【摘要】 隨著國家對優(yōu)撫醫(yī)院工作的重視，優(yōu)撫醫(yī)院近年來有了較快的發(fā)展，優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案也日趨增多，財(cái)務(wù)檔案管理工作提到了議事日程之上。筆者就優(yōu)撫醫(yī)院如何搞好財(cái)務(wù)檔案管理工作談了自己的一些體會，供大家探討。
　　 【關(guān)鍵詞】 優(yōu)撫醫(yī)院； 財(cái)務(wù)檔案； 管理
　　
　　財(cái)務(wù)會計(jì)檔案是各機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動的原始記錄和真實(shí)反映，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是各單位的重要檔案之一。當(dāng)前，在國家注重優(yōu)撫醫(yī)院發(fā)展總體方針的指導(dǎo)下，優(yōu)撫醫(yī)院在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動及經(jīng)營過程中積極尋求社會效益與經(jīng)濟(jì)效益同步增長的最佳途徑，因而作為優(yōu)撫醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動真實(shí)記錄的財(cái)務(wù)檔案就顯得更為重要，財(cái)務(wù)檔案管理工作已成為優(yōu)撫醫(yī)院管理工作的重要組成部分?，F(xiàn)筆者就如何搞好優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理談?wù)勛约旱捏w會。
　　
　　一、要明確優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的范圍
　　
　　優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的范圍從狹義上講包括：醫(yī)院會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決算等書面形式的會計(jì)核算資料，上級部門下發(fā)的會計(jì)文件、制度、法規(guī)等財(cái)務(wù)管理資料，隨著會計(jì)電算化的發(fā)展，很多磁質(zhì)的會計(jì)資料也成為財(cái)務(wù)檔案的管理范疇；從廣義上講，還包括收費(fèi)票據(jù)存根、作廢單據(jù)等。具體地說：一方面，優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理滲透在日常財(cái)務(wù)管理的每一個方面；另一方面，完備、有序的財(cái)務(wù)檔案管理為醫(yī)院財(cái)務(wù)管理提供了原始、真實(shí)的資料。優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的第一步是按照文件規(guī)定和有關(guān)要求辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，第二步是財(cái)務(wù)檔案管理的具體操作，即日常對財(cái)務(wù)檔案資料的收集、整理、分類和存檔保管。財(cái)務(wù)檔案管理必須做到明確責(zé)任，嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度。
　　
　　二、財(cái)務(wù)檔案的收集要及時、完整
　　
　?。ㄒ唬?jì)資料的收集
　　1.會計(jì)環(huán)節(jié)：要及時出齊當(dāng)日預(yù)處理會計(jì)憑證，憑證內(nèi)容要正確無誤，能清楚地反映會計(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，并確保附件完整。每月月底將處理完的會計(jì)資料和會計(jì)報(bào)表裝訂成冊，年底將每月憑證及賬表等一并送交會計(jì)檔案人員進(jìn)行整理歸檔。
　　2.出納環(huán)節(jié)：要以“當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清”為原則，借、貸款完畢的憑證要及時登記現(xiàn)金、銀行存款日記賬，結(jié)出當(dāng)日余額，與實(shí)有現(xiàn)金庫存核對無誤，并要定期與銀行對賬單核對。經(jīng)編制“未達(dá)賬調(diào)節(jié)表”調(diào)節(jié)余額核對相符后，將借、貸款憑證按月逐日編號裝訂成冊。出納、會計(jì)主管或財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)人簽章后，年終同現(xiàn)金、銀行存款日記賬一起順序歸類，存檔保管。
　　3.檔案整理環(huán)節(jié)：財(cái)務(wù)檔案整理必須以會計(jì)業(yè)務(wù)為主線，明確各崗位會計(jì)檔案管理責(zé)任，從會計(jì)檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性、及時性，到歸檔手續(xù)的完備性、有效性，再到保管技術(shù)的先進(jìn)性，環(huán)環(huán)相扣，節(jié)節(jié)相關(guān)，隨會計(jì)業(yè)務(wù)過程一同進(jìn)行。總之，財(cái)務(wù)檔案材料應(yīng)具有連續(xù)性、系統(tǒng)性、綜合性、完整性，凡具有保管價值的會計(jì)事項(xiàng)記錄、核算資料，都應(yīng)收集齊全，裝訂成冊，立卷編號，不能缺少和遺漏。財(cái)務(wù)管理類的財(cái)經(jīng)文件、財(cái)會制度、經(jīng)濟(jì)合同、審計(jì)資料、竣工決算審計(jì)書等，這些資料在會計(jì)檔案中缺一不可。整理立卷時，發(fā)現(xiàn)缺少的資料，檔案管理人員應(yīng)立即向有關(guān)當(dāng)事人追回或采取必要的措施補(bǔ)救。
　?。ǘ┢渌?cái)務(wù)檔案資料的收集
　　優(yōu)撫醫(yī)院的其他財(cái)務(wù)檔案資料包括各種收費(fèi)票據(jù)存根、作廢票據(jù)等，由于醫(yī)院的特殊性質(zhì)，這類資料在優(yōu)撫醫(yī)院中大量存在。對于這類資料，平時也要進(jìn)行收集、整理，對于各種文件性的財(cái)務(wù)資料要分門別類，收到后及時編號，重要的還要進(jìn)行復(fù)印，及時送交檔案管理部門，以防止丟失；對于會計(jì)人員交接清單和會計(jì)檔案銷毀清單也必須按會計(jì)檔案管理要求及時整理歸檔；對于各種收費(fèi)票據(jù)，使用完后也要由專職人員記錄好收費(fèi)票據(jù)號碼，整理后統(tǒng)一保管，這對于以后錯誤查證、分清責(zé)任會起到不可估量的作用。
　　
　　三、財(cái)務(wù)檔案管理要設(shè)置專職專人
　　
　　優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理工作在明確會計(jì)業(yè)務(wù)各崗位檔案處理要求的基礎(chǔ)上，要指定專門會計(jì)人員全面負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理，并保持相對穩(wěn)定。專職檔案人員要負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案資料的收集、裝訂、保管、存貯、分類編目和銷毀，提供會計(jì)檔案的借閱和提出有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的建議。因此，財(cái)務(wù)檔案管理人員必須由具有系統(tǒng)財(cái)務(wù)專業(yè)知識和檔案管理相關(guān)知識、經(jīng)驗(yàn)的會計(jì)人員擔(dān)任，切不可隨意更換。要做好優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作，還必須建立規(guī)范化的財(cái)務(wù)檔案室，由分工負(fù)責(zé)的會計(jì)人員管理，從日常會計(jì)資料的收據(jù)、發(fā)票到憑證、賬簿、報(bào)表、會計(jì)文件進(jìn)行全面管理，都要做好明細(xì)分類，編寫存檔目錄和分類卡片，登記財(cái)務(wù)檔案收和出的詳細(xì)記錄，完善管理各種財(cái)務(wù)檔案。
　　
　　四、優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理要技術(shù)化、正規(guī)化
　　
　　在實(shí)際工作中，優(yōu)撫醫(yī)院的個別單位對財(cái)務(wù)檔案管理重視程度還不夠，有的沒有專門的檔案室，有的雖有配備齊全的檔案室，但存放無序的現(xiàn)象時有發(fā)生，不方便查找。要使醫(yī)院檔案管理正規(guī)化，首先應(yīng)該形成主管領(lǐng)導(dǎo)—財(cái)務(wù)處長—專管人員為一體的正規(guī)化體制，重視財(cái)務(wù)檔案管理，不斷改進(jìn)管理方法，如迅速培養(yǎng)專業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理人員。同時，在檔案存載媒體上，除外來原始憑證需紙化歸檔外，應(yīng)利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)資料在院內(nèi)范圍聯(lián)網(wǎng)。比如，門診收費(fèi)處收據(jù)資料全部存貯在院信息中心服務(wù)器中，從患者交費(fèi)、收據(jù)生成開始，收據(jù)資料就自動歸檔，存入財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的相應(yīng)空間位置。對于財(cái)務(wù)文件，上級主管部門下發(fā)到院保密室或財(cái)務(wù)科時，檔案管理人員要同時進(jìn)入財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行登記。在計(jì)算機(jī)辦公自動化、無紙化技術(shù)安全支持的情況下，既保證了財(cái)務(wù)檔案資料的及時、準(zhǔn)確、完整，又提高了檔案管理的工作效益，更為及時查找、保管各期內(nèi)任何資料提供了極大方便，提高了檔案利用率，為優(yōu)撫醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供了保證。
　　
　　五、財(cái)務(wù)檔案管理要嚴(yán)格
　　
　　財(cái)務(wù)檔案的管理要嚴(yán)格，財(cái)務(wù)檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守“保密守則”制度。優(yōu)撫醫(yī)院必須建立健全財(cái)務(wù)檔案管理制度，對會計(jì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔、調(diào)閱、銷毀等環(huán)節(jié)都要始終貫徹“嚴(yán)”字，嚴(yán)格按照國家規(guī)定的會計(jì)檔案管理辦法實(shí)施，確保會計(jì)檔案管理的完整性和安全性。近幾年來，會計(jì)信息嚴(yán)重失實(shí)，為了向上級主管部門多要錢要物、虛報(bào)冒領(lǐng)和應(yīng)付地方上級部門檢查，搞幾套賬、證、表以應(yīng)付不同的職能部門的情況時有發(fā)生。為了逃避檢查，有的賬外賬不存檔，時間長了容易丟失；有的虛假財(cái)務(wù)資料和正規(guī)財(cái)務(wù)檔案放在一起，這樣真?zhèn)螘?jì)檔案混雜在一起，時間長了，制假者對虛假的會計(jì)檔案也難以分清。因此，在整理立卷時，要嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真鑒定，對不真實(shí)的會計(jì)檔案資料要剔除，否則，不予立卷存檔。要把假會計(jì)檔案資料拒于檔案室之外，確保優(yōu)撫醫(yī)院會計(jì)檔案的真實(shí)性。