顧　通

宴會(huì)設(shè)計(jì)是指酒店宴會(huì)部受理客人的宴會(huì)預(yù)訂后，根據(jù)宴會(huì)規(guī)格要求，編制出宴會(huì)組織實(shí)施計(jì)劃的書面材料，包括從宴會(huì)準(zhǔn)備到宴會(huì)結(jié)束全過程中組織管理的內(nèi)容和程序。

宴會(huì)的程序分為3個(gè)階段，即準(zhǔn)備階段、進(jìn)行階段和結(jié)束階段，這3個(gè)階段又可細(xì)分為受理預(yù)訂、計(jì)劃組織、執(zhí)行準(zhǔn)備、全部檢查、宴前接待、開宴服務(wù)、結(jié)賬送客、整理結(jié)束等幾個(gè)環(huán)節(jié)。

在客人訂餐時(shí)，應(yīng)向客人了解所有同宴會(huì)有關(guān)的要求，如舉行宴會(huì)的日期、參加宴會(huì)的人數(shù)、宴會(huì)的形式、每人消費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)以及所需提供的額外服務(wù)和物品、客人口味特殊要求等。如果客人決定預(yù)訂，可將這些信息直接記入宴會(huì)登記本，這樣可以防止與其他宴會(huì)重疊。對(duì)未確定的宴會(huì)，要與舉辦者保持聯(lián)系，了解有關(guān)進(jìn)展情況。對(duì)已預(yù)訂宴會(huì)的舉辦者同樣需要保持聯(lián)系，以便及時(shí)了解人數(shù)、日期的變更信息，如果客人取消預(yù)訂，則應(yīng)和藹地了解取消的原因。

對(duì)于大型宴會(huì)和高檔宴會(huì)，必須與客戶簽訂合同，合同中要明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，所有經(jīng)雙方同意的特殊項(xiàng)目亦要記入合同。簽完合同后，通常應(yīng)收取一定比例的預(yù)付金，假如舉辦者臨時(shí)取消宴會(huì)，則根據(jù)合同規(guī)定將全部預(yù)付金或部分預(yù)付金還與客人。收取預(yù)付金及退回預(yù)付金的數(shù)目各餐廳不同，一般由餐廳根據(jù)情況確定。

接受宴會(huì)預(yù)訂后，宴會(huì)部應(yīng)根據(jù)宴會(huì)的人數(shù)、要求、標(biāo)準(zhǔn)做好準(zhǔn)備工作，并以宴會(huì)通知單和工作程序的形式通知有關(guān)部門。通知單是安排廚房人員和服務(wù)人員工作的依據(jù)，可根據(jù)合同制定，有些規(guī)定很細(xì)的合同復(fù)印件也可作為通知單使用，但應(yīng)將價(jià)格抹去。對(duì)于大型宴會(huì)和高規(guī)格宴會(huì)，還應(yīng)畫出宴會(huì)的場(chǎng)地安排圖，并在宴會(huì)前召集所有的宴會(huì)服務(wù)人員和廚師長開會(huì)，介紹宴會(huì)程序，安排任務(wù)，使所有工作人員都了解相關(guān)情況，包括特殊菜肴的制作過程和上菜技藝。這樣可以防止宴會(huì)服務(wù)過程中出現(xiàn)手忙腳亂的情況，確保宴會(huì)有條不紊地進(jìn)行。各項(xiàng)準(zhǔn)備工作完成后，宴會(huì)經(jīng)理應(yīng)逐項(xiàng)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理存在問題。

宴會(huì)開始后，廚師便可按照通知單開始菜肴的烹制工作，服務(wù)員上菜時(shí)要按照菜單的順序一道道上。對(duì)于大型宴會(huì)，上菜的時(shí)間要聽從宴會(huì)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一安排，以免錯(cuò)上、漏上或造成各桌進(jìn)餐速度不一致的現(xiàn)象。上菜的速度與節(jié)奏必須掌握好，太快會(huì)顯得倉促忙亂，客人享受不到品嘗的樂趣，太慢則可能使宴會(huì)中斷，造成尷尬局面。服務(wù)員每上一道菜都應(yīng)向客人介紹菜名和烹制方法，如客人有興趣則可簡單介紹與地方名菜相關(guān)的民間故事。有些特殊的菜肴應(yīng)介紹食用方法，在介紹前，將菜放在轉(zhuǎn)臺(tái)上展示菜的造型，使客人能領(lǐng)略到菜的色香味形，邊介紹邊轉(zhuǎn)臺(tái)，讓所有客人都看清楚。

宴會(huì)結(jié)束后，宴會(huì)負(fù)責(zé)人應(yīng)以文字形式征詢客人的意見，這將加深經(jīng)營者與顧客之間的感情，為進(jìn)一步合作奠定基礎(chǔ)。通過客人的負(fù)面反饋可以了解餐廳需要改進(jìn)的地方，正面反饋則可增強(qiáng)餐廳的信心。 宴會(huì)部門每月還應(yīng)統(tǒng)計(jì)一份詳細(xì)的業(yè)務(wù)表，它有助于分析宴會(huì)的收入和成本，并可作為今后的宴會(huì)預(yù)算依據(jù)。

最后要建立客源檔案系統(tǒng)，為今后的業(yè)務(wù)提供歷史資料，如某企業(yè)的周年慶典日、某老板生日等，這樣宴會(huì)銷售人員便可有目的地進(jìn)行推銷。

宴會(huì)往往能給餐廳帶來較高的利潤，如果餐廳的宴會(huì)業(yè)務(wù)較多，則需設(shè)置專門的宴會(huì)經(jīng)理負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。宴會(huì)經(jīng)理應(yīng)具備財(cái)務(wù)控制、員工組織以及按照費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)安排最佳菜單和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的能力。精心計(jì)劃和預(yù)測(cè)，對(duì)可能發(fā)生的問題做到心中有數(shù)，這是宴會(huì)成功的關(guān)鍵，宴會(huì)經(jīng)理應(yīng)將所有需檢查的問題以表格形式列出，然后按表逐項(xiàng)檢查，并要將宴會(huì)程序中所有的細(xì)節(jié)告訴員工，因?yàn)榇蠹倚闹杏袛?shù)比一人心中有數(shù)更利于辦好宴會(huì)。