張　萍

有效控制，念好“會議經(jīng)”

經(jīng)常聽到一些企業(yè)的高層發(fā)出這樣的感嘆——“開會比較煩!”他們?yōu)槭裁磿@么說呢?總結(jié)下來，他們之所以“比較煩”的原因有：會議已經(jīng)很多了，但是臨時會議仍很多，常常被會議包圍；常常列席一些跟自己負(fù)責(zé)的領(lǐng)域沒有關(guān)系，亦不需知情的會議，無法做評論；會議缺少議程控制，議題本身與會議類型不合適，缺少提案，議來議去經(jīng)常無果而終……

管理大師彼得?德魯克說時間是管理者最稀有的資源，如果把寶貴的時間浪費(fèi)在讓高層“比較煩”的“會議”上，豈不是太可惜了?

本專題《高層會議管理》與《會議決而不行，誰之過?》兩篇文章就將與您共同探討如何更加有效地利用企業(yè)高層管理者的會議時間，讓企業(yè)最珍貴的資源產(chǎn)生真正的價值。

也許企業(yè)對會議進(jìn)行了管理，建立了會議體系，以為這樣就可以完事大吉，《為和諧會議體系“正名”》要告訴您——會議管理沒有句號，唯有不斷檢討和改進(jìn)才能使會議體系持續(xù)“和諧”。

《給會議戴上“六頂思考幗”》與《精簡會議：先梳理后治理》從微觀層面與您探討會議管理兩個主題，一個是如何把該開的會開好，提高會議效率；另一個就是精簡會議，可不開的盡量不開，可不參加的人盡量不參加，可開得簡短的盡量簡短，可低成本的盡量低成本。

AMT咨詢提出的高層會議管理；認(rèn)為高層會議的安排應(yīng)與企業(yè)的戰(zhàn)略決策，管理流程，業(yè)務(wù)決策結(jié)合起來；形成企業(yè)有規(guī)律的決策節(jié)拍。

彼得·德魯克被譽(yù)為現(xiàn)代管理學(xué)之父，他在《卓有成效的管理者》一書中曾經(jīng)說過：時間永遠(yuǎn)是管理者最寶貴和最稀缺的資源。除了彼得·德魯克，還有無數(shù)管理大師都在研究時間管理，時間具有的特性在于時間的稀缺性和不可替代性，而所有管理者一生的挑戰(zhàn)和研究的重點(diǎn)，都是在時間總量相對固定的前提下，如何能“管的更寬”。管的更寬就意味著管的更少，管的更少還能管的住，這就是時間管理研究的起點(diǎn)。

如圖1所示，AMT咨詢提出的高層會議管理，就是在時間管理的基礎(chǔ)上，沿著企業(yè)運(yùn)行軌跡，逐步認(rèn)識到會議是高層時間支出的核心部分，是高層掌控企業(yè)、傳達(dá)戰(zhàn)略思想的一個基本方式。

時間總量與時機(jī)的管理

我們經(jīng)?？吹揭恍┌l(fā)展得非常快的企業(yè)，高層一天有16個小時都在工作，感覺時間用的非常飽滿，處理的事情非常多，但時間仍然過得非?？欤髽I(yè)仍存在大量他們認(rèn)為只要自己有時間就能解決的問題。即使是一些大企業(yè)的高層，也是如此。前些時候，柳傳志參加一個會議時談到聯(lián)想當(dāng)初化多元化戰(zhàn)略失敗的教訓(xùn)與經(jīng)驗(yàn)時說：“在推動新的業(yè)務(wù)開展的時候，我們實(shí)際上還是有足夠資金支持，業(yè)務(wù)骨干的力量基本還是夠，缺的是什么呢?現(xiàn)在看明白了，當(dāng)時主要缺的是領(lǐng)導(dǎo)人——第一把手精力的資源?！?/p>

事實(shí)上，飛快發(fā)展的企業(yè)高層的困惑與柳傳志所講，都指的是隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)內(nèi)出現(xiàn)的問題數(shù)量與難度都在增加，對企業(yè)高層的挑戰(zhàn)正來源與此，在時間總量相對固定的前提下，如何管的少些，還能管得住。

管得住，是對企業(yè)高層的挑戰(zhàn)。不管多大的生意，在企業(yè)控制的鏈條上是相似的。從董事長、CEO到CFO、CIO，打個比方這些高管加起來的年薪是5000萬，那么企業(yè)實(shí)際上是用5000萬來控制營銷、研發(fā)等上億的支出，每個領(lǐng)域下又通過工資的激勵體系把各個業(yè)務(wù)體系控制起來。這就是企業(yè)高層的杠桿效應(yīng)：用一個杠桿來控制更大的資源。

在這個領(lǐng)域里，有一個普遍的特征：時間是固定的，一天就是24個小時。時間管理總量不可增加，不會因?yàn)槠髽I(yè)規(guī)模從10個億增長到100個億而改變，也不會因?yàn)槲覀兘o這個高層100萬還是200萬而改變。

這是高層會議管理的一個重點(diǎn)，也就是在時間總量相對固定的條件內(nèi)如何有效工作。在有限的時間里，管哪些才能管得?。划?dāng)企業(yè)發(fā)展起來，少管哪些還能管得住。

時間管理的另一個重點(diǎn)在于對時機(jī)的管理。在企業(yè)的實(shí)際應(yīng)用中，時間區(qū)別于其他資本，比如與企業(yè)中的固定資產(chǎn)、原輔材料相比，后者只要買來東西，可用也可不用，可以存著。但花在一個人工上的成本，當(dāng)我們把這個人招聘來的時候，就開始支付工資了。也就是說，對高層時間的管理，就是對成本的管理。前者通過數(shù)量來控制成本，后者通過工作的有效性來控制成本。

同時，時間管理區(qū)別于其他資源管理，有著另一個顯著的特征，即時機(jī)的把握。這是我們中國人常常講的“合適的時間做合適的事情”，“合適的時間”與“合適的事情”的匹配，即是時機(jī)。時機(jī)這個概念，我們進(jìn)一步解釋可以理解為：資源是一樣的，但時機(jī)的把握決定了做這件事情能否成功。

高層以會議為解決問題的常態(tài)，在快速發(fā)展的企業(yè)中，更可以看到，高層常常臨時召開會議，以求問題的快速解決與推進(jìn)，就是對時機(jī)的把握。時機(jī)分為二種：一種是重復(fù)的時機(jī)，一種是不重復(fù)的時機(jī)。我們以兩個實(shí)際案例來進(jìn)一步闡述時機(jī)管理在企業(yè)管理中的重要意義。

重復(fù)時機(jī)

每年學(xué)生即將畢業(yè)的時候，公司可以去招新員工，這是招聘的時機(jī)；每年的“十一”長假，商場可以做促銷。每年都有這樣的機(jī)會，這就是我們講的重復(fù)的時機(jī)。把握這個時機(jī)的根源在于，利用這個時間點(diǎn)可以用少的成本做這件事情，錯過了就需要付出更高的成本。在高層會議管理體系中我們用會議的節(jié)拍來安排這些會議議題，以穩(wěn)定這類時機(jī)。重復(fù)性的時機(jī)管理對企業(yè)來說是核心的經(jīng)營內(nèi)容。

不重復(fù)時機(jī)

而不重復(fù)的時機(jī)是什么呢?好比司機(jī)開車走在路上，不出事故是因?yàn)樗诓粩啾O(jiān)控周圍的環(huán)境。對企業(yè)來說，也一定要把“監(jiān)控環(huán)境”的時間拿出來，尤其是一些關(guān)鍵的環(huán)境變化。比如政府高層和競爭對手的情況、KA的管理等，每隔一段時間再去關(guān)注一下，保證我們一直睜著眼睛，能夠關(guān)注到關(guān)鍵點(diǎn)的變化。在高層會議管理體系中，這也是會議節(jié)拍與會議議題設(shè)計的核心。

基于會議的戰(zhàn)略執(zhí)行推動體系

剛剛我們講到，高層會議管理的一個重點(diǎn)在于時間總量固定的情況下如何有效工作及對時機(jī)點(diǎn)的把握，另一個影響高層時間和企業(yè)時間分布的重點(diǎn)是企業(yè)業(yè)務(wù)模式。

先來舉個例子。我們都知道，企業(yè)高層工作的方式是以發(fā)現(xiàn)問題、解決問題為常態(tài)。沿著戰(zhàn)略路徑，不斷地推進(jìn)企業(yè)行進(jìn)的方向、速度。那么，高層是如何認(rèn)識到一個問題被解決了的呢?

比如你現(xiàn)在想解決一個比較棘手的問題，如果工作還沒有做，那么在企業(yè)中，拆分工作的步驟通常是這樣的：

內(nèi)部立項，確定關(guān)鍵點(diǎn)，包括責(zé)任人，實(shí)施時間等。

立項后，在任務(wù)執(zhí)行層面有一個維度是里程碑、計劃與進(jìn)展。問題的解決落成一個任務(wù)后，老總的心里仍是擔(dān)心的，對這個任務(wù)的完成情況與結(jié)果總要花時間去操心。解決這個擔(dān)心的方法是需要下屬定期匯報，以結(jié)果為導(dǎo)向?qū)R報時間、匯報哪些內(nèi)容等確定下來。

里程碑和計劃確定下來，馬上就會面臨另一個

維度的落實(shí)，即每個子任務(wù)的責(zé)任人，這些責(zé)任人是哪個部門的。在企業(yè)內(nèi)部，是一個劃分邊界的問題。

如果這個問題企業(yè)內(nèi)部不能完全解決，需要與外部機(jī)構(gòu)一起共同完成。高層關(guān)心的還包括解決問題需要多少成本或需要付出多大的代價。

在這個例子中還包含著幾層的含義，是AMT戰(zhàn)略執(zhí)行保障體系中提及到的另幾個詞語：集團(tuán)管控，戰(zhàn)略實(shí)施路徑，經(jīng)營分析體系，會議體系。

實(shí)際上高層會議管理即是將經(jīng)營分析指標(biāo)以會議體系的方式體現(xiàn)出來，每次通過匯報來定期監(jiān)控。其實(shí)對一個問題的拆分并不是難事，而是說當(dāng)企業(yè)的盤子大到一定規(guī)模時，問題的出現(xiàn)、解決問題的時間長度與所需資源、問題與問題間的關(guān)聯(lián)都有著足夠的復(fù)雜度。

所以，在AMT的高層會議體系里，有幾個核心的內(nèi)容：基于高層有限時間內(nèi)對企業(yè)的控制來說，設(shè)計了經(jīng)營分析體系；對企業(yè)重點(diǎn)的安排，放在了會議體系的時間分布中；對于時機(jī)的管理，以在什么時間開什么會來控制。

總結(jié)下來，高層會議體系設(shè)計有幾個核心要點(diǎn)：高層基于戰(zhàn)略的時間分布；對于時機(jī)的管理；基于時間對業(yè)務(wù)模式的調(diào)整等。

高層會議管理，由知到行

從表面上看，會議體系的構(gòu)成大概是：

一年有多少會議?會議的時間、議題的安排與分布是怎樣的?

每一次會議，要決策什么?達(dá)到什么目標(biāo)?

需要誰來做決策?哪些人參加?

需要什么信息支持?相關(guān)部門需要做好哪些準(zhǔn)備?

但實(shí)際上看，會議體系是企業(yè)管控的核心。上面的內(nèi)容簡要介紹了會議體系對高層時間管理、企業(yè)管控的重要意義。下面我們簡要梳理一下會議體系設(shè)計的重點(diǎn)。

首先，在企業(yè)中會議發(fā)起有哪些特點(diǎn)，也就是說企業(yè)基于什么原因而決定發(fā)起一次會議，為什么要高層和業(yè)務(wù)核心來參與。如圖2所示，有以下幾點(diǎn)：

集團(tuán)管理層使用例會制度；

運(yùn)營層面強(qiáng)調(diào)以產(chǎn)品季為核心的業(yè)務(wù)模式特點(diǎn)；

多業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)而發(fā)起的會議；

重大事件動員與討論。

事實(shí)上，當(dāng)我們將各種考慮到的因素梳理后，可以清晰地看到會議體系在不同企業(yè)中的區(qū)別，主要在于其決策規(guī)律的不同。然而這些差別，反映在企業(yè)內(nèi)部卻是穩(wěn)定的，即單個企業(yè)在決策規(guī)律上是有序的。

在設(shè)計會議體系中，我們需要特別關(guān)注的節(jié)點(diǎn)包括：

多個業(yè)務(wù)之間的協(xié)調(diào)，同樣的月度會議，每次的議題重點(diǎn)是變動的；

考慮議題之間的相互關(guān)系，對會議議題的優(yōu)化；

人員時間的協(xié)調(diào)和沖突，比如高層時間有優(yōu)先權(quán)；

盡量把多個議題安排成一個會議；

每年根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)需要的時機(jī)(如服裝企業(yè)需要關(guān)注氣候和節(jié)假日等)對會議進(jìn)行調(diào)整；

考慮會議地點(diǎn)的合理安排；

項目里程碑。

每一個考慮因素的背后都是對企業(yè)運(yùn)營的深入理解，都需要認(rèn)真地縱深思考。如行政體系在安排會議時，常常事先告知參會人員會議的議題。那就以行政通知開會的議題為例，來看下會議議題的設(shè)計與優(yōu)化。

議題的確定，通常是由會議發(fā)起人來確定的。會議議題確定的影響因素有企業(yè)的管控模式、年度戰(zhàn)略計劃等，在議題設(shè)計中有二個核心：一是議題的緊迫性和重要性是確定會議優(yōu)先級的核心標(biāo)準(zhǔn)，而不僅從參與人、決策人角度；另一個是議題的次序，需要考慮決策議題之間的先后關(guān)系、關(guān)聯(lián)邏輯。

以預(yù)算類會議議題的安排來看，從預(yù)算綱要的安排到年度預(yù)算的匯總的時間來看，通常是清晰的。在政府單位，次年預(yù)算的安排在上年10月份確定；在企業(yè)里，這個時間可能會錯后一些，如在當(dāng)年的1月份完成。無論10月還是1月，我們可以非常明顯的感受到，這個時間點(diǎn)的把握是固定的，即必須在這個時間段內(nèi)完成預(yù)算設(shè)計的討論與安排。在議題安排時，我們需要按企業(yè)年度經(jīng)營計劃來安排預(yù)算類會議。

在這一類會議中，我們又看到，不同的部門參與到了預(yù)算設(shè)計的不同環(huán)節(jié)。從高層決策來看，參與的會議在整個預(yù)算類會議中是一前一后。但為了支持高層的決策，不同部門提報了不同的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)與議題間有著非常明顯的上下游的邏輯關(guān)聯(lián)。在安排議題時，我們需要考慮到議題間的關(guān)聯(lián)。

對整個企業(yè)來說，會議議題的設(shè)計還要更為復(fù)雜一些。比如戰(zhàn)略類會議對經(jīng)營類會議的影響，業(yè)務(wù)運(yùn)營會議的穩(wěn)定安排，外部環(huán)境對企業(yè)決策的影響……統(tǒng)籌考慮后，整個企業(yè)全年的會議就像一張地圖一樣，就可以按穩(wěn)定的節(jié)拍有前有后地開展。

本文中對其他關(guān)鍵點(diǎn)的把握就不一一展開了。從AMT咨詢對高層會議管理的探索來看，至少還包括：會議人員的考慮、會議知識管理的安排、行政體系的設(shè)計與推動、IT工具的運(yùn)用……高層會議管理是一個耐人推敲的課題，在企業(yè)中的深入推廣也是一個持續(xù)深化的過程。