[摘 要]工作分析是人力資源管理活動(dòng)的起點(diǎn),也是其他人力資源管理活動(dòng)客觀性和有效性的保證。在人力資源管理中,工作分析的優(yōu)化要做到以下幾個(gè)方面:明確工作分析是人力資源管理的首要環(huán)節(jié);充分認(rèn)識(shí)工作分析的重要功能;工作分析的實(shí)施要規(guī)范化;工作說明書是工作分析的重要結(jié)果,不能只重形式,輕應(yīng)用。

[關(guān)鍵詞]人力資源管理 工作分析優(yōu)化

作者簡(jiǎn)介:陳艷珍(1973-),中共山西省委黨校公共管理教研部講師,碩士學(xué)位。研究方向:人力資源管理、政府績(jī)效評(píng)估。

人力資源管理體系建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程,不可能一蹴而就,需要進(jìn)行“整體規(guī)劃”后“分步實(shí)施”,其中工作分析又是人力資源管理體系建設(shè)的基礎(chǔ),成為組織人力資源管理體系建設(shè)工程的第一步。工作分析是人力資源管理活動(dòng)的起點(diǎn),也是其他人力資源管理活動(dòng)客觀性和有效性的保證。工作分析是對(duì)組織中各工作職位的崗位設(shè)置目的、崗位職責(zé)、崗位工作內(nèi)容、工作關(guān)系、工作環(huán)境等工作特征以及對(duì)完成此工作員工的素質(zhì)、知識(shí)、技能要求進(jìn)行調(diào)查后并進(jìn)行客觀描述的過程,工作分析的結(jié)果就是編制出《崗位說明書》。沒有周密的、細(xì)致的工作分析,人力資源管理活動(dòng)的科學(xué)性就無從談起。

一、明確工作分析是人力資源管理的首要環(huán)節(jié)

為了更好的進(jìn)行人力資源管理,首先必須對(duì)組織內(nèi)部各個(gè)職位的工作活動(dòng)進(jìn)行充分了解,這正是工作分析所要完成的任務(wù)。在我國(guó),人力資源管理的重要性已經(jīng)被越來越多的組織所認(rèn)同,“以人為本”的理念已經(jīng)深入到組織管理的各個(gè)領(lǐng)域,很多組織在人力資源管理體系建設(shè)上可謂不遺余力。然而,到最后卻收效甚微,與組織最初的期望相去甚遠(yuǎn)。分析起來原因并不復(fù)雜,很多組織在人力資源管理體系建設(shè)過程中,盲目地追求“大干快干”,對(duì)于工作分析這一基礎(chǔ)管理工作認(rèn)識(shí)和重視程度不夠,在沒有進(jìn)行系統(tǒng)的工作分析就開始搞績(jī)效考核或者設(shè)計(jì)薪酬體系;辛辛苦苦把方案設(shè)計(jì)出來后發(fā)現(xiàn)方案與組織的實(shí)際現(xiàn)狀脫節(jié),方案執(zhí)行非常困難或者流于形式,最后只能草草了事。因此構(gòu)建人力資源管理體系,要從工作分析開始。

二、充分認(rèn)識(shí)工作分析的重要功能

工作分析能夠明確界定各個(gè)職位的職責(zé)與權(quán)限,確定各個(gè)職位主要的工作績(jī)效指標(biāo)和任職者基本要求。做好工作分析可為組織制定人力資源規(guī)劃、進(jìn)行人員招聘、員工培訓(xùn)與發(fā)展、績(jī)效管理、薪酬管理等工作提供科學(xué)的依據(jù),保證事得其人,人盡其才,人事相宜。這主要體現(xiàn)在:

(一)為人員甄選錄用提供依據(jù)。沒有組織工作分析就不能客觀界定任職資格,所以在招聘時(shí)就沒有可遵循的選拔依據(jù),難以做到員工條件和職位要求匹配。任職資格匹配就意味著正好滿足,條件太低不行,條件太高了也不行。要想讓應(yīng)聘者和職位正好匹配起來,就需要組織工作分析,通過工作分析可以獲取有關(guān)職務(wù)的任職資格信息:性別、年齡、學(xué)歷、專業(yè)、工作經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)技能、社會(huì)交往能力等等,這些信息是組織進(jìn)行人員甄選錄用所依據(jù)的基本標(biāo)準(zhǔn)。

(二)有助于制定培訓(xùn)計(jì)劃。通過工作分析可以確定工作職責(zé)以及相應(yīng)的工作要求,在此基礎(chǔ)上建立適當(dāng)?shù)闹笇?dǎo)與培訓(xùn)內(nèi)容。這樣培訓(xùn)所涉及的工作內(nèi)容和責(zé)任才能準(zhǔn)確地反映實(shí)際的工作要求,使員工在培訓(xùn)中學(xué)到的知識(shí)技能與未來的工作實(shí)際應(yīng)用相一致,提高員工參與培訓(xùn)的主動(dòng)性,在支付合理的培訓(xùn)費(fèi)用時(shí)還可以獲得較好的培訓(xùn)效果。

(三)實(shí)行科學(xué)的績(jī)效考核的前提?！翱?jī)效考核”就是考核員工的職責(zé)履行情況,具體來講就是“工作業(yè)績(jī)”和“工作表現(xiàn)”,所以在設(shè)置考核指標(biāo)是要根據(jù)不同的職位來合理設(shè)置,也就是說要把員工的職責(zé)履行情況當(dāng)作績(jī)效考核的主要依據(jù)。通過工作分析,可以明確職位的職位設(shè)置目的、工作職責(zé)和工作內(nèi)容等信息,這些信息是組織進(jìn)行績(jī)效考核的基本依據(jù)。

(四)是確定薪酬等級(jí)的依據(jù)。組織在設(shè)計(jì)薪酬體系時(shí),職位價(jià)值是確定該職位薪酬等級(jí)的主要依據(jù),所以要對(duì)每個(gè)職位的職位價(jià)值進(jìn)行評(píng)估,而不管采用那種評(píng)估辦法,都是把通過工作分析得到的任職資格(包括學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)和工作技能等)作為職位價(jià)值評(píng)估的主要要素。

(五)有助于員工的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。組織員工越來越注重自我工作能力的培養(yǎng)與發(fā)展,管理者應(yīng)該從組織發(fā)展和員工職業(yè)特征角度來為員工設(shè)計(jì)職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。在設(shè)計(jì)員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃時(shí)只是從組織發(fā)展規(guī)劃出員工發(fā)展路徑,對(duì)于員工如何按照這些路徑來實(shí)現(xiàn)自己的職業(yè)目標(biāo)并沒有制定出可操作的流程和制度,所以職業(yè)發(fā)展路徑也就成為水中月鏡中花。要想真正“充實(shí)”職業(yè)發(fā)展路徑,就要組織系統(tǒng)的工作分析,通過工作分析來明確界定每個(gè)職位的具體的任職資格以及為達(dá)到任職資格所需要的相關(guān)職業(yè)培訓(xùn),所以工作分析是個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的基礎(chǔ)。

三、工作分析的實(shí)施要規(guī)范化

工作分析的實(shí)施是對(duì)工作的一個(gè)全面的評(píng)價(jià)過程,一般分為工作分析計(jì)劃、工作分析設(shè)計(jì)、信息收集分析、工作分析結(jié)果表達(dá)和工作分析結(jié)果運(yùn)用等五個(gè)階段。工作分析必須要遵循相應(yīng)的步驟,進(jìn)行規(guī)范化的和專業(yè)化的操作。在選擇工作分析方法時(shí)能結(jié)合組織實(shí)際情況,采用有效的問卷法或者面談法等,避免造成資料收集的不足或者有誤。這主要體現(xiàn)在:

(一)做好計(jì)劃和準(zhǔn)備工作是工作分析成功的保證。一方面,工作分析人員應(yīng)事先制定詳細(xì)的計(jì)劃,確定工作分析的目的和適用范圍,選擇被分析的工作以及適用的工具等;另一方面,工作分析的實(shí)施需要組織管理者統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí),并給予堅(jiān)決支持,并對(duì)員工進(jìn)行積極的培訓(xùn)和溝通。只有組織各個(gè)層面的人員都積極參與和配合,工作分析才能取得成功。

(二)工作分析重在過程參與。分析的過程,一方面是組織目標(biāo)與職責(zé)分解的過程,另一面也是員工對(duì)組織目標(biāo)與任務(wù)的理解過程。員工參與在加深員工對(duì)目標(biāo)與職責(zé)了解的同時(shí),也使工作分析的結(jié)果更有實(shí)際的指導(dǎo)意義。各個(gè)部門和崗位的員工對(duì)工作分析過程的深入?yún)⑴c,使得結(jié)果更加合理、也容易被接受,使得組織能夠取得更高的工作效率。

(三)要把握好工作分析的基本原則。工作分析師提煉而不是列舉,它是從大量紛繁蕪雜的信息中對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行分類、綜合和抽象;工作分析師對(duì)崗位的分析而不是對(duì)現(xiàn)有任職者的分析;工作分析是對(duì)事實(shí)的分析而不是進(jìn)行主觀的推斷。

總之,工作分析時(shí)要解決好兩方面的問題:一是工作分析的操作程序;二是這些操作程序與人力資源管理與開發(fā)的關(guān)系。這兩方面的問題貫穿于工作分析的各方面工作中。

四、工作說明書是工作分析的重要結(jié)果,不能只重形式,輕應(yīng)用

工作說明書為組織制定人力資源策略提供了依據(jù),它也是工作分析最重要的成果。實(shí)際工作中,一些組織雖然進(jìn)行了工作分析,得出一套工作說明書,但卻束之高閣。組織的工作說明書在制定和使用中出現(xiàn)了“兩張皮”的現(xiàn)象,工作說明書形同虛設(shè),沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用,人力資源管理工作也無法以工作分析為良好開端有序進(jìn)行。工作分析的效用大打折扣,必將影響后續(xù)性人力資源管理工作的開展,員工感覺不到工作分析之后帶來的相應(yīng)變化和改進(jìn),很難在今后的工作中再度配合人力資源部的工作。因此在工作分析結(jié)束后,人力資源部要注重在實(shí)際工作中應(yīng)用工作說明書。人力資源管理的各項(xiàng)工作均離不開工作說明書中工作描述和工作規(guī)范的有力支持。