倪永寧

一、法律要求

1、電子文件法律效力保證的要求

電子文件的法律問題主要集中在電子文件的法律效力及證據(jù)力上。現(xiàn)在很多國家已經(jīng)在法律上對電子文件的法律效力給予了一定的認(rèn)可。

英國《民事證據(jù)法》規(guī)定，具備下列條件的計算機輸出文件視作“第一手”傳聞證據(jù)可以采納：一是來自使用者正常使用的計算機；二是在數(shù)據(jù)輸入時計算機運行良好；三是文件所包含的信息是表述或來自輸入計算機的數(shù)據(jù)。此外還要求與業(yè)務(wù)活動和使用計算機有關(guān)的人向法院提供認(rèn)定該項書面材料的證明書，說明制成方式與軟件。作為最佳證據(jù)規(guī)則的例外，英國的證據(jù)法規(guī)定，當(dāng)事人能證明他無從取得正本時可以使用抄本證明正本的內(nèi)容。所以只要能證明電子文件的正本在正常的業(yè)務(wù)活動中已經(jīng)銷毀或者是直接輸入，無從取得正本時，則可依此規(guī)定將電子文件采納為證據(jù)。

在我國，《刑事訴訟法》規(guī)定“證明案件真實情況的一切事實，都是證據(jù)”，這一規(guī)定也為《民事訴訟法》、《行政·訴訟法》所默認(rèn)，因此只有用于“證明案件事實或者與法律事務(wù)有關(guān)知識是存在與否的根據(jù)”才能稱為證據(jù)。

從這些法律條文可以看出，電子文件的法律效力已經(jīng)得到了認(rèn)可，但是電子文件要作為證據(jù)必須滿足一定的條件，即電子文件必須是在正常的業(yè)務(wù)活動中制作的，必須是文件信息的知情人制作的，同時必須是正常的電子文件系統(tǒng)生成的。這一切都是為了要保證電子文件在形成、使用等過程中的合法性，亦即要保證電子文件的真實性。

而對于這一點，具體案例體現(xiàn)得更為鮮明。

1985年4月，國家安全顧問John Poindexter在電子郵件系統(tǒng)上為Oliver North建立了一個秘密通訊渠道。兩人通過這個渠道以電子郵件進(jìn)行聯(lián)系，秘密進(jìn)行非法交易，這就是震驚中外的“伊朗門丑聞”事件。“伊朗門丑聞”曝光后，為擺脫他們與信息的干系，North和Poindexter開始銷毀有關(guān)文件，其中包括電子郵件。為此North刪除了736份文件，Poindexter刪除了5012份文件。技術(shù)人員用特殊手段恢復(fù)了他們刪除的信息。這些信息后來成為對丑聞進(jìn)行調(diào)查及對二人進(jìn)行刑事審訊的關(guān)鍵性證據(jù)。但是在它們成為證據(jù)之前，專家們除了依靠地址欄打印出姓名外，還采取了一些常規(guī)措施，如證明他們二人在本案中用來聯(lián)系的電子郵件是通過郵件系統(tǒng)所要求的口令進(jìn)行發(fā)送的。

在北京大學(xué)心理學(xué)系93級女研究生薛燕戈狀告同窗張某一案中，原告指控被告以其名義向美國密執(zhí)安大學(xué)教育學(xué)院發(fā)送了拒絕該校邀請的電子郵件，從而直接導(dǎo)致了原告方留學(xué)計劃的流產(chǎn)。為此原告搜集了相關(guān)的證據(jù)，其中包括：兩封從同一臺電腦上發(fā)出的署名不同的，電子郵件和該電腦上的郵件收發(fā)記錄。經(jīng)技術(shù)測試證明：張某使用這臺計算機時，別人沒有時間盜用，從而確定了電子郵件和郵件記錄是真實的、可靠的，在此前提下，該證據(jù)被法庭所采納，并成為該案的關(guān)鍵證據(jù)。

由此可以看出，電子文件成為證據(jù)的前提條件就是要保證電子文件的真實性。電子文件真實性保障是文件合法性和證據(jù)力的必然要求。

2、信息提供利用對信息真實性的要求

電子文件真實性的法律問題不僅表現(xiàn)在證據(jù)性上，也表現(xiàn)在法律對信息真實性的要求上?！吨腥A人民共和國行政許可法》規(guī)定“申請人要求行政機關(guān)對公示內(nèi)容予以說明、解釋的，行政機關(guān)應(yīng)當(dāng)說明、解釋，提供準(zhǔn)確、可靠的信息。申請人申請行政許可，應(yīng)當(dāng)如實向行政機關(guān)提交有關(guān)材料和反映真實情況，并對其申請材料實質(zhì)內(nèi)容的真實性負(fù)責(zé)。行政許可申請人隱瞞有關(guān)情況或者提供虛假材料申請行政許可的，行政機關(guān)不予受理或者不予行政許可，并給予警告”?！吨腥A人民共和國檔案法》規(guī)定“對擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的，涂改、偽造檔案的追究法律責(zé)任”等等。

根據(jù)以上法律規(guī)定我們可以總結(jié)出：對偽造、虛擬、假冒等違背真實性的有關(guān)活動或行為會實施處罰，也就體現(xiàn)了不同主體(不論是個人、組織或政府)對相關(guān)信息的真實性都負(fù)有責(zé)任。因此保障電子文件真實性是個人、組織和社會全體的需要和責(zé)任。

二、管理需求

1、組織業(yè)務(wù)管理需求

文件作為組織或個人在履行其法定義務(wù)或業(yè)務(wù)活動過程中形成、收到并保管的作為證據(jù)和信息的記錄，是有價值的信息資源和重要的組織資產(chǎn)。

為了支持業(yè)務(wù)活動的持續(xù)運作，滿足現(xiàn)行的法律要求，擔(dān)負(fù)必要的責(zé)任，機構(gòu)必須形成并維護(hù)真實、可靠、可用的文件，并確保在保管期限內(nèi)的完整性。文件的真實性成為組織業(yè)務(wù)正常開展的必要條件。

2、政府信息公開要求

2007年1月17日國務(wù)院第165次常務(wù)會議通過了《中華人民共和國政府信息公開條例》。該條例規(guī)定：行政機關(guān)應(yīng)當(dāng)及時、準(zhǔn)確地公開政府信息。行政機關(guān)發(fā)現(xiàn)影響或者可能影響社會穩(wěn)定、擾亂社會管理秩序的虛假或者不完整信息的，應(yīng)當(dāng)在其職責(zé)范圍內(nèi)發(fā)布準(zhǔn)確的政府信息予以澄清。行政機關(guān)發(fā)布政府信息涉及其他行政機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)與有關(guān)行政機關(guān)進(jìn)行溝通、確認(rèn)，保證行政機關(guān)發(fā)布的政府信息準(zhǔn)確一致。

該條例不僅規(guī)定了政府必須向社會民眾公開信息，而且必須保證所公開信息的真實性；同時，該條例也規(guī)定了行政機關(guān)如何公開和管理真實的政府信息。第一，行政機關(guān)不僅要保證自身公開信息的真實性，而且有義務(wù)澄清和糾正虛假或者不完整的信息；第二，行政機關(guān)之間要協(xié)調(diào)一致，保證信息的準(zhǔn)確、真實。

所以說，政府在行政管理中必須要保證電子文件的真實性，不僅要保證自身信息的真實性，同時要對社會其他公開信息的真實性做出監(jiān)督和回應(yīng)。要實現(xiàn)這一點，政府部門必須要保障電子文件的真實性。

三、信息安全需求

電子環(huán)境下，文件信息容易被偽造、篡改或誤改，并且可以做到不留痕跡。正是這些特點極易造成電子文件的不真實：可能是人為的，非法用戶通過冒充合法用戶、病毒入侵、黑客入侵等措施偽造或篡改文件，用戶誤操作也可能導(dǎo)致文件的改動；也可能是系統(tǒng)問題，包括系統(tǒng)差異性、機器故障、軟件缺陷和故障等。而無論是人為的因素，還是系統(tǒng)的問題，都會對信息安全產(chǎn)生不利的影響。文件的真實性受到質(zhì)疑，既是信息不安全的體現(xiàn)，也是保障信息安全必須解決的問題。

四、長期保存需求

電子文件不僅要滿足當(dāng)前的業(yè)務(wù)需求，而且有很多要作為歷史記憶長期保存。要實現(xiàn)這一目標(biāo)首要任務(wù)就是要保證電子文件的長期保存。而由于電子文件對信息技術(shù)、信息系統(tǒng)以及信息載體等的依賴性，電子文件的長期保存還存在很多問題。要保證電子文件長期保存，必須對多樣化的文件環(huán)境、文件載體和數(shù)字技術(shù)的淘汰率所帶來的后果，以及軟件系統(tǒng)的專用性等做出預(yù)測和計劃；否則后果不堪設(shè)想。

德國聯(lián)邦檔案館的檔案工作者正在試圖搶救前東德產(chǎn)生的成千上萬份電子文件和數(shù)據(jù)庫。這些文件有前東德共產(chǎn)黨政府的行政文件、農(nóng)業(yè)文件、勞工統(tǒng)計資料、監(jiān)獄登記冊和黨內(nèi)官員的人事案卷等。然而，關(guān)于產(chǎn)生這些電子文件的數(shù)字系統(tǒng)的資料已經(jīng)丟失，軟件編碼也不清楚，而文件的介質(zhì)本身也已過時，情況相當(dāng)不好。“在美國，100萬份美國越戰(zhàn)檔案的計算機索引已無法讀?。蛔?958年以來的美國國家宇航員的多數(shù)研究報告正由于不完善的數(shù)據(jù)存儲而面臨威脅。我國第一次人口普查資料的數(shù)據(jù)磁帶大部分也已無法讀出。這樣的案例已經(jīng)不再是個案。

所以說，電子文件的長期保存是保證電子文件真實性的前提條件。但是只有保存的文件是真實的，對于社會的利用才是有利的。