胡玉艷

加快檔案信息化建設(shè)步伐,促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展,為改革開放和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),是全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃的重點?知識經(jīng)濟(jì)時代,人才是最重要的資源?檔案信息化建設(shè)本身又是最具有知識經(jīng)濟(jì)時代特征的新興領(lǐng)域,因而人才無疑是最重要的建設(shè)源,是保證檔案信息化建設(shè)持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵?因此,必須重視檔案信息化人才的培養(yǎng),滿足檔案信息化建設(shè)的人才需求?

一?檔案信息化建設(shè)所需的人才隊伍結(jié)構(gòu)

檔案信息化建設(shè)是一個需要有著合理結(jié)構(gòu)的人才隊伍才能完成的系統(tǒng)工程?理解與掌握檔案信息化建設(shè)所需的人才結(jié)構(gòu),對于檔案信息化建設(shè)是至關(guān)重要的?根據(jù)檔案信息化建設(shè)的特點與要求,筆者認(rèn)為檔案信息化建設(shè)需要以下幾類人才:

(一)管理人才

管理人才在整個檔案信息化建設(shè)所需的人才隊伍中是最重要的?這是因為:(1)由于檔案信息化建設(shè)是一項高科技創(chuàng)新活動,本身尚未在方案與技術(shù)上完全定型,迫切需要具有領(lǐng)導(dǎo)才能的高級管理人才的決策能力;(2)檔案信息化并不是靠一兩個檔案館?檔案室所能完成的,而是在一個系統(tǒng)?一個地區(qū)和全國范圍內(nèi)各個檔案機(jī)構(gòu)共同完成的系統(tǒng)工程,各個檔案機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)層之間的合作與協(xié)調(diào)能力是整個檔案信息化建設(shè)成敗的關(guān)鍵;(3)檔案信息化是在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上實現(xiàn)的,解決檔案信息化建設(shè)與傳統(tǒng)檔案管理之間的關(guān)系與矛盾,涉及到人員?資金?設(shè)備條件?技術(shù)條件?業(yè)務(wù)改革等諸多方面的問題,不僅需要管理人員對傳統(tǒng)檔案管理有著深刻的了解與實踐經(jīng)驗,而且更需要他們對現(xiàn)代信息技術(shù)的相關(guān)知識與發(fā)展趨勢有很強(qiáng)的理解力?總之,由于檔案信息化建設(shè)中面臨著許多新的矛盾和新的技術(shù)課題,需要新的思路,如果沒有懂技術(shù)?善管理?具有創(chuàng)造性的高級管理人才,信息化建設(shè)就不能取得成功?

對檔案信息化建設(shè)的管理來說,所需要的管理人才是多種多樣的?如有的負(fù)責(zé)決策與規(guī)劃,有的負(fù)責(zé)技術(shù)開發(fā),有的負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)管理與檔案信息服務(wù),等等?對于檔案信息化建設(shè)這樣一個系統(tǒng)工程,要求每一個管理者具有各方面的能力是不現(xiàn)實的?為了順利地實現(xiàn)檔案信息化,需要具有下列相關(guān)能力和素質(zhì)的人才組成的管理層:有遠(yuǎn)見卓識和決策能力的領(lǐng)導(dǎo)人才;有檔案管理知識與經(jīng)驗的管理人才;有對新信息技術(shù)有很好的理解能力?業(yè)務(wù)創(chuàng)新能力的技術(shù)型管理人才;有人際關(guān)系協(xié)調(diào)能力與對外宣傳?合作能力的公關(guān)型管理人才?這幾類管理人才的通力合作,是檔案信息化建設(shè)成功的重要保證?

(二)新型檔案人員

檔案信息化將使檔案機(jī)構(gòu)所管理的信息資源的形式特征?服務(wù)模式及各種相關(guān)工作內(nèi)容都發(fā)生很大的變化,并迫使檔案人員的社會角色也發(fā)生不以自身意志為轉(zhuǎn)移的變化,他們將不再是以保管好檔案為主要職能?類似二傳手的簡單的信息服務(wù)人員,而是能主動了解利用者的檔案信息需求,利用現(xiàn)代信息技術(shù),查找?管理?利用現(xiàn)有的信息與知識,分析?綜合?加工成利用者所需知識的內(nèi)容,最后利用信息技術(shù)發(fā)布或幫助利用者查找到他們所需知識的信息管理員?因此,在檔案信息化建設(shè)中,檔案人員不僅要具有能夠完成館(室)藏檔案信息資源建設(shè)任務(wù)的素質(zhì),而且要具有與檔案信息化建設(shè)需求相對應(yīng)的信息管理與組織?信息檢索?信息發(fā)布與服務(wù)等技能?

(三)信息技術(shù)人才

傳統(tǒng)檔案管理與提供利用工作面對的主要是原稿和印刷型的檔案文件,而檔案信息化管理與服務(wù)的主要內(nèi)容是數(shù)字化檔案信息資源,前者可以主要靠手工操作完成,后者則沒有信息技術(shù)能力就不能勝任建設(shè)和服務(wù)工作?因此,檔案信息化建設(shè)對信息技術(shù)人才的需求是很大的?

從技術(shù)內(nèi)容來看,檔案信息化建設(shè)大致需要有以下具體技術(shù):數(shù)字化技術(shù)?信息管理技術(shù)?網(wǎng)絡(luò)技術(shù)?服務(wù)器及個人信息終端技術(shù)?多媒體技術(shù)?這些技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用,需要有檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計?軟件工程管理?網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃與設(shè)計?網(wǎng)站管理?檔案信息資源數(shù)字化?多媒體制作等技能的技術(shù)人才?總之,由于檔案信息化建設(shè)是一個技術(shù)含量很高的領(lǐng)域,必然需要一些高級的技術(shù)人才及純粹的技術(shù)工作人員?沒有這些技術(shù)人才,檔案信息化建設(shè)就不能成功?

(四)法律人才

在檔案信息化建設(shè)中會涉及很多的法律問題與相關(guān)事務(wù),如知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)?檔案公布?檔案信息服務(wù)質(zhì)量與內(nèi)容的糾紛等等,都需要法律專家或懂法律的專業(yè)人士來處理?因此,檔案信息化建設(shè)對法律人才的需求也是很迫切的?

二?檔案信息化人才隊伍建設(shè)的措施

檔案信息化建設(shè)需要多方面的人才,因而需要采取不同的方法滿足不同的人才需求?

(一)對現(xiàn)有檔案人員的教育與培訓(xùn)

《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》明確提出的“加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作”的規(guī)定,是解決檔案信息化建設(shè)所需人才的主要措施,是提高現(xiàn)有檔案人員信息化能力和技能的主要方法與手段?對檔案信息化人才的培訓(xùn),在培訓(xùn)內(nèi)容和方式兩方面都應(yīng)與檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和檔案工作基本知識與技能的培訓(xùn)不同?

在內(nèi)容方面,要把與檔案信息化建設(shè)相關(guān)的計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識?數(shù)字化技術(shù)知識?網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識?現(xiàn)代管理技術(shù)知識等列入其中,提高檔案人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的技能?

在方式方面,要把檔案部門自行培訓(xùn)和社會輔助培訓(xùn)結(jié)合起來,發(fā)揮各方面的優(yōu)勢,提高培訓(xùn)效果?

檔案部門自行培訓(xùn)的方法包括:建立人才培訓(xùn)中心,根據(jù)實際需求分期分批地進(jìn)行輪訓(xùn);有條件的單位可以設(shè)立研究機(jī)構(gòu),培養(yǎng)高級信息人才?借助社會協(xié)助培養(yǎng)包括:利用高校優(yōu)勢,加大函授力度;與國內(nèi)外教育或信息?技術(shù)機(jī)構(gòu)合作建立人才培訓(xùn)中心;選拔有培養(yǎng)前途的檔案業(yè)務(wù)人員到高校深造?不管采取何種培訓(xùn)方式,首要的一點是要有科學(xué)的規(guī)劃和必要的投入?有了規(guī)劃,人才培訓(xùn)機(jī)制才能得以建立,培訓(xùn)工作才能堅持始終?投入,則是培訓(xùn)工作的資金保證?沒有投入,有再好的規(guī)劃,培訓(xùn)工作也難以落到實處?同時,要把檔案信息化建設(shè)的過程作為鍛煉隊伍?培訓(xùn)人才的過程,成為邊學(xué)習(xí)?邊實踐?不斷總結(jié)?不斷提高檔案業(yè)務(wù)人員信息化能力和技能的過程?

(二)引進(jìn)人才

在檔案信息化人才隊伍建設(shè)上,要開拓思路,用新的機(jī)制引進(jìn)人才,滿足檔案信息化建設(shè)的人才需求?檔案信息化建設(shè)所需要的人才結(jié)構(gòu),已不再是僅僅知曉檔案學(xué)理論與檔案業(yè)務(wù)能力的專門人才,而是需要在管理?信息技術(shù)?信息管理等專業(yè)方面具有綜合能力的人才?

從現(xiàn)有檔案業(yè)務(wù)人員中造就各類專業(yè)與綜合性人才,所需時間較長,難以滿足急時之需,引進(jìn)人才勢在必行?

由于檔案職業(yè)具有本身的特點,要想吸引與留住人才,就得制定相應(yīng)的人才吸引政策,以“事業(yè)留人”?“感情留人”,用“適當(dāng)?shù)拇隽羧恕?要根據(jù)檔案信息化建設(shè)規(guī)劃,做出人力資源規(guī)劃,并根據(jù)所制定的要求與原則,確定最合適的人選,避免盲目引進(jìn)?

(三)短期聘用或借用人才

檔案信息化建設(shè)各個階段所需的人才結(jié)構(gòu)是不相同的?一些在建設(shè)階段所需的高級技術(shù)人才,一旦在建設(shè)結(jié)束進(jìn)入正常的檔案信息上網(wǎng)服務(wù)階段后,就不再需要了?其次,從檔案部門的實際情況來看,它也不可能養(yǎng)一批人才成本很高的信息技術(shù)專門人才?因此,檔案信息化建設(shè)中涉及到的一些高級技術(shù)人才和純技術(shù)性工作的人才,如局域網(wǎng)設(shè)計?布線人才和編程人員,可以用外包或合作的辦法加以解決?國內(nèi)外各專業(yè)信息化建設(shè)中都有這種情況?這種做法,既能使得檔案部門能以較低的成本得到所需的技術(shù)力量,也能藉以人才使用的社會化分工使得專業(yè)人才的使用效率得到最大的發(fā)揮,同時也可避免檔案信息化建設(shè)人才資源成本過高,檔案部門最終難以留住高級技術(shù)人才的問題發(fā)生?檔案信息化建設(shè)所需要的法律專業(yè)人才,也應(yīng)采取聘用的方式解決?

總之,檔案信息化建設(shè)需要由管理人才?檔案業(yè)務(wù)人員?信息技術(shù)人才?法律人才組成的結(jié)構(gòu)合理的隊伍,沒有這樣一支結(jié)構(gòu)合理的隊伍,就不可能搞好檔案信息化建設(shè)?要從檔案信息化建設(shè)的實際需要出發(fā),采取加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn),引進(jìn)和聘任信息技術(shù)人才和法律人才等方式,盡快建立一支適應(yīng)檔案信息化建設(shè)需要的人才隊伍?各級檔案部門必須給予檔案信息建設(shè)人才隊伍建設(shè)的資金支持,加強(qiáng)對隊伍建設(shè)的管理?只要領(lǐng)導(dǎo)重視,政策到位,方法適當(dāng),檔案信息化建設(shè)所需人才是完全可以解決的,檔案信息化建設(shè)完全可以取得成功?

作者單位:山西中醫(yī)學(xué)院第二中醫(yī)院