財(cái)務(wù)內(nèi)部控制是指為保護(hù)財(cái)產(chǎn)安全和完整,確保會(huì)計(jì)信息真實(shí)可靠,提高工作效率和質(zhì)量,保證經(jīng)濟(jì)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),對(duì)單位或部門(mén)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行組織、制約、考核和調(diào)節(jié)的總稱(chēng)。財(cái)務(wù)內(nèi)部控制由控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息和溝通、監(jiān)督五個(gè)要素構(gòu)成。財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的有效性直接影響一個(gè)單位或部門(mén)的管理質(zhì)量和管理效率。
組織文化是人們?cè)诮M織活動(dòng)中創(chuàng)造的全部精神成果的總和,包括組織科學(xué)理論知識(shí)、組織倫理價(jià)值觀念、組織謀略、組織思維以及員工意志、道德、心理,生活習(xí)慣等。它是一種共享的價(jià)值體系,是各種價(jià)值觀的總體概括,涉及組織活動(dòng)的方方面面,在很大程度上影響內(nèi)部人員的行為。組織文化環(huán)境確定了單位或部門(mén)的基調(diào),影響著整個(gè)單位或部門(mén)管理人員的控制意識(shí)。
可以說(shuō),組織文化與財(cái)務(wù)內(nèi)部控制都是內(nèi)部目前有待完善的方面,而如何認(rèn)清和處理好二者關(guān)系,使財(cái)務(wù)內(nèi)部控制與組織文化相互支撐,相互融通,從而提高經(jīng)費(fèi)使用效益和組織管理績(jī)效,最終提高整個(gè)組織的競(jìng)爭(zhēng)力,則是我們急需解決的問(wèn)題。
一、內(nèi)部控制是組織文化的“管理力”
文化是一種理念,組織文化是業(yè)務(wù)和組織實(shí)踐活動(dòng)的反映,是在長(zhǎng)期管理實(shí)踐中逐步形成的被人們所認(rèn)可的各種價(jià)值觀念的結(jié)合,同樣也是一種理念,是靈魂所在。因此,這樣一種抽象的理念,必須要借助各種制度或管理方式的傳輸,才能貫穿于組織工作的方方面面,才能真正體現(xiàn)一個(gè)單位、組織的優(yōu)良傳統(tǒng),將經(jīng)過(guò)歲月提煉的各種正確的價(jià)值觀落實(shí)到實(shí)際工作中去。如果做不到這一點(diǎn),則是對(duì)組織文化來(lái)源的背離。從某種方面來(lái)說(shuō),內(nèi)部控制恰恰提供了最佳的“管理力”。它通過(guò)一系列的制度、措施和方法,合理而有效地將組織文化細(xì)化成計(jì)劃制度、信息與報(bào)告制度、操作與質(zhì)量制度、人員組織與訓(xùn)練制度等,并加以貫徹和實(shí)施。
在建立內(nèi)部財(cái)務(wù)控制制度,一方面,要充分運(yùn)用財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)理論和方法;另一方面,還要遵循組織文化規(guī)律,運(yùn)用組織文化中的有利條件,設(shè)計(jì)各種財(cái)務(wù)控制體系和控制框架。內(nèi)部財(cái)務(wù)控制制度是將組織文化細(xì)化成制度的良好體現(xiàn)。
例如,財(cái)務(wù)內(nèi)部控制通常要制定財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則,它將組織文化中良好的責(zé)任感、使命感、協(xié)調(diào)意識(shí)和規(guī)范統(tǒng)一意識(shí)貫穿于制度之中。既是員工價(jià)值觀與員工道德的體現(xiàn),又是財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)和人員在進(jìn)行財(cái)務(wù)活動(dòng)時(shí)應(yīng)當(dāng)遵循的準(zhǔn)則、法規(guī)或標(biāo)準(zhǔn),是財(cái)務(wù)活動(dòng)的行動(dòng)指南,為組織文化提供了最佳的“管理力”。
因此,如果沒(méi)有內(nèi)部控制的貫徹,組織文化將成為“海市蜃樓”,只能將其束之高閣,無(wú)法發(fā)揮它應(yīng)有的作用。
二、組織文化是財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的“行動(dòng)力”
財(cái)務(wù)內(nèi)部控制雖然能有效地達(dá)到保護(hù)資產(chǎn),保障單位、組織經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)合規(guī)性、效率性的目的。但制度無(wú)論設(shè)計(jì)得多么完善,運(yùn)行得如何有效,都無(wú)法消除其本身固有的局限性。這些局限性通常表現(xiàn)為:內(nèi)部控制最終可能成為“內(nèi)部人控制”而發(fā)揮不了作用;內(nèi)部控制可能因有關(guān)人員相互勾結(jié),內(nèi)外串通而失效;內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)和運(yùn)行受制于成本效益原則,受成本的影響,制度或規(guī)則不可能窮舉或預(yù)見(jiàn)現(xiàn)實(shí)中的各種具體情況。各種控制制度的實(shí)施成本一般不超過(guò)預(yù)期的效益,從而一些理想的內(nèi)部控制制度往往因成本太高而不為單位領(lǐng)導(dǎo)采納。
優(yōu)秀的組織文化有助于克服這些弱點(diǎn)。一個(gè)成功的組織文化,能將理念有力地貫穿于單位人員的價(jià)值判斷和是非標(biāo)準(zhǔn)中,并指導(dǎo)其行為方式,最終成為行動(dòng)力。
在營(yíng)造不同層次的組織文化;在單位領(lǐng)導(dǎo)中樹(shù)立科學(xué)的管理理念及良好的管理風(fēng)格;在工作人員中重點(diǎn)培養(yǎng)其業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德,包括業(yè)務(wù)知識(shí)與工作技能,誠(chéng)實(shí)守信和敬業(yè)精神等。所有這些都會(huì)帶來(lái)內(nèi)部控制管理的新局面。另外,也可以制定一些制度或采取一些措施讓文化持久地發(fā)揮作用。如良好的組織人力資源政策可以根據(jù)需要培養(yǎng)出不同層次的組織人才,吸引更多不同領(lǐng)域的精英參加到現(xiàn)代化建設(shè)中來(lái),從整體上提高人員的綜合素質(zhì)。這樣會(huì)有更多更好的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)方案,同樣由于人員素質(zhì)的普遍提高,內(nèi)部控制的落實(shí)效率也將大大提高。
三、財(cái)務(wù)內(nèi)部控制促進(jìn)組織文化健康發(fā)展
如果內(nèi)部控制實(shí)施得當(dāng),落實(shí)效果好,對(duì)一個(gè)單位而言意味著恰當(dāng)?shù)慕M織結(jié)構(gòu),優(yōu)良的信息管理,有效的激勵(lì)和約束方法,良好的人員素質(zhì)和科學(xué)的管理理念,這些都包含在組織文化范圍內(nèi)。制度決定機(jī)制,機(jī)制決定活力,活力決定效益,效益決定發(fā)展。一個(gè)機(jī)制靈活、具有較強(qiáng)實(shí)力的單位,它一定擁有適合自己的完善的內(nèi)部控制制度體系。盡管制度體系的內(nèi)容和方式不同,但無(wú)疑它們都擁有優(yōu)秀的、成功的制度文化。在這種制度文化中工作的人也將是優(yōu)秀的、杰出的。他們有能力不斷提升單位和部門(mén)的實(shí)力,使適合自己的制度文化繼續(xù)發(fā)揚(yáng)光大。在我國(guó),航天技術(shù)領(lǐng)域就是內(nèi)部控制成功促進(jìn)組織文化的典范。
中國(guó)航天員科研訓(xùn)練中心承擔(dān)著載人航天系統(tǒng)和飛船環(huán)境控制與生命保障分系統(tǒng)的任務(wù)。幾十年來(lái),中心的幾代航天人以載人航天為己任,在平凡的崗位上默默奉獻(xiàn),叫響了“航天員生命在我手中”的口號(hào),把責(zé)任化作一種動(dòng)力,一種追求,一種理想。中國(guó)航天中心是一個(gè)“矢志航天,團(tuán)結(jié)攻堅(jiān),科學(xué)求實(shí),創(chuàng)業(yè)奉獻(xiàn)”的光榮群體,可以說(shuō)在內(nèi)部控制的良好實(shí)施和作用下,航天中心逐步形成和完善自己的群體文化理念。
因此,有了完善的內(nèi)部控制制度,有了設(shè)計(jì)和實(shí)施內(nèi)部控制的“人”的積極作用,內(nèi)部控制將會(huì)促進(jìn)組織文化健康向上發(fā)展。
四、組織文化決定財(cái)務(wù)內(nèi)部控制方向
內(nèi)部控制是針對(duì)“人”而設(shè)計(jì)和實(shí)施的。離開(kāi)了“人”也就無(wú)須談內(nèi)部控制。組織文化通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)人員的行為習(xí)慣、知覺(jué)信念、動(dòng)機(jī)期望等微妙心理活動(dòng)來(lái)溝通個(gè)體或群體思想,產(chǎn)生對(duì)財(cái)務(wù)管理目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)、觀念的認(rèn)同感、使命感、歸屬感和自豪感,在其潛在意識(shí)中產(chǎn)生一種強(qiáng)烈的向心力和凝聚力。
因此,群體文化環(huán)境會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制產(chǎn)生一種控制精神和控制觀念。比如,單位首長(zhǎng)本人的模范行為是一種無(wú)聲的號(hào)召和導(dǎo)向,對(duì)廣大財(cái)務(wù)工作人員會(huì)產(chǎn)生巨大的示范效應(yīng)。財(cái)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的品行、操守和價(jià)值觀直接影響到單位行為和業(yè)務(wù)處理程序。更重要的是單位首長(zhǎng)或部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)不可能事必躬親地操持本單位、本部門(mén)范圍內(nèi)的所有事項(xiàng),而必須設(shè)置一定的工作崗位,配備一定的工作人員并對(duì)其進(jìn)行授權(quán)。
這樣一來(lái),后勤各部門(mén)的具體事項(xiàng)多數(shù)由工作人員操作。這就需要最大限度地發(fā)揮其積極性,使他們感到滿足,受到鼓舞,刺激潛在的熱情、干勁和創(chuàng)造力,在信任人、尊重人、關(guān)心人的基礎(chǔ)上來(lái)協(xié)調(diào)和控制人員的行為心理。組織文化作為一種抽象的文化理念,它涵蓋了一個(gè)人所應(yīng)具備的所有的組織及非組織素質(zhì),在組織經(jīng)濟(jì)系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用,可以說(shuō)組織文化決定著一個(gè)單位財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的方向。
總之,內(nèi)部控制涵蓋了一切與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)有關(guān)的管理部門(mén)的功能,在設(shè)計(jì)和完善上,它必須以組織文化作為其理念支撐和價(jià)值倡導(dǎo),否則就會(huì)成為“無(wú)源之水,無(wú)本之木”。一個(gè)管理效益好的單位,必然需要一個(gè)適應(yīng)文化環(huán)境的內(nèi)部控制。在此基礎(chǔ)上,內(nèi)部控制的發(fā)展也推動(dòng)著組織文化的不斷優(yōu)化,要求組織文化在組織思維、員工意志和道德、心理以及員工價(jià)值觀等方面提供意識(shí)形態(tài)的支持。
?。ㄗ髡邌挝唬盒愌牛谒能娽t(yī)大學(xué)西京醫(yī)院財(cái)務(wù)科;楊立巖,65533部隊(duì)軍財(cái)股)