秦立麗

隨著我國經濟體制改革全面而深入的推進，機構改革、國有企業(yè)重組、破產，形成大量未到接收期限的檔案。以北京市平谷區(qū)檔案館為例，在館藏126個區(qū)全宗檔案中，就有35個撤并單位檔案，占館藏全宗的27.8%。這些檔案，蘊藏了豐富和珍貴的價值，具有不可估量和無法替代的作用，如果接收工作做得不好，造成檔案的散失、損毀，就會帶來不良的后果。為此，檔案部門必須搞好這部分檔案的接收。結合平谷區(qū)檔案館幾年來的接收實踐，筆者認為應抓好以下幾方面工作。

一、提前介入，變被動為主動

檔案館對機關撤并、企業(yè)破產的信息，一般只能從官方文件的渠道獲得。特別是破產企業(yè)，雖然《國有企業(yè)資產與產權變動檔案處置暫行辦法》第六條第四款規(guī)定：“資產與產權變動的國有企業(yè)，按隸屬關系及時報告企業(yè)主管部門和當?shù)貦n案行政管理部門，申請檔案處置事宜?！笨稍趯嶋H工作中，有些資產與產權變動的國有企業(yè)并沒有及時向檔案局提出申請，只是在一切事情都處理完畢后，才向檔案局詢問檔案應如何處置。這就導致檔案部門不能在第一時間介入、指導、監(jiān)督其檔案處置工作。對此，結合平谷區(qū)檔案館實際工作經驗，筆者認為可以從以下幾方面入手。

（一）建立制約機制，依法行使檔案管理部門監(jiān)督職能

檔案部門積極與負責機構改革的主管部門或企業(yè)主管部門協(xié)調，向他們反映情況，提出檔案的重要性，確保檔案移交工作納入改革方案，必須把檔案人員列入清算小組，對撤并機構或破產企業(yè)的檔案進行清理并建立移交的程序和標準，確保進館檔案的完整、規(guī)范，保證進館檔案的質量。如果沒有行之有效的制約機制，在機構撤并或企業(yè)破產、重組過程中，由于工作頭緒很多，檔案管理很難進入領導視野，檔案往往處于失控狀態(tài)，極易發(fā)生損毀、丟失。例如，平谷區(qū)化肥廠在企業(yè)破產倒閉后，檔案無人管理，若干年后，因有人查閱檔案，才與檔案館聯(lián)系，想把檔案交到檔案館。檔案館接收人員發(fā)現(xiàn)這部分檔案有的已經發(fā)霉、有的被蟲咬鼠嗑，損毀現(xiàn)象嚴重。如果依法建立了制約機制，充分發(fā)揮檔案局執(zhí)法監(jiān)督作用，把撤并單位檔案接收納人依法治檔的軌道，就能保證這部分檔案的齊全完整。

（二）主動與撤并單位聯(lián)系，變被動為主動

在有關提前介入制度沒有建立的情況下，不坐等撤并單位找上門來，一旦得到消息后，就要引起足夠重視，馬上與該單位進行聯(lián)系，把工作做在前頭，將指導的全部力量投入到此，避免因監(jiān)督、指導不到位致使檔案丟失、毀壞事情的發(fā)生。例如：平谷區(qū)檔案局指導科的工作人員從區(qū)衛(wèi)生局檔案員口中得知平谷區(qū)第二醫(yī)院要撤并的消息后，馬上到平谷區(qū)第二醫(yī)院監(jiān)督指導檔案業(yè)務工作，及時收集整理零散文件，按標準要求進行立卷歸檔，并會同管理科對案卷的數(shù)量和質量進行了檢查，為順利接收進館打下了良好的基礎。又例如，為保證平谷區(qū)國有企業(yè)檔案齊全完整，平谷區(qū)檔案局對全區(qū)國有企業(yè)進行一次摸底調查，對區(qū)國有企業(yè)在資產與產權變動中檔案的處置情況做到了如指掌，視不同情況，進行分類指導。這樣一旦企業(yè)破產或重組，就避免了檔案的散失。

（三）對撤并單位加強檔案宣傳，引起領導重視

檔案是一個單位歷史的延續(xù)，其歷史價值、經濟價值和社會價值都是無法估量的。在編寫史料過程中，最怕遇到無檔可查的情況，以致給編史修志留下遺憾。因此，我們要加強對撤并單位檔案的清理工作，在宣傳中可以通過檔案法制宣傳和檔案利用實例宣傳，使撤并單位領導認識到檔案的重要性，以加強檔案工作。例如，平谷區(qū)藥材公司撤并后，單位人員進行了分流，檔案工作無人管理，平谷區(qū)檔案局的工作人員多次找到原藥材公司經理，向他宣傳檔案是一種無形資產，記載著企業(yè)的歷史，價值不可估量，使原藥材公司的經理深刻認識到檔案的重要性，親自把檔案交到平谷區(qū)檔案館，確保了藥材公司檔案的齊全完整。

二、嚴把進館檔案質量關，不符合標準不進館

在機構改革和破產清算中，工作非常繁雜，加之人心浮動，工作消極渙散，特別是破產企業(yè)的檔案，更存在收集不全、整理不規(guī)范情況。如將此類檔案接收進館，由檔案館重新整理，僅憑檔案館的人力、財力、物力是很難做到的，同時也影響到日后的利用效果。因此，從檔案和檔案館的長遠利益考慮，必須嚴把質量關，不符合進館標準的檔案不允許進館。筆者認為可以從兩方面入手：

（一） 加強日常監(jiān)督指導工作，搞好館室銜接，為檔案進館打好基礎?；鶎訖n案室業(yè)務工作的好壞，不僅關系著檔案進館工作的順利進行，而且還關系著檔案館整體工作的質量和水平，這就需要檔案局業(yè)務指導人員在對基層進行指導時，嚴格按照檔案行政管理部門制訂的規(guī)范要求辦，注重館室業(yè)務標準的連續(xù)性和一致性。日常基礎工作抓得好，發(fā)生突發(fā)事件時，就不會眉毛胡子一把抓，檔案質量就會有保證。

（二）加強接收與指導的配合，統(tǒng)一質量要求，既分工又合作。對撤并機構或破產企業(yè)檔案的接收工作中，普遍存在兩種矛盾：一是指導科為保證檔案齊全，存在“一窩蜂”全部進館的要求；而管理科為保證進館檔案質量， 檔案館接收人員嚴把質量關，不符合要求，堅決不允許進館。二是撤并單位人心惶惶，找到人已經很困難，更不要說要求他們對檔案進行整理；而檔案館人員也沒有精力在這部分檔案全部進館后再進行整理。為解決這兩種矛盾，就需要注意兩個結合，即接收與指導相結合，把關與幫辦相結合，加強指導與接收的合作，既保證機關檔案的質量，又保證接收工作順利進行。我們仍以平谷區(qū)第二醫(yī)院為例，檔案部門在第一時間介入后，首先指導科會同管理科對案卷質量進行檢查，由管理科接收人員提出整改方案，由指導科負責案卷整改工作的監(jiān)督。一段時間以后，指導科工作人員與管理科接收人員進行了二次驗收，對一些小問題，當檔案館接收人員會同撤并單位檔案員一起，能當時改正的當時就改正，減少撤并單位檔案員的工作量，同時確保進館檔案質量。

三、 根據(jù)撤并單位實際情況，選擇接收各門類檔案

檔案館容納能力有限，撤并機關和破產企業(yè)都要向檔案館移交檔案，那是無法容納的。因此，檔案館對上述單位檔案采取“一窩蜂”統(tǒng)統(tǒng)接收的辦法，是不妥的。應該區(qū)別對待，避免盲目進館。應根據(jù)撤并單位實際情況，確定不同的接收范圍。

（一）對于只改變企業(yè)性質，而不改變經營內容和場所的撤并單位，考慮不接收進館的情況

1、根據(jù)《國有企業(yè)資產與產權變動檔案處置暫行辦法》第十二條第四款規(guī)定：“生產技術管理、經營管理檔案由雙方商定，可移交接受方，亦可隨黨群工作、行政管理檔案移交企業(yè)主管部門或寄存所在地國家檔案館?！睂τ谥桓淖兤髽I(yè)性質，而經營內容、經營場所不變的企業(yè),我們認為，改制后的企業(yè)應使用原全宗號，改革前后的檔案應一起放在該企業(yè)繼續(xù)保管。如我區(qū)的化工廠，在2000年由國有改為股份制，由于在改制后，原國有企業(yè)部分有關征地、占地、借貸款合同以及涉及接工齡等相關內容的檔案，利用率比較高，所以，為方便檔案的利用和統(tǒng)一管理，我們決定，該企業(yè)改制前后的檔案統(tǒng)一放在該單位保管，并繼續(xù)使用原全宗號。

另外，對一些規(guī)模小、沒有特色的企業(yè)，檔案館可以不接收，其檔案交上級主管部門保管。如平谷區(qū)印刷廠、機械廠、長城鞋廠、五金廠等破產企業(yè)的檔案移交到經委進行保管，檔案館不必接收進館。

（二）根據(jù)檔案保管期限的長短及利用情況，考慮將檔案部分接收進館的情況

撤并單位，都有大量的短期檔案和會計檔案，這些檔案保管期限短，利用率低，一旦接收進館，占據(jù)大量空間，進館不久，就要面臨鑒定、銷毀。對一些一般性職能的機關以及臨時機構，只接收永久和長期檔案，對一些短期檔案由并入的單位代為保存，全宗號、目錄號、案卷號不變。例如，我區(qū)靠山集鄉(xiāng)和韓莊鎮(zhèn)合并為金海湖鎮(zhèn)后，接收靠山集鄉(xiāng)會計檔案965卷，其中會計憑證685卷，占會計檔案的71%，接收韓莊鎮(zhèn)會計檔案1354卷，其中憑證1031卷，占會計檔案的76%，這些會計憑證，占據(jù)平谷區(qū)檔案館庫房大量空間。而且，2006年中央決定給企業(yè)退休人員增加養(yǎng)老津貼及2007年事業(yè)單位工人身份人員辦理養(yǎng)老保險過程中，需查閱大量的會計憑證，致使許多單位都集中到檔案館查閱有關工資檔案，不但需要等候，而且金海湖鎮(zhèn)到平谷區(qū)檔案館路途較遠，途中還要花費較長時間，影響了工作進度。如果當時只接收會計報表、賬簿這部分永久保存的檔案，而將保管期限短的會計憑證由金海湖鎮(zhèn)代為保管，這樣不僅減少了占用庫房空間，而且可以防止出現(xiàn)上述弊端。從以上實際情況出發(fā)，對于保管期限短卻又經常需要查閱的檔案，我們可以考慮只接收永久和長期這部分檔案。

（三）根據(jù)撤并單位的性質、職能，考慮全部接收進館的情況

根據(jù)《國有企業(yè)資產與產權變動檔案處置暫行辦法》第十二條第四款規(guī)定：“生產技術管理、經營管理檔案由雙方商定，可移交接受方，亦可隨黨群工作、行政管理檔案移交企業(yè)主管部門或寄存所在地國家檔案館?！睂σ恍﹪衅髽I(yè)，如果規(guī)模大、層次高，其產品曾是反映地方特色的名優(yōu)產品，有一定的代表性和典型意義，檔案有較大利用價值和憑證作用，其檔案就必須接收進館。如平谷區(qū)區(qū)黃金公司，平谷區(qū)當年曾是萬兩黃金產出縣，黃金曾經是平谷區(qū)具有代表性的拳頭產品，對黃金公司的檔案，就全部接收進館。

另外，對一些具有特殊職能的機關，對其所形成的檔案也要全部接收進館。例如，我區(qū)一商局被撤并后，它所具有的商業(yè)管理職能就不存在了，但它又代表了我區(qū)一定歷史時期的商業(yè)發(fā)展過程，對一商局的檔案就采取全部接收進館的方法。

（四）對破產關閉的中小企業(yè)，為保護干部職工檔案，可以考慮擴大接收范圍的情況

對破產關閉的中小企業(yè)檔案及干部職工檔案的處置要特別引起重視。企業(yè)在破產關閉過程中往往人心渙散，管理松懈，極易引起檔案管理的失控。特別是干部職工檔案關系到人民群眾切身利益。我館在檔案利用過程中，遇到過多次來檔案館查閱個人檔案現(xiàn)象，經詢問得知，由于企業(yè)破產，個人檔案沒人管理，有的被當破爛賣了，有的被偷走了，這部分檔案應引起我們足夠的重視。因此，在企業(yè)資產與產權變動中對于干部職工檔案的處置，要積極與組織人事、勞動社保部門協(xié)調，采取措施，嚴明組織紀律，嚴格按照《干部檔案管理條例》、《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》和《企業(yè)職工檔案管理工作暫行規(guī)定》轉遞檔案材料，嚴格按規(guī)定辦理相關轉移登記手續(xù)。對于實在沒有地方接收的個人檔案，檔案館可以擴大接收范圍，以寄存的方式，把這部分檔案接收進館。

作者單位：北京市平谷區(qū)檔案館