核算的起點,就必須滿足經濟管理的要求。因此,應結合本單位的具體情況,使科目設置能充分、及時地提供經濟管理所需要的會計信息,為考核、分析單位的經營狀況,實施控制,做出預測決策提供依據。但在具體工作時,既要防止科目過于繁瑣,增加會計核算的工作量,又要防止科目過于簡單,造成經濟管理困難。

(三)會計科目設置要保持相對穩(wěn)定性

為了保證會計信息的連續(xù)性、可比性,便于不同時期、不同行業(yè)間的會計核算指標的分析和比較,提高會計信息的有效性,會計科目設置應在一定時期內保持相對穩(wěn)定,不宜經常變更。如會計科目在年度中不能被刪除;如果已經使用,不能增設下級明細科目。但是,強調科目穩(wěn)定,并非要求科目絕對不能變更,當會計環(huán)境發(fā)生變化時,科目也應隨之進行相應調整,以及時全面地反映經濟活動。

(四)會計科目設置要簡明易懂

會計核算的目標就是向各方使用者提供有用的會計信息,以滿足他們的判斷、決策需要。會計科目作為會計核算的分類標識,科目名稱要簡單明了、通俗易懂,便于開設和運用賬戶;科目設置既要兼顧不同信息使用者的需要,又要考慮會計信息的成本,要突出重點,對不重要的信息要合并或刪減,還要考慮會計信息化的特點,每一個科目要加設固定的科目編碼以方便計算機操作。

三、設置會計科目的方法

在會計信息化過程中,設置會計科目有兩種方式:直接采用原有科目,將已整理好的科目直接錄入計算機;根據信息化的特點和實際情況對原有科目進行調整。前者容易造成科目體系龐大,難以滿足業(yè)務發(fā)展的要求,給系統(tǒng)的實施和維護帶來困難;后者主要通過設置會計科目的輔助核算,可以簡化科目體系和進行縱向橫向的信息查詢分析,符合會計信息化環(huán)境的特點和對會計信息質量的要求,有助于提高核算和管理水平。

(一)設置單位往來科目

單位往來是指本單位和其他單位間發(fā)生的經濟業(yè)務,包括客戶往來和供應商往來。會計科目中有專門用于核算單位與本單位外部進行資金往來業(yè)務的科目,如應收賬款、應付賬款等。這些科目核算的業(yè)務涉及單位的債權債務,與單位的經濟利益關系密切,特別是市場經濟條件下各單位對此類業(yè)務的核算和管理要求越來越高。在賬務系統(tǒng)中設置這類科目可采用以下三種方法:

第一,在總賬科目下直接設立多個二級科目甚至三級科目,每個二級科目或三級科目對應一個往來單位名稱,但對最低級科目的賬類不能描述為單位往來核算。

1122 應收賬款

112201銷售貨款

11220101長春電機廠

112202 其他款項

11220201 廣州機械廠

第二,在總賬科目下設立劃分業(yè)務類型或往來單位類型的二級科目,并將各個二級科目的賬類描述為單位往來核算。通過系統(tǒng)的往來管理功能建立各個往來單位的檔案資料,并可核算管理此類業(yè)務。

1122應收賬款

112201 銷售貨款 客戶核算

112202 其他款項 客戶核算

第三,僅設立總賬科目,并將其賬類描述為單位往來核算。同樣通過系統(tǒng)的往來管理功能可核算管理此類業(yè)務。

1122 應收賬款 客戶核算

值得注意的是,當企業(yè)規(guī)模較大,往來業(yè)務頻繁時,將科目設置為單位往來輔助核算,作為賬務系統(tǒng)中的往來單位進行管理,或選用應收、應付系統(tǒng)管理。在這種情況下,前者往來業(yè)務的受控系統(tǒng)是賬務系統(tǒng),只進行總分類核算,后者的受控系統(tǒng)是應收(應付)系統(tǒng)。對于實現了賬務報表等財務子系統(tǒng)和供應鏈管理信息化的大中型企業(yè),采用應收(應付)受控系統(tǒng)的上述第三種方法設置科目更理想。

(二)設置個人往來科目

個人往來是指單位與單位內部職工之間發(fā)生的經濟往來業(yè)務,如出差借款、私人借款等。會計科目中有專門用于核算單位與本單位職工之間資金往來業(yè)務的科目,如其他應收款等。為了清楚核算管理這類資金往來業(yè)務,在賬務系統(tǒng)中設置這類科目可采用以下方法:

第一,在總賬科目下直接設立多個二級科目,每個二級科目對應一個職工名稱,通過這些二級科目核算每個職工的資金往來,或者通過二級科目劃分業(yè)務類型,再通過三級科目對應一個職工名稱,但對最低級科目的賬類不能描述為個人往來核算。

1221 其他應收款

122101 劉明

122102 李豐

第二,在總賬科目下設立劃分業(yè)務類型的二級科目,并將各個二級科目的賬類描述為個人往來核算。通過系統(tǒng)的往來管理功能建立各個與單位有資金往來業(yè)務的職員檔案資料,并可核算管理此類業(yè)務。

1221其他應收款

122101 出差借款 個人核算

122102 私人借款 個人核算

第三,僅設立總賬科目,并將其賬類描述為個人往來核算。同樣通過系統(tǒng)的往來管理功能可核算管理此類業(yè)務。

1221 其他應收款 個人核算

(三)設置部門核算科目

為了加強管理,提高經濟效益,許多單位都實行了部門核算。當某一賬戶需要核算和反映不同的部門信息時,可以使用部門核算。下面通過對管理費用科目的設置介紹部門核算科目的建立。在會計信息系統(tǒng)中,同樣可按手工方式建立管理費用的一、二級科目,且對各個二級科目的賬類描述為部門核算,再通過系統(tǒng)部門管理功能建立單位各個部門的檔案資料,這樣不僅可以核算某一會計期間的管理費用總額和各個具體的費用項目總額,而且還可核算某一會計期間內各部門的管理費用總額,以及各部門各項管理費用的總額和各項管理費用在各個部門的總額。某企業(yè)管理費用科目設置如下:

6602管理費用

660201 辦公費 部門核算

660202 差旅費 部門核算

660203 折舊費 部門核算

(四)設置項目核算科目

所謂項目,一般被認為是專門的經營對象和核算對象。實際會計核算時,經常要求將圍繞一種產品、一項工程、一個科研等項目所發(fā)生的所有收支,按費用或收入類別設立專門的明細賬,以便更好地完成對每個項目投入產出及費用情況的核算。如企業(yè)的產品成本、在建工程、科研單位的科研課題等均可被設置為項目核算。某企業(yè)生產成本科目設置如下:

5001生產成本

500101 直接材料 項目核算

500102 直接人工 項目核算

500103 制造費用 項目核算

500104 其他 項目核算

(五)設置日記賬和銀行賬科目

日記賬核算用于設置需生成日記賬式賬簿的會計科目。一般單位必須設置日記賬核算的科目有庫存現金和銀行存款。而銀行輔助賬科目一般為銀行存款類科目,銀行存款類科目有特殊的核算要求,需要定期將單位發(fā)生的經濟業(yè)務和銀行出具的銀行對賬單進行核對,以生成銀行存款余額調節(jié)表。通過日記賬與銀行賬輔助核算管理,有利于企業(yè)加強貨幣資金的控制和管理。

1001 庫存現金 日記賬

1002 銀行存款 日記賬、銀行賬

(六)設置外幣和數量賬科目

在賬務系統(tǒng)中,一般設置外幣輔助賬的科目有銀行存款等,設置數量輔助賬的科目主要有原材料、庫存商品、產品銷售收入等。當某一賬戶需要核算和反映不同的外幣或數量信息時,可以使用外幣或數量核算。

1002銀行存款 日記賬、銀行賬

100201 工行存款 日記賬、銀行賬

100202 中行港幣 日記賬、銀行賬、外幣核算(港幣)

1405庫存商品

140501 甲產品 數量核算(件)

只要企業(yè)有核算需求,任何科目都可以設置為相應的輔助核算。在利用輔助核算功能時,應該廣開門路,看重核算與管理要求的本質,遵循“實質重于形式”的原則。只要需要,也可以綜合運用多種輔助核算。

隨著會計信息系統(tǒng)的不斷發(fā)展,應充分發(fā)揮信息共享、匯總及再處理的優(yōu)勢,設置會計科目不僅按業(yè)務內容和資金性質,而且按業(yè)務管理、會計統(tǒng)計和會計信息分析的需求來進行。在實際工作中,既要結合本單位的實際情況,考慮企業(yè)管理的需要和財務軟件本身具有的功能特點,還要選擇適合本單位需要的會計科目設置方法,使用輔助賬強化會計信息的管理和控制,為企業(yè)的預測、決策提供信息和依據。

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(作者單位:湖南生物機電職業(yè)技術學院)